Prin noţiunea politica de personal a statului e justificat să înţelegem formarea strategiei muncii cu cadrele, stabilirea scopurilor şi sarcinilor, determinarea principiilor ştiinţifice de recrutare, selectare, promovare, repartizare şi dezvoltare a personalului, perfecţionarea formelor şi metodelor de lucru cu personalul în condiţiile istorice concrete a unei sau altei etape de dezvoltare a ţării.
a) Recrutarea
Recrutarea reprezintă procesul de integrare, încorporare a angajatului în organul de stat.
Recrutarea constituie o serie de activităţi folosite pentru a obţine o categorie calificată de solicitanţi. Ea întruneşte mai multe scopuri: completarea cadrelor, sporirea numărului de solicitanţi cu grade diferite de calificare, reducerea probabilităţii de fluctuaţie a colectivului, mărirea duratei de eficienţă organizaţională.
Deosebim trei tipuri de recrutare:
Recrutarea generală se practică pentru ocuparea posturilor de un rang inferior şi se realizează prin mijloace simple: anunţuri, oferte de serviciu în ziare, la radio şi televiziune, oficiile forţelor de muncă;
Recrutarea specializată se efectuează în cazul angajării personalului de rang mediu. Ca sursă de recrutare pot servi instituţiile de învăţămînt de profil, autorităţile publice;
Recrutarea elitară se face pentru ocuparea funcţiilor de rang superior. Mecanismul de realizare a acestei metode îl constituie promovările şi transferurile, iar sursa principală este potenţialul de funcţionari publici ce activează în sistemul serviciului public. Pot participa şi persoane cu experienţă de activitate în sectorul privat.
Independent de tipul de recrutare aplicat e necesar să fie respectate principiile:
- obiectivitate;
- transparenţă;
- egalitate de acces.
în Europa, cadrul legislativ privind recrutarea este extrem de important. Diverse situaţii, ca schimbul de servicii, angajarea temporară, contractele pe termen fix, concedierile nedorite, concediile de maternitate şi testările psihologice, afectează procesul de recrutare.
în domeniul administraţiei publice s-au conturat mai multe procedee de recrutare a personalului, care se utilizează consecutiv sau concomitent, în vederea angajării unor persoane care să întrunească cerinţele postului respectiv.
Unul dintre ele, este numirea persoanelor în funcţii în baza recomandărilor emise de diferite comisii. în acest caz, ar fi de dorit ca cei care realizează recrutarea, să se informeze din timp asupra diferitelor însuşiri şi trăsături de caracter ale celor care urmează să fie repartizaţi în administraţia publică, pentru a se evita pe cît e posibil încadrarea celor care nu doresc sau nu au calităţile necesare. De altfel, în literatura de specialitate, este unanim recunoscut faptul că acest mod de recrutare are unele neajunsuri care determină abţinerea de la utilizarea lui.
Recrutarea prin repartiţie se poate realiza şi printr-un act administrativ, eliberat de oficiile forţei de muncă din cadrul autorităţilor competente în problemele potenţialului uman.
Recrutarea liberă este o altă metodă utilizată în domeniul administraţiei publice. Avîndu-se în vedere unele principii ale conducătorului de a-şi forma echipa în baza opţiunilor proprii, această metodă are şi unele dezavantaje, printre care remarcăm posibilitatea de manifestare a subiectivismului. Trebuie precizat însă că în alegerea liberă este necesar să se ţină seama de condiţiile stabilite prin diferite acte normative: vechime în muncă, studii etc.
Metoda cea mai avantajoasă, apreciată unanim atît de teoreticieni, cît şi de practicieni, este concursul, promovat larg atît în ţara noastră, cît şi în alte ţări ale lumii.
Această metodă permite lărgirea sferei de recrutare pentru funcţiile din administraţia publică, dînd posibilitate, în acelaşi timp, prin caracterul său public, de a se realiza un control din partea cetăţenilor asupra modului în care se face recrutarea personalului din administraţia publică. Printre avantaje poate fi menţionat şi faptul că existenţa unei comisii de specialişti presupune, cel puţin teoretic, realizarea unei aprecieri obiective şi, prin urmare, garanţia recrutării celor mai buni. La modalităţile de organizare a concursului ne vom referi detaliat în paragraful "Angajarea personalului administraţiei publice".
