Administrație publică

Introducere:

Secolul XXI poate fi numit şi secolul comunicării. Nu ne putem imagina astăzi o societate fară telefonie mobilă, fără televiziune, fără internet şi tot ce se poate numi generic de comunicare. Comunicarea şi comunicaţia sunt elementele cheie în relaţiile publice desfăşurate in instituţiile adminstrative la toate nivelurile. Punerea în funcţiune a unor noi tehnici de inforamare reprezintă astăzi un punct care se cere atins în administraţia publică. Tot mai multe autorităţi publice locale conştientizează rolul informării şi comunicării, transparenţei administrative şi implicarea, pe această bază, a publicului in procesul decizional. Necesitatea şi dorinţa de a scoate in public problemele locale se inscriu tot mai mult in strategia de publicitate a activităţii organelor administraţiei publice locale.

Domeniul relaţiilor publice este foarte important la nivelul instituţiilor publice pentru că oderă posibilitatea acestora de a comunica cu publicul. Oamenii încep să manifeste interes faţă de problemele locale la apariţia unor situaţii de conflict ce lezează interesele lor personale. În condiţiile actuale nici un guvern, întreprindere, companie sau organizaţie nu poate funcţiona eficient fără cunoaşterea mediului în care activează, adică a lucrătorilor, partenerilor şi clienţilor. Fără nişte relaţii cu publicul adecvate nu poate să funcţioneze eficient nici democraţia. Alegătorul trebuie să ştie cum funcţionează ea, să dispună de informaţie despre hotărârile adoptate în numele lui, să fie pregătit pentru a putea beneficia pe deplin de posibilităţile şi drepturile pe care această democraţie i le acordă. Relaţiile publice trebuie să ajute cetăţenii să-şi cunoască drepturile şi obligaţiile pe timpul oricăror guvernanţi. Aceasta se cere atât de la organele administraţiei locale, cât şi de la guvernul central.

Managementul relaţiilor publice în administraţia publică

Cele mai importante caracteristici ale relaţiilor publice sunt: deliberarea: informarea, influenţarea şi obţinerea unui răspuns din partea publicului; planificarea: resursele oricărei organizaţii sunt limitate şi de aceea trebuie planificate în raport cu importanţa acitivităţilor derulate; performanţa: performanţa echipei de relaţii publice şi rezultatele ei determină performanţa organizaţiei în raport cu clientul; comunicarea bilaterală: preluarea informaţiilor din mediul în care operează organizaţia, transmiterea de noi informaţii şi urmărirea fedd-back-ului acestora; interesul public: scopul de bază al activităţii de relaţii publice este satisfacerea nevoilor publicului; dimensiunea managerială: eficienţa activităţilor de relaţii publice depinde de calitatea managementului.^[1] O formulă potrivită pentru relaţiile publice din administraţia publică ar fi poziţionarea departamentului de relaţii, în contact cu celelalte subdiviziuni, centralizând informaţiile ascendente şi descendente.^[2]

Serviciul de relaţii publice

Serviciul Relaţii publice (secţie, departament, birou etc.) este o structură prin intermediul căreia autorităţile administraţiei publice locale furnizează un serviciu public de interes local, oferind relaţii (informaţii) utile cetăţenilor asupra activităţii curente a consiliului, primăriei, precum şi despre alte instituţii (Preşedinţie, Parlament, Guvern, alte instituţii ale autorităţilor centrale şi locale) şi constituie un mijloc de comunicare bidirecţională cu cetăţenii, prin care autoritatea locală îşi face cunoscute intenţiile şi consultă cetăţenii în probleme de interes deosebit.^[3]

Mai intai de toate, acesta reprezintă baza comunicării în ambele sensuri, între cetăţeni şi administraţia publică locală, contribuind la inlăturarea obstacolelor în calea comunicării.

