Procesul decizional în cadrul administraţiei publice nu are un caracter haotic ci are un caracter bine structurat prescris de actele legislative care reglementează domeniile de activitate a instituţiilor abilitate cu puterea de a decide.
În acest sens relatăm că la baza procesului decizional din cadrul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova stă o procedură specifică stabilită de Legea privind fondul arhivistic de stat al R. Moldova[1]; Hotărîrea Guvernului cu privire la aprobarea structurii şi regulamentului S.S.A. al R. Moldova[2].
Consiliul colegial reprezintă un organ colegial compus din: directorul serviciului (este preşedintele consiliului colegial), vicedirectorul serviciului, conform funcţiei, precum şi din alţi specialişti de conducere a serviciului (şefii de direcţii, sunt două secţii, secretarul şedinţelor specialist al S.S.A.), precum şi alţi lucrători de conducere ai serviciului şi arhivelor centrale de stat din R. Moldova. În componenţa consiliului mai pot fi incluşi reprezentanţi ai organizaţilor interesate.
Consiliul colegial al Serviciului examineaxă în cadrul şedinţelor sale cele mai importante probleme ale dezvoltării arhivisticii în Republica Moldova, referitor la păstrarea şi utilizarea documentelor Fondului arhivistic al R. Moldova, organizării şi activităţii arhivelor de stat, stării arhivelor departamentale, examinării chestiunii privind verificarea executării, selectarea şi repartizarea cadrelor, proiectele celor mai importante ordine, instrucţiuni, reguli şi indicaţii, examinează dările de seamă ale coducătorilor subdiviziunilor structurale ale Serviciului, arhivelor centrale de stat şi ale filialelor lor, precum şi ale şefilor arhivelor de stat orăşeneşti şi raionale.
Desemenea important este de a menţiona că pe lîngă S.S.A. funcţionează un consiliu consultativ membrii căruia pot fi invitaţi la şedinţele consiliului colegial pentru acordarea asistenţei în vedere rezolvării celor mai stringente probleme, deasemenea pot participa la elaborarea strategiilor în vederea îmbunătăţrii situaţiei arhivistice, pentru elaborare măsurilor de prfecţionare a păstrării şi utilizării documentelor Fondului arhivistic al R. Moldova. Consiliul consultativ este format din specialişti de seamă a arhivelor de stat şi departamentale, de la fondurile arhivistice ale persoanelor juridice, instituţiilor ştiinţifice, bibliotecilor, muzeilor.
Deasemene pe lîngă S.S.A. şi respectiv consiliul colegial mai funcţionează Comisia centrală de expertiză şi control pentru examinarea problemelor vizînd stabilirea structurii Fondului arhivistic al R. Moldova, de expertiză a valorii de selectare a documentelor pentru păstrare în arhivele de stat, limitele competenţei sale.
Consiliul colegial este convocat prin ordinul directorului Serviciului în şedinţă ordinară şi după caz în şedinţă extraordinară. Spre deosebire de alte organe ale administraţiei publice şedinţele ordinare nu sunt obligatorii de a se petrece la anumite intervale de timp. De exemplu dacă facem comparaţie cu un organ colegial a administraţiei publice locale atunci conform Legii privind administraţia publică locală consiliul local se întruneşte cel puţin o dată la trei luni.
Consiliul colegial poate fi convocat la iniţiativă directorului Serviciului, vicedirectorului, a unui şef de secţie, a unui reprezentant a unei arhive centrale sau a unei arhive raionale de stat, sau a unui specialist din cadrul Serviciului în urma efectuării controlului asupra activităţii unei arhive raionale de stat sau a unei arhive orăşeneşti. În caz de maximă urgenţă prin ordinul directorului serviciului pentru rezolvarea problemelor stringente cu care se confruntă Serviciul sau o arhivă municipală sau o arhivă raională de stat se convoacă de urgenţă în şedinţă extraordinară.
Conform regulamentului S.S.A. deciziile consiliului colegial se îndeplinesc, de regulă, prin ordine ale directorului Serviciului.
Consiliul colegial din cadrul Serviciului de Stat de Arhivă are următoarea structură:
Consiliul colegial a S.S.A.
Preşedintele consiliului colegial
Secretarul consiliului colegial
Membrii consiliului colegial la număr patru, aceştea pot fi:
Vicedirectorul serviciului S.S.A.
Directorul arhivei naţionale
Unul din cei doi şefi de secţie (în dependenţă de natura problemei)
Directorul Arhivei organizaţiilor social-politice
Invitaţi (în dependenţă de natura problemei)
Din cele relatate pînă acum abservăm că unul din membrii Consiliului colegial nu este permanent unul şi acelaş, dacă problema este mai aproape de Secţia dezvoltare a arhivisticii şi evidenţă de stat a documentelor atunci ca membru a consiliului colegial este şeful acestei secţii şi invers dacă problema ţine de Secţia completare, arhive departamentale şi lucrări de secretariat a S.S.A. atunci respectiv membrul consiliuli colegial este şeful acestei secţii.