în întreaga activitate de recrutare a personalului pentru administraţia publică, avîndu-se în vedere caracterul programat al acesteia, în cazul unei administrări în reconstrucţie cum este a noastră, trebuie permanent avută în vedere şi problema repartizării raţionale a personalului în cadrul organelor administraţiei publice. Ea trebuie să se rezolve ţinîndu-se seama de cele doua cerinţe dominante ce pot asigura un personal competent şi anume: pe de o parte, stabilitatea şi, pe de altă parte, reîmprospătarea permanentă a fondului de cadre. Stabilitatea personalului în administraţia publică este o problemă de mare actualitate, ce priveşte în special funcţionarii publici de specialitate de nivel superior şi mediu, urmărind eliminarea fluctuaţiei existente. Dar este necesară şi o primenire permanentă a corpului de funcţionari, ceea ce se poate realiza prin determinarea unei mobilităţi (dirijate) atît din punct de vedere teritorial, cît şi al nivelurilor ierarhice.
în legătură cu recrutarea şi repartizarea personalului în administraţia publică, pot fi puse în discuţie unele aspecte privind originea geografică a candidaţilor. Spre exemplu, o justă reprezentare în cadrul autorităţilor centrale ale administraţiei publice a populaţiei din toate zonele ţării asigură o concordanţă necesară între structura socială a administraţiei şi structu'ra socială a societăţii pe care o serveşte. în aceeaşi ordine de idei, subliniem necesitatea unei preocupări atente şi constante, pentru a se recruta în cadrul diferitelor autorităţi publice, atît la nivel central, cît şi local, în mod proporţional cu structura naţională a populaţiei din ţară, funcţionari ce provin din rîndul minorităţilor naţionale,
b) Selectarea
Calitatea aparatului de stat este determinată de modul de selectare a cadrelor. Nici o politică de stat nu poate fi promovată fără selectarea cadrelor şi lucrul permanent cu ele. De aici rezultă importanţa teoretică, politică şi practică a activităţii organizatorice a organelor de conducere, în special, a celor care au menirea să se ocupe de politica de personal. Sînt bine cunoscute neajunsurile ce persistă, greşelile comise în acest context, precum şi consecinţele grave ale acestora. Pentru a fi cît mai obiectivi, este necesar de a studia minuţios şi competent oamenii capabili să îndeplinească o funcţie de dirijare, o muncă ce solicită o bună pregătire profesională.
Procesul selectării, arta muncii organizatorice constau anume în cunoaşterea multilaterală a lucratorilor, a calităţilor pozitive şi neajunsurilor acestora, în intuirea perspectivei de promovare a lor, repartizîndu-i astfel, încît fiecare să se simtă la locul său şi să-şi manifeste cu totală dăruire calităţile personale.
Funcţiile superioare pot fi oferite în mod sistematic funcţionarilor publici. Ele pot fi, de asemenea, de caracter politic şi pot fi acordate persoanelor din cercurile ministeriale sau cabinetelor lor: deţinătorii unor asemenea funcţii administrative de conducere îşi ocupă posturile pe durata termenului de activitate a ministerelor respective cu eventualitatea suspendării activităţii în cazul unei crize a cabinetului.
Mai mult decît atît, accesul la posturile de prim rang care nu sînt politice, adică nu sînt legate de structurile politice ale ministerelor, variază în dependenţă de faptul dacă sistemul administrativ al ţării este un sistem ierarhic (de carieră) sau un sistem funcţional.
în sistemul ierarhic funcţiile sînt rezervate funcţionarilor publici pentru totdeauna, iar accesibilitatea la ele este influenţată de condiţii bine definite. Numirea în funcţie poate fi decisă de funcţionarii de la un nivel administrativ mai superior, adesea în cadrul organelor colective de luare a deciziei, dar se poate face şi de cei care sînt responsabili din punct de vedere politic, decizia luîndu-se fără restricţie sau în baza recomandărilor făcute de un organ administrativ de selectare preventivă.
