Sistemul informaţional reprezintă ansamblul de metode, principii, reguli etc. dependente între ele printr-o mulţime de relaţii, conexiuni, condiţionări ce formează un tot unitar şi organizat, implicate în procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de organele care fac parte din sistemul administraţiei publice şi care contribuie, prin conţinutul lor, la satisfacerea necesităţilor generale ale populaţiei.
Sistemul informaţional pentru managementul public este un sistem integrat ce permite furnizarea de informaţii pentru: planificarea, desfăşurarea activităţii operative a administraţiei publice, dar şi controlul lor ajutând conducerea în vederea luării deciziilor prezente şi viitoare. Nevoia de informaţii este determinată de deciziile care trebuie luate şi care, la rândul lor, sunt determinate de obiectivele urmărite de funcţionarul public cu atribuţii de conducere. Sistemul informaţional din instituţiile publice înglobează următoarele componente:
- date;
- fluxuri informaţionale;
- circuite informaţionale;
- proceduri informaţionale;
- mijloace de tratare a informaţiilor;
- informaţii.
Ansamblul informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care se transmit între două posturi de lucru, formează un flux informaţional. Fluxurile informaţionale reprezintă drumul pe care îl parcurge o informaţie sau categorie de informaţii între emiţător şi destinatar. Prin transmiterea informaţiei către beneficiar se creează condiţiile pentru valorificarea ei, respectiv se asigură posibilitatea utilizării acesteia în procesul decizional sau de execuţie. În managementul public, fluxul informaţional prezintă o mare importanţă în crearea unei structuri organizatorice raţionale. El poate fi considerat drept criteriu general pentru delimitarea competenţelor.
Semnificaţia psihosocială a fluxurilor informaţionale constă în faptul că uneşte personalul din administraţia publică, oferindu-i posibilitatea de a-şi împărţi forţele şi mijloacele pentru a-şi realiza atribuţiile. Baza relaţiilor informaţionale o constituie caracterul comun al formelor şi metodelor de lucru, al principiilor de funcţionare.
Funcţiile sistemului informaţional sunt:
- Funcţia de documentare este cu mai importantă, aceasta fiind integrată în sistemul naţional de documentare. Documentele administraţiei publice sunt de două feluri, cele folosite curent şi exclusiv de funcţionarii publici şi documente folosite mai rar ce se păstrează în arhivele instituţiilor publice;
- Funcţia operaţională este cea prin care sistemul informaţional asigură datele necesare în vederea elaborării actelor administrative: legi, decrete, hotărâri, decizii etc.;
- Funcţia decizională constă în faptul că sistemul informaţional trebuie să asigure datele (informaţiile) necesare fundamentării şi elaborării actelor administrative la nivelul Parlamentului, Preşedintelui, Guvernului şi tuturor instituţiilor ce emit decizii administrative.
Procedurile informaţionale reprezintă ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiilor. Trăsăturile caracteristice procedurilor informaţionale sunt:
- prelucrarea informaţiilor se face cu ajutorul metodelor matematice, statistice, sociologice, psihologice, economice;
- gradul sporit de formalizare - tipizarea, standardizarea şi codificarea informaţiei;
- caracterul operaţional accentuat ce favorizează luarea deciziei şi demararea acţiunii;
- economicitatea pronunţată.
În administraţia publică sistemul informaţional se bazează pe şapte principii importante:
- principiul conceperii şi restructurării sistemului informaţional în instituţiile publice;
- principiul corelării sistemului informaţional cu organizarea structurală şi sistemul decizional;
- principiul unităţii metodologice a tratării informaţiilor;
- principiul asigurării timpului de reacţie a componentelor sistemului
administraţiei publice;
- principiul asigurării de maximum de informaţii finale dintr-un fond
limitat de informaţii primare;
- principiul flexibilităţii.
Dimensiunea calitativă în procesul de dezvoltare a sistemului informaţional
Componentă dinamică a managementului public sistemul informaţional în administraţia publică se dezvoltă în ritm accelerat. Pregătirea aparatului de specialitate, proiectarea de structuri care să permită încorporarea eficace a noilor concepte şi tehnici informaţionale, reprezintă aspectele principale ale managementului public în care este necesară cunoaşterea tendinţelor de perfecţionare a sistemului informaţional în administraţia publică.