În al doilea rand, fiind un serviciu public, serviciul de relaţii publice se bazează pe principiile generale de organizare şi funcţionare a serviciilor publice: - principiul continuităţii: constă în permanenţa activităţii;

• principiul realităţii: adică, respectivul serviciu public trebuie să aibă o manifestare efectivă, să dea rezultatele solicitate de autoritatea publică;
• principiul cuantificării: rezultatul activităţii acestui serviciu public trebuie să poată fi măsurat, pentru a fi posibilă o evaluare rapidă şi corectă a modului său de executare;
• principiul adaptabilităţii permanente: reprezintă necesitatea creării şi dezvoltării serviciului sub control public, statutul personalului care-l furnizează putand fi modificat în interesul desfăşurării activităţii în bune condiţii;
• principiul egalităţii în faţa serviciului public: adică, necesitatea asigurării aceloraşi prestaţii pentru toţi cetăţenii, discriminarea fiind exclusă. Prin intermediul acestui serviciu, cetăţenii interesaţi pot primi informaţiile dorite şi li se poate înlesni accesul la diverse servicii publice locale.^[4]

După C. Schneider, departamentele de relaţii publice pot avea următoarele sarcini: să construiască şi să impună imaginea organizaţiei, să stabilească relaţii bune cu publicul organizaţiei, să rezolve problemele care ţin de comunicare sau care pot fi soluţionate prin comunicare. Mai concret, are sarcini legate de:

• Consilierea conducerii
• Anticiparea reacţiilor opiniei publice
• Stabilirea şi implementarea programelor de relaţii publice
• Evaluarea acestor programe
• Monitorizarea presei şi relaţia cu aceasta
• Coordonarea comunicării interne
• Organizarea evenimentelor
• Identificarea problemelor organizaţiei şi asigurarea legăturilor comunicaţionale dintre conducere şi publicurile interne sau externe
• Gestionarea situaţiilor de criză

Managerul de relaţii publice trebuie să fie în permanent contact cu publicul organizaţiei, să fie capabil să diferenţieze în orice moment necesităţile comunicare ale acestuia, să formuleze şi să transmită mesaje în funcţie de caracteristicile fiecăruia dintre ele şi să urmărească reacţia lor la primirea fiecăruia dintre mesaje.

Un departament de relaţii publice nu poate:

• Să schimbe imediat sistemele de valori, poziţiile şi părerile publicului
• Să rezolve alte probleme ce ţin de alte discipline de marketing
• Să garanteze rezultate directe imediate

Obiectivul prioritar al reformei adminsistratiei publice din România este sau cel puţin ar trebui să fie nevoia satisfacerii cetăţenilor. Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001 conţine reglementări exprese privind serviciile publice, în fiecare judeţ constituindu-se consiliul judeţean, ca autoritate a administraţiei publice locale, pentru coordonarea activităţii consiliilor comunale şi orăşeneşti, în vederea realizării serviciilor publice de interes judeţean.

La baza procesului de reformă în administraţia publică din România stă obiectivul major al asigurării unor servicii publice pentru populaţie, respectiv motivarea autorităţilor locale prin acordarea de competenţe decizionale îndreptate spre promovarea intereselor sociale cu orientare spre cetăţean, ca mijloc de realizare a performanţei în sectorul public.

Reforma administrativă în planul serviciilor publice presupune în primul rând responsabilizarea autorităţilor locale în ceea ce priveşte îmbunătăţirea serviciilor publice în funcţie de realizarea economică, eficacitate şi eficienţă, accelerarea globalizării determinând creşterea rolului economic al autorităţilor locale, acestea fiind expuse la o economie global schimbătoare.

Reforma serviciilor publice trebuie abordată în contextul creşterii gradului de implicare a cetăţeanului în decizia publică, astfel încât cetăţeanul depăşeşte stadiului "supusului" căruia nu i se cere părerea, devenind:

• utilizator-client. În contextul regresului monopolurilor şi dezvoltării diverselor forme de concurenţă, utilizatorul se vede în situaţia de a putea opta între mai mulţi furnizori ai aceluiaşi serviciu public, astfel încât devine client al serviciului public.