O selectare riguroasă se desfăşoară în mai multe etape şi, reducînd treptat numărul celor selectaţi, alegem pe cel mai bun, cel mai potrivit pentru postul vacant. Este foarte necesar ca procesul selectării să se desfăşoare pe baze democratice, respectîndu-se principiile autonomiei şi descentralizării.
Etapele selectării cadrelor:
- publicitatea;
- acceptarea cererilor;
- interviul candidaţilor;
- testarea;
- alegerea celui mai bun.
Publicitatea. Important e să fie folosită la maximum orice metodă, orice formă de reclamă. Pentru aceasta trebuie să fie elaborată o simplă schemă de acţiune.
Pentru început e necesar să fie publicată în ziarul local o informaţie despre locul vacant, indicîndu-se beneficiile sistemului municipal (orăşenesc, raional) de angajare.
Altă metodă publicitară poate fi prin afişare cu anunţarea funcţiilor libere. Pentru aceasta trebuie pregătite anunţuri privind posturile vacante: titlul şi obligaţiile, gradul de calificare, salariul, beneficiile şi calificaţiile minime, modul de întocmire a formularului, datele de reper pentru înaintarea cererii, cîteva avantaje ale angajatului şi alte detalii ce prezintă interes pentru solicitanţi.
Aceste anunţuri, întocmite bine, explicite, trebuie plasate în locuri publice, cum ar fi organul de administrare publică locală, oficiul poştal, biblioteca, instituţia de învăţămînt etc.
Cînd s-a adunat un număr suficient de candidaţi, se procedează la alegerea celui mai potrivit. Mai întîi fiecare dintre solicitanţi completează un formular, care trebuie să includă informaţii despre persoana respectivă (experienţa profesională, studiile şi referinţele ei, adresa, starea sănătăţii şi alte date importante).
Formularul completat trebuie să fie cît mai scurt şi mai clar, demon- strînd prin aceasta capacitatea de a livra informaţii curente.
Formularul trebuie supus unui control preliminar, pentru a verifica orice informaţie. Controlul preliminar poate include un sunet de telefon sau contacte personale cu referinţele solicitantului şi cu persoanele care l-au angajat anterior. Contactul nemijlocit cu şeful precedent e important numai în cazul, în care candidatul îşi dă consimţămîntul.
Dacă solicitantul nu posedă calificările minime cerute pentru funcţi; respectivă, el poate fi exclus din concurs. Despre această decizie persoan; dată trebuie informată imediat.
Acceptarea cererilor. Dacă informaţia din formular confirmă că per soana respectivă poate fi calificată pentru poziţia dată şi controlul prelimi nar arată că informaţia este exactă, cererile se prezintă pentru a fi acceptate Se acceptă numai cererile semnate de solicitanţi. Cererea nu este un act formal. Ea oferă informaţii care îl ajută pe şeful serviciului personal să aprecieze potenţialul candidatului în obţinerea unor performanţe corespunzătoare postului vacant. Următorul pas poate fi convorbirea cu candidatul.
Interviul candidaţilor. în funcţie de structura organului de conducere, interviul poate fi întreţinut de primar, de preşedintele raionului, de funcţionarul responsabil de personal, de persoane departamentale, de şeful nemijlocit sau de alte persoane cu funcţii de răspundere.
în unele cazuri poate fi practicat interviul iniţial, susţinut de un lucrător de la serviciul personal care ulterior îl va informa pe superior. Acest interviu permite a releva, în general, datele caracteristice ale candidatului, preocupările, priceperea lui de a activa în postul pretins.
Această probă reprezintă o simplă conversaţie cu scopul de a determina dacă studiile, experienţa, interesele şi temperamentul persoanei corespund funcţiilor în cauză. Poate fi întreţinut şi un interviu de profunzime, prin care şeful secţiei, direcţiei de personal sau altă persoană responsabilă în domeniu va cunoaşte mai în detaliu candidatul.
Răspunsul poate fi considerat pozitiv, dacă persoana e în stare să analizeze problema dată, să evidenţieze direcţiile alternative ale activităţii şi să ajungă la o decizie.
Responsabilul trebuie să înregistreze impresiile sale despre solicitant, preferabil pe un formular special.
în scopul evaluării abilităţilor şi a cunoştinţelor pretendentului şi aprecierii gradului de adaptare a lui la noua muncă, responsabilul poate să efectueze o testare a candidatului. în aşa caz se elaborează o blanchetă specială.
