Administrație publică

a)Diseminarea Informatiei catre cetateni

Aceasta sectiune abordeaza in mod explicit cum administratia publica furnizeaza informatii cetatenilor. Acest lucru este important deoarece intr-o democratie, administratiile locale functioneaza in mare parte pe banii dati de catre cetateni prin taxe si impozite. Cetatenii au dreptul sa stie cum sunt folositi acesti bani. Liderii administratiei sunt alesii cetatenilor, si, afirmam inca o data, oamenii au dreptul sa stie cum acesti reprezentanti ai lor cheltuiesc banii pe care ei ii platesc. Nu avem in vedere doar pe cei din cadrul primariei ci si pe consilierii locali alesi, care ar trebui sa lucreze intr-un cadru public, deschis, ajutand cetatenii sa le urmareasca agenda de lucru, hotararile si solutionarile. In final, cetatenii au responsabilitatea intr-un cadru democratic sa participe in procesul guvernarii si pentru aceasta au nevoie de informatii pentru indeplinirea rolului ce le revine.

Exista diferite modalitati de impartasire a informatiilor publicului, iar Romania a facut progrese considerabile in acest domeniu. Doar pentru o trecere in revista, iata cateva modalitati de baza de impartasire a informatiei publicului larg[1] si care includ:

• Ziare
• Intalniri publice
• Buletine oficiale
• Conferinte
• Publicatii tiparite
• Programe si anunturi TV si radio
• Web site-uri
• Informatii stradale
• Centre de Informare a Cetatenilor

Centrele de Informatii Cetateni (CIC)

Pentru multi oameni, cel mai important contact pe care il au cu administratia publica locala este de a solicita informatii despre multe lucruri pe care le furnizeaza aceasta care sunt importante pentru viata lor zilnica sau pentru conducerea afacerilor sau problemelor lor personale.  Cateva dintre acestea includ: 

• Acte de stare civila – certificate de nastere, deces, casatorie.
• Informatii despre asistenta serviciilor sociale, cum ar fi pensii, alocatii pentru minori, persoane cu handicap, somaj, etc.
• Autorizatii de functionare
• Autorizatii de constructie
• Informatii referitoare la plata unor taxe si impozite si plata acestora
• Buletine de vot si locuri de informare
• Titluri de proprietate pe terenuri si cladiri si alte elemente patrimoniale

Prima obligatie a unei administratii locale orientate pe client este aceea de a ajuta oamenii sa obtina informatiile de care acestia au nevoie. Multe din administratiile publice locale din Romania pot fi considerate un model pentru mecanismul prin care realizeaza acest lucru si anume prin Centrele de Informatii pentru Cetateni (CIC).

Un CIC este un birou infiintat special de catre administratie pentru a ajuta cetatenii sa aiba accesul la informatiile de care ei au nevoie pentru a-si rezolva pe loc o problema personala ca si pentru depunerea documentatiilor, de exemplu pentru obtinerea diverselor autorizatii, plata taxelor, etc. Caracteristica esentiala a CIC-ului este ca acesta este realizat ca un spatiu unde cetatenii pot primi prompt, prietenos, sfaturi ajutatoare despre problemele administratiei. In consecinta, CIC-ul ar trebui infiintat intr-un loc care sa fie usor accesibil publicului si sa aiba un cadru deschis si prietenos ca si atitudinea angajatilor care lucreaza aici. Aceasta inseamna ca atunci cand un cetatean intra in primarie cu o problema personala sa nu isi piarda timpul si sa devina frustrat de complicatiile aparute in gasirea a ceea ce cauta si de ceea ce are nevoie. Multe CIC-uri din Romania au o buna reputatie in a fi folositoare cetatenilor.

