Procesul de evaluare a performanţelor profesionale a funcționarilor publici din Republica Moldova

Începând cu 1 ianuarie 2009, activitatea funcţionarilor publici din Republica Mol­dova este reglementată de Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public. Conform prevederilor Legii menţionate, performanţele profesionale ale fiecărui funcţionar public sunt evaluate anual. Procesul de organizare şi desfăşurare a procedurii de evaluare este reglementat prin Regula­mentul cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului publici, aprobat prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 201 din 11 martie 2010.

Cadrul normativ care reglementează activitatea funcţionarului public conţine o descriere detaliată a procesului de evaluare a performanţelor profesionale pentru toate categoriile de funcţionari publici: de conducere de nivel superior, de conducere, de execuţie. Procedurile de evaluare sunt diferite - pentru funcţionarii publci de condu­cere de nivel superior există o procedură, pentru cei de conducere şi de execuţie - altă procedură, dar ambele sunt concepute astfel, încât să creeze premisele pentru o evalu­are obiectivă, corectă, care să conducă la dezvoltarea carierei funcţionarului public şi la dezvoltarea instituţională în general.

Evaluarea performanţelor profesionale ale personalului constituie una dintre pro­cedurile importante de personal care reprezintă un proces ciclic şi se desfăşoară în perioada 1 ianuarie - 31 decembrie. Acest proces are multiple scopuri şi efecte pe ter­men lung asupra carierei funcţionarului public.

În procesul de evaluare se determină nivelul de îndeplinire a obiectivelor indi­viduale de activitate, nivelul de manifestare a abilităţilor profesionale şi a caracteris­ticilor comportamentale de către funcţionarul public, în vederea aprecierii rezultatelor obţinute şi identificării necesităţilor de dezvoltare profesională.

Astfel, evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici contri­buie la.

• îmbunătăţirea performanţei organizaţionale prin aprecierea performanţelor pro­fesionale individuale şi dezvoltarea competenţelor profesionale şi personale necesare funcţionarilor publici;
• corelarea directă dintre activitatea funcţionarului public, sarcinile şi atribuţiile funcţiei publice, obiectivele funcţionarului public, priorităţile şi obiectivele subdivizi­unii şi/sau autorităţii publice din care face parte funcţionarul public;
• aprecierea obiectivă a performanţelor funcţionarilor publici prin compararea re­zultatelor obţinute cu obiectivele stabilite;
• asigurarea unui sistem de management al performanţei şi îmbunătăţire continuă a performanţei prin coordonarea şi monitorizarea performanţelor la nivel individual, subdiviziune şi autoritate publică;
• asigurarea unui sistem de motivare financiară şi nonfinanciară a funcţionarilor publici care au demonstrat performanţă înaltă în activitatea profesională;
• identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională a funcţionarilor publici;
• identificarea riscurilor, barierelor şi lacunelor în îndeplinirea obiectivelor sta­bilite în vederea intervenirii la timpul potrivit;
• identificarea lacunelor şi problemelor în resursele puse la dispoziţia funcţionarului public, precum şi redistribuirea lor pentru îmbunătăţirea performanţei acestuia.

Evaluarea este necesară pentru:

• luarea deciziilor manageriale (de promovare, transfer, recalificare etc.);
• cunoaşterea de către angajaţi a modului în care li se percep punctele forte şi punctele slabe;
• stabilirea contribuţiei individuale şi a grupului la realizarea obiectivelor autorităţii publice;
• elaborarea deciziilor de recompensare a activităţii depuse;
• depistarea necesităţilor de instruire şi perfecţionare la nivelul fiecărui funcţionar public şi al subdiviziunilor din cadrul autorităţii publice;
• asigurarea unui feedback/reacţie de răspuns, oferit periodic, dintre conducător şi funcţionarul public evaluat.

Procesul de evaluare a performanţelor funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie este similar, fiind constituit din următoarele etape:

• stabilirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă;
• completarea fişei de evaluare;
• realizarea interviului de evaluare;
• contrasemnarea fişei de evaluare;
• după caz, repetarea procedurii de evaluare;
• după caz, contestarea calificativului de evaluare.

Stabilirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă

Obiectivele reprezintă nişte priorităţi-cheie ale funcţionarului public, care urmează a fi realizate într-un termen definit de timp (1 an). Întru realizarea optimă a obiectivelor individuale de către funcţionarul public se recomandă stabilirea a 3-5 obiective.

Obiectivele sunt stabilite anual de către evaluator (persoana cu funcţie de conducere din cadrul subdiviziunii/autorităţii publice unde îşi desfăşoară acti­vitatea funcţionarul public evaluat sau, după caz, care coordonează activitatea funcţionarului public respectiv), în baza prevederilor fişei postului şi a Planului de activitate a subdiviziunii/autorităţii publice pentru anul respectiv, ele trebuie să fie specifice, măsurabile, realizabile, flexibile şi realiste din punctul de vedere al datelor- limită stabilite:

• specifice: caracteristice activităţilor ce implică exercitarea prerogativelor de putere publică, să fie concrete şi bine definite;
• măsurabile: să cuprindă o finalitate sau rezultate concrete, care pot fi măsurate în mod cantitativ sau calitativ;
• realizabile: să prezinte posibilitatea de îndeplinire a obiectivelor stabilite prin intermediul resurselor oferite;
• flexibile: să fie posibil de revizuit în funcţie de modificările intervenite în priorităţile autorităţii publice şi/sau subdiviziunii interioare;
• realiste: să reflecte termenele de realizare a sarcinilor şi să fie limitate în timp.

Se recomandă ca procesul de stabilire a obiectivelor să fie unul participativ. În acest sens, conducătorul va discuta, în cadrul interviului de evaluare, şi va stabili obiectivele împreună cu funcţionarul public evaluat. Astfel, se va asigura un nivel de implicare şi responsabilitate personală mai mare din partea funcţionarului public în vederea realizării optime a obiectivelor stabilite împreună cu evaluatorul.

In procesul de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă, sunt utilizate următoarele documente:

• planul de activitate a autorităţii publice pentru anul respectiv care reiese din Planul de dezvoltare instituţională;
• după caz, Strategia de dezvoltare social-economică a localităţii/raionului;
• planul de activitate a subdiviziunii interioare;
• fişa de post a funcţionarului public evaluat.

În vederea măsurării nivelului de realizare a obiectivelor stabilite, se formulează indicatori de performanţă. Indicatorii de performanţă analizează cantitativ şi calita­tiv performanţa funcţionarului public şi rezultatele managementului aplicat.

Indicatorii de performanţă sunt formulaţi în baza obiectivelor stabilite, măsurând cantitatea şi calitatea activităţilor desfăşurate sau a serviciilor prestate. Nu este o limită în ceea ce priveşte stabilirea unui număr definit de indicatori de performanţă.

Important este ca pentru fiecare obiectiv să se stabilească minimum câte un indicator de performanţă cantitativ şi unul calitativ.

În cazul funcţionarilor publici care s-au încadrat într-o funcţie publică în cursul anului, obiectivele şi indicatorii de performanţă se stabilesc în termen de până la 30 de zile calendaristice de la data numirii în funcţia publică.

La stabilirea numărului de obiective şi nivelului de complexitate al acestora, evaluatorul va lua în consideraţie durata perioadei de activitate de până la implemen­tarea procedurii de evaluare.

Obiectivele individuale de activitate şi indicatorii de performanţă pentru fiecare funcţionar public sunt consemnate într-o fişă specială - fişă de stabilire a obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă.

Cadrul normativ în vigoare prevede şi revizuirea, în anumite cazuri, a obiectivelor individuale de activitate:

1. acţiunile prioritare ale autorităţii publice şi/sau ale subdiviziunii interioare au fost modificate şi aceasta a influenţat sarcinile şi atribuţiile de serviciu ale funcţionarului public evaluat;
2. structura organizatorică a autorităţii/structura subdiviziunii a fost modificată, re­spectiv a influenţat modificarea sarcinilor şi atribuţiilor de serviciu ale funcţionarului public evaluat;
3. alte cauze, circumstanţe obiective apărute au făcut ca obiectivele stabilite să fie nerealizabile din motive neimputabile funcţionarului public evaluat.