Dreptul de opţiune al utilizatorului - clientului îl apropie pe acesta de serviciul pentru care a optat, deoarece este vorba de adoptarea unui comportament care duce la creşterea gradului de satisfacţie, şi, implicit, la ataşamentul acestuia faţă de serviciul respectiv.

- client informat. Unul dintre mijloacele de realizare a reformei serviciilor publice constă în transparenţa guvernării şi a drepturilor cetăţenilor la serviciile publice. Informarea despre serviciile publice determină creşterea posibilităţilor clientului de a reclama, de a primi despăgubiri, de a opta şi de a participa la serviciile publice.

Calitatea serviciilor publice reprezintă un aspect important al performanţei acestora, implicând:

• servicii eficiente,
• o relaţie personalizată cu publicul,
• o satisfacere sporită a cerinţelor publicului.

Administraţia publică locală - Serviciul de relaţii publice Târgu Mureş

În cadrul serviciului de relaţii publice interne şi internaţionale la nivelul municipiului Târgu Mureş, reprezentanţii aleşi ai comunităţii locale asigură o interfaţă corespunzătoare pentru alegători, facilitând posibilitatea acestora de a fi parteneri în căutarea de soluţii în problemele de interes general.

Acest serviciu asigură relaţiile cu cetăţenii, cu mass media prin comunicate, anunţuri şi conferinţe. Primarul şi viceprimarii sunt informaţi zilnic de problemele ridicate de cetăţeni şi mass media.

Serviciul de relaţii publice Târgu Mureş are atribuţii complexe:

• Organizează conferinţe de presă ale primarului, viceprimarilor sau ale comisiilor de specialitate ale Consiliului local municipal, asistând aceste conferinţe, emite comunicate de presă pe baza precizărilor primarului sau Consiliului local municipal, ori de câte ori este nevoie.
• Elaborează strategii de presă pentru promovarea unor acţiuni de interes cetăţenesc. Organizează întâlniri radiotelevizate ale reprezentanţilor Primăriei, Consiliului local municipal, cu sprijinul posturilor locale de emisie.
• Culege date şi informaţii din domeniul de activitate al Consiliului local municipal şi al Primărieipe care le redactează şi le scrie într-o publicaţie destinată informării publicului despre activităţile acestor autorităţi.
• Prin persoane special desemnate, asigură oficiul de purtător de cuvânt al Consiliului local municipal şi al primarului în relaţiile cu presa, radio, TV şi instituţiile din teritoriu.
• Negociază şi încheie contractele de colaborare cu mass-media şi asigură cooperarea cu mijloace de informare mass-media, pentru explicarea Hotărârilor Consiliului local municipal, a dispoziţiilor primarului, cât şi pentru a asigura transparenţa, privind activitatea autorităţii deliberative şi a autorităţii executive la nivel municipal.
• Fundamentează propunerile de cheltuieli din bugetul local necesare acţiunilor de relaţii interne, internaţionale, cu mass-media şi pentru redactarea publicaţiilor.
• Asigură organizarea şi pregătirea conferinţelor, seminarelor şi diverselor întâlniri aprobate de Consiliului local municipal şi Primăriei şi urmăreşte buna lor desfăşurare.
• Organizează diverse conferinţe, simpozioane şi întâlniri de lucru interne şi internaţionale, cu scopul de a face cunoscute proiectele lansate de Biroul ONG în domeniul social şi economic şi asigurarea unui sprijin logistic financiar şi material pentru realizarea acestor proiecte.
• Organizează şi coordonează acţiunile de protocol în limita fondurilor alocate prin bugetul local.