Personalul CIC-urilor este format din doua pana la cinci persoane. Angajatii CIC-urilor au constinte despre departamentele administratiei si despre functiunile acestora si in general personalul CIC-urilor provine de la aceste departamente cheie. In afara faptului ca are cunostinte despre aspectele administratiei  locale, pesonalul CIC-ului ar trebui sa aiba relatii si sprijin din partea altor departamente ale administratiei. Este necesar de stiut, ca CIC-urile trebuie sa aiba sprijinul liderilor administratiei, al primarului sau al presedintelui consiliului judetean.

CIC-urile folosesc de obicei computere si soft pentru inregistrarea, selectarea si urmarirea informatiilor despre cererile cetatenilor. O astfel de capacitate este foarte utila, dar nu neparat esentiala in comunitatile mici. In acestea, un CIC poate avea unul sau doi oameni care sa aiba cunostinte profunde despre structura administratiei si procedurile folosite si sa aiba acces la telefon. Un astfel de CIC simplu poate sa indeplineasca functiunile esentiale ale unui CIC: sa furnizeze informatii reale si de ajutor intr-un mod prietenos, sa aiba o atitudine orientata catre client, si chiar sa rezolve problema  atunci cand un cetatean intampina dificultati in obtinerea unei informatii sau a documentelor pe care le solicita.

Cand un CIC are acces la computer, cateodata aceste computere sunt in retea in cadrul primariei, facilitand comunicatiile rapide si de asemenea, facilitand CIC-ului urmarirea cererilor. Totodata se pot obtine statistici referitoare la diferitele tipuri de intrebari pe care le au cetatenii si mai ales de cat timp este nevoie pentru rezolvarea lor.

CIC-urile sunt diferite fata de serviciul de relatii cu publicul. Relatiile publice se implica in explicarea programelor si politicilor administratie locale  publicului larg si se angajeaza constant in construirea imaginii primariei / consiliului judetean, pentru scopuri de atractivitate turistica si de afaceri, si pentru colaborarea cu mass-media, de exemplu. CIC-ul, pe de alta parte, este preocupat in mod direct de raspunsurile date la intrebarile cetatenilor ca si de nevoilor acestora privind serviciile publice. Ar trebui sa existe o buna cooperare intre serviciul de relatii cu publicul, administratie si CIC. De exemplu, un CIC este un loc bun pentru distribuirea ziarului primariei, fluturasilor, buletinelor oficiale etc, datorita interactiunii lor extinse cu cetatenii. In unele primarii, CIC-ul este sub autoritatea Serviciului de Relatii cu Publicul.

La ora actuala in Romania exista trei tipuri de CIC-uri: 

1. CIC-uri care ajuta cetatenii sa depuna cereri, serviciile oferite fiind informatii, sprijin, formulare si persoane de contact ca si solutii urgente atunci cand situatia o cere. Majoritatea CIC-urilor furnizeaza aceste servicii de baza.
2. CIC-uri care fac tot ceea ce am aratat mai sus, dar in plus urmaresc petitiile cetatenilor in timp, informandu-i despre stadiul rezolvarii lor prin acest sistem de urmarire/ Acesta poate fi deosebit de folositor, si cateva CIC-uri sunt capabile sa asigure aceste functii suplimentare, de exemplu Consiliile Judetene Sibiu si Ialomita si  primaria din Mangalia.
3. CIC-uri care furnizeaza serviciile de baza si se si ingrijesc de procesarea actelor pentru cetateni (clienti). Cateva CIC-uri, ca cel din Pitesti, au adoptat acest tip de abordare - ghiseu unic “one stop shopping”.

Mai mult decat atat, cateva CIC-uri furnizeaza informatii de interes comunitar, ca de exemplu evenimente importante in care urmeaza sa fie implicat orasul, ONG-uri, oportunitati educationale, evenimente culturale si sportive, festivaluri, targuri, etc.

