Informatizarea administratiei publice reprezinta o conditie primordiala dezvoltarii economice si sociale la nivelul intregii societati. Promovarea si implementarea tehnologiilor informatice la nivelul institutiilor publice vor alinia economia nationala la standardele internationale. Economia internationala este bazata pe cunoastere si mijloace electronice, iar neutilizarea acestora, va deveni o frana in calea progresului si dezvoltarii unei natiuni. Promovarea unui tip modern de administratie, bazat de tehnica si cunoastere, va avea rezultate importante la nivelul intregii societati, va schimba mentalitati si va modela un alt fel de cultura organizationala.
Principalele avantaje pe care informatizarea le va produce in societate, pot fi structurate astfel:
- Reducerea cheltuielilor publice
Avand la dispozitie un sistem informatic performant, institutiile publice nu vor mai fi nevoite sa intretina o baza logistica greoaie, mare consumatoare de resurse materiale, financiare si umane. Alocarea resurselor umane va fi mult imbunatatita, si judicios efectuata, nemaiexistand astfel probleme legate de finantarea de la Bugetul Statului a unor scheme de personal supraincarcate . Informatizarea va produce de asemeni efecte in ceea ce priveste spatiul de exercitare a actului administrativ, ghiseul clasic fiind astfel inlocuit de un cadru virtual care nu mai implica interactiunea cetateanului cu institutia.
Informatizarea va contribui astfel decisiv la cresterea profitabilitatii si rentabilitatii institutiilor publice.In sprijinul acestor consideratii putem privi experienta unor state europene in domeniu, unde s-au inregistrat economii importante atat la nivelul administratiei cat si al cetatenilor si mediului de afaceri.
- Combaterea birocratiei si a coruptiei la nivelul institutiilor publice
Una din principalele critici formulate atat de societatea civila din Romania, cat si de observatorii diverselor organisme internationale, o constituie mica coruptie sau asa numita “coruptie de ghiseu”. In contextul unei deserviri ineficiente a cetateanului pe parcursul relatiilor acestuia cu institutia publica, s-a ajuns la situatia unei “duble impozitari”, una legala, reprezentata de taxele si impozitele pe care fiecare trebuie sa le achite, si una ilegala, ce imbraca forma acestei mici coruptii.
Informatizarea serviciilor publice va elimina interactiunea cetatenilor cu functionarii publici, si astfel vor dispare premisele incalcarii deontologiei profesionale a functionarilor.
Birocratia reprezinta o trasatura specifica administratiei publice, atat in Romania cat si la nivel european. Informatizarea serviciilor publice vine ca o rezolvare a acestei probleme. De regula, in varianta clasica, obtinerea unui aviz sau a unui certificat, este un proces greoi, ce incepe cu prezentarea solicitantului la un ghiseu, in fata unui functionar public mai mult sau mai putin disponibil, continua cu o serie de documente ce trebuie completate, depuse in forme diverse de legalizare si presupune un sir mai lung sau mai scurt de aprobari si avizari. De multe ori, pe parcursul procedurii se descopera anumite vicii de forma a unor documente, sau chiar apsenta unora, de obligativitatea carora solicitantul nici nu avea cunostina. Intreaga procedura se incheie cu inca o infatisare a solicitantului in fata aceluiasi ghiseu sau chiar la alt ghiseu. O astfel de procedura este comuna tuturor institutiilor publice, iar sinuozitatea traseului pe care il urmeaza tine doar de tipul actulu solicitat.
Implementarea unui sistem informatic va permite unui solicitant sa completeze formulare on-line, sa ataseze documentele solictate scanate fara a se deplasa la institutia careia i se adreseaza, de la biroul unde lucreaza sau de acasa. Cererea sa va parcurge electronic drumul tuturor aprobarilor si avizarilor in cadrul organizatiei, putand fi primita in final in format electronic, cu respectarea conditiilor legale in ceea ce priveste identitatea electronica a unei persoane sau institutii.
