Administrație publică

Planificarea activităţilor de instruire

Următoarea etapă a procesului de instruire este planificarea activităţilor, ca şi re­zultat al studierii şi analizei necesităţilor de instruire. La această etapă managerii, specialiştii în probleme resurse umane analizează şi sistematizează necesităţile de in­struire identificate şi elaborează planul anual de dezvoltare profesională a personalu­lui, care conţine informaţii referitor la tipurile, formele de instruire, durata activităţilor, finanţarea acestora, prestatorii serviciilor de instruire.

Instruirea profesională continuă a funcţionarilor publici se realizează prin următoarele tipuri de instruire:

1. instruire internă (în cadrul autorităţii publice);
2. instruire externă (în afara autorităţii publice).^[1]

Procesul de dezvoltare profesională poate fi realizat prin diverse forme de instru­ ire:^[2]

• cursuri de instruire de scurtă şi lungă durată;
• stagii (în ţară şi peste hotare);
• seminare;
• conferinţe;
• mese rotunde;
• ateliere;
• instruire la distanţă;
• tutelare;
• rotaţie pe posturi etc.

Autorităţile publice, dar şi prestatorii serviciilor de instruire, care promovează un sistem coerent de dezvoltare profesională realizează cursuri axându-se pe mai multe direcţii:

• instruirea funcţionarilor publici debutanţi, aflaţi în perioada de probă, în scopul adaptării şi integrării acestora în funcţia publică;
• instruirea continuă a funcţionarilor, în scopul aprofundării cunoştinţelor, dezvoltării abilităţilor, modelării atitudinilor necesare exercitării eficiente a atribuţiilor funcţionale;
• instruire generală în cadrul căreia se discută subiecte ce vizează managementul, administraţia publică etc.;
• instruire specializată care abordează subiecte în domenii concrete de activitate - economie, finanţe publice, resurse umane, relaţii publice etc.

Conform prevederilor Legii cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, fiecare funcţionar public are obligaţia, dar şi dreptul să participe anual la activităţi de dezvoltare profesională cu durata de, cel puţin, 40 de ore. Iar autoritatea publică are obligaţia să asigure fiecărui funcţionar public realizarea acestui drept.

Implementarea activităţilor de perfecţionare

Organizarea dezvoltării profesionale a personalului urmăreşte scopul formării unui mecanism efectiv de instruire a cadrelor bazat pe un sistem bine determinat şi eficient de sporire a nivelului de calificare a personalului din organele administraţiei publice şi din alte instituţii interesate. La această etapă se realizează activităţile planificate la etapa anterioară.

În conformitate cu prevederile Regulamentului cu privire la perfecţionarea profesională afuncţionarilor publici, alineatul 11, „Reţeaua prestatorilor serviciilor de instruire se formează din Academia de Administrare Publică de pe lângă Preşedintele Republicii Moldova, în calitate de centru naţional de instruire a personalului din ser­viciul public, din instituţii de învăţământ, centre de instruire a personalului din ser­viciul public..."^[3]

Astfel, dezvoltarea profesională a personalului din administraţia publică este realizată de către Academia de Administrare Publică:

• la comanda de stat, stabilită anual prin Hotărâre de Guvern;
• cu suportul financiar al partenerilor de dezvoltare;
• la solicitarea autorităţilor publice, altor instituţii, suplimentar la comanda de

Conform Regulamentului cu privire la organizarea şi desfăşurarea procesului de perfecţionare continuă a personalului, programele de instruire sunt elaborate pentru fiecare categorie de funcţionari în conformitate cu necesităţile lor de instruire, precum şi cu obligaţiunile lor funcţionale. În unele cazuri programele sunt coordonate cu or­ganele administraţiei publice interesate.

Programa de instruire prevede modulele, lista de discipline (subiecte), numărul de ore teoretice şi practice prevăzute pentru categoria dată de funcţionari, formele şi metodele de instruire, cadrele didactice, formatorii care vor realiza această programă, precum şi modalitatea de verificare şi evaluare a cunoştinţelor şi deprinderilor acumu­late în timpul instruirii.

Evaluarea cursurilor de perfecţionare, efectuată la finele fiecărui curs, denotă utili­tatea şi oportunitatea organizării şi desfăşurării lor.

