Multitudinea schimbărilor survenite în administraţia publică în procesul de modernizare a ei solicită funcţionarilor publici adaptarea activităţii lor la exigenţele europene. Modernizarea administraţiei publice poate fi realizată doar cu personal temeinic pregătit pentru aceasta. Utilizarea eficientă a potenţialului intelectual va conduce inevitabil la dezvoltarea unei administraţii publice performante, de încredere, care ar face faţă cerinţelor europene.
Dezvoltarea profesională a personalului angajat în autorităţile administraţiei publice constituie o problemă prioritară, dat fiind faptul că ei intră în contact direct cu publicul, de aceea de felul în care ei cunosc, înţeleg şi îşi onorează atribuţiile depinde, în mare măsură, imaginea instituţiei în care ei sunt angajaţi, atitudinea populaţiei faţă de modul în care sunt administrate şi soluţionate problemele colectivităţii.
În Republica Moldova procesul de dezvoltare profesională a personalului este reglementat de un şir de acte legislativ-normative, şi anume:
- Legea cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public nr. 158-XVI din 04.07.2008;
- Concepţia cu privire la politica de personal în serviciul public, Hotărârea Parlamentului Republicii Moldova nr. 1227-XV din 18 iulie 2002;
- Hotărârea Parlamentului Republicii Moldova nr. 253-XV din 19.06.2003 pentru aprobarea Concepţiei privind orientarea, pregătirea şi instruirea profesională a resurselor umane;
- Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 845 din 26 iulie 2004 referitor la aprobarea Regulamentului cu privire la perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici;
- Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 1424 cu privire la organizarea formării profesionale continue;
- Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 962 din 05 august 2003 privind asigurarea funcţionării Academiei de Administrare Publică pe lângă Preşedintele Republicii Moldova;
- Statutul Academiei de Administrare Publică de pe lângă Preşedintele Republicii Moldova, aprobat prin Decretul Preşedintelui Republicii Moldova nr. 1379-III din 18 iulie 2005.
Din prevederile normative rezultă faptul că dezvoltarea profesională a personalului trebuie realizată în mod planificat, sistemic. O astfel de abordare presupune realizarea procesului de instruire în patru etape: studierea şi analiza necesităţilor de instruire, planificarea activităţilor de instruire, implementarea, evoluarea procesului de instruire a personalului.
În funcţie de ţară şi administraţie, dar şi de conţinutul instruirii respec- tive, precum şi de grupul ţintă. În majoritatea ţărilor, inclusiv în Republica Moldova, identificarea necesităţilor este o responsabilitate a autorităţilor administraţiei publice, precum şi a instituţiilor prestatoare de servicii de instruire. În unele ţări, autorităţile administraţiei publice au izbutit să prezinte nu numai o identificare a necesităţilor de instruire pentru o perioadă de un an, dar şi să dezvolte planuri de instruire multianuale.
Studierea necesităţilor de instruire se efectuează prin stabilirea diferenţei dintre nivelul competenţelor necesare pentru îndeplinirea obligaţiunilor funcţionale şi nivelul competenţelor pe care le deţine funcţionarul la moment.
Scopul studierii necesităţilor de instruire este de a identifica nivelul îmbunătăţit de cunoştinţe, abilităţi şi atitudini pe care trebuie să-l atingă participanţii la instruire pentru a-şi putea îndeplini obligaţiunile de serviciu la nivelul cel mai înalt. Într-un sens mai îngust, acesta trebuie să răspundă la întrebările:
- Ce trebuie învăţat?
- Cine trebuie să înveţe?
Necesitatea evaluării necesităţilor de instruire a funcţionarilor din administraţia publică este indiscutabilă.