Cateva exemple de CIC-uri de succes din Romania (conform criteriilor de mai sus)

CIC-uri de tip a.  Primaria din Mangalia a ales un mod creativ de a infiinta un CIC. O echipa formata din trei persoane fiecare provenind dintr-unul din compartimentele cele mai importante ale primariei, a fost constituita pentru a ajuta planificarea activitatii in cadrul CIC-ului. Aceste trei persoane au devenit automat si functionari ai CIC-ului . Apoi au fost identificate trei CIC-uri de succes existente la acel moment la nivelul tarii ( Slobozia, Sibiu si Targu Mures) unde primarul a trimis cate un membru al echipei pentru a le sudia in detaliu. Dupa ce vizita s-a incheiat, ei au raportat ce au vazut, in cadrul unei intalniri ce a avut ca obiectiv finalizarea CIC-ului primariei Mangalia. Primaria a preluat de la CIC-urile vizitate numai acele elemente considerate a fi potrivite pentru Mangalia (ex: programul de soft al primariei din Sibiu), si le-a folosit ca baza pentru dezvoltarea noului lor CIC. Personalul a fost instruit de catre echipa CIC-ului Consiliului Judetean Constanta. Pana astazi, CIC-ul a capatat o buna reputatie printre cetateni si a devenit un model si pentru alte administratii.

CIC-uri de tip b. Unul dintre primele CIC-uri care au fost infiintate in Romania este cel al Consiliul Judetean Ialomita. CIC-ul are o baza completa a vietii oficiale si sociale a comunitatii si poate sa faca fata oricaror intrebari venite din partea cetatenilor. CIC-ul este conectat in retea cu toate compartimentele Consiliului Judetean si are un sistem de urmarire a cererilor pe care le depun cetatenii. Este vorba despre un sistem de management al documentelor, care monitorizeaza traseul fiecarui document din momentul in care acesta intra in cladire, pana la solutionarea sa. Documentul este trimis spre solutionare persoanelor ce se ocupa de acel domeniu din cadrul CJ, si pot fi urmarite de la orice computer al  CIC-ului de catre orice cetatean in orice moment prin numarul sau de inregistrare. Acest soft a fost realizat de Consiliul Judetean. Personalul acestui Centru a afirmat ca ar fi foarte fericit sa poata ajuta si alte administratii locale pentru infiintarea unor CIC-uri.

CIC-uri de tip c - ghiseu unic. Cetatenii vin la CIC si aici personalul se ocupa de rezolvarea cererilor lor, deci CIC face mai mult decat sa ii indrume pe cetateni spre locurile unde sa-si rezolve problema – acest sistem a fost adoptat in Pitesti. CIC-ul din Pitesti este impartit in patru departamente care definesc structura primariei, si anume:

• Administratie Publica/Asistenta Sociala/Stare Civila
• Economic/Taxe/Venituri
• Amenajarea teritoriului si Urbanism
• Patrimoniu si Domeniu Public si Privat

Personalul CIC-ului provine din aceste departamente. Astfel, de exemplu, daca vine cineva pentru obtinerea unei autorizatii de constructie, reprezentantul corespunzator al CIC-ului furnizeaza acele informatii necesare si apoi inainteaza hartiile pentru obtinerea diferitelor aprobari/avize, le urmareste, si este capabil sa-i spuna cetateanului cand va fi  rezolvata cererea sa. In ziua de joi fixata (toate actiunile complete sunt furnizate in zilele de joi in concordanta cu programul stabilit) clientul vine si isi ridica autorizatia de constructie.

Asa cum au aratat aceste exemple, un CIC poate fi o resursa bogata pentru o primarie si o legatura interactiva cu publicul. Oricum, pentru ca liderii administratiei sa aiba suportul politic, este necesara infiintarea unui CIC ca un instrument activ si eficient al guvernarii si al participarii cetatenesti. Este usor sa infiintezi un CIC ca un gest indreptat catre participarea cetateneasca, si mai apoi sa-l neglijezi, parasind intr-un  moment  participarea cetateneasca. CIC-urile trebuie sa fi o parte integranta a activitatilor administratiei si sa fie dotate cu echipamente, personal suficient si alte resurse care sa le faca viabile.

