În cadrul Serviciului de Stat de Arhivă deciziile administrative deasemene întrunesc anumite probleme la etapa realizării lor din mai multe cauze, astfel spre exemplu conform Hotărîrii Guvernului Cu privire la aprobarea structurii şi regulamentului S.S.A. al R. Moldova în p. 2 se specifică că se menţine dubla subordonare a arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat faţă de primării, executivele raionale şi faţă de S.S.A. al R. Moldova dar aceasta nu este formulată corect ceea ce duce la interpretări diferite din partea diferitor subiecţi iplicaţi în anumite relaţii. Mă refer la cauzele de neexecutare a deciziilor S.S.A de către serviciile raionale de arhivă. În primul rînd fiindcă serviciile respective nu dispun de personalitate juridică ci sunt ca secţie în cadrul executivului raional, în al doilea rînd sunt totalmente finanţaţi de la bugetul raional. Din aceste considerente în multe cazuri arhivele raionale nu ţin cont de sarcinile stabilite spre a fi executate, aceste sarcini sunt stabilite prin ordinul directorului Serviciului şi prin hotărîrile Consiliului colegial. Dar aceasta se justifică şi prin anumite cauze obiective aşa ca lipsa personalului calificat.
Un alt apect problematic vis-a-vis de executarea deciziilor îl deducem chiar din hotărîrea din 27 martie 2008 care are ca obiect problematica din cadrul serviciului raional de arhivă Floreşti, în care o mare atenţie se acordo lucrărilor de planificare a activităţii arhivisticii, dările de seamă care trebuie să fie îndeplinite în strictă conformitate cu instrucţiunile şi actele normative în vigoare. Deasemene sarcina de a organiza seminare de perfecţionare a personalului responsabile de arhive şi lucrări de secretariat din cadrul instituţiei respective. Executare întocmai a acestor cerinţe nu vor fi aduse la îndeplinire din simplu considerent că la momentul actual se atestă un mare defict de personal calificat, personalul nu este permanent şi se manifestă printr-o permanentă fluctuaţie în rîndurile sale, dar această problemă se dotorează în mare parte normelor de salarizare existente la momentul actual. De aici putem concluziona că un simplu specialist din arhivă are un salariu de 600 lei deci nu putem să vorbim despre o oarecare performanţă, se ateştă un cerc vicios de probleme care vor fi rezolvate atunci cînd vor fi analizate în ansamblu se va stabili legăturile dintre ele cauzele ce stau la baza lor. Asemenea probleme le-am dedus chiar de la şedinţa din martie 2008, reprezentantul serviciului raional de arhivă Floreşti a menţionat că din 2003 se află în postul de şef al serviciului şi a primit arhiva într-o stare foarte grea, nu dipune de personal calificat din cauza că cei ce se angajează nu stau mult la acest serviciu din cauza condiţiilor de lucru proaste şi din cauza motivării financiare sub cele mai joase nivele, ne mai vobind şi despre faptul că lipsesc specialişti în domeniul arhivisticii.
O altă problemă derivă din termenele de păstrare a unor tipuri de documente cum ar fi spre exemplu actele notariale astfel în p. 12 al Regulamentului Fondului arhivistic de stat se specifică că: actele notariale şi dosarele judiciare se păstrează în instituţia care lea emis 75 de ani. Astfel din anul 1998 Parlamentul a adoptat legea cu privire la notariat prin care sa instituit instituţia notarului privat, apare o întrebare şi deasemenea o problemă, va exista vre-o dată un notar privat 75 de ani? răspunsul este nu e posibil. Totodată legislatorul nu a prevăzut unde vor fi depozitate documentele respectivelor instituţii de notariat private care îşi vor înceta existenţa după cinci ani de activitate sau zece ani. La moment sunt persoane care deja au nevoie de exemplu de copii de pe anumite acte întocmite de notar şi respectiv se adresează la arhivă după care reprezentantul arhivei explică esenţa problemei şi este îndreptat la S.S.A., acesta din urmă trebuie să emită o decizie în acest sens spre a fi rezolvată problema, dar aceasta nu este posibil. Din acest considerent aş propune ca să se facă modificările la aceste reglementări şi spre exemplu în cazul în care notarul privat îşi încetează activitate după zece ani (exemplu) documentele emise de el cu toate registrele să fie tramsmise instituţiilor notariale de stat şi după păstrare lor 75 de ani să fie tranferate spre păstrare arhivelor de stat.
Cele mai mari probleme apar din cauza resurselor financiare limitate, nu de puţine ori serviciile raionale de arhivă se adresează S.S.A. cu probleme referitor la lipsa spaţiilor de depozitare sau stare necorespunzătoare a celor existente, în privinţa cărora S.S.A. ca autoritate centrală trebuie să emită o hotărîre în vederea rezolvării problemei ceea ce este imposibil din cauza că lipsesc finanţe în fondul de rezervă. Alte probleme adresate S.S.A. din partea instituţiilor subordonate sunt lipsa localurilor pentru birouri depozite, această problemă derivă din faptul că în anii 94-95 multe servicii de arhivă au arendat localurile unor grădiniţe sau din unele şcoli şi la moment organele autoadministrării locale cer aceste localuri să fie întoarese prin rezilierea contractelor sau prin neprelungirea lor. Desigur că în rezolvare unor asemenea probleme trebuie să se implice atît S.S.A cît şi Guvernul.
