Munca desfăşurată intr-o firmă are anumite puncte de intrare unde sunt recepţionate materiile prime si materialele documentaţiile sau informaţiile telefonice si telegrafice. Trecerea succesiva prin aceste etape este un ciclu (de producţie), care se reia pentru fiecare produs sau lot de produse.
In fiecare din aceste puncte au fost dezvoltate anumite tipuri de control, respectiv control de recepţie, control interfazic sau inter-operaţional si control final. Când eliminarea materialelor neconforme cu cerinţele sau standardele previne pierderile cauzate de producerea unor piese necorespunzătoare, vorbim de control preventiv.
Controlul final este preponderent sau tipic post-operativ, iar controlul inter-operaţional este atât preventiv, cat si post-operaţional, dar este o concretizare practica a cerinţei de detectare cat mai devreme posibil a apariţiei abaterilor sau erorilor. Aşa putem vorbi de trei categorii de control:
- control preventiv;
- control direct (on-line);
- control post-operativ sau final.
- a) Controlul preventiv. Este mai uşor să previi, decât să tratezi, spune o veche zicătoare, care trebuie completată cu un (relativ mai nou) Murphy-ism: "Dacă ceva se poate strica, atunci se va strica", pentru a avea o bază "ideologică" modernă în filozofia managerială.
Având în vedere amintita „lege" a lui Murphy, multe din întreprinderile japoneze şi-au făcut o deviză din a-l da afară pe Murphy din compania lor sau, cu alte cuvinte, au dezvoltat o filozofie managerială bazată pe elaborarea şi folosirea unui sistem de reguli şi dispozitive de prevenire a posibilităţilor de apariţie a erorilor şi defectelor.
Controlul preventiv se concentrează asupra condiţiilor in care este dificil sau imposibil sa apară deviaţii de la norme. Există o mulţime de alte asemenea exemple, de reguli si norme de prevenire in cadrul unei firme cum ar fi, de exemplu, fisa postului.
Ca mijloc de control, fisa postului serveşte la prevenirea situaţiei in care o persoana total necalificata poate sa primească postul respectiv, prin aceasta economisindu-se bani şi timp şi evitându-se „performanţele” necorespunzătoare.
- b) Controlul direct. Controlul direct este destinat sa detecteze si sa anticipeze deviaţiile de la standarde în diferite puncte ale desfăşurării procesului. El mai poate fi asimilat ca un proces de reglare (ajustare), deoarece permite să se acţioneze in timpul desfăşurării procesului sau activităţii respective.
Exista două categorii de control direct (de reglaj): control de diagnostic si control terapeutic (reglare).
- Controlul de diagnostic încearcă sa determine ce abatere, deviere a avut loc. El ne spune ce este rău, dar nu si de ce.
- Controlul terapeutic „simte” atât ce, dar şi de ce s-a întâmplat ceva, apoi hotărăşte acţiunea corectivă..
- c) Controlul post-operativ (final). Controlul final se concentrează asupra rezultatelor finale ale Informaţiile obţinute nu mai pot fi folosite, de regula, pentru a remedia produsul (doar pentru a-i întocmi, eventual, certificatul de „deces”), dar pot si trebuie folosite pentru următorul proiect, produs sau lot de produse. Scopul lui este evitarea repetării greşelilor la produse, lucrări sau servicii similare.
- Sistemul informaţional managerial este mecanismul destinat sa colecteze, combine, compare, analizeze si sa disemineze date sub forma unor informaţii utilizabile. Prin urmare, SIM serveşte unui control eficace.
Un management sănătos cere examinarea financiara a întreprinderii in mod regulat de către o firma de contabilitate independenta.
Bugetele sunt planuri ce reflecta viitoarea alocare si folosire a diferitelor resurse, pentru diferite activităţi ale firmei, pe o perioada data de timp si sunt monetare, de munca, de materii prime, spatii, ore maşina etc.
Bugetele exercita controlul prin:
- alocarea resurselor pe compartimente;
- specificarea modului in care vor fi utilizate;
- standarde pentru compararea performantelor.
Bugetele ajuta la apărarea (păstrarea) resurselor întreprinderii, la promovarea folosirii lor eficiente si asista atingerea obiectivelor întreprinderii.