Evaluarea activităţilor de perfecţionare

În vederea identificării unor tendinţe, trăsături, probleme ale instruirii continue, se efectuează sistematic o analiză a organizării şi desfăşurării procesului de dezvoltare profesională a funcţionarilor din administraţia publică, care a condus la stabilirea nive­lului de interdependenţă dintre organizarea, evaluarea şi eficienţa perfecţionării cadrelor.

În scopul determinării nivelului de organizare şi desfăşurare a procesului de perfecţionare continuă a personalului din administraţia publică, precum şi a rezulta­telor activităţii cursanţilor, la finele fiecărui curs este necesar de efectuat evaluarea procesului de realizare a cursurilor de perfecţionare, precum şi a cunoştinţelor, de­prinderilor acumulate de către participanţii la instruire.

În literatura de specialitate evaluarea este considerată o operaţie de comparaţie: se compară un rezultat cu un obiectiv, se compară situaţia de la care s-a plecat cu cea la care s-a ajuns. A evalua înseamnă a face o apreciere, bazându-ne pe o măsură sau pe o informaţie şi referindu-ne la criterii. Se evaluează în vederea luării unei decizii}⁶

Evaluarea organizării şi desfăşurării cursurilor de perfecţionare este necesară din, cel puţin, trei motive:

1. Se constată dacă scopul şi obiectivele programei de instruire au fost realizate.
2. Se face o analiză a propunerilor în vederea adaptării continue a programelor la necesităţile de instruire.

3. Se stabileşte impactul pe care îl are instruirea asupra eficienţei activităţii cursanţilor.

De aici reiese că evaluarea cursurilor interesează în egală măsură pe:

• organizatorii instruirii, care, prin analiza concluziilor, îmbunătăţesc calitatea activităţilor de perfecţionare;
• cursanţi, care urmează să implementeze cele studiate în timpul integrării ulterio­are în activitatea profesională;
• autorităţile administraţiei publice care îi deleagă la studii, cărora le revine un rol deosebit, deoarece efectele instruirii se reflectă în manifestarea în practică a ceea ce au studiat la cursuri.

În realitate, procesul de evaluare conţine o serie de particularităţi, în funcţie de scopul urmărit şi modalităţile utilizate.

Menţionăm aici trei modalităţi de efectuare a evaluării cursurilor de perfecţionare. Astfel, evaluarea poate fi efectuată pe parcursul derulării programei de instruire, la finele ei, precum şi ulterior, în primele zile de după curs.

Evaluarea unui curs de perfecţionare se referă atât la rezultatele instruirii cât şi la procesul obţinerii lor. Astfel, evaluarea trebuie să stabilească corectitudinea derulării cursului, precum şi dacă există vreo abatere de la cele planificate. Este foarte impor­tant acest lucru, deoarece doar la o urmărire atentă a ceea ce se întâmplă în timpul instruirii, devine clar ce trebuie modificat pentru ca rezultatele să fie înalte.

Informaţii privind organizarea şi desfăşurarea instruirii putem afla pe parcursul derulării acesteia. Aceste informaţii pot fi obţinute atât prin exprimare orală, cât şi în formă scrisă. Dar, indiferent de forma obţinerii informaţiei, ea va avea efect benefic atât pentru cursanţi, cât şi pentru organizatori, doar dacă va avea un scop bine deter­minat, va fi bine planificată şi se va efectua în mod corect.^[4]

Expunerile orale constituie un izvor de informaţii sincere, rapide, furnizate de către participanţi referitor la modul de organizare şi desfăşurare a cursului. Părerile participanţilor sunt solicitate nu în mod oficial, ci ocazional în timpul pauzelor.

Este binevenit ca chiar din prima zi să se aleagă un şef al grupului, se constituie un consiliu, în cazul în care grupul este mai numeros, pentru a obţine informaţii operative despre impresiile cursanţilor.

Un rol important îl are evaluarea efectuată la sfârşitul fiecărei zile de studii. Participanţii sunt rugaţi să-şi împărtăşească impresiile referitor la toate aspectele cursului, având posibilitatea să intervină ulterior ori de câte ori au de adăugat sau de completat ceva.

Avantajul expunerii orale rezidă în faptul că obţinem informaţii imediate referi­tor la derularea cursului şi, astfel, avem posibilitatea să efectuăm operativ unele modificări, în cazul în care ele sunt necesare, solicitate şi, desigur, posibile.

Dezavantajul este că s-ar putea întâmpla să ne răpească prea mult timp şi să fie chiar riscant, în cazul în care se iniţiază o discuţie prea aprinsă care îi scapă de sub control moderatorului.

