Administrație publică

Secretarul unității administrativ-teritoriale

Detalii
Categorie: Administrație publică
Accesări: 536
Pin It

INTRODUCERE

     Termenul de "secretar"(a), provine din latinescul "secretum"[1] și desemnează o persoană care știe și păstrează secrete. Primele forme ale scrierii au apărut din necesitățile administrației de stat de a emite dispoziții, de a da ordine și a administra bunuri, putem lega apariția acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităților, considerați a constitui prima celulă a birocrației[2], în Orientul antic.

       Funcția de secretar al UAT implică o pregătire deosebită întrucât este cel care avizează/contrasemnează pentru legalitate actele emise de organele deliberative alese/ numite, trebuind să fie la zi cu toată legislaţia din fiecare domeniu de competenţă a acestuia.

       De-a lungul timpului, în ţara noastră, a purtat denumiri diferite, cum ar fi aceea de notar, de secretar de (birou) comitet executiv al Consiliului Popular, secretar de primărie, secretar al municipiului, oraşului, comunei, iar în prezent secretar al unităţii administrative teritoriale. Alături de primar, secretarul unităţii administrativ-teritoriale este una din cele mai vechi funcţii din administraţia publică locală.

       Instituţia a fost impusă şi de organizarea şi dezvoltarea continuă a colectivităţilor locale, de creşterea rolului acestora în viaţa economică şi socială a naţiunii, de aplicarea consecventă a principiului descentralizarii si autonomiei locale. Ca si primarul, secretarul este al întregii colectivităţi locale, al unităţii administrativ-teritoriale şi se află în serviciul acestora. Iată de ce, este cât se poate de greşită formula care, din păcate, se mai foloseşte şi în zilele noastre, formula potrivit căreia secretarul ar fi „al consiliului local” sau „al primarului” sau „al primăriei”. Practic, ar fi al nimănui întrucât, sub aspect legislativ, primăria nici nu există ca instituţie publică.

       Secretarul unităţii administrativ-teritoriale este persoana care asigură continuitatea şi permanenţa administraţiei publice locale. Secretarul are sarcina extrem de importantă de a asigura conformitatea cu legea a tuturor actelor emise de primar, precum şi a celor adoptate de consiliul local, respectiv consiliul judeţean.

       Deşi legea nu o spune în mod expres, secretarul este practic juristul colectivităţii locale în care îşi desfăşoară activitatea.

CAPITOLUL 1. SECRETARUL UNITĂȚII ADMINISTRATIV - TERITORIALE

        Fiecare unitate administrativ-teritorială și subdiviziune administrativ-teritorială a municipiilor are un secretar salarizat din bugetul local. Secretarul comunei, orașului, municipiului, județului și al subdiviziunii administrativ-teritoriale a municipiilor este funcționar public de conducere, cu studii superioare juridice sau administrative.

  • Secretarul se bucură de stabilitate în funcție.
  • Secretarul unității administrativ-teritoriale nu poate fi membru al unui partid politic, sub sancțiunea destituirii din funcție.
  • Secretarul unității administrativ-teritoriale nu poate fi soț, soție sau rudă de gradul întâi cu primarul sau cu viceprimarul, respectiv cu președintele sau vicepreședintele consiliului județean, sub sancțiunea eliberării din funcție.

       Recrutarea, numirea, suspendarea, modificarea, încetarea raporturilor de serviciu și regimul disciplinar ale secretarului unității administrativ-teritoriale se fac în conformitate cu prevederile legislației privind funcția publică și funcționarii publici.

CAPITOLUL 2. ATRIBUȚIILE SECRETARULUI UAT-ULUI

       Secretarul unității administrativ-teritoriale îndeplinește, în condițiile legii, următoarele atribuții:

a) avizează, pentru legalitate, dispozițiile primarului și ale președintelui consiliului județean, hotărârile consiliului local, respectiv ale consiliului județean;

b) participă la ședințele consiliului local, respectiv ale consiliului județean;

c) asigură gestionarea procedurilor administrative privind relația dintre consiliul local și primar, respectiv consiliul județean și președintele acestuia, precum și între aceștia și prefect;

