„În guvernarea electronica informaţia este mai importantă decât tehnologia pentru ca ea devine valoare, din informaţie derivă parteneriatele cu sectorul privat şi cu alte entităţi guvernamentale. „Guvernarea electronică nu reprezintă un scop în sine, ci un mijloc de a fi mai aproape de cetăţeni, de a crea o relaţie transparentă şi bazată pe încredere cu aceştia”[1].
Îmbunătăţirile pe care le poate aduce de e-guvernarea pot fi:
- acces direct şi instantaneu. Datorită sistemului de mesagerie electronică (e-mail), municipalitatea poate menţine un canal direct de comunicare cu cetăţenii. Domeniul de aplicare al mesageriei electronice este foarte vast (trimitere de sugestii şi reclamaţii, depunere de cereri, înscrierea la audienţe, rezervări şi închirieri, etc.);
- reducerea cozilor şi a blocajelor. Exista perioade în care este o afluenţă masivă a cetăţenilor spre un acelaşi serviciu public. Aceasta produce cozi şi timpi mari de aşteptare chiar dacă se alocă mai multe ghişee sau personal. De asemenea, această avalanşă de etape care trebuie parcurse poate produce blocaje administrative care încetinesc alte procese şi astfel se ajunge la o îngreunare a activităţii, fapt care poate produce suprasolicitarea funcţionarilor. Existenţa lungilor cozi de aşteptare degenerează astfel într-o degradare a serviciilor oferite, conducând în acelaşi timp la o degradare a imaginii administraţiei publice;
- scurtarea timpului procedurilor de rutina. Folosind sisteme informatice moderne, timpul de răspuns între transmiterea cererii cetăţeanului şi primirea unui răspuns scade considerabil. Astfel, parcurgerea etapelor interne necesare parcurgerii unei proceduri particulare devine mult mai fluentă, datorita timpului scurt de circulaţie a documentelor. Aceasta permite reducerea numărului de funcţionari desemnaţi să execute activităţi repetitive, astfel permiţând conducerii să realoce personalului sarcini mai utile şi cu o mai mare valoare;
- rezolvare rapida si interactiva. Etapele procedurale sunt rezolvate în acelaşi timp, nemaifiind nevoie ca cetăţeanul să revină în altă zi pentru obţinerea documentelor. A fi capabil de a elibera documente oficiale imediat, este posibil să conducă la eliminarea întârzierilor şi reducerea costurile expedierilor poştale tradiţionale către domiciliul cetăţeanului;
- informaţia este întotdeauna actuală. Sistemul informatic permite o actualizare automată a datelor. Imaginea şi eficienţa administraţiei municipale este îmbunătăţită. Printr-un sistem electronic de servire a cetăţenilor, aceştia pot verifica nivelul utilizării IT în cadrul municipalităţii. Mulţi dintre cetăţeni nu sunt conştienţi de eforturile inovatoare şi noile tehnologii introduse în administraţia publică, ei percepând doar partea vizibilă a procesului şi anume, atenţia îndreptata către public a administraţiei. Pe de altă parte, administraţia municipală este capabilă ca din informaţiile obţinute de la cetăţeni să se adapteze cerinţelor şi să îmbunătăţească serviciile oferite. Cu atât mai mult, folosind noile tehnologii pentru îmbunătăţirea serviciilor oferite, cetăţeanul percepe o imagine de modernitate, inovaţie şi eficienţă sporită a administraţiei;
- reducerea reală a costurilor interne. Timpul necesar procesării documentelor scade în medie cu 15-20% şi timpul necesar cetăţenilor de a-şi rezolva problemele scade cu până la 70%. De asemenea, multe resurse umane valoroase au fost eliberate de munci inutile şi pot fi redistribuite spre sarcini mai productive.
Pentru cetăţeni, guvernarea electronica oferă posibilitatea de a trimite cereri şi de a primi astfel servicii personalizate. Printre cele mai importante beneficii pentru mediul de afaceri sunt: comerţul electronic la nivel municipal şi iniţiativele de achiziţii electronice. Acestea pot conduce la o scădere costurilor de operare şi obţinerea unor costuri de tranzacţionare mult mai mici pentru majoritatea agenţilor.
[1] Declaraţia ministrului MCTI, Zsolt Nagy