Obţinerea informaţiilor scrise de la participanţi pe parcursul derulării programei de instruire este mai puţin riscantă şi, de regulă, se efectuează într-un timp mai scurt. Analiza ulterioară a concluziilor conduce la îmbunătăţirea activităţii de orga­nizare a desfăşurării cursului de perfecţionare, în special, precum şi a procesului de perfecţionare, în general.

Evaluarea efectuată la sfârşitul cursului de perfecţionare urmăreşte un scop triplu.

In primul rând, evaluarea finală ne va permite să obţinem o informaţie referi­tor la faptul ce atitudini, abilităţi, cunoştinţe au obţinut cursanţii, precum şi opiniile participanţilor referitor la derularea cursului în ansamblu. Astfel, într-un mod rapid, vom afla dacă programa a corespuns aşteptărilor participanţilor, dacă a avut scopul şi obiectivele bine formulate şi dacă temele incluse în programă au acoperit toate obiec­tivele propuse, dacă formele şi metodele de instruire au fost prezentate într-o manieră interesantă, care au fost punctele slabe ale programei, care au fost calităţile esenţiale ale ei.

In al doilea rând, aceste şi alte informaţii obţinute în cadrul evaluării finale con­stituie un instrument important pentru îmbunătăţirea planificării şi elaborării unor pro­grame de perfecţionare ulterioare, având la bază necesităţile de instruire expuse de către participanţi şi deci adaptarea programei la posibilităţile reale.

In al treilea rând, putem afla, la nivel teoretic, care sunt intenţiile de implemen­tare în practică a cunoştinţelor, abilităţilor acumulate la curs, precum şi obstacolele pe care, eventual, consideră că le vor întâlni în procesul de implementare.

Generalizând, menţionăm faptul că la elaborarea chestionarelor de evaluare tre­buie să acordăm atenţie următoarelor elemente:

1. Programa de instruire:

• conţinutul programei de instruire;
• scopul, obiectivele propuse;
• utilitatea temelor;
• profesionalismul, competenţa formatorilor;
• cunoştinţele, abilităţile şi atitudinea participanţilor.

2. Realizarea programei de instruire:

• formele şi metodele utilizate;
• regimul de lucru;
• condiţiile logistice;
• rezultatele organizaţionale.

3. Rezultatele obţinute:

• avantajele instruirii;
• intenţiile de implementare.

Interesează în mod deosebit şi impactul pe care îl are instruirea asupra eficienţei activităţii cursanţilor. În acest sens, este necesară utilizarea unor metode de evaluare postcurs, pentru a stabili dacă cunoştinţele acumulate sunt aplicate eficient, au crescut performanţele cursanţilor şi dacă, ulterior, ar trebui reformulate anumite module şi tematici de instruire continuă.

În concluzie, din cele expuse conchidem că la evaluarea unui curs de perfecţionare trebuie să acordăm atenţie atât programei propriu-zise, cât şi procesului de realizare a ei. Astfel, este necesar să ne axăm atenţia asupra următoarelor momente:

1. Elementele care se evaluează:

• conţinutul programei de instruire şi realizarea ei;
• atitudinea participanţilor;
• competenţa formatorilor;
• rezultatele realizării etc.

2. Tehnicile care sunt utilizate pentru evaluare:

• chestionare;
• teste;
• interviuri;
• discuţii etc.

3. Modalităţile de evaluare:

• în timpul derulării cursului;
• la sfârşitul cursului;
• în perioada postcurs.

Evaluarea activităţii participanţilor la cursuri

Evaluarea activităţii participanţilor la cursuri de perfecţionare se efectuează în conformitate cu Regulamentul cu privire la dezvoltarea profesională a personalului.

Realizarea evaluării activităţii participanţilor la cursuri de perfecţionare este necesară din două considerente:

1. Evaluarea cunoştinţelor şi abilităţilor acumulate de către participanţii la curs constituie un mijloc de informare. Pentru a progresa, cursanţii au nevoie şi trebuie să fie informaţi despre succesele înregistrate şi golurile care mai trebuie umplute. Deci evaluarea trebuie să constituie o parte a procesului de instruire profesională.
2. Evaluarea constituie un mijloc de autocontrol al formatorului, deci este un mo­ment de reflecţie asupra metodelor şi formelor de instruire utilizate.