In primul rând, experienţa ne demonstrează că schimbările care se produc în administraţia publică în procesul de modernizare a ei solicită funcţionarilor publici adaptarea activităţii lor la exigenţele europene. Un funcţionar care se integra corespunzător în sistemul anterior de administrare s-ar putea afla în imposibilitatea de a-şi realiza eficient obligaţiunile funcţionale, fiind depăşit profesional. Astfel, modernizarea administraţiei publice impune personalului angajat în realizarea ei noi exigenţe şi, evident, noi necesităţi de instruire. Pentru a fi eficienţi în îndeplinirea sarcinilor şi atribuţiilor ce le revin, ei trebuie să posede cunoştinţe necesare, să-şi evalueze continuu necesităţile de instruire şi să le adapteze mereu la schimbările permanente din administraţie. In al doilea rând, în administraţia publică activează funcţionari cu specialităţi şi nivel de studii variate, cu grade diferite de conştientizare a rolului deosebit pe care îl are funcţionarul public. Diversitatea profesională, intelectuală, culturală, nivelul diferit de pregătire a angajaţilor în administraţia publică impun necesitatea permanentă de perfecţionare a lor şi, evident, revizuirea necesităţilor de instruire. Şi, nu în ultimul rând, o programă de instruire va fi eficientă şi va avea un impact pozitiv asupra activităţii, doar dacă la elaborarea ei se va ţine seama de necesităţile de instruire ale funcţionarilor instruiţi.
Studierea şi analiza necesităţilor de instruire trebuie să se desfăşoare în cadrul unui sistem organizat, cu caracter unitar, bazat pe un studiu ştiinţific efectuat la trei niveluri cu relaţii de colaborare între ele şi anume:
- la nivel individual (fiecare funcţionar);
- la nivelul instituţiei publice, contribuind, astfel, la îmbunătăţirea calitativă a personalului angajat şi, respectiv, a activităţii instituţiei în general;
- de către instituţia care prestează servicii de instruire, asigurând posibilitatea de a satisface mai concret necesităţile de instruire.
Procesul de identificare a necesităţilor de instruire urmează a fi făcut pentru diferite categorii de funcţii, accentul punându-se în mod deosebit pe două mari categorii:
- Pentru funcţii administrative de conducere, eligibile la nivel superior. Personalul de conducere, ales în funcţie provine din diferite domenii de activitate. Existenţa lor în funcţie este limitată în timp, ei apar şi dispar prin opţiunile electoratului.
Pentru ei studierea necesităţilor de instruire trebuie să se axeze pe două criterii: gradul de conştientizare a poziţiei şi rolului pe care îl ocupă în contextul organizatoric şi funcţional al instituţiei administrative şi cunoştinţe de ordin general şi managerial pentru a fi în posesia competenţelor necesare îndeplinirii sarcinilor specifice.
- Pentru personalul de specialitate, stabil în funcţie. Personalul de specialitate, stabil în funcţie este specializat pe diferite probleme, este permanent şi are sarcini El trebuie să asigure îndeplinirea atribuţiilor instituţiei indiferent de coloratura politică. Astfel, studierea necesităţilor de instruire trebuie să se axeze pe determinarea necesităţilor de instruire la nivelul instituţiilor publice şi detalierea lor la nivel individual, raportate la activităţile pe care le desfăşoară.
În plan metodologic, experienţa studiată demonstrează faptul că identificarea necesităţilor de instruire este eficientă dacă se efectuează:
La nivelul instituţiei publice:
- pe termen lung;
- mediu;
- necesităţi imediate.
La nivel individual:
- pe termen lung;
- mediu;
- necesităţi imediate.
Metode de studiere a necesităţilor de instruire:
- analiza fişelor de post;
- elaborarea profilurilor de competenţă;
- chestionare;
- interviuri/discuţii în grup;
- analiza evaluărilor de performanţă;
- discuţii cu managerii lor şi cu alte persoane cu care interacţionează.
1. Analiza fişelor de post poate constitui o sursă importantă în stabilirea necesităţilor de instruire a categoriei de funcţionari care urmează să-şi perfecţioneze calificaţia. Asta doar în situaţia în care acestea sunt clar relevante pentru responsabilităţile de serviciu, asigură că sarcinile importante nu sunt omise, sunt obiective, nu bazate pe preconcepţii, reflectă doar funcţia, nu şi pe deţinătorul acesteia. Dezavantajul este că acestea, de regulă, nu conţin detalii privind abilităţile şi atitudinile necesare pentru performanţa cea mai bună.