Se poate afirma că, în viitor, succesul aplicării noilor concepte şi mijloace manageriale va fi condiţionat de existenţa unui sistem informaţional în continuă perfecţionare. Cele mai importante direcţii în acest sens sunt:
- adaptarea sistemului informaţional la fluxul real al informaţiilor;
- lărgirea sferei de cuprindere a sistemului informaţional, care să permită accesul concomitent al mai multor utilizatori din diverse componente ale administraţiei la categoriile de informaţii dorite şi necesare.Cibernetica administrativă a devenit o realitate care oferă funcţionarilor specializaţi un set de metode şi tehnici pentru prelucrarea rapidă şi eficientă a informaţiilor vehiculate pe toate nivelurile sistemului administraţiei publice;
- creşterea promptitudinii în funcţionarea sistemului informaţional;
- sporirea continuă a capacităţii de memorizare a sistemului informaţional;
- funcţionarii publici cu funcţii de conducere şi nu numai să poată
comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare şi
transmitere a informaţiilor; - sporirea ponderii cunoştinţelor informaţionale în procesul formării
managerilor (funcţionarilor publici).
Existenţa sistemului informaţional în administraţia publică şi perfecţionarea continuă a acestuia creează posibilitatea pentru funcţionarii publici de a aplica cele mai eficiente metode şi tehnici manageriale, bazate pe utilizarea aparatului statistico-matematic.
Clasificarea sistemelor informaţionale:
- sisteme informaţionale pentru prelucrarea tranzacţiilor (Transaction Processing Systems - TPS);
- sisteme informaţionale pentru conducere (Management Information Systems - MIS);
- sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems – DSS);
- sisteme informaţionale pentru conducerea executivă (Executive Information Systems - EIS).
Sistemele informaţionale pentru prelucrarea tranzacţiilor preiau datele generate de activitatea entităţii economico-sociale în bazele de date interne şi constituie infrastructura următoarelor niveluri ale sistemelor informaţionale. Ele se adresau în primul rând domeniului contabilităţii care opera cu un volum mare de date, dar dispunea şi de un sistem propriu de verificare a corectitudinii rezultatelor obţinute. În timp aceste sisteme şi-au lărgit aria de activitate şi asupra altor domenii, respectiv marketing, personal, producţie, creanţe, datorii etc. Astfel, TPS urmăreşte activităţile şi operaţiile curente ale unei activităţi, cum ar fi: recepţia materialelor, stabilirea stocurilor de materiale, fluxul lor, obţinerea şi desfacerea produselor, salarii, trezorerie etc., traversând graniţa dintre întreprindere şi mediul său pentru obţinerea informaţiilor necesare celorlalte sisteme. Sarcinile şi scopurile acestor sisteme sunt puternic definite şi structurate.
Sistemele informaţionale pentru conducere (MIS) pleacă de la TPS şi sintetizează informaţiile sub formă de rapoarte periodice într-un format predefinit şi greu de modificat. De obicei, aceste rapoarte sunt destinate frecvent, dar nu exclusiv, nivelurilor intermediare de conducere şi au ca finalitate controlul. Sistemul pune la dispoziţia conducerii rapoarte privind activitatea curentă a unităţii, bazându-se pe informaţiile obţinute de la sistemul de prelucrare a tranzacţiilor şi din mediul în care unitatea îşi desfăşoară activitatea (sub aspectul concurenţei, legislaţiei etc.).
Dar nu întotdeauna rapoartele oferite de MIS sunt suficient de relevante pentru luarea deciziilor, mai ales la nivelurile superioare. De aceea, s-au dezvoltat sistemele de sprijinie a deciziilor (DSS). Extinderea lor s-a datorat atât progreselor înregistrate de tehnologiile informatice, cât şi de tehnicile de modelare din anii ‘70 şi ’80.
