Administrație publică

În procesul de proiectare şi de reproiectare a unui post de lucru, se realizează, în mod obişnuit, lărgiri sau îmbogăţiri ale conţinutului acestuia.

Pentru a defini mai corect conţinutul unui post/ funcţie, a fost creat modelul Hackman & Oldham, prin care se identifică cinci caracteristici importante în vederea proiectării postului:

1. Varietatea calificării sau gradul de extindere a activităţilor care asigură succesul într-un loc de muncă. O mai mare varietate a solicitărilor şi a calificării semnifică o mai mare importanţă a muncii şi aceasta devine mai interesantă.
2. Identitatea sarcinii. Sarcinile postului funcţionează ca un tot unitar, ca o unitate de muncă, cu un rezultat vizibil. Fiecare loc de muncă se deosebeşte de altele prin anumite sarcini specifice. Fiecare post de lucru trebuie creat astfel încât să asigure realizarea unui produs sau a unei lucrări prin intermediul unei game largi de activităţi, contrar opticii de a realiza o singură operaţie dintr-un ansamblu sau o parte a acestui ansamblu.
3. Semnificaţia postului este impactul pe care îl exercită postul asupra ocupan­tului său, dar şi asupra altor persoane. Un post de lucru este mai semnificativ cu cât influenţează un număr mai mare de lucrători, din anumite motive.
4. Autonomia este gradul de libertate individuală şi de acţiune independentă a mun­cii dintr-un post. O autonomie mai mare conduce la creşterea responsabilităţii persoanei ocupante, pentru munca prestată.
5. Feed-back-ul este asigurat de cantitatea şi calitatea informaţiilor clare, precise, utile şi oportune primite de titularul postului, cu privire la modul în care şi-a îndeplinit sarcinile de muncă. Această componentă contribuie la o mai bună înţelegere a eficienţei muncii, a nivelului de performanţă atins, contribuie la viziunea generală pe care angaja­tul o are despre munca sa (de stimă şi respect sau, dimpotrivă, de desconsiderare).

Varietatea calificării, identitatea sarcinilor şi semnificaţia funcţiei contribuie la înţelegerea deplină a semnificaţiei muncii în postul proiectat.

Autonomia conduce la responsabilizarea angajatului pentru rezultate mai bune. Feed- back-ul permite cunoaşterea rezultatelor muncii şi evaluarea acestora.

În ansamblu, cele cinci caracteristici ale modelului Hackman &Oldham facilitează obţinerea motivaţiei pentru muncă, a performanţei de nivel superior şi a satisfacţiei muncii.

Informaţiile necesare pentru a realiza operaţiuni de analiză a postului/funcţiei pri­vesc:

1. activităţile de muncă specifice postului - performanţe aşteptate sau standarde de performanţă;
2. comportamentul cerut - metode de muncă utilizate;
3. condiţiile de muncă - mijloacele de muncă necesare (maşini, scule, materii prime, materiale, dispozitive, echipamente etc.);
4. legături şi interacţiuni cu alte funcţii şi persoane - cerinţe personale (aptitudini, abilităţi, capacităţi).

Analiza postului/funcţiei se foloseşte pentru identificarea componentelor postului ce trebuie să fie îndeplinite de către angajaţi şi pentru soluţionarea unor probleme ale managementului resurselor umane.

Descrierea postului arată ce trebuie să fie făcut, de ce, unde şi cum trebuie să se muncească, adică: sarcini, îndatoriri, responsabilităţi. Tot din descrierea postului rezultă performanţele standard ce trebuie să fie realizate, pentru a justifica salariul încasat.

Componentele descrierii postului conţin trei părţi majore.

1. identificarea postului înseamnă precizarea denumirii postului, numele şefului ierarhic imediat, date referitoare la numărul angajaţilor care ocupă posturi similare, scala de salarizare ş. a.;
2. principalele sarcini, îndatoriri şi responsabilităţi - acestea descriu, în esenţă, conţinutul postului;
3. îndatoririle specifice expun clar şi precis sarcinile, îndatoririle şi responsabilităţile implicate în realizarea postului, grupate într-o formă logică.

În descrierea postului trebuie să se evite utilizarea expresiilor vagi, ea trebuie să fie descriptivă, fără a furniza un exces de detalii. Limbajul folosit este precis, inteligibil.

Pentru a asigura o anumită flexibilitate managerială, se include o clauză cu privire la eventualele sarcini sau îndatoriri care nu sunt specificate, dar care vor apărea ca necesare în procesul muncii, la un anumit moment, neprecizat în text, de genul:

„Angajatul va îndeplini şi alte sarcini de muncă, trasate de şeful său direct, în mod expresiv atunci când interesele organizaţiei din care face parte reclamă acest lucru în mod imperios".

