1. Informarea asupra taxelor si impozitelor locale si plata acestora
Una din principalele caracteristici ale sistemului o reprezinta functia de informare asupra sumelor datorate sub forma de taxe si impozite locale. Cetateanul se poate informa prin intermediul sistemului InfoChiosc asupra taxelor personale datorate catre autoritatile locale. Aceste informatii sunt personale, si trebuie evitate accesele neautorizate la informatii care privesc individul.
In principiu, tipurile de informatii pe care le primeste cetateanul sunt de doua categorii:
- informatii referitoare la bunurile personale supuse impozitarii ( cladiri, masini, etc. )
- informatii referitoare la sumele de plata pentru fiecare tip de bun, perioada de plata, restante, etc.
Pentru implementarea modului de plata a taxelor exista trei modalitati disponibile, in present, prin sistemul InfoChiosc. Metodele de plata sunt legate strict de modul in care bancile accepta platile.
a) plata prin card de plata fizic
Aceasta metoda este disponibila tuturor persoanelor care dispun de carduri de plata ( card de debit sau credit ) emise de orice banca. Pot exista modificari in ce priveste tipurile de carduri acceptate pentru plata de catre Directia de taxe si impozite, dar aceste limitary trebuie afisate pe pagina de informatii a sistemului InfoChiosc. Pentru a plati prin aceasta metoda, cetateanul trebuie sa se prezinte la Directia de impozite si taxe locale avand cardul asupra sa. Aici, prin consultatrea sistemului de InfoChioscse obtine o nota electronica de impunere, care poate fi tiparita. Imprimanta se afla intr-un spatiu protejat, eventual in incinta ghiseului de plata, la care cetateanul se prezinta pentru a efectua plata. Inainte de parasirea terminalului public, utilizatorul trebuie sa foloseasca functia de deconectare pentru a anula procedura care il priveste.
b)plata prin Internet Banking.
Aceasta metoda se adreseaza persoanelor fizice care au conturi curentedeschise la banci care ofera sisteme de Intenet Banking cu posibilitatea de a efectua ordine de plata. Pentru a utiliza aceasta modalitate de plata, dupa informarea asupra sumelor datorate, cetateanul poate intra in sistemul Internet Banking al bancii proprii, folosind procedurile specifice ale acestuia. Aici se poate emite un ordin de plata catre Trezoreria Statului sau alta structura de colectare a taxelor, copiind exact conturile si structura platilor recomandate de nota electronica de impunere.
c )plata prin sistemul InfoChiosc
Aceasta metoda se adreseaza tuturor prsoanelor care dispun de carduri bancare ce pot fi folosite in mediul electronic ( on-line ). Daca aceasta metoda esta implementata de catre Directia de impozite sit axe locale, sistemul afiseaza o data cu nota electronica de impunere si butonul de plata on-line. La apasarea acestui buton, sistemul deschide un ecran in care trebuie completate detalii despre card ( tip, numar, data expirarii ). Dupa completarea acestor detalii si la comanda expresa a cetateanului sistemului efectueaza in mod automat tranzactia de plata a sumelor in structura detaliata de nota electronicade impunere.
Inainte de a efectua plata prin oricare din sistemele prezentate, este indispensabila informarea asupra taxelor si impozitelor locale prin folosirea sistemului InfoChiosc. Sistemul poate fi accesat fie de la terminalele publice, fie prin Internet ( daca Directia de impozite sit axe locale deschide accesul prin reteaua publica ). In cazul primelor doua metode descries mai sus se recomanda de asemenea tiparirea notei electronice de impunere folosind functia de tiparire a sistemului.
Utilizarea InfoChioscurilor cu ecran senzitiv face posibila, si de la distanta fata de functionarul public, informarea cetatenilor asupra problemelor legate de taxe si impozite, completarea si expedierea diverselor tipuri de formulare, introducerea de sugestii si reclamatii.
Interfata publicului cu sistemul de informare poate fi atat la nivelul ecranului senzitiv cat si prin intermediul unor pagini Web de pe calculatoare existente la locul de munca sau la domociliu.
In afara aplicatiilor direct legate de administratie, InfoChioscurile pot fi folosite si pentru alte servicii de informare.
