Deontologia poate fi definită ca fiind disciplina care include normele de conduită şi obligaţiile etice ale unei profesii bine definite; un studiu al moralelor profesionale; un ansamblul de reguli care reglementează o profesiune, conduita celor care o exercită, rapoartele dinte aceştia şi clienţii lor, dintre ei şi public. Codul etic este un document oficial al companiei prin care aceasta îşi declară valorile şi principiile în problemele sociale. Scopul codului etic este de a comunica angajaţilor, într-un limbaj simplu care sunt standardele organizaţiei. Codul etic este valabil când este însuşit şi acceptat de toţi angajaţii, comportamentul lor încadrându-se în prevederile sale, iar dacă managerul nu-l respectă, cu siguranţă nu-l vor accepta nici angajaţii. Codul etic mai poate conţine şi prevederi legale foarte importante, precum şi mesajul pe care firma doreşte să-l transmită publicului larg. Codurile etice reprezintă, deci, declaraţiile formale ale unor grupuri de specialişti, sau a unor firme care reglementează relaţiile dintre proprii membri şi celelalte categorii de indivizi cu care se realizează un contact, de obicei o afacere. Iniţial, codurile au fost dezvoltate de grupuri profesionale sub forma unor reguli deontologice şi abia apoi, s-a înregistrat o explozie a acestora în cadrul organizaţiilor. Specialiştii argumentează că acest lucru a fost posibil, deoarece fără un program şi o activitate cu caracter formal, nu pot fi încurajate practicile etice. Codul de etică poate fi definit prin mai multe moduri:
- un ansamblu de percepte, prescripţii de conduită pentru diverse aspecte ale valorii morale de drept, socio-profesionale; 2. o declaraţie formală care constituie un ghid etic pentru modul în care oamenii dintr-o organizaţie trebuie să acţioneze şi să ia decizii; 3. un ghid al practicilor de afaceri care direcţionează comportamentele umane individuale şi de grup;
- un document formal care statuează normele şi credinţele, reflectă valorile obiective şi principiile promovate de o firmă, reflectând gradul de cultură al firmei. Un cod etic formulează idealuri, valori şi principii după care este guvernată o organizaţie. Dincolo de aceste elemente, codurile etice abordează probleme cum ar fi conflictele de interese, concurenţii, caracterul privat al informaţiilor, oferirea cadourilor, etc.
Un cod de etică trebuie să prevadă:
- modul în care membrii unei organizaţii să acţioneze într-o situaţie dată;
- modul în care membrii organizaţiei ar trebui să gândească şi să se comporte;
- probleme cum ar fi: conflicte de interese, concurenţii, caracterul privat al informaţiilor, oferirea cadourilor, oferirea / primirea sponsorizărilor politice;
- concurenţa între membrii unei profesiuni;
- conflictele între membri;
- relaţiile între profesionişti şi clienţi, consumatori, surse de aprovizionare sau beneficiari;
- relaţiile angajaţilor cu superiorii;
- relaţiile între practicieni şi specialişti într-o profesiune, etc.
Prin codurile etice se încearcă rezolvarea unor conflicte de interese în mediul intern şi în relaţiile externe ale organizaţiei respectiv, statuarea unor principii şi cerinţe care să-i facă pe manageri mai sensibili la problemele etice. Ele nu conţin precepte pur teoretice, ci stabilesc semnificaţii practice, utile pentru toţi membrii organizaţiei. Aceasta nu înseamnă că un cod de etică asigură automat un comportament moral sau că poate acoperi toate situaţiile întâlnite în viaţa organizaţională. Limita de acţiune a codurilor etice constă în formularea lor în termeni generali tocmai pentru că, la început, managerii şi subordonaţii lor se află în incapacitatea de a identifica toate problemele etice care pot apărea.
Principalele caracteristici ale unui cod de etică sunt:
- să fie riguroase, să prevadă clar idealurile şi/sau obligaţiile;
- nu trebuie folosite în interes propriu; nu vor servi unei profesiuni în defavoarea interesului public;
- trebuie să protejeze interesul public;
- să fie specifice şi oneste;
- trebuie să prevadă şi pedepse, penalizări;
- trebuie să stabilească anumite priorităţi adică, adevăratele valori ale firmei;
- să provină de la o autoritate legitimă;
- să nu contravină altor legi (ex. Constituţia);
- să fie posibile din punct de vedere fizic şi moral;
- să fie cât mai simple şi accesibile.