Internetul a schimbat în mod semnificativ modul în care cetăţenii pot avea acces la serviciile publice. De aceea o condiţie importantă pentru utilizarea eficientă a sistemelor informaţionale automatizate în procesul de luare a deciziilor şi de prestare a serviciilor publice în format electronic constituie instruirea funcţionarilor publici în domeniul tehnologiilor informaţional-comunicaţionale. Astfel, funcţionarul public trebuie să aibă cunoştinţe de bază şi bune practici în utilizarea calculatorului şi mai ales a Internetului la locul său de muncă.
1. Navigarea pe web cu Internet Explorer
Program cu care putem naviga pe pagini web, Internet Explorer este de fapt un program browser care este inclus în pachetul Windows. Pentru a deschide acest program, se va efectua un clic pe butonul Start care va deschide meniul All programs, de unde se va da comanda Internet Explorer sau se va da dublu clic pe pictograma Internet Explorer de pe desktop. Astfel, se va deschide o fereastra numita pagina de start sau de pornire, care de obicei este aceeasi pagina Web. Există, însă şi posibilitatea ca utilizatorul să decidă care pagina web să fie pagina de start care se va afişa ori de câte ori programul de navigare este lansat. Pentru a stabili pagina de pornire, din meniul Tools se dă comanda Internet Options unde se dă clic pe tab-ul General. Cutia text Address este completată automat de navigator cu adresa paginii curente. Se acţionează butonul Use current (pagina curentă) apoi se execută clic pe butonul Ok, prin care se salvează modificările efectuate. La o nouă lansare în execuţie a navigatorului, pagina astfel selectată va fi pagina de pornire a programulu de navigare. Dacă se acţionază butonul Use Blank (pagina goală), atunci pagina de pornire va fi o pagină necompletată. Prin acţionarea butonului Use Default (pagina implicită) pagina de pornire va fi pagina utilizată în momentul instalării programului de navigare, pagina firmei Microsoft, care are adresa: http://www.msn.com./ Desktop-ul programului Internet Explorer conţine următoarele elemente:
- Bara de titlu- conţine titlul paginii web afişate şi numele navigatorului;
- Bara meniului principal- conţine meniurile derulante a programului: File (fişier), Edit (editare), View (vizualuzare), Favorites (preferinţe), Tools (instrumente), Help (ajutor);
- Bara de adresă- în câmpul acesteia se va tasta adresa paginii care se doreşte a fi vizitată.
- Bara de instrumente- care sub forma unor butoane conţine operaţiile cel mai frecvent utilizate:
Back, Fordward- face trecerea la pagina anterioară vizitată, respectiv următoare celei curente;
Stop- opreşte încărcarea paginii;
Refresh- reîncarcă pagina curentă;
Home- încarcă pagina de start.
Search/Favorites/History- permite căutarea pe Internet a paginilor cu conţinut precizat, deschiderea listei cu paginile favorite, accesarea listei cu ultimele pagini vizitate;
Mail/Print/Edit- permite accesarea mail-ului, printarea paginilor pe care se navighează, respectiv editarea acestora.
- Fereastra de vizualizare- este locul unde este afişat conţinutul paginilor web vizitate;
- Bara de stare- conţine informaţii despre adresa exactă şi stadiul legăturii la aceasta.
Ştergerea urmelor navigării în Internet Explorer – Internet Explorer păstrează în folderul Temporary Internet Files o mare parte din paginile accesate şi elementele acestora. Acest lucru este realizat pentru a mai rapidă încărcare a paginilor care au fost o data încărcate. Însă o acumulare prea mare de date în acest folder poate duce la o încetinire a vitezei de rulare a paginilor web vizitate. De aceea periodic se goleşte acest folder, dând clic pe meniul Tools, apoi se va executa clic pe butonul Internet options unde se alege tab-ul General. Aici în zona Temporary Internet Files se activează butonul Delete files. Dacă se doreşte, din butonul Settings se poate seta valoarea folderului temporar, tastându-se valoarea dorită. De asemenea, pot fi şterse şi în mod automat, dând clic pe tab-ul Advanced unde în subsecţiunea Security se bifează Empty Temporary Internet Files when browser is closed.
Crearea unei liste cu pagini favorite – Nu de multe ori ne dorim să păstrăm o adresă la care dorim să revenim ulterior. Internet Explorer permite memorarea de adrese de pagini web şi organizarea într-o listă numită Favorites. Pentru a realiza acest lucru se realizează executând butonul Favorites din bara de instrumente. Apoi se alege butonul Add, se scrie adresa paginii web şi se apasă butonul ok. De asemenea există posibilitatea de a grupa adresele în foldere, apăsând butonul New folder.