InfoChioscurile pot fi amplasate in locuri publice, disponibile unor colectivitatitemporare de cetateni ( in gari, spitale, intersectii, aeroporturi etc. ).
Conectarea la internet a calculatoarelor ce gazduiesc InfoChioscurile se poate face utilizand canale specifice mediului in care sunt instalate ( linii inchiriate ale SNCFR – pentru gari, reteaua telefonica de fibra optica, undele radio in zone mai greu accesibile ).
Trebuie subliniat ca, fiind conectate intr-un sistem mai larg, prin Internet, InfoChioscurile pot capata noi functionalitati. Ele pot voferi cetatenilor servicii aditionale cum ar fi:
- planificarea unei calatorii CFR si eliberarea de bilete;
- servicii turistice ( informatii si rezervari );
- servicii culturale ( programul spectacolelor, rezervari de bilete );
- informatii asupra locurilor de munca disponibile;
- informatii asupra institutiilor de invatamint.
Obiectivele fundamentale ale sistemului InfoChiosc se pot clasifica in doua categorii:
- Obiective ce vizeaza administratiile sau organizatiile care trebuie sa ofere servicii cetateanului:
- reducerea birocratiei din administratii si operativitatea interfetei cetatean - administratie
- reducerea volumului de munca atribuita functionarilor publici, si implicit a timpului de rezolvare a problemelor cetatenilor;
- identificarea impactului si a interesului cetatenilorasupra utilizarii noilor tehnologii;
- economia de costuri din administratie prin degrevarea functionarilor de lucru direct cu cetateanul;
- Obiectivele care privesc imbunatatirea relatiei cetatean – administratie:
- crearea unui sistem de informare integrat si coerent pentru cetateni in domeniide interes social, cultural si economic;
- democratizarea informatiei prin furnizarea de date coerente, consistente si actualizate;
- participarea constienta a cetateanului la viata comunitatii (sociala si culturala);
- familiarizarea cetatenilor cu informatia electronica si crearea mentalitatii ca informatica este un element de utilitate personala pentru fiecare individ.
2. Completarea on-line de formulare
Sistemul trebuie sa ofere posibilitatea completarii “ad-hoc” ( pe loc sau prin retea, de acasa sau de la serviciu ) a formularelor oficiale.
Formularele completate pot fi tiparite, salvate pentru refolosire ulterioara sau trimise administratiei publice/primarie, la optiunea cetateanului. Setul de formulare care vor putea fi completate on-line va fi stabilit impreuna cu Administratia Financiara/Primaria locala.
Administratorii bazelor de date ale Administratiei Financiare/primariei pot prelua aceste fisiere in vederea prelucrarii lor si integrarii informatiilor continute in bazele de date proprii prin proceduri concepute si gestionate de catre acestia.
Sistemele InfoChiosc performante au o serie de caracteristici dupa cum urmeaza:
- interfata grafica de tip pagina Web pe care o ofera navigatoarele de Web, sufficient de flexibila pentru a putea permite editarea intr-un mod simplu si intuitive a formularelor oficiale. Pentru utilizatorii care acceseaza sistemul de pe terminalele InfoChisc este disponibila o tastatura virtuala de tip touch-screen;
- fiecare utilizator privat va avea un cont pe care in va putea accesa numai dup ace a fost autentificat pe baza mecanismelor de autentificare stabilite in faza de analiza. El va putea salva formularele pentru folosire ulterioara in contul propriu, sau le va putea trimite administratiei publice/primariei printr-un mechanism securizat, unde acestea vor fi prelucrate de catre functionarii administratiei financiare/primariei. De asemenea, utilizatorii vor putea sa-si tipareasca formularele de interes, deoarece la InfoChioscuri pot avea capabilitatio de printare.
Utilizatorii sistemului pot fi asistati in completarea formularelor prin instructiuni, explicatii si ghid. Informatiile de ghidare a cetateanului pentru completarea on-line a formularelor trebuie stabilite impreuna cu institutia publica, odata cu machetele de prezentare a formularelor. Informatiile de ghidare vor fi prezentate interactive utilizatorului, de catre sistem.