Pe lîngă aceste probleme relevante scoase în relief pînă acum, aş putea să mai menţionăm şi o serie de probleme care sunt atît de grave, dar care totuşi schimbă din coloritul şi imaginea administraţiei publice. Printre acestea putem enumera: întocmirea textelor ordinelor şi hotărîrilor prin folosirea expresiilor care pot duce la interpretări greşite aşa ca: „a lua act de” a cere o atitudine mai serioasă; „a lua cunoştinţă de”, fiindcă acestea au un caracter general care nu obligă pe nimeni la nimic, prin urmare nu se poate sconta cu un efect pozitiv. Utilizarea greşită a cuvintelor provoacă echivocuri, denaturează conţinutul, aduce la interpretări eronate. Vocabularul este elementul cel mai dinamic al limbii şi se perfectează în permanenţă modificări şi îmbogăţiri. Aceste performanţe duc la dezvoltarea limbajului general care formează aşa numita terminologie de specialitate. Alegerea potrivită a vocabularului pentru redactarea deciziilor emise sau adoptate este una din condiţiile de întocmire sau adoptare a documentelor oficiale. Persoana care redactează un act trebuie să evite cuvintele polisemantice cu formă indirectă, dar diferite de sens, paronime de tipul familial-familiar care pot fi uşor confundate, sinonimele stabil-permanent ce au diferite semnificaţii foarte fine, sesizabili doar de un bun cunoscător al limbii. Pleonasmul şi tautologia sunt greşelile din cele mai fregvente de exemplu scrisoare oficială a fost semnată de oficialităţi, a aduce un aport.
La redactarea actelor oficiale se respectă normele gramaticale ale limbii de stat (art.13 Constituţia Republicii Moldova), însă specificul corespondenţei oficiale impune unele particularităţi: folosirea pluralului în loc de singular: Vă informăm, Vă rugăm, Aprobam etc.; folosirea prezentului în loc de viitor: se aprobă, se coordonează etc.; evitarea imperativului şi a expresiilor imperative; folosirea reflexivului impersonal care poate înlocui diateza activă sau pasivă: Se numeşte..., Se aprobă..., Se eliberează. Din punct de vedere sintactic sînt de dorit frazele scurte şi concise. Se folosesc cuvinte şi expresii de tranziţie cum ar fi: în consecinţă, deci, prin urmare, aşadar, totuşi, cu toate acestea, oricum, dealtfel, mai mult decît atît, în felul acesta dimpotrivă, din contra, pe de altă parte, în acelaşi timp etc.
Actul ce urmează a fi emis trebuie să întrunească doua compartimente. În primul compartiment se indică motivele pentru care se adoptă decizia, hotărîrea, starea actuală din domeniul respectiv, neajunsurile şi persoanele care le-au tolerat. În această parte nu se arată rezultatele pozitive care au fost obţinute. Compartimentul al doilea trebuie să aibă un aspect imperativ, deoarece în el sînt fixate sarcinile care urmează să fie executate, sarcinile trebuie să fie clare.
Fiecare decizie ar trebui să conţină următoarele elemente:
ce trebuie de făcut;
cum trebuie de făcut;
cine trebuie să facă;
cînd trebuie să facă;
cine este responsabil.
De exemplu, este incorectă inspiraţia: să se efectuieze un control asupra activităţii serviciului raional de arhivă Rezina. Corect : în termen de pînă la 1 aprilie a.c. să se efectuieze controlul evidenţei şi păstrării documentelor în serviciului raional de arhivă Rezina de către specialistul Găină Larisa. Rezultatele controlului să fie prezentate directorului S.S.A. pentru înlăturarea neajunsurilor evidenţiate care la rîndul său va informa Consiliul consultativ la şedinţa următoare despre acţiunile întreprinse.
Reieşind din cele expuse putem trasa următoarea concluzie: deşi în ceea ce vizează procesul luării deciziilor se remarcă careva inconvenienţe care se datorează pe de o parte cadrului legislativ normativ ce reglementează acest domeniu de activitate, iar pe de altă parte factorului uman, lipsa unor cursuri de perfecţionare a cadrelor prin intermediul cărora s-ar crea nişte condiţii favorabile de transpunere a celor mai moderne metode de administrare în sistemul nostru de administraţie publică, totuşi se remarcă o îmbunătăţire a situaţiei în acest domeniu. Aceasta datorîndu-se în primul rînd fuxului de personal tînăr în sistemul administraţiei, care aduc cu sine cunoştinţe, o altă manieră de abordare a unor fenmene care diferă de abordarea tradiţională, fapt ce ne face optimişti în ceea ce vizează creşterea eficienţei şi transparenţei sistemului naţional de administrare.