Una dintre temele comune ale schimbărilor structurale este cea a descentralizării responsabilităţii şi autorităţii de la centru spre unităţile organizaţionale şi de la guvernul central sau federal la nivelul statelor sau regiunilor şi, de aici, mai departe , la nivelul municipalităţilor.
Principalul argument care pledează în favoarea descentralizării rezidă în faptul că acest proces reprezintă o cale importantă de îmbunătăţire a eficienţei şi a performanţei la nivelul administraţiei publice.. Focalizat asupra creşterii autonomiei decizionale, procesul descentralizării contribuie, de asemenea, la transparenţa activităţiilor şi a rezultatelor. În concluzie, structurile sistemului administraţiei publice trebuie să devină anticipaţive, dinamice, complexe şi felxibile
Noile tehnologii accentuează cererile pentru astfel de structuri în administraţie, trecerea la o administraţie informatizată fiind de neconceput în cazul unor structuri ierarhizate şi rigide, care încetinesc fluxul informaţional exact când este necesară o mai mare viteză a acestuia. În ierarhia birocratică, activităţile se desfăşoară în conformitate cu regulile şi normele generale.
Scopul principal al structurilor şi instrumentelor de control managerial este asigurarea conformităţii în raport cu regulile şi normele prestabilită. Într-un astfel de sistem, îmbunătăţirea eficientei şi eficacităţii proceselor implică adoptarea unor modificări legislative.
Crearea unor structuri flexibile, adaptate actualului mediu dinamic şi turbulent impune reproiectarea arhitecturii muncii.
Cunoaşterea obiectivelor şi măsurarea rezultatelor reprezintă două imperative ale acestei schimbări, asupra cărora trebuie să se concentreze managerii unităţilor administraţiei, demonstrând că sunt capabili să organizeze şi să eficientizeze modul de utilizare a resurselor (inclusiv cele informaţionale), să se angajeze în fixarea obiectivelor şi să găsească motivaţia realizării acestora. Cu alte cuvinte, este nevoie de un alt tip de abordare managerială focalizată asupra definirii şi acceptării performanţei. În ţările europene acest mod de lucru a devenit o practică destul de răspândită.
Demersul managerial cunoscut ca management orientat spre rezultate, presupune transcrierea rezultatelor aşteptate într-un formular tip contract intern similar contractelor reale încheiat cu un oricare tip de client.
Austria a adoptat un sistem formal în care obiectivele politicilor sunt formulate explicit şi, apoi, transformate în sarcini, obiecte şi programe proprii pentru diferitele unităţi ale administraţiei.
În Suedia, obiectivele şi sarcinile agenţiilor sunt subscrise ca parte a procesului de planificare şi bugetare între agenţii şi ministere.
La nivelul land-urilor şi oraşelor, în Germania, există pus în practică un model care vizează printre alte obiective şi extinderea demersului managerial orientat spre rezultate . Elveţia a adoptat un nou sistem de control prin care sunt fixate obiectivele, explicitate priorităţile, alocate resurselor şi stabilite criterile pentru performanţă.
Cu certitudine că, punerea în aplicare a acestor sisteme nu se face fără probleme.
Definirea cuantificată a obiectivelor este una dintre dificultăţile cele mai semnificative. În plus, stabilirea sarcinilor fără consultarea prealabilă a cetăţenilor introduce erori în sistemul proiectat.
Recompensele şi sancţiunile pot avea, în anumite cazuri, efecte negative asupra eficienţei şi eficacităţii. În pofida tuturor acestor dificultăţi, eforturile reale direcţionate spre reconfigurarea organizaţiilor din sistemul administraţiei sunt preferabile normelor şi reglementărilor birocratice rigide.
Determinarea unei configuraţii adecvate a raportului centralizare-descentralizare constituie încă o provocare pentru sistemul administraţiei. Descentralizarea nu reprezintă un scop în sine şi, în consecinţă, se impune analiza comparativă a avantajelor şi dezavantajelor activităţiilor centralizate faţa de cele descentralizate. Există anumite situaţii în care principiul descentralizării maxime se dovedeşte deosebit de productiv.
Experienţa demonstrează că acesta este cazul în care procesele şi activităţile sunt complet standardizate şi decizia este descentralizată până la „cel mai de jos nivel operaţional”.