- Elaborarea profilurilor de competenţă. Competenţa înseamnă cunoştinţe, abilităţi şi atitudini manifestate în conduita de serviciu.
Profilul este tiparul competenţelor care asigură performanţa cea mai eficientă la serviciu.
Profilurile de competenţă sunt o sursă importantă de identificare a necesităţilor de instruire şi sunt mai utile decât fişele de post în acest proces.
- Chestionarele/anchetele trebuie să conţină întrebări care ar concretiza momente de ordin:
Tehnic, cu referire la:
- date personale (vârstă, sex, vechime în muncă, studii etc.);
- durata instruirii;
- periodicitatea;
- perioada;
- formele, metodele de instruire solicitate;
- locul desfăşurării.
Tematic, cu referire la:
- aprecierea performanţelor profesionale individuale;
- evaluarea propriilor cunoştinţe în raport cu obligaţiunile funcţionale;
- argumentarea necesităţii instruirii;
- instruirea profesională: conţinutul programelor de instruire, module, tematică, domenii;
- abilităţi, deprinderi practice necesare pentru exercitarea obligaţiunilor funcţionale.
- Interviuri, discuţii în grup. În procesul de studiere a necesităţilor de instruire sunt răspândite două tipuri de interviuri:
- Interviuri structurate. Oferă informaţii cantitative şi calitative referitor la necesităţile de instruire şi permit evaluarea eficienţei instruirii anterioare, identificarea aspectelor cantitative a necesităţilor de instruire, identificarea domeniilor principale şi subdomeniilor instruirii necesare, analizarea aspectelor calitative de instruire, obţinerea informaţiei despre schimbările posibile din cadrul lucrului şi necesităţile ulterioare de instruire.
- Interviuri aprofundate. Sunt potrivite, în special, în cazul problemei legate de un subiect complex, căutării informaţiei detaliate, respondenţilor ocupaţi cu statut înalt, problemei legate de un subiect extrem de delicat.
- Analiza evaluărilor de performanţă. În cadrul procedurii de evaluare a performanţelor profesionale a personalului se identifică necesităţile de dezvoltare profesională, care se notează în fişa de evaluare şi se discută în cadrul interviului de evaluare. Dacă înregistrările sunt accesibile, trebuie studiate amănunţit pentru a deduce necesităţile de instruire şi, ulterior, a planifica activităţile de instruire.
6. Discuţii cu managerii lor şi cu alte persoane cu care interacţionează.
Grupurile-ţintă. Acest instrument de identificare a necesităţilor de instruire reprezintă, de regulă, un set de întrebări ce sunt puse de o persoană unui grup mic de persoane (care îndeplinesc unele caracteristici relevante pentru evaluare). Aceste discuţii pot varia în dimensiune şi durată şi pot combina elemente atât din interviuri, cât şi observaţia participantului.
Grupurile-ţintă se folosesc la identificarea şi definirea problemelor, identificarea punctelor forte, punctelor slabe şi recomandărilor, generarea noilor idei. Sesiunea grupului-ţintă este un interviu şi nu o discuţie de grup, sesiune de rezolvare a problemei sau grup de luare a deciziilor.
Observaţiile sunt metodele prin intermediul cărora un individ sau indivizi adună date din prima sursă în procesele sau comportările studiate. Abordările observaţionale, de asemenea, permit evaluatorului să înveţe despre lucrurile de care participanţii sau echipa ar putea să nu ştie sau pe care aceştia nu doresc sau nu pot să le discute într-un interviu sau grup-ţintă.
In concluzie: este important ca analiza necesităţilor de instruire să reflecte necesităţile de reformă ale fiecărei instituţii şi de stadiul exact, actual al competenţelor de post al actualilor funcţionari.