Sistemele de sprijinire a deciziilor la nivelurile superioare de conducere sunt denumite sisteme informaţionale pentru conducerea executivă (EIS). Acestea integrează informaţii ce provin din surse interne şi externe şi permit managerilor de a controla şi dispune de informaţii importante pentru luarea deciziilor, informaţii prezentate într-un mod personalizat. Sistemele de sprijinire a procesului decizional au apărut pentru a uşura procesul decizional prin preluarea unei părţi din efortul organelor decizionale. Ele sunt concepute pentru a permite decidenţilor să-şi utilizeze judecata şi intuiţia pe parcursul unui proces ad-hoc şi interactiv de modelare analitică referitor la o decizie particulară (decizie nestructurată sau semistructurată).
Sistemele de informare a top managerilor (EIS) servesc executivului în adoptarea deciziilor cu caracter nestructurat. Sistemul presupune o mare comunicare cu mediul exterior, fiind orientat mai mult spre fenomenele din exterior, dar face apel şi la informaţiile furnizate de celelalte sisteme. El oferă informaţii în momentul în care sunt solicitate (ad-hoc) şi se bazează pe o interactivitate ridicată.
Sistemul informatic este partea componentă a sistemului informaţional care asigură prelucrarea raţională şi eficientă a datelor îndeosebi cu ajutorul echipamentelor electronice de calcul şi, în primul rând, al calculatoarelor electronice.
Noţiunea de sistem informatic este legată de informatizarea activităţii organizaţiei, adică de folosirea resurselor informatice pentru organizarea şi administrarea informaţiilor. Informatizarea transformă sistemele informaţionale manuale în sisteme informatice prin:
- substituirea mijloacelor de lucru (automatizarea sarcinilor);
- miniaturizarea echipamentelor, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum mare de date şi distribuirea eficientă a informaţiilor;
- ameliorarea performanţelor prin introducerea sistemelor interactive;
- calitatea prezentării informaţiilor;
- comunicarea extinsă datorată interconexiunii generalizate.
Sistemul informatic este constituit din echipamentele (hardware) şi aplicaţiile (împreună cu bazele de date respective) care rulează pe acestea (software). Echipamentele software şi hardware folosite în domeniul administraţiei publice sunt în marea majoritate: echipamente de calcul fixe şi mobile (servere şi staţii de lucru); echipamente de siguranţa (unităţi pentru back-up de date, surse de tensiune neîntreruptibile); imprimante (laser, cu jet de cerneala, cu ace); echipamente de comunicaţie (în reţea şi între centre); echipamente pentru prezentări electronice (proiector digital, ecran proiecţie); echipamente care permit obţinerea de documente electronice pornind de la documente aflate pe hârtie (scanner-e); panouri interactive pentru informarea cetăţenilor şi aplicaţiile:
Sistemul informatic deserveşte întreaga activitate din cadrul instituţiei, deoarece - practic - toate compartimentele necesită acces la echipamentele de calcul sau la informaţiile stocate în sistemul informatic (în vederea introducerii de date sau pentru prelucrarea datelor introduse şi/sau obţinerea de situaţii şi rapoarte). La nivelul instituţiilor administrative, sistemul informatic este organizat pe mai multe domenii, în funcţie de utilizatorii care necesita acces în sistemul informatic. Practic toate compartimentele acestor instituţiilor necesită acces la sistemul informatic.
Pentru buna funcţionare a sistemului informatic este necesar un anumit nivel de cunoştinţe în domeniul IT, atât din partea utilizatorilor, cât şi din partea personalului cu atribuţii legate de dezvoltarea, întreţinerea şi depanarea acestui sistem informatic. Având în vedere interacţiunea inevitabila dintre sistemul informatic al instituţiei administrative şi sistemele informatice ale altor instituţii şi datorita ritmului susţinut cu care evoluează domeniul IT în zilele noastre, este necesar ca, periodic, personalul instituţiei care intra în contact cu sistemul informatic să participe la instruiri şi perfecţionări legate de domeniul IT, în funcţie de specificul activităţii pe care o desfăşoară. Ridicarea nivelului de cunoştinţe din domeniul IT pentru personalul instituţiei permite o mai bună utilizare a echipamentelor şi aplicaţiilor, implicit o eficienţă crescută a activităţii desfăşurate.