În cazul politicilor publice prin care se urmăreşte optimizarea cadrului competitiv într-un anumit sector, descentralizarea joacă un rol diferit comparativ cu situaţia anterior prezentată.
Formă structurală la care se aplează cel mai frecvent , aşa cum se constată din experienţa din lumea reală, este unitatea de proiect, în care managerul are autoritatea şi responsabilitatea deplină referitor la succesul proiectului, dar şi un buget suficient pentru a susţine activităţile din zona funcţională..
Situaţiile cele mai complexe sunt cele în care existenţa unei legături verticale între creierul aflat la centru şi corpul aflat în teritoriu este vitală, pentru a se evita paralizarea situaţiei prin analiză. Şi în acest caz descentralizarea este necesară, dar pe fondul unor reconsiderări ale modului în care aceasta este definită.:descentralizarea este nu atât procesul de coborăre a nivelului decizional, ci mai degrabă procesul împărţirii responsabilităţii între diferitele niveluri manageriale ale administraţiei publice.
Principiul descentralizării maxime este înlocuit de principiul vizibilităţii strategice : pentru fiecare decizie majoră, autoritatea /responsabilitatea trebuie plasată la cel mai de jos nivel la care toate variabilele relevante în procesulu decizional sunt vizibile (L.G.Popescu, 2005, Politici publice, Ed. Economică, Bucureşti)
Necesitatea unor conexiuni permanenete între creier şi corp are implicaţii structurale fundamentale: cooperare interfuncţională deosebit de strânsă pentru implementarea politicii, configurarea capacităţii strategice şi dezvoltarea capabilităţilor în măsură să răspundă provocărilor asociate procesului de desfăşurare al unei politici publice.
. Una dintre variabile, ce trebuie avută în vedere în cadrul analizei referitoare la raportul centralizare/descentralizare, exprimă gradul în care guvernul este implicat în menţinerea uniformităţii serviciilor la nivel naţional.
Sistemului de educaţie din Franţa, universităţile din Austria sau sistemul de protecţie socială din Anglia, pot fi utilizate ca repere pentru rezolvarea acestei chestiuni.
În toate cazurile citate, se pune problema menţinerii unei uniformităţi în tratarea cetăţenilor. În scopul asigurării uniformităţi sau al unui tratament egal pentru cetăţeni autonomia managerială la nivel local este limitată.
Aceste procese sunt controlate printr-un set de reguli şi proceduri prestabilite.
Măsurarea şi demonstrarea performanţei este o altă variabilă de care trebuie să se ţină cont în stabilirea raportului descentralizare / centralizare.
Transferul de autoritate către unităţile locale are sens, doar, dacă acestea sunt capabile să-şi demonstreze performanţele. De exemplu, în Suedia şi în Marea Britanie performanţa agenţiilor, spre care a fost transferată prin descentralizare responsabilitatea, este monitorizată.
Existenţa unei strategi comune la nivelul întregii organizaţii este un alt factor ce afectează procesul de descentralizare. Managerii unităţilor descentralizate trebuie să fie capabili să-şi administreze rezervele şi să-şi atingă performantele previzionate. Pentru aceasta este nevoie ca aceştia să înţeleagă scopurile şi direcţiile prioritare de transformare ale administraţiei.
Cel de-al cincilea factor de care trebuie ţinut cont în iniţierea procesului de descentralizare vizează relaţia dintre elaborarea politicilor şi implementarea acestora. În Marea Britanie, de exemplu, cei mai mulţi conducători ai agenţiilor sunt implicaţi atât în elaborarea cât şi în implementarea politicilor.
Transformarea obiectivelor ce decurg din formularea diferitelor politici în priorităţi manageriale este o chestiune ce poate crea anumite confuzii, deoarece, în general, managerii din administraţie consideră că dimensiunea politică şi cea administrativă sunt foarte clar separate şi că exigenţele politice sunt cele care fixează cadrul pentru administraţie.
În Austria există, de exemplu, un sistem formal de translatare a obiectivelor politice în obiective operaţionale proprii departamentelor guvernamentale.
Comparativ . cu state ca Austria, Germania, Suedia, Marea Britanie în care gradul de descentralizare este deosebit de mare, Franţa are, datorită, pe de-o parte lipsei infrastructurii tehnice, iar, pe de altă parte, dorinţei departamentelor centrale de a se menţine la putere, încă un sistem centralizat