Faza predicizională:
Dreptul de iniţiere a proiectelor de hotărîri (actele emise de Consiliul colegial), aparţine directorului Serviciului, vicedirectorului Serviciului, directorului Arhivei Naţionale. Deasemenea drept de iniţiativă aparţine directorilor arhivelor municipale şi arhivelor raionale de stat, directorul Arhivei organizaţiilor social-politice, sau a persoanelor juridice ce au ca activitate păstrarea documentelor Fondului arhivistic de stat. Dacă consiliul este convocat în şedinţă ordinară atunci cel puţin cu două săptămîni înaite din cadrul S.S.A. este numit un specialist care se deplasează la faţa locului ca reper putem lua un serviciu raional de arhivă care întocmeşte un raport, o imformaţie (denumire concretă din cadrul S.S.A.) privitor la realizările şi nereuşitele instituţiei respective. O dată cu aceasta se precizaeză şi data prezentării informaţiei întocmite de regulă aceasta are loc la şedinţele Consiliului colegial. Informaţia trebuie să se refere strict la problematica inclusă în ordinea de zi a sedinţei ce va avea loc. În cazul în care decizia ce urmează a fi adoptată are de exemplu ca obiect valoare documentelor atunci proiectul de hotărîre se înaintează spre avizare Comisiei centrale de expertiză şi control.
Faza decizională:
Ordinea de zi a şedinţei cuprinde numărul curent a chestiunii propuse Consiliului colegial spre examinare. Ordinea de zi se aduce la cunoştinţă membrilor consiliului colegial. (Anexa nr.1 Proces verbal Nr. 2 din 27.03.08). Discutarea problemei începe cu prezentare succintă de către raportor a informaţiei referitor la problema inclusă în ordinea de zi şi pe proiectul de decizie asupra ei. Raportorul de regulă este un specialist a unei secţii a S.S.A. în dependenţă de cazul ce urmează a fi verificat. Raportul poate să lipsească în cazul în care nu este necesară întocmirea lui.
După audierea informaţiei prezentate de către specialistul S.S.A. problema se supune dezbaterilor la care participă şi reprezentantul serviciului raional de arhivă în cazul nostru doamna Tuhari şeful Serviciului raional de arhivă Floreşti. (Anexa nr.1)
După începerea şedinţei preşedintele consiliului colegial oferă cuvintul reprezentantului instituţiei în privinţa căruia se hotărăşte ceva sau celui care a fost responsabil de o oarecare problemă. După acest moment fiecare membru al consilului colegial se expune cu părere referitor la problema discutată şi formulează propuneri concrete întru rezolvare ei, după aceasta fiecare membru formulează întrebări reprezentantului instituţiei în privinţa căruia se hotărăşte ceva. Înrebările formulate au drept scop identificare cauzelor care au dus la crearea problemeii.
Preşedintele şedinţii consiliului colegial are dreptul să limiteze luările de cuvînt în funcţie de obiectul dezbaterii şi dacă sunt limitaţi în timp. În acest scop el, poate propune membrilor Consiliului colegial spre aprobare durata de timp ce va fi oferită fiecărui vorbitor precum şi durata totală de dezbatere a proiectului, în cadrul dezbaterilor orice problemă de pe ordinea de zi a şedinţei Consiliului colegial, fiecare membru îşi exprimă opinia numai în cazul în care preşedintele şedinţei îi oferă cuvîntul de asemenea fiecare membru al Consiliului colegial este obligat ca în luarea sa de cuvînt să se refere exclusiv la problema care formează obiectul dezbaterii.
Preşedintele şedinţelor Consiliului colegial în majoritatea cazurilor este directorul S.S.A. (Anexa nr. 1). Preşedintele şedinţei poate propune încheierea discuţiilor unor probleme puse în discuţie cu Consiliul colegial. Se interzice proferarea de insultare sau calomnie la adresa membrilor Consiliului prezenţi la şedinţă precum şi dialogul dintre vorbitori şi persoane aflate în sală. Iar în cazul în care desfăşurarea şedinţei este perturbată preşedintele Consiliului colegial poate să întrerupă dezbaterile şi să ceară respectarea regulamentului fiind în drept:
să cheme la ordine;
să retragă cuvîntul;
să dispună eliminarea din sală a persoanelor altele decît membrii Consiliului care împedică desfăşurarea lucrărilor.
Prin procesul deliberativ se înţelege procesul de adoptare a hotărîrilor Consiliului colegial. Conform regulamentului S.S.A. aprobat prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova, nr. 400 din 9 iunie 1994 prevede că în exercitarea atribuţiilor Consiliul colegial adoptă hotărîri cu consemţămîntul membrilr ei. Specificul fazei decizionale ce se realizează în cadrul şedinţelor consiliului colegial este că nu s-a stabilit prin lege majoritatea necesară adoptării unei sau altei hotărîri. Dacă facem comparaţie cu alte organe ale administraţiei publice atunci vedem spre exemplu că Legea privind administraţia publică locală[3] stabileşte că majoritatea deciziilor consiliului local se adoptă cu majoritatea de voturi a consilierilor prezenţi, dacă s-ar adopta decizia cu privire la taxele şi impozitele locale este nevoie de două treimi din consilierii aleşi.
