Sesiunea de „brainstorming” este o tehnică ce se poate realiza relativ repede, fără costuri prea mari, şi nu necesită abilităţi specializate. Esenţa unei sesiuni de „brainstorming” este concentrarea pe o anumită problemă şi stimularea grupurilor de a genera idei şi de a rezolva problema respectivă.
Reguli generale pentru „brainstorming”
- pe parcursul sesiunii de brainstorming, toate părerile exprimate au valori egale. Nici o părere nu este criticată în nici un fel, chiar şi ideile neconstructive sunt acceptate;
- este bine să fie continuată sau desăvârşită o idee care a fost începută de către altcineva înainte;
- toate ideile sunt notate exact aşa cum au fost ele formulate;
- formularea de idei continuă până când nu mai apar idei noi;
- întrebări sau clarificări nu sunt permise decât după ce formularea ideilor s-a încheiat;
- numai acela care avansează o idee are dreptul să o clarifice, până când toată lumea din grup a înţeles-o. Oricine are dreptul să adreseze întrebări de-a lungul acestei etape;
- liderul grupului (moderatorul) poate angaja orice alt proces de identificare a celor mai promiţătoare idei şi le poate aduce spre argumentare grupului;
- în final, grupul trebuie să înţeleagă rezultatele finale şi cum vor fi folosite.
Sesiunea de „brainstorming” este un instrument de culegere a informaţiilor semnificativ, utilizat pentru obţinerea unor soluţii optime având în vedere resursele umane disponibile. Astfel, ne asigurăm că cea mai creativă soluţie nu este trecută cu vederea şi implicăm grupurile de interes în procesul de luare a deciziilor. De altfel, marea majoritate a grupurilor se simt bine atunci când se ţine cont de părerea lor. Sesiunea de „brainstorming” rămâne cea mai rapidă, uşoară şi ieftină modalitate la îndemâna administraţiei, pentru rezolvarea problemelor prin implicarea grupurilor de interes în cadrul acestui proces.
Practicarea tehnicii brainstorming presupune parcurgerea următoarelor etape: pregătirea reuniunii; analiza problemei; selecţionarea şi evaluarea soluţiilor.
Etapa de pregătire a reuniunii constă în stabilirea şi delimitarea precisă a problemei care urmează să fie pusă în discuţie şi pentru care se cer soluţii. În această etapă se stabileşte grupul de participanţi la discuţii, format din 5-12 persoane. Se recomandă ca participanţii să fie specialişti în diferite domenii, aceştia nu trebuie aleşi după funcţii, ci după capacitatea lor de a emite idei. Grupul trebuie să fie eterogen în privinţa profilului, pregătirii şi preocupărilor.
Tot în aceasta etapă se stabileşte responsabilul grupului, de a cărui pregătire şi pricepere depind în cea mai mare măsură rezultatele reuniunii. El trebuie să asigure condiţiile ca fiecare participant să-şi formuleze ideile sale, să urmărească ca aceste idei să fie în legătură cu problema pusă în discuţie, propunerile să se bazeze numai pe argumente fundamentate fără a apela la divagaţii largi. Responsabilul grupului trebuie să asigure un climat permisiv şi un dinamism susţinut în emiterea ideilor, contribuind astfel la dezvoltarea fenomenului de reacţie în lanţ.
În această etapă se stabilesc locul, data şi ora reuniunii. Se recomandă ca reuniunile să se programeze dimineaţa, când participanţii sunt odihniţi, iar durata acestora să nu depăşească 45 minute, pentru a se menţine avantajele spontaneităţii.
Etapa analizei problemei în reuniune are două faze: faza introductivă şi faza discuţiilor. În faza introductivă, responsabilul grupului expune în mod clar problema pentru care se cer soluţii de rezolvare şi se prezintă modul de desfăşurare a întrunirii. În faza de discuţii propriu-zise, participanţii emit soluţii în legătură cu modul de soluţionare a problemei. Soluţiile sunt înregistrate cu fidelitate, fără a se preciza autorii lor.
Pentru soluţionarea problemei se pot practica mai multe procedee: comparaţia simplă, comparaţia funcţională şi inspiraţia.
Comparaţia simplă este folosită pentru a deţine alte soluţii care să posede cel puţin o caracteristică cu soluţia căutată.
Comparaţia funcţională presupune identificarea de proprietăţi noi şi neobişnuite ale unor soluţii cunoscute, care, combinate şi rearanjate, să asigure alte modalităţi pentru rezolvarea aceleiaşi probleme.
Procedeul inspiraţiei (creativităţii) presupune concentrarea forţei intelectuale a componenţilor grupului, părăsindu-se căile tradiţionale, prin abordarea într-un mod original a problemei, pentru găsirea unei soluţii optime.
Pentru dezlănţuirea ideilor există, în principal, trei căi:
? calea progresiv-liniară, care se caracterizează prin însuşirea în continuare a unei idei, completarea ei până la găsirea unei soluţii practice a problemei discutate.
? calea catalitică, prin care ideile se declanşează prin analogie sau prin apariţia unei idei noi chiar opuse celei care a generat-o;
? calea mixtă, care reprezintă o combinare a primelor două, în care soluţia poate da naştere la idei de completare a soluţiei iniţiale, şi care, la rândul lor, pot dezvolta alte idei de completare sau opuse, ori poate da naştere unor idei diferite sau chiar opuse soluţiei iniţiale.