Procesul decizional este extrem de complex, iar organele abilitate în acest scop au o mare responsabilitate pentru a putea evita adoptarea unor decizii eronate. De calitatea deciziilor depinde şi calitatea actului administrativ. Trebuie să se urmărească eficacitatea rezultatelor deciziilor (acces rapid la informaţiile relevante, recunoaşterea şi identificarea mai rapidă a problemei, acces mai uşor la instrumentele de analiză) şi eficienţa procesului decizional (reducerea costurilor de decizie, reducerea timpului de decizie şi reducerea efortului depus). Putem spune că un proces decizional bun, poate fi asociat cu succesul pe termen lung al instituţiei.
Pentru ca decizia administrativă să fie corectă, trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:
- să fie fundamentată ştiinţific;
- să aibă un caracter realist;
- să intervină în timp util;
- să fie integrată în ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior;
- să fie oportună.
Unii autori ai lucrărilor de specialitate sînt de părerea că analiza noţiunii de decizie, în general, ne conduce la faptul că aceasta semnifică un raport care se realizează între înţelegere şi voinţă, ca elemente fundamentale.
- Înţelegerea. A înţelege înseamnă a-şi face o ideie clară şi exactă despre un lucru, a pătrunde, a cuprinde cu mintea; a pricepe; a constata, a vedea, a observa, ne spune Dicţionarul explicativ al limbii Române.
Ca element al deciziei, înţelegea trebuie să se realizeze după anumite procedure, grupate în cadrul general al dezbaterilor sau al deliberării.
A delibera, ne spune acelaşi dicţionar, înseamnă a chibzui în comun şi a discuta asupra unei hotărîri de luat sau a unei chestiuni de realizat. Deliberarea este acţiunea de a delibera şi rezultatul ei şi cuprinde trei etape:
- Determinarea obiectului deciziei ce urmează a fi luată;
- Analiza subiectului deliberării;
- Propuneri de măsuri.
- Voinţa. Oricît de profundă ar fi analiza şi clară opinia privind obiectivul urmărit sau mijloacele necesare realizării acestuia, oamenii trebuie să se hotărască pentru a acţiona într-un anumit sens. Această hotărîre exprimă expresia voinţei lor.
Voinţa celor care decid este determinată de înţelegere, care o disciplinează, o orientează şi o metodizează.
- Contopirea celor două elemente. În vederea adoptării unei decizii fundamentale şi eficiente se impune ca voinţa să ţină seama de realităţile măsurilor stabilite prin deliberare.
- Factorul timp. Este foarte important pentru decizia administrativă în raport cu cele două elemente ale sale – înţelegerea şi voinţa – precum şi cu cerinţele etapei în care oamenii trăiesc.
Pentru fiecare decizie există un timp oportun, momentul propice în care aceasta trebuie să fie luată, adoptată sau emisă. Timpu este şi factorul care verifică temeiniciile şi justeţea unei decizii.
Importanţa operaţiilor decizionale este exprimată într-o manieră aforistică: “A conduce înseamnă a decide”. Această formulă evidenţiază că deciziile sînt elementul motor al conducerii şi al exercitării funcţiilor de planificare, organizare şi control. Astfel, activitatea de conducere înregistrează succese sau eşecuri în funcţie de modul în care se desfăşoară procesele decizionale.
În fiecare zi oamenii iau decizii pentru orientarea activităţilor lor personale, pe cînd conducerea elaborează decizii, care direcţionează acţiunile colectivităţilor umane, unităţilor economice şi sociale, acţiunile economice şi sociale, acţiunile întregii societăţi.