Salvarea unei pagini web cu Internet Explorer- pentru a salva pagina web pe care am vizitat-o pe hard-disk se dă clic pe meniul File, se numeşte fişierul şi se apasă butonul Save sau Save as pentru a alege formatul paginii web.
Afişarea unei pagini web într-o fereastră nouă- Uneori se doreşte vizualizarea simultană pe ecran a mai multor pagini. De exemplu, paginile descoperite în urma folosirii unui motor de căutare se doresc a fi vizualizate în pagini independente. Pentru a se realiza acest lucru, se dă un singur clic pe adresa pagini web apoi clic dreapta de unde se alege opţiunea Open in New Window (deschidere în fereastră nouă). Astfel pagina aferenta adresei indicate se va deschide într-o nouă fereastră.
Descărcarea de fişiere de pe Internet- Spre deosebire de bibliotecă, unde materialele trebuie returnate, informaţiile găsite pe Internet pot fi salvate pe calculatorul propriu pentru a fi folosite ulterior ori de câte ori este nevoie. Majoritatea acestor fişiere pot fi descărcate gratuit. Pentru descărcarea unui astfel de fişier este necesar ca în fereastra numită „File Download” să se aleagă varianta salvării pe hard-disk („Save”), specificând totodată locaţia (folderul) şi numele fişierului.
2. Motoarele de căutare un instrument util în navigarea pe web
Prin motor de căutare se înţelege un program accesibil în Internet, prin care se pot căuta pagini web care conţin informaţii referitoare la un subiect specificat de utilizator. Acesta găseşte informaţiile despre conţinutul unui număr foarte mare de pagini web, în imense baze de date în care sunt stocate. Motorul de căutare este capabil să ofere informaţii după anumiţi indici şi cât mai repede posibil. Ceea ce face un motor de căutare este ceea ce ar face o armată de oameni puşi să caute informaţiile dorite. Acestea sunt indexate şi în acest fel motorul reuşeşte să parcurgă atâtea tone de informaţii într-un timp atât de scurt.
La ora actuală, cele mai populare motoare de căutare sunt: Google (www.google.com), Yahoo (www.yahoo.com), Altavista (www.altavista.com). Există şi motoare de căutare româneşti: www.acasa.ro, www.home.ro, www.kappa.ro, www.start.ro, www.apropo.ro.
Cum lucrează un motor de căutare- Motorul de căutare răsfoieşte paginile web pe Internet în căutarea frazelor sau cuvintelor cheie (keywords) cerute de utilizator. Utilzatorul tastează cuvântul cheie iar motorul de căutare încearcă să localizeze cuvântul cheie în conţinutul paginilor web. Ordinea în care sunt afişate rezultatele este dată de frecvenţa de apariţie a cuvântului cheie. De obicei, lângă câmpul unde se introduce cuvântul de căutat se află butonul Search care trebuie acţionat pentru a lansa căutarea.
Pentru a limita aria de căutare, se recomandă utilizarea modului de căutare avansată Advanced Search, care permite găsirea mai rapidă a informaţiei datorită criteriilor multiple de căutare. În cazul motorului de căutare Google, modul de căutare avansată referitor la textul căutat sunt următoarele: se vor căuta paginile web în care apar: toate cuvintele specificate, fraza exactă, oricare dintre cuvintele specificate, fără cuvintele specificate.
3. Primii paşi în programul de poştă electronică Outlook Express
Crearea unui mesaj nou- pentru crearea sau trimiterea unui mesaj nou, se activează meniul File care indică submeniul New şi se efectuează un clic pe comanda Mail Message. Se afişează o fereastră nouă etichetată cu New Message. În cutia text To se introduce adresa de e-mail a destinatarului sau adresele destinatarilor care vor fi separate prin caracterul punct şi virgulă sau virgulă. În Cc se introduce adresa persoanelor care vor primi o copie a scrisorii. În cutia text Subject se tastează subiectul mesajului. Dacă subiectul mesajului nu este completat, în momentul trimiterii se va afişa un mesaj de avertisment. Printr-un clic se activează zona destinată introducerii mesajului şi se tastează textul mesajului.Textul mesajului poate fi formatat şi în interiorul mesajului pot fi inserate imagini, hyperlink-uri, fişiere text, ataşamente care conţin fişiere, o semnătură predefinită sau digitală. Pentru trimiterea imediată a mesajului la destinatari se activează butonul Send din bara de instrumente sau din meniul File se dă comanda Send Message. Iniţial, mesajul este depus în dosarul Outbox şi după expedierea efectivă se va muta automat din dosarul Outbox în dosarul Sent items.