3. Sugestii si reclamaţii
În cadrul sistemului cetateanul poate reclama situatii de nerespectare sau interpretare eronata a legilor/normativelor in vigoare, cu obtinerea de raspunsuri/solutii din partea institutiei publice.
Mecanismul comun de rezolvare a problemelor cetatenilor permite reclamarea unor situatii de nerespectare a legilor/normativelorde catre functionarii publici ai administratiei/primariei. Acestia vor analiza si vor edita un raspuns corespunzator. Atat cetateanul cat si functionarul dispun de interfete specializate si usor de folosit care sa le permita editarea usoara a textului, urmata de transmiterea sau depunerea raspunsului in locatii dedicate. De asemenea, sistemul trebuie sa poata colecta de la cetateni sugestii pentru imbunatatirea activitatii administratiei/primariei sau imbunatatirea functionarii sistemului insusi.
Sistemul asigura astfel dialogul intre populatie si institutiile publiceprin zone dedicate de stocare, gestionare si regasire, accesibile,particularizat, cetatenilor si functionarilor publici.
Sistemul InfoChiosc depune sugestiile, reclamatiilesi observatiile preluate de la utilizatori, sub forma unor fisiere formate in standardul convenit, in locatiile destinate acestui scop pentru fiecare institutie publica. Administratorii bazelor de dateale institutiilor publice vor putea transfera aceste fisiere in sistemul propriu de prelucrare si vor putea transmite raspunsurile sau notificarile institutie publice catre sistemul InfoChiosc cu trimitere catre locatiile private ale petitionarilor sau institutiei publice respective, cu acces comun pentru orice cetatean.
Functionarul public poate, eventual, primi cereri, sugestii, reclamatii si prin intermediul locatiilor sistemului. La cererile primate prin sistempe care le solutioneaza poate sad ea un raspuns cetateanului prin intermediul sistemului de locatii dedicate. Acest raspuns poate sa cu[prinda prezentarea solutiei sau poate reprezenta doar o notificare pentru cetatean pentru a se prezenta la sediu pentru a obtine solutia propriu-zisa la problema solicitata.
Editarea textului reclamatiei este posibila doar pentru utilizatorii care sunt deja autentificati de sistem.
Implementarea unui astfel de sistem trebuie sa respecteanumite cerinte functionale, dupa cum urmeaza:
- sistemul pastreaza perechile de tip reclamatie/raspuns, putind astfel prezenta, la cererea utilizatorului, o istorie a reclamatiilor/raspunsurilor si a sugestiilor avute. Prin instrumente simple de editare si vizualizare puse la dispozitia utilizatorului si prin zone dedicate de stocare, gestionare si regasire accesibile, particularizare pentru cetateni si functionari publici, sistemul poate asigura dialogul dintre populatie si institutiile publice.
- dialogul permanent intre utilizatori si administratorii sistemului prin intermediul unor reclamatii, observatii, sugestii si solicitari referitoare la functionarea acestuia care sa confere sistemului un character dynamic;
- integrarea, la solicitarea utilizatorilor, a noi servicii si functionalitati, extinderea domeniilor de aplicabilitate la o gama cat mai larga care sa puna in valoare capabilitatile hard si soft ale sistemului pot oferi un mediu efficient si de incredere pentru cetatenii care il folosesc.
4. Integrarea cu bazele de date ale institutiei publice
Sistemul trebuie sa se integreze cu baza sau bazele de date ale administratiei financiare locale/primariei.
Sistemul InfoCHiosc asigura o legatura, controlata pe baza unor procedee si standarde prestabilite, de informatii sub forma de fisiere prin intermediul carora proprietarii de date sa-si transmita informatiile, publice sau private, in ritmul, continutul si restrictiile pe care le considera necesare. Sistemul InfoChiosc trebuie sa stabileasca forma si suportul astfel incat sa fie asigurata siguranta si corectitudunea transferului. Prin acelasi procedeu de transmitere a informatiilor sub forma unor fisiere, formatate conform standardelor convenite, sistemul InfoChiosc va pune la dispozitia Administratiei Financiare/primariei toate informatiile colectate de la utilizatori ce-i sunt destinate ( formulare, sugestii, reclamatii, etc. ).
