Intranetul este un instrument care foloseşte tehnologiile Internetului şi facilităţile de comunicare şi redistribuire prin multiple locaţii, platforme şi baze de date în cadrul unei organizaţii.
John Desborough defineşte Intranetul ca fiind utilizarea tehnologiilor Internet în vederea legării într-un tot unitar a resurselor informaţionale ale unei organizaţii: de la text la baze de date vechi, la fluxul de munca si gestiunea documentelor .
Altfel spus, Intranetul este o reţea de uz intern pentru o organizaţie, deci o reţea privată care permite utilizarea în regim de reţea a informaţiilor organizaţiei respective. Diferenţa dintre cele două reţele, Internet şi Intranet, constă în faptul că Intranetul oferă acces la resursele sistemelor numai în interiorul unităţii administrative, fără a permite utilizatorilor externi sa acceseze informaţiile acestora.
Pe de altă parte, intranetul nu trebuie privit ca o entitate separată, ci integrat în cadru mai vast al realităţilor lumii actuale, a modelului pe care un organism (de orice natură: comercială, non-profit etc.) îl urmează în vederea propriei sale organizări. În acest context intranetul propune un model, un mod tehnocratic de organizare a comunicaţiilor interumane.
Caracteristicile intranetului sunt:
- este uşor de învăţat utilizatorii beneficiind de experienţa acumulată prin folosirea reţelei Internet;
- este independent de localizarea utilizatorului;
- are un cost scăzut de menţinere şi întreţinere;
- facilitează comunicarea întregului personal al organizaţiei.
Apariţia www a facilitat accesul la informaţie pentru oricine. Intranet facilitează accesul la informaţii dezvoltându-se în interiorul unei organizaţii. Intranetul este cvasi-acoperitor pentru gestiunea informaţiilor şi lucrul în grup în cadrul unei organizaţii.
Intranetul permite: sporirea eficacităţii în interiorul organizaţiei, reducerea activităţilor transpuse pe hârtie, reducerea costurilor, creşterea transparenţei în interiorul organizaţiei, oferirea, pentru orice activitate, a unui instrument ce conduce la competitivitate.
Intranetul este un concept flexibil, care nu are o reţetă de implementare prestabilită ce trebuie respectată pas cu pas, arhitectura putând fi modelată după nevoile fiecărei organizaţii. Din acest punct de vedere, intranetul poate integra oricare din următoarele servicii Internet:
- e-mail (poşta electronică) - servicii de mesagerie internă;
- web - metodă de publicare a informaţiei în formă electronică;
- ftp (File Transfer Protocol) - transfer de fişiere;
- irc (Internet Relay Chat) sau altă variantă de serviciu colaborativ - comunicarea sincronă (în direct, online) între două sau mai multe persoane;
- mailing-lists (liste de discuţii) - bazate pe serviciul de poştă electronică facilitează trimiterea simultană a unui mesaj către un grup de destinatari;
- newsgroups (grupuri de ştiri) - difuzarea de ştiri pe diferite teme de interes etc.
Rolul Intranetului în administraţia publică poate fi rezumat astfel:
- Accesul rapid la baza de date ale unitaţilor administrative din teritoriu;
- Planificarea diferitelor şedinţe, întâlniri de lucru;
- Organizarea conferinţelor în timp real, fără a mai fi necesară deplasarea persoanelor dintr-un birou în altul sau chiar dintr-o localiatate în alta;
- Sprijinirea fluxurilor de lucru (workflow), urmărirea documentelor- cine sunt emitenţii, unde trebuie să ajungă;
- Transmiterea de informaţii privind derularea unor cursuri de instruire sau chiar desfăşurarea acestora;
Extranetul este un concept care face legătura dintre Internet şi Intranet, adică reprezintă o zonă care are atât un caracter privat (acces restrâns la câteva companii), cât şi unul public (mai mult de o companie). Aşadar, prin Extranet se înţelege utilizarea tehnologiilor Internet în vederea conectării resurselor informaţionale ale mai multor organisme între care există legături de colaborare.