Revizuirea obiectivelor individuale de activitate se face timp de până la 30 de zile calendaristice după survenirea situaţiilor menţionate. Revizuirea obiectivelor poate avea loc şi în urma monitorizării performanţei pe parcursul anului. În cazul în care obiectivele sunt revizuite, se stabilesc şi noi indicatori de performanţă.

Modificările se consemnează într-un proces-verbal semnat şi datat de către conducătorul autorităţii publice, coordonat cu subdiviziunea resurse umane, luat la cunoştinţă de evaluator şi de funcţionarul public care urmează să fie evaluat şi se anexează la dosarul personal al acestuia.

Completarea fişei de evaluare

Fişa de evaluare reprezintă un document care conţine informaţii privind nivelul de realizare a obiectivelor stabilite la începutul anului (în termeni cantitativi şi cali­tativi), nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare pe parcursul perioadei evaluate şi calificativul de evaluare acordat de către evaluator. De asemenea, fişa de evaluare conţine informaţii privind necesităţile de dezvoltare profesională a funcţionarului public.

Conform Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public, funcţionarii publici de conducere sunt apreciaţi conform criteri­ilor de evaluare: competenţă managerială, competenţă profesională, activism şi spirit de iniţiativă, creativitate, eficienţă, comunicare şi reprezentare, iar funcţionarii publici de execuţie - conform criteriilor de evaluare: competenţă profesională, activism şi spirit de iniţiativă, eficienţă, calitate a muncii, lucru în echipă, comunicare.

În anexa nr. 2 la Regulamentul menţionat sunt definite criteriile de evaluare, pre­cum şi o descriere detaliată privind modalitatea de acordare a punctajului pentru diferite niveluri de manifestare a criteriilor de evaluare în activitatea profesională a funcţionarului evaluat.

Fişa de evaluare este completată de către evaluator, în perioada de evaluare -15 decembrie —15 februarie.

Menţionăm faptul că funcţionarul public poate să-şi expună comentariile sale cu privire la rezultatele evaluării. În cazul în care funcţionarul public nu este de acord cu rezultatele evaluării, poate să-şi expună argumentele/faptele ce confirmă cele expuse.

Desfăşurarea interviului de evaluare

Interviul de evaluare reprezintă o discuţie dintre evaluator şi funcţionarul public evaluat privind rezultatele evaluării: reuşite, nereuşite, probleme şi bariere în re­alizarea obiectivelor stabilite, soluţiile identificate. De asemenea, în cadrul interviului de evaluare se discută obiectivele pentru anul următor şi necesităţile de dezvoltare profesională a funcţionarului public. Interviul de evaluare se desfăşoară în perioada de evaluare, dar nu mai târziu de 5 februarie a fiecărui an.

Scopul interviului de evaluare constă în discutarea constructivă a rezultate­lor evaluării dintre evaluator şi funcţionarul public evaluat şi a găsi soluţii pentru îmbunătăţirea performanţei. Discuţiile în cadrul interviului de evaluare vizează:

• rezultatele obţinute de funcţionarul public comparate cu obiectivele stabilite;
• nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare;
• calificativul de evaluare propus de evaluator;
• riscurile şi barierele care au influenţat performanţa funcţionarului public;
• comentariile menţionate de evaluator în fişa de evaluare;
• obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru următoarea perioadă evaluată;
• necesităţile de dezvoltare profesională.

Funcţionarul public are nevoie de opinia/feedback-ul conducătorului său privind aprecierea performanţei sale, de aceea evaluatorul trebuie să fie pregătit pentru interviu.

Contrasemnarea fişei de evaluare

O importanţă deosebită în procesul de evaluare o are contrasemnarea fişei de evaluare de către contrasemnatar (funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, după caz, persoana care exercită funcţia de demnitate publică).

Rolul contrasemnatarului este de a verifica corectitudinea aplicării procedurii de evaluare a performanţelor profesionale, de a examina comentariile oferite de către evaluator şi funcţionarul public evaluat şi de a decide asupra:

• acceptării rezultatelor evaluării/calificativului de evaluare acordat;
• repetării procedurii de evaluare a performanţelor funcţionarului public respec­tiv.