Avand in vedere restrictiile de confidentialitate si securitate a informatiilor, gradul de complexitate si de integrabilitate diferit, precum si nivelul duferit de competent ape care diversi proprietary de informatii il pot avea in realizarea si administrarea unei conexiuni directe la propriile baze de date, trebuie ca sistemul InfoChiosc sa ofere posibilitati differentiate de transfer al datelor si de integrare cu bazele de date ale diverselor institutii publice. Acolo unde conditiile concrete o permit, fara a adduce atingere restrictiilor de confidentialitate si securitate a informatiilor, trebuie ca sistemul InfoChiosc sa ofere si posibilitatea unor conexiuni directe si integrari cu bazele de date ale proprietarilor. Aceasta cerinta poate fi rezolvata prin intermediul unor module de interfatare si comunicatie a caror realizare si administrare ramane in sarcina proprietarilor de informatii. Specificatiile de integrare in sistem vor detalia si eventualele modificari ce se impun in structura si functionarea sistemelor gazda.
Pentru implementarea, sistemul va dispune de modul de sincronizare cu bazele de date ale administratiei financiare/primariei. Acest modul este raspunzator cu transferul periodic, sau la cerere, al informatiilor exportate din bazele de date locale ale administratiilor financiare/primariilor si integrarea lor in depopzitul central de date. Transferul datelor sursa catre depozitul central de date este un transfer active care presupune urmatoarele transformari:
- inlaturarea inconsistentelor si erorilor;
- filtrarea, decodificarea si translatarea datelor;
- unificarea reprezentarilor pentru datele care au aceeasi semnificatie;
- inlocuirea diverselor codificari de date cu valori effective;
- normalizarea datelor;
- organizarea datelor in structuri miltidimensionale;
- agregarea datelor ( in functie de criterii de timp sau alte criterii ).
Transferuldatelor prin export de la bazele de date ale administratiei financiare/primariei catre depozitul de date ale sistemului se va face numai la initiative administratorilor bazelor de date ale administratiei financiare/primariei. In nici un caz nu trebuie permis accesul direct din interiorul sistemului InfoChiosc la bazele de date ale administratiei/primariei, acest process fiind controlat si coordonat de personalul autorizat. In sens invers, informatiile ddi Depozitul Central de date destinated administratiei Financiare/Primariei ( obtinute prin completarea on-line a formularelor, sugestii, reclamatii, etc. ) vor fi puse la dispozitia destinatarilor prin intermediul unor locatii dedicate sub forma unor fisiere cu structura convenita. Aceste fisiere vor fi preluate la initiative administratorilor bazelor de date ale Administratiei Financiare/Primariei si vor fi prelucrate si integrate in bazele de date proprii prin proceduri specifice.
5. Actualizarea permanenta a datelor
Sistemul trebuie sa prezinte in permanenta date actuale . In acest context, datele sunt “disponibile” din momentul in care proprietarul de informatii le-a transmis catre Depozitul central de date ale sistemului InfoChiosc in forma si structura convenita.
Procesele de actualizare a datelor se fac in mod automat, la intervale de timp prestabilite, in functie de tipul de informatii. Fiecare proprietar de informatii poate stabili ritmul propriu de actualizare a informatiilor, iar sistemul, prin mecanisme proprii, va asigura operatiile de preluare ( in formatele si standardele prestabilite ) si actualizarea bazei de date proprii.
6. Acces centralizat la informatie eterogena
Sistemul trebuie sa prezinte in mod unitar informatii provenite din toate sursele pe care le gestioneaza ( bazele de date ale institutiilor publice, baza de date proprie, alte surse publice etc. ).
Sistemul este necesar sa integreze intr-un mod automatizat date din diverse baze de date ale administratiei financiare/primariei prin intermediul modulului de sincronizare care este capabil sa importe date din diverse tipuri de baze de date.
Aceasta facilitate va permite si utilizarea altor surse publice. Depozitul de date al sistemului va centraliza atat informatiile proprii ( legate de utilizatori, conturi, probleme deschise etc. ) cat si datele importante din surse externe de catre modulul de sincronizare. Toate aceste date sunt prezentate utilizatorului intr-un mod centralizat, intuitive prin intermediul unei interfete grafice care poate fi de tip DHTML. Procedurile concrete de conversie, stocare, administrare si reprezentare a diverselor formate de date ce vor face, in timp, obiectul integrarii in system vor fi stabilite cu fiecare furnizor de informatii in parte pe baza specificatiilor, standardelor si conditiilor concrete.