• Asigură difuzarea la cei nominalizaţi a invitaţiilor primite de la organismele de stat, oficii diplomatice, organizaţii politice sau culturale, pentru a lua parte la diverse manifestări interne şi internaţionale.
• Ţine evidenţa şi păstrează documentaţiile organizaţiilor interne şi internaţionale care colaborează cu Primăria şi Consiliul local municipal şi participă la acţiunile de obţinere a unor ajutoare din străinătate sau sponsorizări diverse.
• Asigură primirea şi însoţirea delegaţiilor străine sosite la Primăria municipiului şi exercită activitatea de traducere a convorbirilor şi documentelor.
• Constituie bancă de date cu informaţii utile pentru Consiliul local municipal, pentru primar şi diverse direcţii din Primărie.
• Asigură transmiterea corespondenţei şi răspunsurile la diverşi destinatari din ţară şi străinătate.
• Conduce evidenţa actelor legate de calitatea de membru a municipiului Tîrgu-Mureş al federaţiei municipiilor.
• Asigură desfăşurarea contactelor dintre conducerea instituţiei şi reprezentanţii unor organe şi organisme nonguvernamentale, departamentale, firme, asociaţii, instituţii, reprezentanţe diplomatice, cetăţeni străini.
• Invită delegaţii şi persoane pe cheltuiala părţii române, cu aprobările necesare, şi asigură condiţiile pentru buna desfăşurare a unor schimburi de experienţă sau documentare, în cadrul unor acorduri.
• Organizează ocazional mese festive şi cocteiluri, în limita fondurilor de care dispune şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
• Ţine evidenţa străinilor care stabilesc contacte cu Consiliul local municipal şi Primăria municipiului.
• Asigură primirea şi însoţirea delegaţiilor străine şi facilitează, la cerere, împreună cu serviciul buget, contabilitate şi serviciul administrativ, transportul, cazarea şi alte servicii necesare.
• Traduce corespondenţa primită şi asigura activitatea de translator pentru contactele oficiale.

Serviciul de informare al cetăţenilor

Serviciul de informare al cetăţenilor este deasemenea unul foarte bine conturat. Centrul de informare al cetăţenilor colabrorează cu toate direcţiile şi serviciile din cadrul primăriei în vederea obţinerii tuturor informaţiilor necesare cetăţenilor, precum şi cele cu privire la modul de soluţionare legală a problemelor ridicate de aceştia. Şeful acestui birou de informare este subordonat primarului directorului direcţiei şi şefului Serviciului informatică. Atribuţiile şefului din cadrul acestui serviciu nu sunt de neglijat deoarece transmite cetăţenilor interesaţi informaţii publice şi utile din băncile de date şi instituţii de interes public din municipiul Tîrgu Mureş pe baza documentaţiei transmise de aceştia. Acesta are sarcina de a solicita direcţiilor şi serviciilor Primăriei orice informaţie cu privire la rezolvarea cererilor cetăţenilor care se prezintă pentru înscrierea în audienţa şi comunică acestora răspunsul primit. Audienţele la primar, viceprimari, secretar şi înscrierea cetăţenilor pentru audienţele directorilor sunt organizate de subordonaţii şefului central din cadrul serviciului de informare al cetăţenilor.

Atribuţiile Centrului de informare pentru cetăţeni:

• Primeşte, înregistrează şi transmite Consiliului local municipal, primarului, viceprimarilor, secretarului şi direcţiilor Primăriei, cererile, sesizările şi reclamaţiile formulate de cetăţeni şi urmăreşte rezolvările acestora în termen de 30 de zile de la înregistrare.
• Asigură oficiile pentru audienţe la primar şi viceprimari ( înscrieri, asistenţă). Verifică, înregistrează şi predă direcţiilor şi serviciilor de specialitate cererile şi documentele depuse de cetăţeni.
• Eliberează cetăţenilor, sub semnătură, toate documentaţiile, actele, autorizaţiile, ce au fost rezolvate de serviciile de specialitate.
• Oferă informaţii cetăţenilor cu privire la stadiul în care se află soluţionarea unui act, a unui dosar depus la Primărie.
• Pot solicita în orice moment informaţii de la angajaţii primăriei, cu privire la modul de soluţionare legală a problemelor ridicate de cetăţeni.
• Oferă informaţii cetăţenilor cu privire la activitatea altor instituţii de pe raza municipiului Tîrgu-Mureş, în măsura în care aceste informaţii figurează în baza de date a Centrului.
• Asigură şi oferă cetăţenilor formularele tipizate, prevăzute de lege.
• Atribuie fiecărui petent număr de înregistrare a cererii, sesizării sau documentaţiei prezentate pentru banca de date ;
• Transmite cetăţenilor interesaţi informaţii publice şi utile din băncile de date şi instituţii de interes public din municipiul Tîrgu-Mureş pe baza documentaţiei transmise de acestea la direcţia de resort.