Examinarea. Toate numirile în funcţii trebuie să se facă pe bază de merit şi aptitudini. Meritele şi aptitudinile sînt criteriile fundamentale aplicabile în procesul testării. Examinările urmează să fie pregătite de către sau sub supravegherea directorului de personal şi au menirea să contribuie la testarea obiectivă a capacităţilor şi aptitudinilor candidaţilor, calităţi ce vor contribui la îndeplinirea eficientă a obligaţiilor lor profesionale viitoare.
Admiterea la examene poate fi dată în sarcină funcţionarilor de rînd ai serviciului organului executiv atunci cînd directorul de personal, după consultări cu şeful departamentului în cauză, constată că numărul de pretendenţi calificaţi la ocuparea posturilor este suficient pentru organizarea concursului.
Examinările pot fi competitive, deschise ori de promovare, accesibile tuturor funcţionarilor ce dau dovadă că întrunesc calităţile necesare calificării. Directorul de personal poate limita admiterea la examenele de promovare a funcţionarilor din secţii şi departamente speciale, atunci cînd asemenea acţiuni sînt în interesul organului administrativ.
Pentru unele funcţii de conducere poate fi organizată o testare formală a candidatului, care se face în mod oral, în scris ori combinat.
Alegerea şi înregistrarea candidaţilor. Candidaţii care obţin punctajul de trecere la concursuri sau examene de promovare nu pot primi în mod automat postul preferat de ei. Numele fiecărui candidat este înscris pe listele categoriei/clasei pentru care au fost examinaţi în conformitate cu punctajul final obţinut, plus prevederile statutului preferenţial de veteran, atunci cînd sînt acceptate.
în cazurile în care în urma examinării rămîn mulţi candidaţi, aceştia sînt înscrişi în liste conform punctajului final, obţinut la concurs în ordine descrescîndă. Celelalte liste sînt refăcute conform vechimii în muncă, pentru examinarea de promovare şi în ordinea primirii cererilor la angajarea iniţială.
c) Angajarea personalului administraţiei publice
Dreptul de angajare în serviciul public este garantat de Constituţia Republicii Moldova (art.39). Potrivit art. 13, alin.l din Legea serviciului public, dreptul de a se angaja în serviciul public îl au cetăţenii RM, indiferent de rasă, naţionalitate, sex, confesiune, care domiciliază permanent în republică, posedă studiile corespunzătoare şi sînt apţi pentru exercitarea funcţiei conform certificatului medical de sănătate.
Condiţiile generale de acces la funcţia publică sînt elementele specifice funcţiei publice, prin care legiuitorul urmăreşte să garanteze valorificarea profesională a viitorilor funcţionari şi să limiteze arbitrariul în selectare. Ele sînt stabilite în Legea serviciului public art. 11 şi 13.
în RM, conform alin.l, art. 14 al Legii serviciului public, ocuparea funcţiilor publice se face prin angajare, numire, alegere şi concurs.
Angajarea se efectuează în baza studiilor de specialitate şi a particularităţilor individuale, cerute de funcţia respectivă.
Numirea se efectuează de către autoritatea publică ierarhic superioară sau de către persoana împuternicită cu asemenea răspundere. Procesul de angajare prin alegere are avantajul că funcţionarul se bucură de o oarecare independenţă faţă de puterea centrală, oferind posibilitatea ca funcţia publică să se exercite sub influenţa şi în conformitate cu opinia publică.
Credem că cea mai eficientă metodă de încadrare în serviciul public este concursul. El are ca obiectiv asigurarea respectării principiului egalităţii accesului la funcţii publice prin promovarea meritelor privind încadrarea şi avansarea în serviciul public.
Guvernul Republicii Moldova, prin Hotărîrea din 7 noiembrie 1997,-a adoptat Regulamentul cu privire la organizarea concursului pentru ocuparea funcţiei publice vacante în autorităţile publice, conţinutul căruia e următorul:
Concursul de ocupare a funcţiei publice vacante se organizează de către autoritatea publică interesată, în conformitate cu Legea serviciului public, alte acte normative în vigoare, precum şi prezentul Regulament şi are scopul de a asigura dreptul de acces egal al persoanelor la încadrarea în serviciul public, conform capacităţilor şi nivelului de pregătire profesională.
