Prin functie se subintelege un cerc de obligatiuni, sarcini pe care le exercita o autoritate a administratiei publice ori a sistemului administratiei publice luat in ansamblu. Ele reiese din sarcinile care stau in fata AP, car ela rindul lor sint determinate de destinatia ei pentru realizarea valorilor politice in scopul satisfacerii necesitatilor membrlilor societatii. Se disting doua grupuri de functii: functii de conducere si organizare; functii de prestatie.
Functiile de conducere sunt consecinte ale functiei traditionale a statului de a ref\glementa activitatea membrilor societatii si constituie o activitate cu caracter de dispozitie prin care se organizeaza executarea legilor in diferite domenii ale vietii sociale. Ele presupun elaborarea politicilor publice, administrarea acestor politici, precum si exercitarea functiilor cu caracter reglatoriu si de control asupra realizarii lor.
Functiile de prestatie deriva din functiile statului menite sa asigure membrii societatii cu diferite servicii pentru satisfacerea necesitatilor materiale si spirituale. Ele presupun activitati de suport tehnic, informational, metodic, documentar, precum si activitati de prestari servicii in diferite domenii.
Totodata, autoritatile AP ca mecanisc intermediar de executie are urmatoarele functii:
- de pregatire a deciziilor politice si de participare la adoptarea lor. Guvernul are dreptul la initiativa legislativa pregatind proiecte de legi pe care le propune Parlamentului pertru adoptare, astfel participind la elaborarea politicilor publice. Astfel se largeste posibilitatile de participare in proces de mare raspundere a acelor organe care urmeaza sa organizeze ulterior implementarea lor.
- de organizare si asigurare a executarii deciziilor politice. Este una dintre cele mai voluminoase functii ale AP, in realizarea carora se folosesc o multime de metode si forme de activitate , incepind cu planificarea previzionala, continuind cu organizarea si coordonarea activitatilor desfasurate si terminind cu exercitarea controlului. Aceste activitati trebuie se realizeze pe baze stiintifice, deoarece numai asa ele pot satisface exigentele mereu crescinde ale oamenilor, sa reduca costul activitatii sale, raminind in permanenta sub controlul opiniei publice. In realizarea acestor functii, autoritatole AP folosesc un sir de mijloace si pirghii(fie prin convingere, fie prin constringere), care pun in miscare si in regim de executie organele AP ierarhic inferioare.la toate nivelurile organelor AP se cere competenta, clarviziune si consecutivitate.
- Functia de purtator al cererilor, dorintelor si necesitatilor membrilor societatii si de intreprindere a masurilor de satisfacere a lor. La etapa actuala, se observa o crestere continua a sarcinilor administratiei. Aceasta se explica prin complexitatea vietii sociale si prin cerintele din ce in ce mai crescinde ale oamenilor. Sporirea sarcinilor administrative se observa indeosebi in perioada de tranzitie, dat fiind faptul ca cetatenii se confrunta cu un sir de obstacole economice, social-culturale si psihologice. Organele AP sint chemate sa solutionese operativ problemele cu care se confrunta populatia. Multe din ele cer analizate profunde si adoptarea unor decizii, care ar pune la o baza organozatorica, materiala, financiare pentru solutionarea lor. Functia data presupune nu numai cunoasterea cerintelor sociale actuale, dar si prevenirea cerintelor viitoare. Numai in asa fel organele AP vor putea realiza o activitate rationala si eficienta.
Functiile de prestatii sunt derivate, ce se refera in sensul cel mai larg al cuvintului la organizarea si coordonarea actiunilor desfasurate de toate organele AP in cederea indeplinirii deciziilor politice si efectuarii controlului, executarii legilor si actelor normative, cit si activitatea prestatoare a AP.
Astfel, functiile A tin de elaborarea politicilor publice, administrarea acestor politici, efectuarea controlului asupra realizarii lor, precum si prestarea unei game largi de servicii catre populatie.
Sistemul Administraţiei Publice activează sub influenţa a 2 categorii de factori: interni şi externi, astfel avem mediu intern şi mediu extern.
Mediul intern consta din:
Scop
Tehnologii Structura Resurse
Obiective
Scopul administraţiei publice – de a crea condiţii de dezvoltare şi asigurare a nivelului de trai decent ale populaţiei.
Obiectivele administraţiei publice sunt măsurile concrete în domeniul social, economic, politic.
Resursele sistemului administraţiei publice – acele resurse care permit autorităţilor administraţiei publice, utilizîndu-le, să satisfacă necesităţilepopulaţiei administrate. Ele se clasifică în:
- Resurse umane – totalitatea angajaţilor din administraţia publică, care în virtutea funcţiilor deţinute asigură funcţionalitatea administraţiei publice şi contribuie la îndeplinirea sarcinilor ei;
- Resurse materiale – totalitatea bunurilor mobiliare şi imobiliarede care dispune AP şi care formează mijloacele necesare pentru funcţionarea AP şi pentru satisfacerea necesităţilor populaţiei.
- Resursele financiare – subsumează totalitatea mijloacelor băneştiale statului şi ale unităţilor administrativ-teritorialeacumulate în ordinea stabilităşi predestinate pentru acoperirea cheltuielilor de menire publică întru satisfacerea necesităţilor vitale ale membrilor comunităţii.
- Resurse informaţionale – totalitatea mijloacelor documentare, legislative, normative, bibliografice, mediatice, tehnico-electronice utilizate în scopul formării unui spaţiu informaţional locativ pentru autorităţile AP, precum şi în relaţiile acestora cu cetăţenii.
Tehnologiile – sunt direct proprţionale cu nivelul progresului tehnico-ştiinţific.
Factorii mediului extern se clasifică:
- De influenţă directă – cadrul legal, mediu legislativ, mediu juridic, cetăţenii, situaţia economică, societatea civilă şi furnozorii de resurse umane.
- De influenţă indirectă – factorul politic, socio-cultural, progresul tehnico-ştiinţific, evenimente internaţionale.