În acelaşi timp, contrasemnatarul trebuie să verifice corespunderea nivelului de performanţă înregistrată de subdiviziune (sarcini, obiective, acţiuni concrete dacă şi cum au fost realizate, în conformitate cu Planul anual de activitate a subdiviziunii/ rapoartele de activitate) şi aprecierea performanţelor individuale ale funcţionarilor publici din această subdiviziune.

Contrasemnatarul poate decide repetarea procedurii de evaluare a performanţelor funcţionarului public în următoarele cazuri:

1. aprecierile consemnate în fişa de evaluare de către evaluator nu corespund realităţii;
2. procedura şi cerinţele stabilite de lege şi de Regulament nu au fost respectate;
3. comentariile oferite de către funcţionarul public evaluat privind dezacordul cu consemnările înscrise în fişa de evaluare sunt argumentate.

Repetarea procedurii de evaluare

Regulamentul prevede posibilitatea de repetare a procedurii de evaluare, în ca­zurile menţionate.

Decizia referitoare la repetarea procedurii de evaluare o poate lua în exclusivitate contrasemnatarul. Astfel, în conformitate cu prevederile pct.78 al Regulamentului, contrasemnatarul poate decide asupra repetării procedurii de evaluare în cazul în care:

1. aprecierile consemnate în fişa de evaluare de către evaluator nu corespund realităţii:

De ex.:

• Evaluatorul menţionează că funcţionarul public evaluat nu a acordat suficientă asistenţă organizatorică şi metodologică membrilor comisiei de concurs pentru ocu­parea funcţiei publice vacante. În acelaşi timp, contrasemnatarul are informaţie de­spre organizarea şedinţelor metodologice, practic, înainte de fiecare etapă a concur­sului, fapt menţionat şi apreciat de către membrii comisiei.
• Evaluatorul menţionează desfăşurarea a 4 seminare de informare a şefilor de subdiviziuni, iar contrasemnatarul are informaţie despre desfăşurarea doar a 3 semi­nare.
  1. procedura şi cerinţele stabilite de lege şi de Regulament nu au fost respectate:

De ex.:

• fişa de evaluare nu a fost completată înainte de interviu;
• nu au fost completate toate compartimentele structurale ale fişei de evaluare;
• informaţiile din compartimente au fost incomplete (de ex., nu era indicată ora interviului, nu era apreciat nivelul de îndeplinire a unuia sau câtorva obiective, nu era apreciat nivelul de manifestare a unuia sau câtorva criterii de evaluare, nu au fost identificate necesităţile de dezvoltare profesională etc.);
• interviul nu a avut loc;
• fişa de evaluare nu a fost transmisă funcţionarului public evaluat cu mai puţin de 3 zile înainte de interviu, astfel că acesta nu a avut timp suficient să se pregătească pentru discuţia cu evaluatorul;
• la interviu au mai participat şi alte persoane, decât evaluatorul şi evaluatul.

c) comentariile oferite de către funcţionarul public evaluat privind dezacordul cu consemnările înscrise în fişa de evaluare sunt argumentate.

De ex.: Evaluatorul menţionează îndeplinirea unui obiectiv în proporţie de 60 la sută, iar funcţionarul public argumentează, prin documente, fapte concrete, realiza­rea în proporţie de 80 la sută.

Evaluatorul decide singur când să demareze procedura de evaluare repetată, dar trebuie să ţină cont de faptul că pentru întreaga procedură sunt rezervate 20 de zile lucrătoare. Adică, poate să înceapă procedura în, cel mult, 5 zile lucrătoare de la data luării deciziei respective de către contrasemnatar.

Repetarea procedurii de evaluare presupune desfăşurarea tuturor etapelor, pre­cum şi respectarea termenelor şi anume:

• completarea fişei de reevaluare;
• realizarea interviului de reevaluare;
• definitivarea fişei de reevaluare;
• contrasemnarea fişei de reevaluare.