Dreptul de a participa la concursul de ocupare a funcţiei vacante în autorităţile publice (în continuare - concursul) îl au cetăţenii Republicii Moldova ce posedă limba de stat şi domiciliază permanent în republică, corespund cerinţelor necesare de a ocupa funcţia publică vacantă şi sînt apţi din punct de vedere medical să exercite funcţia încredinţată şi nu li se aplică restricţiile prevăzute în punctul 6 al Regulamentului.
Concursul se organizează de către autoritatea publică, ce dispune de funcţii vacante, pentru persoanele care se încadrează sau avansează în serviciul public, inclusiv pentru funcţionarii publici incluşi în rezerva de cadre, indiferent de funcţia ce o deţin la momentul desfăşurării concursului.
Autoritatea publică respectivă anunţă concursul cu o lună înainte de data organizării acestuia.
în cazul constituirii autorităţilor administraţiei publice locale şi raionale, alese conform Codului electoral, concursul se anunţă de autoritatea respectivă cu 7 zile înainte de data organizării acestuia.
Concursul se desfăşoară în două etape. La prima etapă se anunţă primirea documentelor necesare pentru a participa la concurs. Informaţia despre organizarea concursului şi condiţiile de participare la el urmează, în mod obligatoriu, a fi publicată în presa republicană. în anunţul de organizare a concursului se indică:
- autoritatea publică ce organizează concursul;
- denumirea funcţiei publice vacante;
- cerinţele înaintate faţă de persoanele ce pretind la ocuparea funcţiei publice vacante;
- documentele necesare pentru admitere la concurs;
- e) obiectivele ce stau în faţa acestei funcţii publice.
Persoana, care doreşte să participe la concurs şi la moment activează în autoritatea publică ce organizează concursul, prezintă numai cererea de admitere.
Persoana nu se admite la concurs în cazul în care:
- este considerată, prin hotărîrea instanţei de judecată în vigoare, incapabilă sau cu o capacitate de exerciţiu limitată;
- are antecedente penale, rezultate din infracţiuni intenţionate ce nu au fost ridicate sau stinse în modul stabilit de lege;
- nu este aptă, din punct de vedere medical, pentru exercitarea funcţiei, conform certificatului medical de sănătate, dacă pentru funcţia respectivă sînt stabilite cerinţe speciale faţă de sănătatea persoanelor în cauză;
- funcţia la care pretinde persoana este în subordinea sau sub controlul funcţiilor deţinute în aceeaşi autoritate publică (sau în altele) de rudele ei directe (părinţi, fraţi, surori, copii) sau de rudele ei prin alianţă (soţul, soţia, părinţii, fraţii, surorile soţiei (soţului));
- refuză de a prezenta declaraţia despre venituri şi averea care-i aparţine, conform legislaţiei în vigoare.
Decizia cu privire la data, timpul şi locul desfăşurării etapei a doua a concursului se ia de către conducătorul autorităţii publice după verificarea documentelor prezentate. în caz de stabilire în procesul verificării documentelor a unor împrejurări ce pot servi drept obstacol în angajarea persoanei în serviciul public respectiv, ea este informată în scris despre aceasta cu 3 zile înainte de începerea etapei a doua a concursului, indicînd motivul neadmiterii la concurs.
Autoritatea publică este în drept să anunţe un concurs repetat, în cazul în care rezultatele concursului nu au relevat candidaţii corespunzători.
Perioada de probă. Potrivit alin.l al art. 16 al Legii serviciului public la încadrarea în serviciul public prin angajare sau numire părţile pot conveni asupra susţinerii unei perioade de probă, în care se verifică dacă persoana corespunde funcţiei. Perioada de probă nu poate fi mai mare de 6 luni, în care nu intră absenţele motivate de la serviciu.
Pe durata angajării de probă, considerată serviciu necalificat, angajatul poate fi concediat de către comisia de numiri, fără dreptul de a revoca decizia. înştiinţarea despre concediere în perioada de probă se face în scris, de către responsabilul de angajări, pe numele directorului de personal, însoţită de un raport în scris ce conţine cauzele concedierii, pentru ca directorul de personal să hotărască dacă numele persoanei respinse în timpul angajării de probă să fie sau nu restabilit de listele eligibile.
