"Audierile publice" şi "dezbaterile publice" sunt întâlniri care facilitează schimbul de informaţii între reprezentanţii administraţiei şi cetăţenii interesaţi. Reprezentanţii administraţiei trebuie să realizeze aceste întâlniri într-un mod creativ şi trebuie ales sau conceput un format prin care cea mai bună formă să corespundă scopului întâlnirii şi nevoilor cetăţenilor.
Audierile publice sunt de obicei mult mai formale decât întâlnirile publice. O audiere publică este caracterizată prin ascultarea atentă, de către aleşi, a opiniilor exprimate de cetăţenii participanţi la audiere. O audiere publică este de obicei organizată atunci când administraţia are un plan, se ocupă de campania de informare publică şi intenţionează să facă un angajament. Aceasta trebuie să fie organizată înainte ca administraţia să semneze o aprobare pentru o construcţie nouă, sau înainte ca primăria să admită un buget propus spre aprobare consiliului local. În acest context, o audiere publică permite cetăţenilor interesaţi să-şi exprime punctele de vedere asupra planurilor aproape finalizate şi permite reprezentanţilor administraţiei să audă punctele de vedere ale cetăţenilor şi să aprecieze dacă planul necesită modificări de ultim moment.
Caracteristica esenţială a unei audieri publice este posibilitatea oferită reprezentanţilor administraţiei locale de a asculta şi de a lua în considerare părerile cetăţenilor înainte să fie luată decizia finală.
Câteva exemple de teme de audieri publice:
- proiectul de buget al primăriei;
- planuri pentru programe de dezvoltare economică;
- planuri strategice pentru reamenajarea centrului oraşului;
- planul multi-anual pentru dezvoltarea de capital;
- un plan pentru managementul de mediu pe domeniul public.
Sugestii pentru organizarea unei audieri publice:
- audierea publică este deschisă pentru toţi cetăţenii interesaţi;
- audierea publică este larg mediatizată înainte ca ea să aibă loc;
- publicitatea asigură informaţii pe tema subiectului audierii;
- audierea se desfăşoară într-un loc şi la o oră convenabilă pentru cei care intenţionează să participe;
- reprezentanţii ai administraţiei implicaţi în procesul decizional sunt prezenţi şi sunt pregătiţi să asculte;
- audierea începe de obicei cu o scurtă prezentare făcută de un reprezentant oficial al primăriei asupra problemei sau a acţiunii propuse spre revizuire. În continuare, audierea este deschisă comentariilor cetăţenilor;
- este utilă prezenţa unui facilitator profesionist pentru a menţine audierea publică într-o anumită direcţie, pentru a sublinia limita, durata timpului alocat şi pentru a reaminti participanţilor regulile de desfăşurare a întâlnirii;
- orice persoană care se înregistrează ca vorbitor poate să ia cuvântul, dar vorbitorii sunt limitaţi la o perioadă de timp (de regulă 3 minute);
- funcţionarii publici ascultă cu atenţie dar nu răspund vorbitorilor;
- la sfârşitul audierii, liderii mulţumesc cetăţenilor pentru comentariile acestora; audierea se poate încheia în acest punct, sau responsabilul de şedinţă ar putea rezuma concluziile audierii;
- raportul unei audieri va fi disponibil publicului şi presei. Cei care au scris acest raport trebuie să răspundă cu atenţie întrebărilor ridicate în cadrul audierii publice.
4.8. Tehnica Delphi[1]
Tehnica ”Delphi” se bazează pe principiul gândirii intuitive şi al perfecţionării acesteia, considerând că deciziile strategice şi tactice pot şi trebuie să fie fundamentate, într-o măsură apreciabilă, pe cunoştinţele şi intuiţia specialiştilor în domeniul respectiv.
Tehnica se caracterizează printr-un dialog permanent, cu caracter de dezbatere, între două grupuri de persoane (iniţiatorii şi panelul), cu scopul de a adopta anumite decizii. În esenţă, tehnica consta în obţinerea părerilor unor specialişti în legătură cu problema pusă în discuţie.
În aplicarea tehnicii “Delphi” se parcurg trei etape:
- pregătirea şi lansarea reuniunii,
- desfăşurarea reuniunii,
- prelucrarea datelor obţinute.
În etapa de pregătire şi lansare a reuniunii sunt specifice următoarele lucrări: stabilirea problemei pentru care se caută soluţii, aceasta trebuie formulată clar şi să se precizeze direcţiile principale în care va fi canalizată ancheta; constituirea grupului de specialişti căruia îi vor fi distribuite formularele de anchetă; elaborarea formularelor de anchetă care trebuie să fie cât mai complete şi clare. Tot în această etapă se distribuie formularele pentru completare, însoţite de instrucţiunile ce conţin modalităţile de completare, indicându-se scopul anchetei şi termenul la care se solicită răspunsul.
În etapa desfăşurării reuniunii are loc derularea anchetei propriu-zise, care cuprinde două momente mai importante:
? completarea chestionarului şi formularea unor propuneri de îmbunătăţire a acestuia. În situaţia în care propunerile membrilor grupului sunt de natură să aducă îmbunătăţiri semnificative, are loc perfecţionarea acestora după care vor fi distribuite, din nou, membrilor grupului de specialişti pentru completare şi formularea de noi opinii. Operaţia de distribuire - completare - îmbunătăţire a chestionarelor se poate repeta de mai multe ori până când majoritatea componenţilor grupului au aceeaşi opinie despre chestionarele
primite;
? colectarea şi verificarea chestionarelor, dacă acestea au fost completate la toate poziţiile şi dacă nu s-au strecurat erori formale de exprimare a unităţilor de măsură a fenomenelor şi proceselor economice cuprinse în ele.
În etapa de prelucrare a datelor are loc sistematizarea acestora, stabilirea metodologiei de prelucrare a lor, tratarea propriu-zisă a informaţiilor, prezentarea, analiza şi interpretarea rezultatelor, după care se prezintă variantele decizionale pentru a fi adoptată cea care oferă avantajul maxim.
Calitatea deciziilor ca urmare a practicării tehnicii, este influenţată de anumiţi factori, cum ar fi: realismul şi claritatea prezentării problemei decizionale supuse anchetei şi a elaborării chestionarelor; calitatea şi eterogenitatea componenţilor grupului (panelului); perioada în care membrii grupului trebuie să răspundă la chestionare şi să transmită răspunsurile; motivaţia componenţilor grupului în participarea şi obţinerea rezultatelor prin practicarea acestei metode.
Pentru fundamentarea deciziilor privind problemele supuse anchetei, un rol decisiv îl au potenţialul de sinteză şi de analiză a iniţiatorilor şi încrederea acordată de aceştia rezultatelor anchetei.
Practicarea în activitatea de management a tehnicii “Delphi” va asigura o serie de avantaje, printre care amintim: fundamentarea deciziilor strategice şi tactice; realizarea de strategii în domenii complexe; punerea în valoare la un nivel superior a pregătirii, experienţei, iniţiativei specialiştilor; accelerarea difuzării de cunoştinţe şi abordări noi între specialiştii care lucrează în diferite domenii şi manageri etc.
Limitele metodei se referă, în principal, la faptul că ia în considerare, de regulă, numai factorii specifici domeniului respectiv, deşi evoluţia pe termen lung şi mediu este determinată şi de factori externi acestuia.
[1] O. Nicolescu, Management, Ed. Economică, Bucureşti, 1996, p.304