Specificaţia postului precizează modelul ideal de ocupant al postului descris, adică: cunoştinţe, abilităţi, îndemânări, experienţă, necesare unui angajat, pentru îndeplinirea în condiţii optime a sarcinilor de muncă.

Factorii specifici identificaţi pot fi grupaţi în trei mari categorii:

1. Cunoştinţe.
2. Talent/dibăcie.
3. Abilităţi.

În unele cazuri pot fi menţionate cerinţele privind: nivelul de instruire şi de educaţie; experienţa în muncă; cerinţele fizice şi intelectuale; criteriile morale; abilitatea de a lucra sub presiunea timpului sau altor factori specifici de solicitare.

Analiza postului reprezintă o importanţă egală pentru manageri şi pentru angajaţi, în vederea înţelegerii depline a îndatoririlor şi răspunderilor ce revin fiecărei poziţii de lucru, precum şi pentru restul activităţilor de management al resurselor umane.

Descrierea şi specificaţia postului se regăsesc în documentul numit „fişa postului," care, în unele cazuri, mai poate cuprinde unele secţiuni privind mijloacele de muncă utilizate, condiţiile de muncă, nivelul motivant al salarizării, gradul de independenţă sau autonomia postului ş. a. Fişa postului se întocmeşte în doua exemplare, unul fiind remis titularului de post, iar celălalt fiind deţinut fie de şeful ierarhic direct, fie este inserat în dosarul de personal al titularului de post.

Realizarea analizei posturilor/funcţiilor poate fi ameninţătoare atât pentru angajaţi, cât şi pentru manageri, comportând o serie de consecinţe de natură comportamentală, cum ar fi:

• teama angajaţilor că analiza şi reproiectarea posturilor va antrena constrângeri asu­pra lor, vor realiza o limitare a creativităţii, iniţiativei şi flexibilităţii muncii lor, prin formalizarea excesivă a responsabilităţilor şi a calificărilor;
• rezistenţa la schimbare şi opoziţia făţişă faţă de orice transformare;
• părerea lucrătorilor că observarea detaliată a muncii lor poate însemna o încer­care de anulare a aspectelor de unicat ale activităţii desfăşurate sau că observarea este generată de greşelile pe care ei le săvârşesc;
• poate apărea o supraapreciere a angajaţilor existenţi, deoarece o analiză, oricât de amănunţită şi de corectă ar fi ea, nu poate preciza chiar tot ceea ce execută o persoană în cadrul postului ocupat şi ce calificare are;
• angajaţii şi managerii au tendinţa de a supraevalua importanţa semnificaţiei postu­lui/funcţiei pe care o ocupă ei;
• unii angajaţi au tendinţa de a folosi descrierea postului/funcţiei ca pe o limitare a atributelor decizionale ale managerilor, prin refuzul de a îndeplini o activitate care este omisă din descrierea postului, deşi este necesar să fie realizată.

O asemenea atitudine generează mari dificultăţi în exercitarea atribuţiilor manage­riale şi în organizarea şi desfăşurarea activităţilor din cadrul organizaţiei.

Managerii şi specialiştii din domeniul resurselor umane trebuie să conştientizeze consecinţele legale ale activităţii de analiză şi proiectare a postului/funcţiei şi ale fişei postului. Acest din urmă document are valoare probatorie în justiţie, putând fi invocat în situaţia conflictului de muncă. Organele judiciare şi cele sindicale acordă importanţă acestui document. De asemenea, asigurarea de oportunităţi egale în procesul de recru­tare şi de selecţie este îndeplinită şi justificată prin descrierea şi specificaţia posturilor vacante şi scoase la concurs.

Pentru efectuarea analizei postului/funcţiei se instrumentează un proces ce trece prin mai multe etape, în mai multe variante, ce depind de condiţiile concrete ale organizaţiei:

1. identificarea posturilor şi revizuirea documentaţiei aferente lor;
2. explicarea procesului de analiză managerilor şi angajaţilor;
3. efectuarea analizei postului/ funcţiei;
4. elaborarea documentaţiei noi, a descrierii şi specificaţiei postului/ funcţiei;
5. menţinerea şi actualizarea conţinutului fişei postului.

Necesitatea revizuirii şi actualizării descrierii şi specificaţiei postului/funcţiei poate să apară şi în diferite alte situaţii, ca:

• în urma constatărilor rezultate din interviurile de părăsire a postului de către unii angajaţi;
• în timpul evaluării performanţelor; în cadrul demersurilor de planificare a necesa­rului de personal;
• în perioadele de reorganizare şi restructurare a activităţilor ş. a.