Evaluarea activităţii cursanţilor, a cunoştinţelor, abilităţilor acumulate la curs se realizează în funcţie de scopul şi obiectivele instruirii, prin diferite probe, sub formă de teste, convorbiri, discuţii-dispute, lucrări practice, susţinerea referatelor, alte forme accesibile.

Sunt recomandabile probele practice, testele.

Probele practice urmăresc scopul de a stabili în ce măsură cursanţii sunt capabili să implementeze în practică conceptele prezentate în cadrul instruirii. Ele se efectuează individual sau în grup şi constau în rezolvarea unor situaţii reale sau simulate. Apre­cierea o poate face formatorul sau un grup de „experţi" selectaţi din membrii grupului. Avantajul probelor practice îl constituie faptul că ele redau foarte exact capacitatea cursanţilor de a aplica în practică cunoştinţele acumulate în perioada instruirii.

Cel mai puţin subiectiv şi mai rapid sistem de evaluare a cunoştinţelor îl constituie evaluarea prin teste de evaluare finală care au menirea să ofere o imagine exactă a capacităţilor cursanţilor. În literatura de specialitate acest sistem se numeşte docimolo- gie.^[5]

Testele de evaluare finală constau din chestionare sau liste de întrebări, fiecare având mai multe răspunsuri posibile, dintre care cursantul trebuie să-l aleagă pe cel corect. La elaborarea testelor de evaluare finală trebuie să se ţină seama de faptul că pentru fiecare obiectiv trebuie elaborată o secvenţă care să verifice gradul de realizare a acestuia.

Fiecare întrebare este apreciată cu un anumit număr de puncte. Cumularea răspunsurilor date de cursanţi permite calcularea rezultatului testului şi aprecierea activităţii cursantului.

Pentru aprecierea activităţii cursanţilor sunt folosite patru calificative: „foarte bine," „bine," „satisfăcător, " „nesatisfăcător."

Elaborarea testelor de evaluare finală, conform prevederilor sistemului docimo- logic de evaluare, trebuie să aibă la bază următoarele elemente:

• conţinutul întrebărilor, care trebuie să reflecte temele din programa de instruire, să scoată în evidenţă nivelul cunoştinţelor participanţilor, să excludă discriminarea răspunsurilor;
• forma întrebărilor, care trebuie să se bazeze pe corectitudinea formulării textului întrebărilor, varietatea formei întrebărilor, formularea agreabilă şi motivantă pentru cursanţi;
• evaluarea rezultatelor testării. Pentru a evita ambiguitatea în apreciere, răspunsurile trebuie notate conform unei grile. Aprecierea răspunsurilor corecte tre­buie făcută în funcţie de gradul de dificultate a întrebărilor.

Eficienţa perfecţionării profesionale a personalului din administraţia publică depinde în mare măsură de organizarea procesului de perfecţionare, or practica a demonstrat că doar un proces organizat de pregătire şi perfecţionare a personalului, cu caracter continuu şi sistematic, care are drept scop actualizarea şi îmbunătăţirea cunoştinţelor de specialitate a funcţionarilor din administraţia publică contribuie la exercitarea eficientă a obligaţiunilor funcţionale ale acestora.

Cunoştinţele, abilităţile acumulate de către funcţionarii publici la cursuri, pre­cum şi intenţiile lor de implementare în practică a pregătirii profesionale urmează a fi evaluate de către autorităţile publice în momentul reluării activităţii acestora printr-o analiză a schimbărilor survenite în activitatea lor după instruire, precum şi prin sta­bilirea performanţelor obţinute de către cursanţi în activitatea practică, drept rezultat al participării lor la cursurile de perfecţionare.

În concluzie, dezvoltarea profesională a personalului din administraţia publică constituie un proces complicat, divers soluţionat şi care nu poate fi analizat indepen­dent de schimbările care survin în sistemul administrativ.

^[1] Regulamentul cu privire la perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici, aprobat prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 845 din 26.07.2004 // Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2004, nr. 132-134.

^[2] Ibidem.

^[3] Regulamentul cu privire la perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici, aprobat prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 845 din 26.07.2004, Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2004, nr. 132-134.

^[4] Formarea formartorilor. Colectiv de autori. Bucureşti, 1998, pag. 180.

^[5] Această noţiune a fost utilizată pentru prima dată de către Henri Pieron pentru a desemna ansamblul cercetărilor psihologice şi psihopedagogice în domeniul examenelor de cunoştinţe şi presupune elabo­rarea unor teste menite să ofere o imagine exactă a capacităţilor cursanţilor.