Trimiterea unui mesaj în funcţie de prioritatea lui- în acest scop în fereastra New Message se va efectua un clic pe meniul Message şi se va indica submeniul Set priority (stabilire prioritate). Priorităţile utilizate sunt High (prioritate mare), Normal (prioritate normală), şi Low (prioritate mică).
Redirecţionarea unui mesaj- Mesajele pot fi redirecţionate către alte persoane, astfel că acestea vor primi o copie a mesajului original. Se acţionează butonul Forward (redirecţionare) din bara de instrumente. În cutia To se va tasta noua adresă după care se va da comanda Send. Mesajul original este inclus automat în corpul noului mesaj.
Inserarea de ataşamente şi salvarea acestora – un ataşament este un fişier de tip text, imagine, program care poate fi trimis împreună cu un mesaj e-mail. Acest lucru se realizează executând butonul Attach din bara de instrumente sau din meniul Insert se dă comanda File Attachment (ataşare fişier). Pot fi trimise mai multe fişiere ca ataşamente la un singur mesaj e-mail. Totuşi este indicat să nu se trimită mesaje cu ataşamente de dimensiuni mari deoarece acestea se trimit greu sau deloc.
Răspunsul automat (Autoresponder)- Acesta este de fapt o opţiune care furnizează instantaneu un răspuns automat, de fiecare dată când se primeşte un mesaj. Astfel, persoana care a trimis un e-mail la adresa respectivă va primi în câteva minute răspunsul automat pe care l-aţi creat în autoresponder. În acelaşi timp, se va primi un e-mail de confirmare în care vor fi specificate: adresa solicitantului, data şi ora la care a fost trimis mesajul, alte informaţii introduse în mesajul persoanei respective.
Gestionarea mesajelor
Căutarea unui mesaj se poate face după expeditor, destinatar, subiect şi conţinut în dosarele de memorare a mesajelor. Deseori numărul mesajelor existente în dosarele de mesaje este destul de mare, astfel încât localizarea unui mesaj devine dificilă. Pentru automatizarea căutării de mesaje, din meniul Edit se va da comanda Find(găsire) şi se va da comanda Message. În urma acestei acţiuni se va afişa fereastra de dialog Find Message. Căutarea de mesaje se realizează implicit în dosarul actual Inbox, însă dosarul dorit (Outbox, Sent items, Drafts, Delete items) poate fi stabilit prin executarea butonului de comandă Browse. Criteriile de căutare se vor specifica în cutiile text From (de la), To (către), Subject (subiect), Message (conţinutul mesajului). Pentru demararea operaţiunii de căutare a mesajelor se va acţiona butonul de comanda Find now.
Sortarea mesajelor după nume, dată sau alte caracteristici. În acest scop se va efectua clic dreapta pe dosarul dorit, de exemplu Inbox, şi din meniul afişat se va da comanda Sort Ascending (sortare în ordine crescătoare) sau Sort Descending (sortare în ordine descrescătoare).
Ştergerea unui mesaj- din meniul Edit se dă comanda Delete. Mesajul şters sau şterse se vor depune automat în dosarul Delete items.
Recuperarea unui mesaj şters accidental- cu ajutorul mouse-ului se trage înapoi mesajul şters accidental în dosarul dorit.
Câteva sfaturi legate de folosirea poştei electronice pentru funcţionarul public
Când citiţi e-mail-ul?
Acest lucru depinde foarte mult de natura muncii:
- Dacă este critic să răspundeţi rapid la toate mesajele (de exemplu lucraţi la departamentul de relaţii cu publicul sau de suport tehnic) atunci probabil că programul de e-mail va rula tot timpul şi va trebui să citiţi şi să răspundeţi imediat la toate mesajele primite.
- Dacă activitatea dumneavoastră nu presupune răspunsuri imediate atunci, cel mai bine este să rezervaţi acestei activităţi o anumită perioadă a zilei (de exemplu la sfârşitul programului sau dimineaţa).