d) organizează arhiva și evidența statistică a hotărârilor consiliului local și a dispozițiilor primarului, respectiv a hotărârilor consiliului județean și a dispozițiilor președintelui consiliului județean;

e) asigură transparența și comunicarea către autoritățile, instituțiile publice și persoanele interesate a actelor prevăzute la lit. a), în condițiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;

f) asigură procedurile de convocare a consiliului local, respectiv a consiliului județean, și efectuarea lucrărilor de secretariat, comunică ordinea de zi, întocmește procesul-verbal al ședințelor consiliului local, respectiv ale consiliului județean, și redactează hotărârile consiliului local, respectiv ale consiliului județean;

g) pregătește lucrările supuse dezbaterii consiliului local, respectiv a consiliului județean, și comisiilor de specialitate ale acestuia;

h) alte atribuții prevăzute de lege sau însărcinări date de consiliul local, de primar, de consiliul județean sau de președintele consiliului județean, după caz.

CAPITOLUL 3. CONTRAVENȚII ȘI SANCȚIUNI

       Constituie contravenții și se sancționează cu amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei următoarele fapte:

a) nepunerea în aplicare, cu rea-credință, a hotărârilor consiliului local de către primar;

b) nepunerea în aplicare, cu rea-credință, a hotărârilor consiliului județean de către președintele consiliului județean;

c) neprezentarea în termenul prevăzut de Legea finanțelor publice locale a proiectului bugetului unității administrativ-teritoriale de către primar, respectiv președintele consiliului județean, din culpa lor;

d) neprezentarea de către primar sau președintele consiliului județean a rapoartelor prevăzute de lege, din culpa lor;

e) neluarea măsurilor necesare, stabilite de lege, de către primar sau președintele consiliului județean, în calitatea acestora de reprezentanți ai statului în unitățile administrativ-teritoriale.

       Constatarea contravențiilor și aplicarea amenzilor se fac de către prefect, în calitatea sa de autoritate publică, reprezentant al Guvernului pe plan local.

CAPITOLUL 4. INTERDICȚII ȘI INCOMPATIBILITĂȚI

       Având în vedere rolul pe care secretarul îl are în cadrul comunei sau oraşului şi pe lângă autorităţile administraţiei publice locale care funcţionează la acest nivel-consiliul local şi primar- legiuitorul a creat o normă imperativă ce impune ca persoana care va ocupa această funcţie să aibă studii superioare, juridice sau administrative (art. 116 din Legea nr. 215/ 2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare).

       Perioada în care persoana cu studii superioare juridice ocupă funcţia de secretar al unităţii administrativ-teritoriale, precum şi funcţii de conducere din aparatul propriu de specialitate al unităţii administrativ-teritoriale/ subdiviziuni administrativ-teritoriale constituie vechime în specialitate.

      Sub sancţiunea destituirii din funcţie, secretarul unităţii administrativ teritoriale nu poate fi membru al unui partid politic.

       Prevederea stipulată de Legea nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conform căreia secretarul unităţii administrativ teritoriale nu poate fi soţ, soţie sau rudă de gradul întâi cu primarul, sub sancţiunea eliberării din funcţie respect aceleaşi cerinţe de obiectivitate şi imparţialitate.

      Dacă o persoană se află în vreuna din situaţiile respective, ea nu poate ocupa funcţia de secretar, iar dacă o asemenea situaţie a intervenit ulterior, adică în timpul în care deţine funcţia de secretar, urmarea firească este eliberarea din funcţie.

       Este de observat faptul că, în cazul nerespectării dispoziţiilor cu privire la interdicţia de a fi membru al unui partid politic, sancţiunea disciplinară este ,,destituirea din funcţie” , ca urmare a nerespectării regimului incompatibilităţilor, în timp ce în cazul nerespectării prevederilor cu privire la gradul de rudenie, măsura care se aplică este „eliberarea din funcţie”, considerându-se că, în această ipoteză, secretarul nu mai îndeplineşte o condiţie specifică pentru ocuparea acestei funcţii.