Sistemul înregistrării angajatului. Cel mai elementar component al politicii de personal e sistemul înregistrării angajatului, care include un curriculum vitae al fiecăruia.
Oficialităţile organelor de conducere trebuie să posede date exacte şi concise despre angajaţii lor, aceasta fiind o măsură preventivă foarte importantă.
Pentru orice angajat documentul necesar este fişa în care se conţine curriculum vitae şi altă informaţie despre angajat: studiile, starea familială, experienţa de muncă.
Fişa personală este un formular destinat înregistrării tuturor dateloî importante despre angajat. Ea poate include date despre prima angajare, salariul, departamentul, schimbările ulterioare în cadrul organelor de stat, promovare, concediere.
Evaluările periodice ale performanţei angajatului, înregistrate în fişa lui, sînt foarte importante şi pot servi drept călăuză în deciziile de personal.
Pot fi cîteva modalităţi de angajare.
Angajarea iniţială e oferită candidaţilor noi ori candidaţilor care încă n-au studii superioare. în acest caz angajarea se face pe baza registrelor candidaţilor.
Restabilirea este o acţiune ce restabileşte candidatul care a fost înlăturat ori transferat la un post inferior în loc să fie concediat din cauza insuficienţei de lucru ori fonduri.
Reangajarea este o angajare fără concurenţă a candidatului, care a fost anterior angajat şi care a fost concediat din cauza încălcării statutului obişnuit. Un astfel de candidat poate fi restabilit, la acelaşi sau la alt lucru similar, de agenţia de remunerare şi promovare fără examinare sau adeverinţă de angajare.
Angajări sezoniere, angajări cu program complet sau redus. Angajările pentru completarea funcţiilor vacante cu program complet, redus şi sezonier se fac numai după atestarea candidaţilor din listele de selectare, reangajare sau promovare.
Angajarea provizorie. în cazul în care nu sînt liste disponibile, cînd nu este un număr suficient de persoane dispuse să accepte angajarea sau cu scopul de a completa un post temporar al unui angajat aflat într-un concediu îndelungat, conducătorul este în drept să autorizeze o numire provizorie a unei persoane care întruneşte calităţile necesare îndeplinirii funcţiei respective.
Un angajat provizoriu, din categoria lucrătorilor necalificaţi, poate fi concediat de către responsabilii de angajare, fară orice drept de revocare din partea angajatului. Persoanele care sînt angajate temporar trebuie să aibă un minimum de calificare pentru îndeplinirea funcţiei.
Angajarea urgentă. Cînd e necesară efectuarea unui lucru, agenţia poate angaja persoane pe un termen anumit fără testare, adeverinţă sau aprobare preventivă din partea directorului.
Prezentarea angajatului. Prima impresie pe care o face noul angajat trebuie să fie cea mai bună, pentru că ea rămîne în memorie pe mult timp, uneori chiar pe toată viaţa, îl încurajează pe angajat să muncească bine. Pentru aceasta funcţionarul nou-venit în instituţia administraţiei publice trebuie să fie prezentat oficial de către persoana superioară a organului de conducere. A face prezentările corect este o adevărată artă.
în politica de personal ar trebui să ne călăuzim de un ansamblu de jaloane internaţionale:
- Numărul de funcţionari publici şi civili corespunde necesităţilor şi celei mai bune practici regionale şi internaţionale;
- Fondul de salarii pentru serviciul public este acceptabil din punct de vedere financiar şi se încadrează în schema financiară generală;
- Remunerarea este suficient de competitivă, pentru a recruta, menţine şi motiva suficient personal calificat la toate nivelurile;
- Sistemul de compensaţii este simplu, transparent şi sub formă bănească cu metode bazate pe principii de piaţă şi reguli pentru determinarea compensaţiei reale;
- Sistemul de control al instituţiilor funcţionează şi este conectat la sistemul informaţional computerizat despre personal şi statele de salarii în scopul asigurării unui control bugetar corespunzător al cheltuielilor ce ţin de angajaţi.