Analiza şi proiectarea postului (funcției)

Competitivitatea unei organizaţii depinde de performanţele individuale suficient de înalte ale angajaţilor săi, iar performanţele individuale sunt condiţionate de: voinţa an­gajatului pentru a depune efortul necesar în muncă; pregătirea profesională de care dau dovadă; abilitatea sau capacitatea lor de a îndeplini sarcina de muncă, în condiţii optime.

Proiectarea postului/funcţiei este efortul conştient de a stabili sarcinile, îndato­ririle şi responsabilităţile care revin fiecărui loc de muncă.

În activitatea de proiectare a postului/ funcţiei se porneşte de la contextul în care se desfăşoară activitatea lucrativă şi de la influenţa exercitată de către conţinutul postului de lucru asupra ocupantului său.

Motivaţia studiului proiectării postului/funcţiei este determinată de:

• impactul semnificativ pe care îl poate avea această activitate asupra performanţelor, îndeosebi atunci când motivarea angajaţilor conduce la diferenţieri vizibile; poate con­tribui la diminuarea costurilor, prin reducerea fluctuaţiei şi absenteismului;
• efectele negative sau pozitive asupra satisfacţiei în muncă, deoarece angajaţii pot fi mai mult sau mai puţin satisfăcuţi de configuraţia pe care o are postul ocupat; de aceea este important să se identifice acele componente ale postului care pot conduce la maxi- malizarea satisfacţiei în muncă;
• proiectarea funcţiei poate afecta starea de sănătate fizică şi mintală a angajaţilor, prin conţinutul său trebuie să evite exercitarea puternică a influenţei factorilor negativi de mediu, adică a acelora care intervin asupra funcţiilor vitale ale organismului (acuita­tea auditivă şi vizuală, integritatea şi buna funcţionare a coloanei vertebrale, presiunea şi circulaţia sângelui, stresul etc.).

Analiza postului este procesul de colectare, analiză şi organizare a informaţiei cu privire la conţinutul unui post în scopul de a redacta fişe de post şi a obţine date nece­sare procesului de selecţie, instruire, evaluare a posturilor şi evaluare a performanţei.

Postul este cea mai simplă, dar şi cea mai importantă componentă organizatorică, reprezintă un ansamblu de sarcini, responsabilităţi şi competenţe ce revin în mod curent unei persoane pentru realizarea obiectivelor individuale.

Atribuţiile postului se compun din activităţi concrete şi permit realizarea de obiec­tive specifice.

Sarcinile postului includ procese de muncă simple sau părţi ale unor procese mai complexe, sunt circumscrise posturilor şi contribuie la îndeplinirea obiectivelor in­dividuale.

Funcţia cuprinde mai multe posturi cu aceleaşi caracteristici generale şi sunt: funcţii de conducere şi funcţii de execuţie.

Analiza posturilor/funcţiilor presupune o cooperare şi o coordonare între comparti­mentul de resurse umane şi managerii organizaţiei.

Analiza posturilor/funcţiilor este necesară, atât organizaţiei cât şi angajatului.

Organizaţiei îi este necesară analiza postului deoarece:

• determină conţinutul postului;
• produce descrieri necesare selecţiei resurselor umane;
• furnizează date privind instruirea resurselor umane;
• furnizează date pentru evaluarea performanţelor profesionale ale resurselor umane;
• formează baza necesară reorganizării organizaţiei.

Angajatul este interesat deoarece:

• constituie baza contractului de muncă;
• clarifică responsabilităţile concrete ale angajatului;
• furnizează date privind posibilităţile de promovare în cariera profesională;
• oferă o imagine a „potrivirii" angajatului cu cerinţele postului.

Responsabilităţile referitoare la activitatea de analiză şi proiectare a posturilor/funcţiilor se împart între specialiştii din domeniul resurselor umane şi manageri.

Competitivitatea şi prosperitatea unei organizaţii are nevoie de realizarea a trei categorii de performanţe individuale.

1. productivitatea;
2. inovaţia;

I. Productivitatea se reflectă la trei niveluri: individual, organizaţional şi naţional.

a) Productivitatea individuală este asimilată cu eficienţa, cu volumul sau cantitatea de lucrări/produse raportat(ă) la numărul de ore/lucrători necesar şi depinde de:

• efortul depus pentru a obţine un anumit rezultat (exprimat în cantitate de produse, volum de lucrări executate sau servicii prestate);
• nivelul de instruire profesională şi de experienţă;
• îndemânarea individului;
• condiţiile de muncă;
• calitatea şi numărul mijloacelor de muncă;
• metodele şi tehnologiile utilizate în procesul lucrativ.

Productivitatea individuală a muncii constituie criteriul de definire a sistemului de salarizare, de evaluare a muncii, pentru procesul de selecţie, de pregătire profesională, pentru instituţionalizarea sistemelor de sancţionare şi de recompensare.