Analiza postului nu este un proces complicat, dar trebuie să se realizeze metodic, într-o manieră logică şi practică. Procesul de culegere, prelucrare, interpretare şi uti­lizare a informaţiilor cu privire la o anumită funcţie sau la un anumit post are scopul de a stabili ce activitate este îndeplinită, în ce condiţii şi care sunt abilităţile necesare pentru persoana ce le va îndeplini.

Metodele frecvent utilizate pentru analiza postului/funcţiei sunt:

1. observarea;
2. interviul;
3. chestionarul;
4. analiza structurată;
5. metodele combinate din cele patru enumerate.

Observarea poate fi continuă sau pe baza unor eşantioane ale muncii prin de­terminarea conţinutului şi mărimii/volumului activităţii zilnice specifice, pe baza unor eşantioane statistice ale activităţii, prin observarea şi măsurarea duratei acţiunilor. Această metodă este folosită, mai ales, pentru muncile de birou şi pentru activităţile pro­ductive ciclice, de durată scurtă. Observarea este utilizată, îndeosebi, în cazul posturilor cu caracter repetitiv, ciclic sau în combinaţie cu alte metode.

Interviul constă în obţinerea de informaţii direct de la angajaţii care ocupă o anumită funcţie sau de la superiorii lor. Se foloseşte un formular de interviu structurat, în care informaţiile se înregistrează în mod logic şi sistematic. Se practică şi interviuri de grup, cu participarea membrilor unui colectiv de muncă, alături de superiorii lor ierarhici. Prin intermediul interviului, se pot obţine informaţii suplimentare, se pot corecta informaţiile obţinute în cadrul unei analize anterioare, cu persoane care ocupă în mod direct postul de interes.

Chestionarul este folosit pe scară largă pentru culegerea şi înregistrarea datelor privitoare la o anumită funcţie. El constă într-o îmbinare de întrebări închise şi deschise, cu ajutorul căreia se obţin informaţii de la angajaţi şi de la superiorii acestora, indiferent de poziţia lor ierarhică, iar discrepanţele de răspunsuri se pot valida cu prilejul interviului. Este chiar indicat ca utilizarea chestionarului să fie combinată cu interviul sau cu obser­varea. Un tip de chestionar folosit uneori este cel numit „check-list" (lista de control), care oferă un mod mai simplificat de a obţine răspunsurile dorite de la angajaţi. Marele avantaj al utilizării chestionarului este timpul relativ scurt pentru obţinerea informaţiilor necesare şi costul redus al operaţiunii.

Metodele structurate care sunt grefate pe noţiunea de „check-list" şi prezintă două variante importante: chestionarul de analiza funcţiei (Position Anlysis Questionar - PAQ) şi analiza funcţională a postului (Functional Job Anlysis -FJA).

Cu PAQ, fiecare post/funcţie este analizat(ă) prin intermediul a şase elemente (secţiuni), ca:

1. informaţiile de intrare (unde şi cum primeşte lucrătorul informaţiile pentru a îndeplini funcţia?);
2. procesul mintal (ce niveluri de raţionament sunt necesare pentru îndeplinirea funcţiei?);
3. rezultatele muncii (ce activităţi fizice sunt îndeplinite?);
4. relaţiile cu alte persoane din colectiv (ce relaţii sunt necesare pentru a îndeplini funcţia?);
5. contextul postului/funcţiei (ce condiţii de muncă şi ce context social sunt impli­cate?);
6. alte aspecte (ce alte activităţi sunt relevante în postul/funcţia analizată?).

Pentru fiecare sarcină din cadrul funcţiei sunt stabilite, în urma evaluării, şase trepte de importanţă, după care se face ierarhizarea răspunsurilor, pentru o apreciere finală. Chestionarul poate fi completat de un analist, în timpul unui interviu structurat sau chiar de către însuşi titularul postului.

În cadrul FJA se abordează, în mod cuprinzător, analiza postului/funcţiei, pe următoarele obiective:

1. obiectivele şi scopurile organizaţiei;
2. ce face angajatul în cadrul postului/funcţiei pentru a îndeplini aceste obiective/ scopuri;
3. nivelul şi orientarea a ceea ce fac angajaţii;
4. standardele de performanţă pe post;
5. conţinutul pregătirii profesionale.

Fiecare post are trei componente esenţiale: datele (informaţiile), oamenii şi mijloacele:

Tabelul 1.

Funcţiile postului, conform modelului FJA

Analiza şi proiectarea postului/funcţiei porneşte de la concordanţa între persoană şi post, ceea ce este un concept simplu, de corelare a caracteristicilor oamenilor cu criteriile de performanţă ale organizaţiei.