       Recrutarea, numirea, suspendarea, modificarea, încetarea raporturilor de serviciu şi regimul disciplinar ale secretarului unităţii administrativ-teritoriale se fac în conformitate cu prevederile legislaţiei privind funcţia publică şi funcţionarii publici, respectiv Legea nr. 188/1999,[3] republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

       Legiuitorul a stabilit la art. 6 din Legea nr. 215/2001,[4] republicată, cu modificările şi completările ulterioare, că raporturile dintre autorităţile administraţiei publice locale şi autorităţile publice de la nivel judeţean se bazează pe principiile autonomiei, legalităţii, responsabilităţii, cooperării şi solidarităţii în rezolvarea problemelor întregii colectivităţi.

       Considerăm că aceste principii trebuie să guverneze şi raporturile secretarului unităţii administrativ-teritoriale (deşi nu este definit ca fiind autoritate a administraţiei publice locale), cu autorităţile administraţiei publice locale.

       Ca şi prefectul, care este „al judeţului”, secretarul este „al unităţii administrativteritoriale”. Sublinierea prin care denumirea acestei funcţii arată că ea se desfăşoară în slujba comunităţii și este binevenită. Unii aleşi locali încă tind să considere că secretarul este „al consiliului”, sau mai grav, „al primarului”. Secretarul de unitate administrativ-teritorială, ca şi prefectul, reprezintă garantul legalităţii.

       În virtutea principiilor descentralizării şi deconcentrării administraţiei publice locale, prin intermediul prefectului s-a realizat transferul unor atribuţii ale autorităţii centrale şi a dreptului de tutelă administrativă de la Guvern la reprezentantul în teritoriu al acestuia, prefectul.

       Relaţia cu Instituţia Prefectului este sintetizată în atribuţia secretarului care „asigură gestionarea procedurilor administrative privind relaţia dintre consiliul local şi primar, respective consiliul judeţean şi preşedintele acestuia, precum şi între aceştia şi prefect”.

       În mod practic, această atribuţie se concretizează în comunicarea de către secretar către cele trei autorităţi a diverselor acte emise de către aceste autorităţi, a invitaţiilor la şedinţele consiliului local, gestionarea diverselor situaţii inclusiv cele contencioase în care sunt implicate cele trei autorităţi.

       În conformitate cu prevederile art. 6 alin. 2 din acelaşi act normativ, între prefect, pe de o parte, consiliile locale şi primari, precum şi consiliile judeţene şi preşedinţii acestora, pe de altă parte, nu există raporturi de subordonare, ci de colaborare. Raţiunea acestei colaborări constă în aceea ca prefectul, pe de o parte, şi autorităţile administraţiei publice locale, pe de altă parte, să-şi desfăşoare activitatea fără presiuni şi imixtiuni.

CAPITOLUL 5. ROLUL SECRETARULUI ÎN CADRUL CONSILIULUI LOCAL

       Convocarea consiliului local în şedinţe este de competenţa primarului, în cazul şedinţelor ordinare şi de competenţa primarului sau a cel puţin o treime din numărul consilierilor, în cazul şedinţelor extraordinare, în ambele ipoteze aceasta făcându-se prin intermediul secretarului unităţii adiministrativ-teritoriale, cu cel puţin 5 zile înaintea şedinţelor ordinare sau cel puţin 3 zile înainte de şedinţele extraordinare, cu excepţia cazurilor de forţă majoră şi de maximă urgenţă când convocarea se face „de îndată”. Convocarea se face într-o şedinţă anterioară, consemnându-se despre aceasta într-un proces-verbal, iar pentru ca actul de convocare să fie valabil, acesta trebuie să cuprindă data, ora şi locul desfăşurării acesteia, precum şi proiectul ordinii de zi.

       Ordinea de zi a şedinţei consiliului local se aduce la cunoştinţă locuitorilor comunei sau oraşului prin mass-media sau prin orice alt mijloc de publicitate.

       Convocarea consiliului local se face prin intermediul secretarului unităţii administrative teritoriale prin emiterea de către primarul localităţii a unei dispoziţii de convocare în care vor fi precizate: data şedinţei; ora la care se va ţine şedinţa; locul desfăşurării; ordinea de zi a şedinţei consiliului local.

       În toate cazurile convocarea se consemnează în procesul-verbal al şedinţei.

       Invitaţia de şedinţă va cuprinde o parte din dispoziţia de convocare şi ea va fi transmisă consilierilor locali prin grija secretarului unităţii administrativ-teritoriale.