Menţionăm faptul că contrasemnatarul poate decide o singură dată repetarea pro­cedurii de evaluare.

Contestarea calificativului de evaluare

În cazul în care funcţionarul public nu este de acord cu calificativul acordat, atunci el are dreptul să conteste rezultatele evaluării, dacă prezintă dovezi şi argu­mente plauzibile. Regulamentul prevede mai multe niveluri de contestare a rezulta­telor evaluării, până la adresarea în instanţa de contencios administrativ.

În conformitate cu prevederile pct. 85 al Regulamentului, funcţionarul public care nu este de acord cu rezultatul evaluării poate să-l conteste la conducătorul autorităţii publice.

Calificativul de evaluare poate fi contestat:

1. după repetarea procedurii de evaluare;
2. după procedura de evaluare în cazul în care:

• funcţionarul public evaluat nu este de acord cu calificativul de evaluare, a ar­gumentat despre acest lucru în fişa de evaluare, dar contrasemnatarul nu a dispus repetarea procedurii de evaluare;
• nu există contrasemnatar pentru funcţionarul public evaluat, în condiţiile pct.76 al Regulamentului şi deci nu poate fi dispusă repetarea procedurii de evaluare.

În aceste cazuri, funcţionarul public va depune, în scris, o contestaţie către conducătorul autorităţii în care va solicita examinarea rezultatului evaluării.

Este foarte important ca funcţionarul public să se adreseze conducătorului autorităţii în scris, nu oral. Temei pentru demararea procedurii de contestare va fi contestaţia scrisă, în care se va conţine motivul întemeiat al solicitării de contestare.

Examinarea contestaţiei se efectuează de către conducătorul autorităţii publice, evaluator, contrasemnatar, funcţionarul public evaluat şi un colaborator al subdivizi­unii resurse umane. Conducătorul autorităţii publice va emite un act administrativ prin care va pronunţa decizia finală.

În situaţia în care nu există contrasemnatar, conform pct. 87 din Regulament, la solicitarea funcţionarului public, conducătorul autorităţii publice va constitui un grup de contestare format din:

• conducătorul autorităţii publice;
• evaluator;
• funcţionarul public evaluat;
• colaborator al subdiviziunii resurse umane;
• funcţionari, activitatea cărora are tangenţe cu activitatea funcţionarului

Grupul de contestare va examina fişa de evaluare, fişa de reevaluare, alte docu­mente relevante procedurii de evaluare anexate de către evaluator şi/sau funcţionarul public evaluat. De asemenea, membrii grupului de contestare pot solicita atât de la evaluator, cât şi de la funcţionarul public evaluat şi alte documente relevante proce­durii de evaluare.

Examinarea poate fi efectuată individual de către fiecare membru al grupului, dar discuţia referitor la examinarea rezultatului se va face în cadrul unei şedinţe a grupului.

Rezultatul examinării contestaţiei se consemnează într-un proces-verbal, sem­nat de către fiecare membru al grupului de contestare. În cazul în care unii membri ai grupului au o altă părere decât majoritatea membrilor grupului, atunci ei pot să anexeze părerea lor separată la procesul-verbal.

Decizia finală aparţine conducătorului autorităţii publice. În baza propunerilor membrilor grupului de contestare, acesta va emite un act administrativ, în care va fi expus rezultatul examinării contestaţiei depuse. Rezultatul contestaţiei se va aduce la cunoştinţa funcţionarului public solicitant în scris. La etapa respectivă decizia conducătorului autorităţii este definitivă.

Funcţionarul public poate să se adreseze în instanţa de contencios administrativ în cazul în care nu este mulţumit de modul de soluţionare a contestaţiei de către grupul de contestare.

O importanţă deosebită în procesul de evaluare o are monitorizarea performanţei funcţionarului public - activitate realizată continuu de către evalua­tor care are scopul de a identifica progresul înregistrat de către funcţionarul public din subordine în realizarea obiectivelor stabilite şi exercitarea atribuţiilor de ser­viciu, de a identifica posibilele probleme sau bariere în activitatea acestora pentru a interveni la timp şi în mod optim.