Exemplele aratate mai sus nu au intentia de a fi a tot cuprinzatoare. Exista multe CIC-uri care fac o treaba nemaipomenita in cadrul multor administratii locale din Romania. In acest domeniu, Romania este lidera in regiunile din Europa Centrala si de Est. Oricum, toate administratiile consemnate aici sunt deschise sa raspunda intrebarilor acelor administratii locale care doresc sa-si infiinteze un CIC ori sa-si imbunatateasca operatiunile in cele deja existente.

Campania de constientizare a publicului

Multe dintre discutiile purtate pana acum s-au bazat pe informatii despre administratiile locale si despre operatiunile lor, informarea oamenilor si a agentilor economici pentru activitatile lor curente. Am discutat despre modalitati diferite de furnizare a accesului publicului la astfel de informatii. Dar, care sunt nevoile administratiilor de a informa si educa publicul despre aceste aspecte speciale? Iata cateva exemple:

• Administratia trebuie sa faca publicul constient si mai ales sa primeasca raspunsul lui la unele aspecte specifice ale unei situatii, ca atunci cand facem vaccin impotriva unei eventuale epidemii de gripa.
• Ca raspuns la plangerile publicului, un nou sistem de trafic imbunatatit din centru orasului este aproape a se implementa iar administratia trebuie sa faca publicul constient de noul sistem de strazi cu sens unic.
• Caini vagabonzi au fost vazuti mancand sobolani, iar administratia va demara un program prin care sa previna cetatenii si sa le explice in acelasi timp de noul program de indepartare a cainilor.
• Asistenta in programul de reciclare a deseurilor este oferita de catre o administratie din afara tarii, iar cetatenii trebuie sa fie educati pe tema beneficiilor acestui program si pregatiti sa separe deseurile care vor fi colectate in containere separate pentru sticla, hartie, metal si altele.
• Ca raspuns la un sondaj public care indica un interes puternic in reabilitarea spatiului verde, administratia intentioneaza sa restabileasca parcul central astfel incat oamenii care il vor folosi sa fie informati, prin prezentarea de alternative temporare si sa fie tinuti la curent cu progresul renovarii. 

Colaborarea cu mass-media

Majoritatea administratiilor publice locale au dezvoltat deja colaborari cu mass-media – radio, posturile de TV si presa. Unele au chiar propriile lor publicatii, posturi de radio si TV sau programe cu unele dintre acestea care sunt locale. Oricum, aceasta este relatia  cu mass-media care este cea mai provocatoare si mai importanta si fiecare administratie ar trebui sa o examineze de aproape.

O functie importanta a stirilor din mass-media intr-o democratie puternica este aceea ca servesc drept “un supraveghetor” al societatii.  Aceasta inseamna a supraveghea administratia si  toate institutiile societatii, a ajuta la pastrarea onestitatii si a unui public informat si educat asupra celor mai importante aspecte, decizii si evenimente. Intr-o tara care  a facut nu de mult tranzitia la un sistem democratic, rolul mess-media este acela de a critica administratia. O critica cinstita este functia mass-media, dar adesea cand o administratie este supusa critici afirma ca nu o merita. Ce ar trebui sa faca administratia in aceste cazuri? Intr-o democratie, singurul lucru care trebuie facut este sa te ridici deasupra criticii. Incercati sa educati mass-media pozitiv pentru a o ajuta sa inteleaga si sa aprecieze mai bine administratia cu intregul ei potential ca un jucator cheie intr-un sistem democratic.

O administratie poate incuraja mass-media sa dezvolte un demers constructiv in raportarea administratiei. De exemplu, o responsabilitate a mass-media este de a informa cetatenii despre structurile administratiei si despre programele acesteia dar si despre responsabilitatile cetatenilor de a se comporta ca participanti activi in procesul de guvernare.

Discursul in public

Discursul in public este unul din lucrurile grele pe un consilier local il face. Necesita  timp invatarea deprinderii de a fi un bun vorbitor daca aveti frecvente responsabilitati de a vorbi in public, ca si colaborarea cu presa.