Din cele văzute nu am observat cazuri de paritate a voinţelor, şedinţele Consiliului colegial pot fi amînate numai nu din cauza parităţii voinţelor sau imposibilităţii de adoptare a unei Hotărîri în privinţa uneia sau altei probleme de exemplu. În cazul şedinţii din 27.03.08 s-a discutat despre problematica existentă în cadrul serviciului raional de arhivă Floreşti. După audierea raportorului, a reprezentantului serviciului raional Floreşti, a membrilor Consiliului s-a făcut totalizarea la cele spuse şi s-a întocmit deciza finală care urmează a fi executată atît de S.S.A. cît şi de Serviciul Raional de Arhivă Floreşti. (Anexa nr. 1).
Comsimţămîntul fiecărui membru se exprimă public prin ridicarea mîinii în cazul în care se votează asupra uneia sau altei variante. Procedura alegerii uneia sau altei variante decizionale are loc prin apel nominal. Prin apel nominal se desfăşoară în felul următor: preşedintele se exprimă succint şi explicit asupra obiectului şi se supune asupra cuvintelor pro sau contra. Preşedintele consiliului colegial dă citire numele şi prenumele fiecărui membru în ordinea dorită, membrul nominalizat se pronunţă prin pro sau contra în funcţie de opinia sa. Dacă un membru al consiliului nu este de acord cu ceea ce sa hotărît el poate cere secretarului şedinţei să consemneze acest fapt în procesul verbal.
Consiliul colegial din cadrul S.S.A. poate adopta hotărîri cu caracter normativ (Anexa nr.1) şi hotărîri cu caracer individual. Deasemene în cadrul S.S.A directorul Serviciului emite ordine spre exemplu privitor la acordarea ajutorului material (Anexa nr. 2); cu privire la acordarea concediului de odihnă (Anexa nr.3); cu privire la crearea comisiei de casare a obiectelor de mică valoare şi scurtă durată şi a mijloacelor fixe (Anexa nr.4). Al treilea grup de decizii sunt deciziile grupului de experţi ce fac parte din Comisia centrală de expertiză şi control (Anexa nr.5).
Operaţiuni tehnico-materiale. Procesul verbal este întocmit de către secretarul Consiliului colegial, care poate fi un specialist din cadrul S.S.A. unde culege textul procesului verbal. Acesta cuprinde în structura sa:
forma şedinţei (ordinară sau extraordinară);
numărul membrilor consiliului prezenţi;
persoanele invitate la şedinţă;
preşedintele şedinţei;
ordinea de zi;
raportorul informaţiei privitor la problemă;
persoanele care au luat cuvîntul;
textul hotărîrii;
semnătura preşedintelui şedinţei şi secretarului şedinţei Consiliului colegial
Anexa nr.1
Şedinţele Consiliului colegial se desfăşoară în limba de stat.
Faza postdecizională
Semnarea şi întrarea în vigoare a hotărîrii Consiliului colegial din cadrul S.S.A. Hotărîrea Consiliului colegial se semnează la finalul şedinţei Consiliului de către preşedintele Consiliului colegial şi secretarul acesteia. Semnătura secretarului Consiliului colegial nu are rolul de contrasemnare ca în cazul secretarului consiliului local dintr-un sat spre exemplu prin care se asigură legalitatea actului. Hotărîrile Consiliului colegial devin executorii din momentul aducerii lor la cunoştinţa instituţiei ce i se adresează hotărîrea respectivă. Iar hotărîrea cu caracter individual la data comunicării persoanei avizate în ea.
În textul hotărîrilor, a ordinelor sunt specificate toate măsurile ce trebuie să fie îndeplinite de executorul ei şi data la care trebuie să informeze S.S.A. despre măsurile întreprinse în vederea îndeplinirii hotărîrilor Consiliului colegial şi a ordinelor directorului S.S.A. În concluzie putem menţiona că majoritatea deciziilor emise în cadrul Serviciului de Stat de Arhivă ce au ca obiectiv perfecţionarea activităţii, formularea unor planuri strategice, acordarea ajutoarelor instituţiilor subordonate, executorii întîlnesc cele mai mari probleme din cauza resurselor financiare limitate şi o altă problemă la fel actuală este lipsa resurselor umane calificate. Această situaţie sa creat din cauza naglijării domeniului arhivistic din Republica Moldova prin finanţarea slabă de la bugetul de stat, lipsa spaţiilor de oficiu pentru serviciile raionale de arhivă, lipsa personalului calificat în domeniul arhivistic.
[1] Lege privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova, nr. 880-XII din 22.01.92 publicat în Monitoru Oficial nr. 1/20 din 30.01.1992.
[2] Hotărîrea Guvernului cu privire la aprobarea structurii şi regulamentului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova, nr. 400 din 09.06. 94 publicat în Monitorul Oficial nr. 7/58 din 30.07.1994
[3] Legea privind administraţia publică locală, nr.436-XVI din 28.12.2006, publicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 32-35/116 din 09.03.2007.