Plecând de la premiza că schimbarea este o constantă, pentru a face faţă cu succes schimbării şi a-i da cursul dorit, este necesar procesul de planificare.
Planificarea strategică este definită ca procesul raţional de organizare pentru acţiune, ce face legătura între trei elemente esenţiale:
- mediul extern;
- resursele comunităţii;
- scopul propus în cadrul schimbării.
Beneficiile planificării strategice sunt următoarele:
- recunoaşte şi abordează schimbarea;
- clarifică valorile şi scopurile comune;
- pregăteşte pentru acţiuni concrete şi articulează părţi disparate ale comunităţii sau organizaţiei, orientându-le spre scopul comun;
- educă oamenii şi construieşte un sens al lucrului în echipă;
- concentrează atenţia către problemele importante;
- identifică resursele disponibile şi modul lor de utilizare;
- clarifică direcţia viitoare prin definirea distanţei dorite; oferă o „hartă” a drumului de urmat;
- ajută la rezolvarea problemelor şi la luarea deciziilor.
Un plan strategic este bun dacă:
- este utilizat, altfel nu are nici o valoare;
- este clar; dacă membrii nu-l vor înţelege, atunci nici nu vor fi capabili să-l urmeze;
- este creativ: combină resursele astfel încât să maximizeze utilitatea lor, făcând conexiuni inovatoare între aspiraţii, necesităţi şi realităţi;
- este consistent în structură: resursele identificate într-un loc se utilizează pot fi utilizate în altul.
- Elaborarea unui proces de planificare strategică
Cu toate că procesul planificării strategice este logic şi raţional, el nu se desfăşoară în mod automat după o anume „reţetă”. Există însă, câteva reguli care trebuie respectate:
1) elaborarea unui proces potrivit comunităţii / organizaţiei. Aici se pun următoarele probleme:
- participarea – cine trebuie implicat;
- timpul: trebuie gândit asupra perioadei în care se face planificarea şi asupra perioadei pentru care se elaborează planul;
- rezultate: ce documente sunt necesare şi cum va trebui să arate planul;
- resurse: procesul de planificare poate consuma el însuşi resurse (bani).
2) implicarea persoanelor cheie chiar de la început din trei raţiuni:
- dacă nu sunt parte a procesului de planificare nu vor fi dedicaţi realizării acestuia;
- dacă nu sunt parte a procesului, vor lipsi informaţii şi opinii importante sau nu vor fi luate în considerare în anumite momente ale implementării;
- conducerea comunităţii poate oferi legitimitate procesului planificării.
Liderii comunităţii care cred în proces pot direcţiona resurse necesare în susţinerea dezvoltării şi implementării planului.
3) identificarea celor vizaţi care pot fi grupuri, persoane sau organizaţii care sunt interesate sau întrevăd un beneficiu clar şi direct de pe urma dezvoltării comunitare (oameni de afaceri, primarul, membrii consiliului local etc.).
4) implicarea celor vizaţi în procesul de planificare. O metodă de a orienta eficient efortul de implicare este de a desena trei cercuri concentrice, încercând să plasăm grupurile sau persoanele în funcţie de rolul pe care îl pot avea în procesul de planificare.
Zona I: cei mai necesari proc. de planificare
Zona II: pers. imp. dar care nu au abilităţi de planif.
Zona III: persoane cu idei, publicul larg
- Analiza situaţiei
Unul dintre instrumentele eficiente în corelarea resurselor comunităţii cu coordonatele exterioare în care se va derula planul, este analiza de situaţie (SWOT) care precizează:
- puncte tari. Acestea aparţin comunităţii / organizaţiei şi cuprind, de obicei resurse disponibile şi abilităţi ale membrilor (un sector de afaceri puternic, dezvoltat, persoane cheie bine pregătite într-un domeniu, ce ar fi disponibile să se implice, comunitatea se află într-o zonă cu bogate resurse naturale etc.);
- puncte slabe; cuprind, de obicei, ceea ce lipseşte comunităţii pentru a-şi atinge scopul propus;
- oportunităţi; acele evenimente sau procese externe care pot ajuta la implementarea planului şi facilitează atingerea scopului propus;
- ameninţări; acele evenimente sau procese externe care pot ameninţa obţinerea rezultatului dorit sau periclitează atingerea scopului.