O astfel de solutie informatica este deja implementata la nivelul unor tari europene, si poarta denumirea de “Case management” (managementul cazului). In mare, aceasta solutie permite gestionarea fluxurilor de operatiuni efectuate in cadrul proceselor interne ale organizatiei.
- Cresterea gradului de transparenta a modului de utilizare si administrare a fondurilor publice
Informatizarea institutiilor publice va permite accesul cetatenilor si factorilor interesati la informatii referitoare la utilizarea fondurilor publice. Procedurile de achizitie publica vor fi absolut transparente, permitand oricui consultarea derularii acestora, in conditiile legale referitoare la confidentialitate. Un prim pas in acest sens o constituie proiectul e-Licitatie (Sistemul Electronic pentru Achizitii Publice) proiect ce asigura transparenta procedurilor de achizitie si a eficientei procesului de atribuire a achizitiilor publice.
Informatizarea administratiei publice va permite auditarea financiara a procedurilor de achizitii publice, datorita totalei transparente. De asemeni, vor fi prezentate date financiare referitoare la proiectele si programele derulate la nivel national si care au facut obiectul unor proceduri de achizitie publica.
Cetatenii, ca de altfel toti factorii interesati vor avea o imagine completa si fidela a modului in care fodurile publice vor fi cheltuite, putand sa semnaleze si sa sanctioneze eventualele abateri legate de aceste procese.
- Îmbunatatirea accesului la informatii si servicii publice, in conformitate cu legislatia privind protectia datelor cu caracter personal si liberul acces la informatiile de interes public
Informatizarea institutiilor publice va genera construirea unor baze de date unice la nivel de institutie sau chiar grupuri de institutii aflate pe diverse verticale de “industrie”. Accesul la aceste date si informatii va putea fi astfel asigurat unitar si centralizat. Informatiile de interes public vor putea fi accesate de oriunde utilizand tehnologii orientate Internet.
O alta categorie de informatii disponibila publicului o constituie datele confidentiale si personale. Accesul on-line la aceste date se va face securizat, pe baza diverselor protocoale de comunicatie. Informatia va fi astfel disponibila doar celui careia ii este proprie sau destinata, fara a exsita riscul pierderii sau alterarii acesteia, ori riscul penetrarii sistemelor de securitate. Orice sistem informatic si de comunicatii integrat ofera in egala masura si o politica de securitate, pliata pe principiile interne existente ale organizatiei careia i se adreseaza.
- Reducerea si eficientizarea contactului direct intre functionarul de la ghiseu si cetateanul sau agentul economic
Avand la dispozitie un cadru virtual de interactiune, contactele directe dintre cetatean si agentul economic pe de o parte, si functionarul public pe de alta parte vor fi tot mai rare. Problemele legate de depuneri de cereri, solicitari de documente oficiale sau plata obligatiilor catre stat vor fi rezolvate electronic, utilizand serviciile puse la dispozitie de administratie. In acest fel, functionarul public va fi degrevat de o serie de activitati care il supraaglomerau si din cauza carora se creaza de multe ori situatii conflictuale in cazul interactiunii directe.
Lucrand intr-un mediu profesionist, avand la dispozitie mijloace moderne de exercitare a propriei sale activitati, functionarul nu va mai resimti decalajele existente referitoare la pregatirea sa profesionala sau la mijloacele cu care isi indeplineste atributiile lucru. Relatia sa cu cetateanul va deveni mai eficienta si va viza numai aspecte importante ce nu pot fi solutionate prin itermediul tehnologiilor informatiei si comunicatiei.
- Furnizarea de informatii si servicii publice de calitate prin intermediul mijloacelor electronice
Avand drept suport sisteme informatice performante, actul administrativ va fi unul de calitate. Informatiile oferite publicului vor avea o rata crescuta de actualizare, intrucat in ceea ce poarta denumire generica de “back-office”, functioneaza un sistem ce interconecteaza directii, compartimente si servicii din cadrul aceleiasi institutii publice, sau chiar institutii diferite, a caror activitate se inscrie in acelasi domeniu.
