Pentru ca un sistem de control sa fie adecvat menirii sale, el trebuie sa răspundă următoarelor cerinţe:
- să fie oportun şi necostisitor. Beneficiile obţinute din control trebuie sa fie mai mari decât cheltuielile ocazionate de acesta. Este o legitate generala de la care nu face excepţie nici controlul.
- să fie acceptabil pentru cei cărora li se aplică. Sistemele de control sunt afectate de ineficienta, daca cei cărora li se aplica le resimt ca nedrepte sau inacceptabile. Un control real şi eficient este posibil numai dacă oamenii care sunt sub incidenţa acestuia îl consideră necesar şi sprijină aplicarea lui.
- să fie adecvat obiectivelor, poziţiei şi personalităţii celor controlaţi. Metodele si obiectivele controlului trebuie sa fie corelate cu natura obiectivelor, poziţia ierarhica si personalitatea celor ale căror realizări sunt controlate.
- să fie strategic. Controlul trebuie sa se concentreze asupra unui număr relativ restrâns de activităţi strategice (de cea mai mare importanta). Deci controlul trebuie sa se concentreze asupra excepţiilor pozitive si negative ale factorilor critici (de mare importanta) in realizarea obiectivelor cuprinse in planuri. Ceea ce se numeşte ,,Conducerea prin excepţii" presupune un control concentrat pe excepţiile (abaterile) semnificative de la performantele planificate.
- să se bazeze pe informaţii corecte, folositoare, asigurate la timp şi pentru persoanele care au nevoie de ele şi le pot utiliza cu maximum de randament.
- Să fie cat mai simplu posibil (fără a fi simplist). Cu cat va fi mai simplu sistemul de control, cu atât el va fi mai uşor de interes si de aplicat.
- Să fie bazat pe ,,definiţii operaţionale" sau pe convenţii, care să conducă la aceleaşi concluzii, indiferent de persoana care face evaluarea.
Controlul este eficient atunci când reuşeşte sa facă ceea ce trebuie sa facă: sa prevină abaterile, sa diagnosticheze abaterile si sa asigure informaţii necesare acţiunilor corective si viitoarelor planuri, la un cost mai mic decât efectele pozitive pe care le generează.
Controlul, ca proces, cunoaşte schimbări revoluţionare datorita impactului computerelor îndeosebi in domeniul producţiei.
Sistemele computerizate de programare, lansare si urmărire, care permit stabilirea operativa a consumurilor, stocurilor, livrărilor etc., conectate cu sistemul financiar al firmei sunt capabile sa ofere un nivel de precizie si de detaliere a controlului, imposibil de realizat cu nu prea mulţi ani în urmă.