Reţelele Intranet şi Extranet oferă o nouă modalitate de colaborare, mult mai eficientă şi mai ieftină. Companiile pot folosi Intranet-ul şi Extranet-ul pentru a distribui informaţiile la costuri scăzute şi practic fără întârziere. Le pot folosi pentru a perfecţiona cooperarea cu propria lor organizaţie dar şi cu partenerii externi, eliminând distanţele geografice. De asemenea, pot folosi aceste tehnologii pentru a interconecta calculatoare şi aplicaţii într-un fel cu totul nou, ducând la creşterea productivităţi prin distribuirea facilă a informaţiei; transmiterea de date fără utilizarea hârtiei; formarea de echipe virtuale fără limitări de spaţiu.
1. Tehnologii Intranet
Pentru exploatarea acestor servicii intranetul foloseşte anumite tehnologii şi standarde.
TCP/IP este un termen strict legat de domeniul reţelelor de calculatoare. Intranet a preluat întreaga infrastructură a Internetului, inclusiv protocolul TCP/IP. Fiind însă vorba de reţeaua internă a unei organizaţii, stabilirea identificatorului (a numărului de IP) nu mai trebuie să ţină cont de o anumită autoritate globală externă, ci doar de politica stabilită de administratorul respectivei reţele.
Standarde de poştă electronică. Pentru serviciile de mesagerie (poştă electronică) se utilizează frecvent atât standardele utilizate în Internet (SMTP si IMAP), cât si unele standarde proprietare (cum ar fi soluţiile oferite de companii ca Microsoft, Novell, Lotus).
Protocolul FTP (File Transfer Protocol) asigură o transmitere eficientă a pachetelor mari de date (fişiere) de-a lungul Internetului. Soluţia este suficient de fiabilă şi este adesea implementată acolo unde nu există instalat deja un server de fişiere dedicat acestui scop.
Tendinţa ultimilor ani a fost aceea de a renunţa la orientarea axată pe fişiere (aplicaţii) a informaţiei, prin înlocuirea cu o nouă abordare: orientarea axată pe documente. Acest fapt este reflectat în lumea Internetului la nivelul protocolului HTTP (HyperText Transfer Protocol), prin intermediul căruia se lucrează (la nivel logic) cu documente (compuse din mai multe fişiere, diferite ca format), şi nu cu fişiere. Pentru descrierea documentelor s-a creat standardul HTML (HyperText Markup Language). HTML este un standard de descriere a unui document (document HTML), prin intermediul utilizării de tag-uri de descriere. Tandemul HTTP—HTML reprezintă infrastructura serviciului Web, care a dus la crearea noilor instrumente de lucru - navigatoarele de Web.
2. Securitatea în Intranet
Asigurarea securităţii datelor stocate şi vehiculate în cadrul unei reţele de calculatoare, presupune proceduri de manipulare a datelor. A avea o reţea de computere cu acces sigur la date presupune o procedură de autentificare a utilizatorilor şi /sau de autorizare diferenţiată pentru anumite resurse. În plus, trebuie avute în vedere şi modalităţile de accesare: dacă există sau nu posibilitatea de acces din exteriorul companiei, via Internet. Acest lucru este de dorit în anumite cazuri, mai ales pentru persoanele care călătoresc mult (departamentul marketing) şi au nevoie de informaţiile stocate în cadrul intranetului organizaţiei lor. În astfel de situaţii este necesară autentificarea utilizatorilor şi stabilirea unei modalităţi de tranzitare sigură a datelor în cadrul reţelei publice (Internetul). Partea de autentificare a utilizatorilor este implementată, de obicei, prin instalarea aşa numitele firewall-uri (ziduri de foc) asigură controlul accesului bazat pe pachete de date, care sunt transmise între două părţi ale reţelei. Prin asigurarea unui singur punct de control pentru securitatea unei reţele, firewall-ul poate asigura protecţia împotriva atacurilor asupra aplicaţiilor sau protocoalelor individuale sau permite demascarea celor care intră în reţea sub acoperirea cuiva care are acces. În schimb, firewall-ul nu oferă posibilităţi de autentificare şi nici de protejare a reţelei împotriva viruşilor.