Comunicarea umană este plină de dificultăţi. Ori de câte ori încercăm să comunicăm, să convingem, să explicăm, să influenţăm, să îndeplinim un obiectiv, să educăm prin intermediul comunicării nu facem altceva, dacă dorim să demonstrăm că ştim ce vrem, decât să urmărim atingerea următoarelor obiective principale: să fim auziţi sau citiţi (receptaţi); să fim înţeleşi; să fim acceptaţi; să provocăm o schimbare de comportament sau de atitudine.
În condiţiile in care nu reuşim să atingem nici cel puţin unul din aceste patru obiective, înseamnă că am dat greş în procesul de comunicare. Cuvintele sunt doar simboluri care reprezintă lucruri şi idei; sunt coduri pe care le folosim pentru a ne exprima, gândurile, coduri care pot fi descifrate numai daca ambele părţi - emiţătorul" şi receptorul - conferă aceeaşi semnificaţie simbolurilor pe care le utilizează. Noi le atribuim - cuvintelor, codurilor - diferite înţelesuri, mai mult sau mai puţin vagi, atunci când le auzim sau când le folosim, dar adevăratul înţeles pe care noi îl dăm cuvintelor rezultă din modul în care fiecare dintre noi interpretează lumea înconjurătoare, pentru ca fiecare dintre noi o vedem şi o înţelegem în mod diferit. În consecinţă, individualitatea noastră este principalul obstacol în calea unei bune comunicări.
Dar, în procesul comunicării, nu folosim numai cuvintele pentru a comunica, ci putem utiliza imagini pentru a ne comunica, mesajul sau pentru a reliefa mai bine mesajul verbal transmis.
Ansamblul elementelor non-verbale ale comunicării este uneori denumit " metacomunicare " (meta în greceşte = dincolo sau în plus). Deci metacomunicarea reprezintă ceva în plus faţă de comunicare şi trebuie să fim totdeauna conştienţi de existenta şi importanța ei. Receptorul (ascultătorul) va folosi aceste elemente pentru a-l ajuta să interpreteze ce urmaţi să spuneţi, dar atenţie, el va prelua înţelesul mai degrabă din metacomunicare decât, din cuvintele auzite. De exemplu, atunci când sunteţi supărat, dacă încercaţi să ascundeți acest, lucra, trebuie să fiţi conştienţi de poziţia corpului, mimica feţei şi tonul vocii, aspecte care vă pot trăda.
Pentru a conferi comunicării o bună şansă de succes, este necesar să vă puneţi unele întrebări simple, şi anume:
- De ce comunic? Care este scopul meu real de a scrie sau vorbi? Să informez? Să influenţez? Să conving? Să fie o conversaţie? Ce sper eu să realizez prin mesajul transmis, o schimbare de atitudine sau o schimbare de opinie?
- Cine este cu precizie receptorul mesajului meu? (Ce fel de persoană este, ce personalitate are, educaţie, vârstă, statut social?) Cum va reacţiona la conţinutul mesajului meu şi ce ştie el despre conţinutul acestuia? (mult, puţin, nimic sau mai mult sau mai puţin decât mine);
- Unde va fi receptorul când va primi mesajul meu, în birou sau în apropierea altui obiectiv interesant? (Ce elemente ale mesajului nu sunt cunoscute fiind nevoit să-i reamintesc elemente ajutătoare?) Mesajul poate răspunde la problemele care îl interesează pe interlocutor sau mesajul pe care-l transmit va reprezenta prima informaţie pe care receptorul o va auzi despre o anume problemă? Sau care este relaţia mea cu ascultătorul: este subiectul mesajului meu un motiv de controversă între noi, atmosfera este cordială sau nu?
Comunicarea mesajului poate fi realizată de regulă în cuvinte, în imagini sau în cuvinte şi imagini. Care dintre modalităţile acestea va fi mai apreciată de receptor: cea scrisă, cea vorbită, sau o scrisoare, o discuţie personală sau un interviu? Din punct de vedere al organizării informaţiilor pe care doresc să le transmit, voi folosi o prezentare deductivă (încep cu punctul meu de vedere şi apoi voi continua cu explicaţii, exemple, ilustrări) sau voi proceda invers, o prezentare inductivă, în care esenţa mesajului va fi plasată la final. Pentru a realiza efectul dorit şi pentru a-mi realiza obiectivul propus, este necesar să aleg cele mai potrivite cuvinte, imagini corelate cu un ton şi stil adecvat. Odată redactat mesajul, cu foarte mare uşurinţă trecem direct la concluzii raportându-ne la punctul nostru de vedere, scopului nostru, fără să ţinem cont că receptorul nostru poate avea ai te puncte de vedere sau priveşte altfel lucrurile. Este recomandabil să revedem de mai multe ori mesajul înainte de a-l comunica. Este recomandabil, de asemenea, să acordăm o atenţie deosebită - uneori zile, săptămâni, problemelor dificile sau conflictele înainte de a transmite mesajul.
După ce am analizat cu atenţie principalele probleme enunţate până în prezent, putem trece la redactarea mesajului pe care dorim să-l transmitem. În această direcţie, este recomandabilă parcurgerea următoarelor etape:
Etapa I - Este de preferat ca într-o frază sau două să vă precizaţi, în scris, esenţa mesajului pe care vreţi să-l comunicaţi. în jurul acesteia veţi naviga şi vă veţi organiza informaţiile pentru a evita devierea de la subiect.
Etapa a II-a - Culegerea informaţiilor. Fiecare idee sau informaţie, notată separat pe fişă, din ansamblul, informaţiilor care urmează a fi incluse în mesaj.
Etapa a III-a: Citiţi cu atenţie informaţiile selecţionate și stabiliţi legăturile dintre elementele informaţiilor. Este recomandabil să daţi fiecărui grup de informaţii un titlu. Ordonaţi-le într-o structură logică în aşa fel ca receptorul să le poată urmări cu uşurinţă. Reţineţi că fiecare paragraf trebuie să. conţină o singură idee principală. Celelalte idei din paragraf nu vor constitui decât elemente ajutătoare - exemple: ilustrări, detalieri etc.
Etapa a IV-a este etapa în care avem obligaţia să ordonăm informaţiile în aşa manieră încât receptorul să le poată urmări cu atenţie şi uşurinţă (mesajul pe care vrem să-l transmitem comunicăm). Este etapa preliminară în care emiţătorul, în raport de importanţă, complexitate, context, natura mesajului are latitudinea să aleagă. În acest context vă supunem, atenţiei unele metode de ordonare a materialului, astfel:
- Ordonarea cronologică sau, cum mai este numită, ordinea istorică. Ea este cea mai uzuală metodă şi presupune prezentarea informaţiilor în ordinea în care s-au desfăşurat sau se desfăşoară evenimentele în timp. Deşi suntem tentaţi să credem că prezentarea secvenţială a informaţiilor are o ordine logică, nu întotdeauna această metodă este convenabilă pentru emiţător. În acest caz, este bine să analizaţi legăturile logice între secţiunile materialului dumneavoastră.
- Ordinea spaţială
- Ordinea importanţei
- Ordinea crescătoare a complexităţii
- Ordinea descrescătoare a familiarizării
- Ordinea tematică
- Cauză şi efect