Factorii ce exercită o influenţă negativă asupra nivelului atins de productivitate individuală a muncii sunt fluctuaţia de personal şi absenteismul.

1. Productivitatea organizaţională se măsoară, în mod uzual, prin intermediul in­dicatorului „costul unităţii de muncă' sau „costul total al muncii/unitatea de produs" şi afectează profitabilitatea şi capacitatea competitivă a unei organizaţii;
2. Productivitatea naţională constituie o preocupare constantă, pentru următoarele motive:
3. productivitatea înaltă determină un nivel de trai ridicat, venituri substanţiale pentru populaţia activă;
4. lipsa de corelaţie între nivelul veniturilor salariale şi acela al productivităţii muncii conduce la inflaţie, la descreşterea puterii de cumpărare şi la creşterea costurilor varia­bile şi totale;
5. dacă nivelul costului factorului de producţie, munca depăşesc nivelul productivităţii generale a muncii, rezultă o competitivitate slabă a produselor şi serviciilor pe pieţele internaţionale.
7. Inovaţia implică un comportament creativ, pentru realizarea de noi produse sau servicii, sau pentru a realiza noi condiţii de îndeplinire a sarcinilor de lucru.

Inovarea poate fi limitată sau încetinită de unele aspecte umane:

• tendinţa oamenilor de a se opune schimbării;
• lipsa de acceptare a inovaţiilor sau a noului;
• riscul implicat de orice schimbare.

Unele încercări de inovare se pot dovedi costisitoare sau pot să nu conducă la re­zultatele dorite. În consecinţă, managerii trebuie să deprindă abilitatea de a-şi însuşi riscul, pentru a inova. Stimularea şi menirea unui climat creativ/inovativ în cadrul organizaţiei trebuie să devină un obiectiv important, în condiţiile operării în pieţe ac­centuat concurenţiale.

• Loialitatea înseamnă încrederea, fidelitatea şi sinceritatea faţă de organizaţie. Starea de „sănătate" a unei întreprinderi, în plan strategic, depinde de stabilitatea şi de calificarea factorului „forţa de muncă", iar loialitatea este o componentă a stabilităţii.

Lipsa stabilităţii generează acte de indisciplină a muncii, de genul.

• eforturi de a munci mai mici;
• refuzul de a accepta o schimbare a poziţiei sau conţinutului muncii;
• sabotaj, furt, absenteism.

Astăzi, se consideră că loialitatea este mai semnificativă pentru orice organizaţie decât profesionalismul sau tehnologiile utilizate.

Din multe puncte de vedere, loialitatea apare ca o relaţie de reciprocitate între pa­tronat şi angajaţii acestuia. Aceştia fac eforturi, realizează productivitate şi sunt loiali faţă de organizaţie şi aşteaptă un comportament similar al managerilor şi patronatului. Restructurările, reducerile de personal, eliberarea prin şomaj sunt considerate de către lucrători ca fiind denunţări ale loialităţii de care trebuie să dea dovadă organizaţia faţă de ei, deci schimbul se dovedeşte a fi inegal.

Direcţii de stimulare a loialităţii în cadrul organizaţiei:

• stimularea implicării angajaţilor în procesul decizional, în organizare şi conducere;
• realizarea unui sistem de comunicare eficient;
• gestionarea corectă a sistemului de recompense competitive şi a celor profesionale;
• asigurarea posibilităţilor de pregătire şi de perfecţionare profesională, de gestionare a carierelor.

Orice post de lucru sau funcţie este compus(ă) din: sarcini, îndatoriri şi responsabilităţi.

Sarcina de muncă este totalitatea activităţilor elementare sau o grupare de mişcări, ce poate fi identificată distinct.

îndatorirea este un segment de muncă realizat de către o persoană, compus dintr-un număr de sarcini.

Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini anumite sarcini şi îndato­riri, cu respectarea condiţiilor stabilite şi de raportare a rezultatelor obţinute, într-un anumit termen, către o persoană desemnată. Nivelul mai accentuat sau mai redus al responsabilităţilor dintr-un post de lucru conduce la o diferenţiere salarială, dar şi a importanţei postului în cadrul schemei organizatorice.

În procesul proiectării şi reproiectării posturilor/funcţiilor se pot realiza modificări ale conţinutului acestora, după cum urmează:

• lărgirea postului/funcţiei constituie o extindere a numărului de sarcini şi îndato­riri ce trebuie să fie realizate, din domeniul de activitate curent sau din domenii conexe acestuia;
• îmbogăţirea postului/funcţiei este o adâncire a postului prin adăugarea de noi responsabilităţi, cu privire la planificarea, organizarea, controlul şi evaluarea funcţiei.