Procesarea e-mail-urilor După citirea unui e-mail, sunt 4 variante principale de procesare: Acţiune
Răspundeţi- Răspundeţi la mesaj imediat sau îl lăsaţi în continuare în Inbox pentru a răspunde mai târziu. După ce aţi răspuns, mutaţi mesajul folderul corespunzător.
Forward- Redirecţionaţi mesajul către alte persoane (dacă nu e problema dumneavoastră sau informaţiile îi interesează şi pe ei), după care mutaţi e-mail-ul din Inbox.
Salvaţi în alt director- Salvaţi mesajul pentru referinţă ulterioară în alt folder. Puteţi crea etichete pentru urmărirea/regăsirea ulterioară a mesajului, iar unele programe de e-mail pot să reamintească de acest mesaj la o anumită dată.
Ştergeţi- Ştergeţi mesajul, dacă nu este de interes.
Arhivarea e-mail-urilor -Este indicat să păstrăm e-mail-urile importante şi mai ales cele oficiale (la fel ca şi scrisorile oficiale) pentru eventuale activităţi conexe sau pentru cazul în care apar neînţelegeri ulterioare. Păstrarea acestora poate conduce la o acumulare de e-mail-uri care să îngreuneze munca sau chiar să încetinească programul de e-mail. De aceea, este indicat ca e-mail-urile mai vechi, care nu sunt revizuite des, să fie arhivate separat de e-mail-urile curente. Majoritatea programelor de e-mail oferă funcţii dedicate pentru arhivarea şi regăsirea mesajelor. Fişierele ce conţin arhive pot fi copiate şi pe un dispozitiv de stocare adiţional, pentru a avea o copie de siguranţă. În funcţie de numărul de e-mail-uri arhivate şi de dimensiunea fişierului, acest dispozitiv poate fi o dischetă, un CD etc. (a se vedea mai jos subcapitolul „Arhive şi copii de siguranţă” pentru detalii despre arhivare şi dispozitivele de stocare cele mai recomandate).
Termenul de răspuns -Poşta electronică este folosită în general atunci când se doreşte un răspuns rapid. De aceea este indicat ca fiecare e-mail să primească un răspuns în termen de două zile lucrătoare. Dacă răspunsul presupune o documentare mai amănunţită, o soluţie convenabilă este expedierea unui mesaj standard prin care încunoştinţaţi expeditorul de primirea mesajului şi îi comunicaţi termenul în care va primi răspunsul detaliat. Trebuie subliniat de asemenea că Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public prevede şi forma electronică drept modalitate de solicitare şi obţinere a acestor informaţii, iar termenele de răspuns sunt aceleaşi ca şi pentru solicitările clasice, respectiv 10 zile sau cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării, în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor şi urgenţa solicitării.
Pregătiţi-vă o semnătura completă. Puteţi câştiga timp dacă vă definiţi o semnătura pe care să o ataşaţi rapid la mesaj. Când adăugaţi semnătura la un mesaj, ea va fi introdusa acolo unde se găseşte cursorul. Dacă nu vreţi ca destinatarul sa primească toate datele din semnătura, puteţi şterge pe loc din ele, dar oricum folosirea semnăturii predefinite vă scuteşte de scrierea aceloraşi date la fiecare mesaj. Semnătura este echivalentul unui antet la o scrisoare. Ea trebuie sa fie scurtă şi să nu includă date confidenţiale:
Model de semnătură:
================ <=O bară de separare , faţă de textul mesajului;
Iuliana Covaci
Director Executiv - Biroul Relaţii Publice
Primăria Municipiului Oneşti
Str. Poştei nr. 1, Oneşti
Tel. 323444
e-mail:
================ <=O bară de încheiere a semnăturii .
Ataşamentele
- Ataşaţi de la început fişierele pe care vreţi sa le trimiteţi odată cu mesajul. În felul acesta vă asiguraţi ca nu veţi uita să le ataşaţi la sfârşitul compunerii mesajului.
- Nu abuzaţi trimiţând mesaje mari. Chiar dacă destinatarul poate primi uşor mesaje mari, acestea pot provoca dificultăţi (congestii de trafic) atunci când trec prin servere mai aglomerate sau cu performanţe mai slabe.
- Comprimaţi fişierele într-un singur document arhivat. Dacă trebuie să ataşaţi mai multe fişiere este util să le arhivaţi intr-un singur document, folosind utilitare de arhivare cum ar fi WinZip, WinRAR, etc.