Procesul de monitorizare a performanţei funcţionarilor publici nu este reglementat în Regulament, astfel nu este o acţiune obligatorie din partea conducătorilor. Dar luând în consideraţie avantajele şi beneficiile acestui proces, se recomandă ca performanţa funcţionarilor publici din subordine să fie monitorizată.

În cazul în care are loc doar evaluarea anuală, fără acţiuni de monitorizare, pro­cedura de evaluare va fi una formală şi va avea mai multe efecte negative decât pozi­tive. Evaluatorul trebuie să dispună de date şi fapte pentru a argumenta calificativul de evaluare acordat, iar fără monitorizare acest lucru este foarte dificil, mai ales dacă evaluatorul are mulţi funcţionari publici în subordine.

În rezultatul evaluării funcţionarului public, evaluatorul, în baza punctajului acu­mulat, acordă unul dintre cele patru calificative de evaluare: „foarte bine," „bine," „satisfăcător," „nesatisfăcător."

„Foarte bine"	„Bine"	„Satisfăcător"	„Nesatisfăcător"
punctaj 3,51 -	punctaj 2,51 -	punctaj 1,51 -	punctaj 1,00 -

Rezultatele evaluării anuale a performanţelor profesionale ale funcţionarului public se iau în considerare la luarea deciziilor cu privire la:

1. conferirea unui grad de calificare superior;
2. promovarea într-o funcţie publică superioară;
3. avansarea sau menţinerea în trepte de salarizare;
4. destituirea din funcţia publică.

1. Conferirea unui grad de calificare superior

În conformitate cu prevederile Legii nr. 158-XVI, art. 33, pct. 3, conferirea gradu­lui de calificare imediat superior se face dacă funcţionarul public a obţinut, cel puţin, calificativul de evaluare „bine" la 3 evaluări ale performanţelor profesionale sau în cazul îndeplinirii unor misiuni de importanţă deosebită sau obţinerii calificativului de evaluare „foarte bine" la ultimele 2 evaluări ale performanţelor profesionale (pct. 4). Dacă funcţionarul public a întrunit condiţiile menţionate, conducătorul autorităţii publice are obligaţia, conform legii, să-i confere gradul de calificare superior.

2. Promovarea într-o funcţie publică superioară

În conformitate cu prevederile Legii nr. 158-XVI, art. 45, pct. 4, funcţionarul public poate fi promovat într-o funcţie publică superioară dacă a obţinut, în urma evaluării performanţelor profesionale, calificativul „foarte bine" la ultima evaluare sau calificativul „bine" la ultimele 2 evaluări.

Chiar dacă funcţionarul public a întrunit condiţiile menţionate, promovarea într- o funcţie publică superioară poate fi aplicată doar dacă există posibilitatea de pro­movare într-o funcţie publică superioară.

3. Trecerea funcţionarului public într-o treaptă de salarizare superioară

În conformitate cu prevederile Legii nr. 158-XVI, art. 46, trecerea funcţionarului public într-o treaptă de salarizare superioară se efectuează succesiv, cu condiţia obţinerii la evaluarea performanţelor profesionale, cel puţin, a calificativului de evaluare „bine". În cazul obţinerii la evaluarea performanţelor profesionale a califi­cativului „satisfăcător", funcţionarul public rămâne în aceeaşi treaptă de salarizare.

Dacă funcţionarul public a întrunit condiţiile menţionate, conducătorul autorităţii publice are obligaţia de a trece funcţionarul public într-o treaptă de salarizare superioară sau de a-l menţine în aceeaşi treaptă de salarizare, conform legii.

4. Destituirea din funcţia publică

În conformitate cu prevederile Legii nr. 158-XVI, art. 64, pct. (d), destituirea din funcţia publică poate avea loc în cazul în care funcţionarul public a demon­strat incompetenţă profesională stabilită în urma obţinerii calificativului de evaluare „nesatisfacător" la evaluarea anuală a performanţelor profesionale ale funcţionarului public.

Dacă funcţionarul public a obţinut calificativul de evaluare „nesatisfăcător", conducătorul autorităţii publice are obligaţia de a destitui funcţionarul public din funcţie, conform legii.