Ideea pe care se bazează această analiză este că strategia pentru a produce schimbarea dorită trebuie:
- să profite de situaţiile favorabile (oportunităţile);
- să prevină sau să evite ameninţările prin:
- utilizarea completă a punctelor tari;
- luarea în considerare a slăbiciunilor.
ALTE TEHNICI folosite în dezvoltarea comunitară:
- BRAINSTORMING-UL
Brainstorming-ul este o tehnică excelentă de folosit în grupuri care caută modalităţi de a realiza un obiectiv, de a găsi soluţii. Termenul se traduce prin „furtună în creier”, în traducere liberă – asalt de idei. Este o tehnică de creativitate colectivă.
Ideea de bază este că, cea mai bună soluţie în rezolvarea unei probleme nu se obţine prin eliminări succesive, ci prin căutarea unui număr cât mai mare de soluţii. Această tehnică a fost iniţiată de către psihologul american Alex Osborn (1963) care a evidenţiat următoarele idei de bază:
- Brainstorming-ul poate dura până la o jumătate de oră (după alţii, maxim o oră, timp pentru producerea unui număr cât mai mare de idei = 100-200 = iar numărul participanţilor este redus = 2-3 până la 12);
- Şedinţa continuă atâta timp cât sunt generate idei;
- Fiecare şedinţă este deschisă şi neconvenţională;
- Contează cantitatea ideilor şi nu calitatea lor. Cu cât va creşte numărul ideilor va creşte şi posibilitatea găsirii soluţiei pentru problema respectivă;
- Membrii sunt încurajaţi să construiască pe baza ideilor altor membri, ori de câte ori este posibil, astfel încât să se formuleze noi combinaţii de idei. În fapt, se fac asociaţii pe baza ideilor emise de alţii;
- Membrii se concentrează pe o singură problemă sau un singur aspect. Ei nu trebuie să sară de la o problemă la alta sau să încerce această tehnică pentru o situaţie care implică mai multe probleme;
- Trebuie promovată o atmosferă relaxată, cooperantă;
- Nu se critică ideile;
- Toţi membrii, indiferent că sunt timizi sau necooperanţi, trebuie încurajaţi să participe, să contribuie;
- Trebuie explicate regulile şi raţiunile acestei tehnici, noilor membri nefamiliarizaţi cu tehnica;
- Când se formează grupuri speciale pentru brainstorming, este de folos să se caute membri care au opinii diverse şi o oarecare experienţă în acest domeniu;
- Imaginaţia liberă este binevenită chiar dacă ideile par extravagante sau absurde. Trebuie ieşit de pe drumurile bătătorite, cunoscute;
- Se consemnează în scris (prin metode diferite) toate ideile emise în grup;
- După încheierea şedinţei, o comisie de specialişti în problemă, evaluează şi triază ideile, ierarhizându-le după valoarea şi aplicabilitatea lor, selectând cele mai bune soluţii.
Avantajele brainstorming-ului:
- Creşte implicarea şi participarea tuturor membrilor;
- Reduce dependenţa faţă de o autoritate;
- Asigură o modalitate de a obţine un mare număr de idei într-un timp relativ scurt;
- Reduce presiunea legată de a spune „lucrul potrivit” pentru a-i impresiona pe ceilalţi membri ai grupului;
- Face întâlnirea mai interesantă, stimulativă şi distractivă;
- Încurajează un schimb deschis de idei;
- Ajută la crearea unui climat non-evaluativ;
- Stimulează filiaţia de idei.