7. Facilitati avansate de cautare
Sistemul trebuie sa dispuna de o functie de cautare care sa permita regasirea de documente utile in toate sursele de informatie gestionate. Cautare trebuie sa dispuna de o interfata simpla si intuitive.
Pentru utilizatorii avansati se poate pune la dispozitie si o forma de cautare complexa, care va expune posibilitatea de a compune criterii de regasire si alte facilitate de a rafina rezultatul cautarilor.
Pentru cautarea cat mai rapida a informatiilor sistemul va dispune de un modul de cautare a informatiilor. Prin facilitatile speciale oferite de catre componentele platformei de gestiune a bazelor de date ( de exemplu Oracle Intermedia ) este posibila regasirea oricarei informatii indiferent de contextul informational in care este stocata – inclusive in continutul documentelor gestionate. Organizarea datelor in diverse ierarhii reprezinta fundamental procesului de regasire a informatiilor.
Modulul de cautare pune in valoare procedurile folosite in modulul de indexare, clasificare, structurare si ierarhizare periodica a informatiilor stocate in depozitul central de date.
Cautarile pot fi simple ( dupa un singur cuvant ) sau complexe ( criterii compuse de cautare, metode de rafinare a rezultatelor cautarilor anterioare, etc. ).
Interfata pune la dispozitia utilizatorului informatiile intr-un mod cat mai simplu si usor de inteles. Drepturile de acces la informatie sunt tot timpul supuse unui process de validare, astfel incat datele confidentiale san u poata fi vizualizate.
8. Interfaţă intuitive şi prietenoasă
Întregul sistem trebuie realizat astfel incat functiile sa fie usor accesibile persoanelor fara experienta in folosirea calculatoarelor.
Interfata sistemului ghideaza utilizatorii in fiecare moment, astfel incat nu este necesara consultarea de manuale sau materiale ajutatoare in sistem traditional ( pe hartie). Sistemul este insotit de manuale care vor putea fi consultate on-line si se vor oferi informatii pertinente contextului.
Facilitatile avansate trebuie puse la dispozitia doar acelor utilizatoricare au fost autentificati ca avand dreptul de a apela aceste facilitate pentru a evita supraincarcarea sistemului cu cereri inconsistente sau inutile.
Interfata poate fi implementata in tehnologia DHTML si poate fi vizualizata prin intermediul browserelor de web. In acest mod sistemul este accesibil unei largi categorii de utilizatori. El poate fi accesat din locurile publice prin intermediulterminalelor InfoChiosc sau de pe calculatoarele personale cu acces la internet.
In primul caz este necesara o interfata suplimentara de securizare a accesului la sistem strict la aplicatiile specializate, care sa restranga domeniul de actiuni pentru InfoChiosc. Acest tip de interfata integreaza browserul de web pentru a putea realize actiunile standard de navigare intr-un mod cat mai intuitive si sigur (interfata trebuie astfel construita incat sa permita conectarea doar la portalul aplicatiei); pe de alta parete interfata se va integra cu sistemul de operare pentru a opri incercarile de penetrarre a functiilor vitale ale sistemului.
In cel de-al doilea caz, un navigator de web, eventual impreuna cu un system de autentificare, va fi sufficient pentru ca utilizatorul sa foloseasca in conditii optime sistemul.
Pentru interfata grafica realizata intr-un design attractive trebuie avut in vedere:
- realizarea de meniuri simple si intuitive, organizate logic, ale caroroptiuni sunt associate direct la serviciile si functiile pe care le ofera, cu ghidarea automata a utilizatorului;
- oferirea instantanee de explicatii si indrumari integrate in context;
- posibilitatea accdesului la indicatiile, normele si descrierile de flux funizate de catre proprietarii de informatii.
Pentru ca sistemul sa poata fi exploatat cu usurinta chiar si de utilizatori mai putin experimentati este necesara respectare catorva cerinte obligatorii.