Centrul de informare al cetăţenilor asigură acestora documentaţia necesară pentru obţinerea avizelor, aprobărilor, documentelor în sfera de competenţă a Primăriei municipiului, elaborează fişe cu informaţii utile şi face o catalogare a celor mai frecvente cerinţe ale cetăţenilor adresate municipalităţii asigurând accesul liber, democratic, şi transparenţa acţiunilor organizate de Consiliului local municipal şi de Primărie şi accesul cetăţenilor la informaţii publice.

Dezvoltarea serviciilor publice prin promovarea parteneriatului local

Parteneriatul ca parte componentă a dezvoltării serviciilor publice se regăseşte într-un întreg pachet de acte normative elaborate în România la nivel naţional, edificatoare sub acest aspect fiind prevederile Legii fundamentale a României - Constituţia, care creează cadrul permisiv necesar descentralizării activităţilor şi creşterii autonomiei locale, principii care se regăsesc în Legea nr. 215/2001^[5] privind administraţia publică locală. Distinct de prevederile legale instituite prin Legea administraţiei publice locale, s-a emis Ordonanţa Nr. 16 din 2002^[6] privind contractele de parteneriat public-privat aprobată prin Legea nr. 470 din 9 iulie 2002, modificată şi completată prin Ordonanţa de Urgenţă a

Guvernului nr.15/2003 şi Legea nr. 528/2004^[7]. Partenerii sectorului public sunt guvernul, autorităţile administraţiei publice locale, autorităţile regionale. Asociaţii acestora în parteneriatul dezvoltării locale sunt actori ai sectorului privat şi comunitar, agenţii guvernamentale şi locale, sindicatele, organizaţii neguvernamentale. Autorităţile locale au un rol-cheie în parteneriat, pentru că ele dispun de puterile necesare privind planificarea şi vânzarea terenurilor şi clădirilor, deţin resurse imobiliare, întreţin sistemele de alimentare cu apă potabilă, supraveghează sistematizarea locuinţelor şi dezvoltarea industrială. Ca urmare, ele au o responsabilitate în ceea ce priveşte servicii publice importante la nivel local, reprezentând comunitatea locală şi protejând interesele acesteia. De asemenea, comunitatea desemnează reprezentanţi în cadrul consultărilor referitoare la proiectele determinate. Comunitatea constituie grupuri de presiune care participă la parteneriate sau stimulează crearea de noi parteneriate. Parteneriatele public-privat sunt acceptate ca alternative viabile ale realizării proiectelor de dezvoltare, ce pun accentul pe cooperare, consens şi participare, datorită flexibilităţii inerente a lor spre deosebire de obligaţiile contractuale mai stricte în cadrul contractării competitive pentru serviciile publice. Parteneriatele public-privat au diverse sensuri şi forme instituţionale, inclusiv forma cooperării între organizaţii formale, private şi publice, cu un anumit grad de împărţire a riscurilor şi încheiate pe o perioadă mai lungă de timp.

