Orice activitate umană, pentru a se derula efectiv, presupune în prealabil fundamentarea, luarea unei decizii. Dicţionarul explicativ al limbii române explică noţiunea de decizie în felul următor: „ hotărîre luată în urma examinării unei probleme, a unei situaţii etc., soluţie adoptată (din mai multe posibile); hotărîre luată de un organ al administraţiei de stat (pot fi incluse şi organele administraţiei publice locale) sau un organ de jurisdicţie”.
Specialiştii în domeniu, definesc decizia autorităţilor publice drept un „mecanism de realizare a administraţiei publice”. Performanţele autorităţilor publice sînt apreciate după rezultatul deciziilor pe care ele le-au luat. Adoptarea deciziei nu este o simplă manifestare unilaterală de voinţă, ci constituie un proces complex , constituit din mai multe etape şi cu implicarea mai multor participanţi.
Astfel, în literatura de specialitate, decizia administrativă este definită ca un „proces complex de căutare şi selectare a unei variante decizionale din mai multe posibile, în vederea realizării unui obiectiv al administraţiei publice şi care influenţează activitatea a cel puţin unei persoane din sistem, a sistemului administrativ în ansamblu sau a societăţii în general”.
Decizia administrativă este o manifestare de voinţă a funcţionarilor sau a organelor administraţiei, manifestare ce este premergătoare acţiunilor de întreprins şi prin care se optează pentru o soluţie, în vederea atingerii unui scop.
Fiecare sistem de conducere începe cu stabilirea unui anumit scop, cu determinarea obiectivelor care trebuie realizate în procesul activităţii. În acest context, este justă afirmaţia potrivit căreia conducerea înseamnă întotdeauna un proces de luare a deciziei, de examinare a posibilităţilor de elaborare a acesteia. Decizia administrativă, ca instrument de conducere a procesului de exercitare a puterii executive, are o deosebită importanţă deoarece determină acţiunea, care antrenează colectivele de oameni cu condiţia să procedeze într-un anumit fel, într-un segment concret de acţiune colectivă.
Iată de ce calitatea conducerii depinde, în mare măsură, de măiestria adoptării fiecărei decizii administrative, orice conducător în activitatea sa caută să “blocheze fisurile” unde se produc “pierderi”, cu alte cuvinte caută să “optimizeze” activităţile sub aspectul cheltuielilor şi consumurilor de resurse material și umane.
Raportul dintre resursele cheltuite şi rezultatul obţinut, exprimat în preţuri de cost, trebuie “optimizat” în raport cu obiectivul stabilite, cu performanţele urmărite, într-un cuvînt, în raport cu acea calitate a conducerii pe care dorim s-o realizăm. Dar aceasta va depinde de faptul cît de justificate vor fi deciziile administrative luate.
Oricum ar fi definită decizia, ea reflectă un ansamblu de activităţi umane raţionale, desfăşurate în vederea rezolvării optime a unor situaţii sau probleme care se impun la un moment dat.
Decizia apare însă nu numai ca un element caracteristic al activităţii umane din administraţia publică, ci este element esenţial al oricărei activităţi umane, în special al gîndirii, în vederea atingerii unui scop şi al selecţionării mijloacelor pe care urmează să le utilizeze pentru atingerea acestui scop.