Existand la nivelul acestor institutii sisteme informatice centralizate si integrate, latenta de expunere a informatiilor destinate factorilor interesati este foarte redusa. Exista informatii precum cele legate de starea drumurilor, cotele de avertizare a apelor curgatoare interne sau cele legate de poluarea mediului, pentru care un grad ridicat de actualizare este o conditie absolut obligatorie. Existenta unor sisteme informatice la nivelul institutiilor gestionare ale acestor date, vine in intampinarea exercitarii atributiilor lor legale.
- Întarirea capacitatii administrative a institutiilor publice de a-si indeplini rolul si obiectivele si de a asigura furnizarea, intr-o maniera transparenta, de informatii si servicii publice.
Pe fondul descentralizarii si deconcentrarii serviciilor publice, implementarea unor sisteme informatice in cadrul organizatiilor va facilita actul administrativ si va oferi suport pentru conducerea proceselor specifice, managerilor publici. Avand la dispozitie sisteme performante care sa includa componente de management de proiect, factorii de decizie din administratie vor putea planifica, urmari si cuantifica rezultatele proiectelor si programelor publice, vor putea aloca resurse in mod echilibrat si coerent si vor putea determina profitabilitatea utilizarii fiecarei resurse in parte.
- Promovarea colaborarii dintre institutiile publice pentru furnizarea de servicii publice prin mijloace electronice
Sistemele informatice implementate la nivelul administratiei vor dezvolta diverse tipuri de colaborari intre institutiile publice. Astfel, in cadrul aceleiasi verticale, vor putea fi implementate sisteme centralizate, in care institutii ce au directii de actiune comune vor putea integra datele gestionate de fiecare dintre ele. De asemeni, vor putea fi raportate date si informatii institutiilor aflate pe paliere ierarhice superioare.
Totodata, in cadrul unor proceduri de avizare documente sau activitati ce implica mai multe acordul mai multor institutii, existenta unor sisteme informatice care permit interconectarea, va facilita cooperarea interinstitutionala in conditii de maxima eficacitate in relatia cu solicitantul.
Programele si proiectele derulate impreuna de mai multe institutii publice vor avea un suport solid in sistemele informatice proprii, evitandu-se problemele legate de comunicarea de date intre diverse organizatii.
- Redefinirea relatiei intre cetatean si administratia publica, respectiv intre mediul de afaceri si administratia publica, in sensul facilitarii accesului acestora la serviciile si informatiile publice, prin intermediul tehnologiei informatiei
Promovarea tehnologiilor informatice, orientate Internet, la nivelul administratiei publice centrale dar mai ales locale, va determina o redefinire a atitudinii fata de sectorul privat reprezentat de cetateni si mediul de afaceri in egala masura.
De asemeni va avea loc o redefinire a conditiilor de lucru optime in procesul de deservire a cetateanului.
Se creeaza oportunitatea dezvoltarii de relatii individualizate cu institutiile locale, care vor permite evidentierea istoricului acestor relatii (informatii si documente solicitate de-a lungul timpului). Societatile comerciale vor beneficia de aceleasi informaţii publice cu caracter general, disponibile rapid si in mod direct, fara sa mai depinda de un program de functionare al institutiilor administratiei publice.
- Promovarea utilizarii Internetului si a tehnologiilor de varf in cadrul institutiilor publice
Procesul de retehnologizare, propriu informatizarii din cadrul administratiei publice, va facilita accesul personalului propriu la produse si servicii IT&C de ultima generatie. Totodata se va crea o structura informatica si de comunicatii compatibila cu administratia publica europeana.
Prin implementarea unor astfel de proiecte este sustinuta penetrarea la nivelul societatii romanesti a tehnologiilor internet, cresterea gradului de exploatare a calculatoarelor personale in randul functionarilor publici si familiarizarea acestora cu diverse tipuri de aplicatii informatice dedicate activitatii lor curente. Informatizarea va avea ca efect alinierea functionarilor publici la standardele inalte impuse de economia de piata in cadrul sectorului privat, in ceea ce priveste cunostintele in domeniul tehnologiei informatiei si comunicatiilor.