Studiu de caz - parteneriat local la nivelul municipiului Târgu-Mureş

Parteneriatul public-privat Primăria municipiului Târgu-Mureş - Energieconfort GMBH Viena

Municipiul Tîrgu-Mureş a făcut un pas important privind reabilitarea sistemului de termoficare la nivelul oraşului. A fost un semnal important că investitori serioşi sunt interesaţi de acest oraş care a demonstrat, în ultimii ani, echilibru, armonie în relaţiile dintre cetăţeni şi preocupare pentru un ritm susţinut de dezvoltare economică. Prin parteneriatul public-privat cu societatea austriacă Energieconfort GMBH s-a instalat în vara anului 2008 - începutul anului 2009 o nouă centrală termică pentru cartierul Unirii din Târgu Mureş, concomitent cu modernizarea a cinci substaţii termice şi înlocuirea reţelelor de distribuţie. Necesitatea acestui parteneriat în scopul convingerii populaţiei de a rămâne în sistemul centralizat de producere şi distribuţie a energiei termice este dată de faptul că, modul de trai al populaţiei, care în mediul urban în marea majoritate locuieşte în blocuri de locuinţe, este reglementat de norme menite să uşureze traiul în comun. Astfel, proprietarul poate aduce îmbunătăţiri sau modificări apartamentului său, fără a pune în pericol integritatea structurală a clădirii sau a altor apartamente, dar numai după ce obţine acceptul din partea vecinilor şi a asociaţiei de proprietari.

Parteneriatul public-privat privind reabilitarea sistemului de termoficare la nivelul municipiului Târgu Mureş şi-a propus şi a reuşit să reunească locuitorii cartierului Unirii din Târgu Mureş, municipalitatea şi partenerul extern la aceeaşi masă, ca expresie a participării cetăţeanului la decizia publică, fundament al democraţiilor de tip european.^[8]

Concluzii

La nivelul municipiului Târgu-Mureş se observă importanţa colaborării cât mai strânse dintre populaţie şi consilieri locali, şi participarea cât mai activă al acestora la pregătirea unor hotărâri din Consiliu care afectează în mod direct cetăţenii acestei urbe. Prin organizarea de întâlniri cu cetăţenii se doreşte a veni în legătură directă cu locuitorii acestui municipiu, facândui-le cunoscute atribuţiile şi sarcinile care le au de urmat. Relaţia dintre consilierii locali ai municipiului cu mass media mureşeană este una constructivă şi in interesul cetăţeanului.

BIBLIOGRAFIE

• Cristina Coman, " Relaţiile publice.Principii şi strategii".
• V. Stancu, M. Stoica, A. Stoica , „ Relaţii publice- Succes şi credibilitate".
• Ghidul relaţiilor cu publicul, Bucureşti, 1999
• Popescu Luminita Gabriela -„ Comunicarea în administraţia publică".
• http://legislatie.resurse-pentru-democratie.org/215_2001.php
• http://www.cdep.ro/pls/legis/legis_pck.htp_act?ida=33562
• http://www.cdep.ro/pls/legis/legis_pck.htp_act?ida=53811
• Broşură „ un viitor pentru Târgu- Mureş"p.17(http://www.tirgumures.ro/e107/pdf/plro.pdf).

^[1]   Cristina Coman, " Relaţiile publice.Principii şi strategii". Editura Polirom Bucureşti, 2001, p. 10.

^[2]   V. Stancu, M. Stoica, A. Stoica , „ Relaţii publice- Succes şi credibilitate", Editura Concept Publishing, Bucureşti, 1997, p. 142.

^[3]  Ghidul relaţiilor cu publicul, Bucureşti, 1999, p.8.

_[4]Popescu Luminita Gabriela - Comunicarea in administratiapublica, Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2003, pp. 20-36.

^[5]   http://legislatie.resurse-pentru-democratie.org/215_2001.php

^[6]   http://www.cdep.ro/pls/legis/legis_pck.htp_act?ida=33562

^[7] http://www.cdep.ro/pls/legis/legis_pck.htp_act?ida=53811

^[8] Broşură „ un viitor pentru Târgu-Mureş", p.17(http://www.tirgumures.ro/e107/pdf/plro.pdf).