- Nu transmiteţi ataşamente executabile. În general ataşamentele cu extensia .exe conţin viruşi şi de aceea sunt şterse automat de server. Dacă este absolut necesar să trimiteţi astfel de programe ca ataşament este bine să avertizaţi în prealabil destinatarul, pentru a fi sigur că mesajul este trimis într-adevăr de dumneavoastră şi este „curat” .
4. Chat
Acest serviciu realizează comunicarea în timp real prin intermediul mesajelor introduse de la tastatură. Mediul virtual de conversaţie poate fi un canal de comunicaţie („channel”) sau o cameră de conversaţie („chat room”) şi creându-se astfel un loc de întâlnire virtual unde mai mulţi utilizatori pot comunica simultan. Pentru acest tip de comunicare pot fi folosite mai multe servicii: Internet Relay, Chat (IRC), WebChat ,Multimedia. Pe lângă comunicarea de mesaje scrise, au fost dezvoltate şi alte facilităţi pentru comunicarea în timp real, cum ar fi serviciile audio şi video, care oferă noi posibilităţi de lucru şi colaborare între angajaţi:
- transmiterea vocii, către o altă persoană sau un grup, folosind de exemplu acelaşi serviciu de mesagerie instantanee şi un microfon ataşat calculatorului.
- transmiterea de imagini în direct, către o persoană sau un grup de utilizatori, prin intermediul unei camere video ataşate calculatorului. Nu este obligatoriu ca cei care primesc transmisia să aibă la rândul lor cameră video. Totuşi dacă toţi utilizatorii posedă camere şi transmit imagini se poate realiza o videoconferinţă.
- vizualizarea, analizarea şi editarea on-line a unui document de către un grup de utilizatori (serviciul whiteboard - planşetă electronică)-, , fără ca aceştia să se afle împreună fizic în acelaşi loc. Serviciul poate oferi, pe lângă editare de text, şi editare grafică şi desen.
5. Listele de discuţii
Listele de discuţii („mailing lists”) reprezintă o formă din ce în ce mai populară de comunicare a informaţiilor. O astfel de listă conţine adresele de e-mail ale unor utilizatori interesaţi de domeniul în cauză. Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei. Datorită faptului că cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu preponderenţă e-mail-ul şi datorită costurilor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea organizării unor grupuri de discuţii între aceste milioane de utilizatori, grupuri care să se bazeze pe o distribuţie selectiva a e-mail-urilor. Astfel, un utilizator se poate abona (de obicei gratuit) la una din listele de discuţii din domeniul care îl interesează, urmând să primească zilnic (sau săptămânal - după cum decide) zeci de mesaje pe tema respectivă care reprezintă discuţiile din grup. Aceste mesaje pot fi citite, se pot păstra sau li se poate răspunde pe adresa privată ori pe adresa grupului continuându-se astfel discuţia.
Listele de discuţii pot fi:
- axate pe informare (în care numai moderatorul sau proprietarul listei publică mesaje): lista de distribuţie pentru comunicatele şi informările trimise de Ministerul Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei;
- axate pe dezbateri (în care orice membru poate trimite mesaje la toată lista): de exemplu
Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea. – primul grup de discuţii românesc al celor interesaţi de e-democraţie şi guvernarea electronică.
La abonare sau ulterior, utilizatorul are posibilitatea de a opta pentru primirea mesajelor normal (mesajele sunt primite pe măsură ce sunt expediate), digest (toate mesajele scrise într-o zi sau săptămână va vor veni într-un singur e-mail) sau web (citiţi mesajele pe web la adresa grupului, fără a le primi în cutia de poştă electronică).
Majoritatea listelor de discuţii gratuite permit abonarea şi dezabonarea la lista respectivă prin trimiterea unui simplu e-mail gol (fără sa aibă ceva scris la subiect sau în corpul mesajului) la o adresă specifică.
6. Forum
Un forum de discuţii (pe scurt forum) este un grup de pagini web în care utilizatorii pot citi mesajele lăsate de ceilalţi în diverse categorii grupate pe subiecte de discuţie. Utilizatorii pot răspunde la mesajele altora, pe subiectele lansate de ei, sau pot trimite un mesaj pe un subiect cu totul nou, într-o categorie existentă, sau pot crea o nouă categorie. Spre deosebire de listele de discuţii, întreaga discuţie se poartă pe pagina web dedicată, fără a mai fi nevoie de serviciul de poştă electronică. Fiecare forum are un administrator/moderator care stabileşte regulile de postare şi drepturile utilizatorilor.