       Proiectul de hotărâre constituie forma finală a unei propuneri, rezultatul unei activităţi susţinute de documentare teoretică şi cu privire la situaţia de fapt. Proiectele de hotărâri pot fi propuse de consilierii locali, de primar, viceprimar sau de cetăţeni. Redactarea proiectelor se face de cei care le propun, cu sprijinul secretarului unităţii administrativ-teritoriale şi al serviciilor din cadrul aparatului propriu de specialitate al primarului. Redactarea acestor rapoarte de specialitate trebuie să fie clară, fluentă şi inteligibilă, fără dificultăţi sintactice şi pasaje obscure sau echivoce, cu respectarea strictă a regulilor gramaticale şi de ortografie.

       Secretarul mai are și un rol important în cadrul votării prin apel nominal - va da citire numelui şi prenumelui fiecărui consilier, în ordinea alfabetică. Consilierul nominalizat se ridică şi pronunţă cuvântul „ pentru” sau „contra”, în funcţie de opţiunea sa.

       Secretarul unităţii administrativ-teritoriale nu va contrasemna hotărârea în cazul în care consideră că aceasta este ilegală, situaţie în care va depune în scris şi va expune consiliului local opinia sa motivată, care va fi consemnată în procesul-verbal al şedinţei. Hotărârile consiliului local vor fi comunicate de secretarul unităţii administrativ-teritoriale primarului şi prefectului de îndată, dar nu mai târziu de 10 zile lucrătoare de la data adoptării.

       Comunicarea, însoţită de eventualele obiecţii cu privire la legalitate, se face în scris de către secretar şi va fi înregistrată într-un registru special destinat acestui scop. Hotărârile cu caracter normativ devin obligatorii şi produc efecte de la data aducerii lor la cunoştinţă publică, iar cele individuale, de la data comunicării.

       Pentru fiecare şedinţă a consiliului local secretarul unităţii administrativ – teritoriale întocmeşte un proces verbal al şedinţei.

       Pentru fiecare şedinţă de consiliu se întocmeşte de către secretarul unităţii administrativ- teritoriale un dosar special al şedinţei respective. Acest dosar special al şedinţei va fi numerotat, sigilat şi semnat de preşedintele de şedinţă (consilierul care conduce şedinţele de consiliu) şi secretarul unităţii administrativteritoriale după aprobarea procesului verbal de şedinţă.

CONCLUZII

       Realizând acest referat am învățat ce presupune activitatea de secretariat într-o instituție publică și cu ce se ocupă o persoană desemnată în această funcție. Am conștientizat faptul că nu e o muncă deloc ușoară care necesită răbdare, acuratețe, o atenție sporită și effort permanent. Este o persoană cheie într-o unitate administrativ teritorială, fără de care ar fi foarte greu, ea realizând principalele sarcini, începând cu întocmirea diferitelor documente, primirea cetățenilor și satisfacerea intereselor acestora, până la luarea unor hotărâri alături de primar sau consiliu local/ județean. Pentru un secretar al unei unității administrativ - teritoriale, caracterizat de un înalt spirit de responsabilitate nu există o valoare mai imporatantă decât îndeplinirea sarcinilor de serviciu. Acesta are un rol foarte important în administrația locală, de el depinde buna funcționare a acestuia. Trebuie să fie foarte atent la toate actele semnate de primar și să-și expună părerea, trebuie să organizeze arhiva hotărârilor consiliului local, că convoace consiliul de câte ori e necesar, să întocmească procese-verbale, să redacteze hotărârile ș.a. Observăm că există numeroase atribuții pe care le are în sarcina sa, de aceea această funcție trebuie să fie apreciată la justa valoare.

BIBLIOGRAFIE

 

[1] (lat) secretum - secret, taină;

[2] era considerată a fi scribul - o persoană care scria de mână/copia cărți sau documente și care ajuta localitatea să-și țină înregistrările scrise, în zilele noastre poartă denumirea de “secretar”.

[3] Legea privind statutul funcționarilor publici.

[4] Legea administraţiei publice locale

Facebook

Articole Noi

Cele mai citite

Parteneri