Iata cateva aspecte care ar trebui avute in vedere pentru o prezentare publica de succes.

Deschidere.  Memorati primele doua minute ale prezentarii dumneavoastra. Manifestati atentie si interes , si creati o prima impresie buna. Care sunt numele si functia dumneavoastra (de exemplu, purtator de cuvant), specificati care este agenda?

Obiective.  De ce suntem aici?  Cand totul s-a terminat, ce doriti sa faceti, sa credeti, ce actiuni doriti sa intreprindeti?  Raspundeti la intrebarea, “Ce a preluat audienta de la aceasta prezentare"?

Pregatire.  Repetati, repetati si repetati.  Nu cititi.  Notitele trebuie sa includa numai cuvinte si fraze cheie.

Continut.  Folositi in prezentare fapte, referiri, exemple, analogii, citate concludente.  Asigurati-va ca aveti o buna organizare a prezentarii -- logica – usor de urmarit. 

Participare.  Implicati audienta.  Planificati inainte intrebarile, solicitati acordul si opinia. 

Mijloace vizuale.  Mijloacele vizuale folosite ar trebui sa fie simple, usor de citit si de inteles -- de exemplul afisele.  Folositi imagini, desene, grafice .  Folositi culori.  Imaginile ar trebui sa fie clare, simple si semnificative. 

Interes.  Mentineti interesul si atentia publicului.   Folositi intrebari, demonstratii, dovezi, povestiri, umor, mijloace vizuale, analogi, exercitii, studii de caz, exemple, etc.

Convingere.  Sunteti de acord?  Ati sprijini?  Fiti sinceri, calzi si prietenosi.  Vorbiti in cunostinta de cauza, cu entuziasm si convingere.  Stabiliti credibilitate.

Contact vizual.  Nu va uitati in podea, tavan, pe notite, ori in gol.  Nu fixati audienta.  Acordati 3- 5 minute pentru a privi fiecare persoana – deplasati-va, nu ramaneti in acelasi loc.

Vocea.  Vocea ar trebui sa fie ferma, clara si sincera.  Modificati intonatia si ritmul.  Evitati – “uh,”  “ah,” “ok, ok.”

Miscare.  Nu stati intr-un singur loc.  Folositi gesturi naturale pentru a capta atentia,  dar nu va miscati excesiv deoarece puteti distrage atentia publicului de la prezentare.

Tinuta.  Mentineti o expresie faciala placuta.  Zambiti.  Mentineti o postura relaxata si o tinuta profesionala.  Evitati sa atrageti atentia prin vestimentatie si maniere. 

Incheiere.  Memorati ultimele doua minute.  Rezumati punctele de vedere importante

Este bine de reamintit aceste aspecte pentru orice prezentare publica. Daca prezentarea este in afara contextului conferintei, vorbitorul poate elabora un raport cu audienta, si poate folosi tehnici aditionale ca si cererea pentru un angajament sau un feedback din partea audientei si o incheiere a discursului fiind orientata pe actiune.

Instrumente de participare cetateneasca – b) Colectarea Informatiilor, Opiniilor si Ideilor cetatenilor

Aceasta sectiune prezinta instrumentele folosite pentru colectarea informatiilor de la grupurile de cetateni si de la grupurile de interes in legatura cu  punctele lor de vedere, opinii, perspective si idei. Cateva instrumente sunt discutate pe scurt in functie de complexitatea lor, de la particular la general:

• interviurile
• focus grupurile si
• sondajele de opinie
• intalniri, audieri si dezbateri publice

Oricum, cititorii ar trebui sa fie constienti ca exista multe instrumente care ar putea fi folosite pentru culegerea de informatii, asa cum exista multe forme de participare cetateneasca. In orice situatie data, consilierii locali confruntati cu colectarea de informatii trebuie sa considere posibilitatile practice. O gandire creativa despre ceea ce merge mai bine intr-o situatie particulara  este intotdeauna recomandat!

Alegerea instrumentului potrivit reprezinta o abilitate importanta care se dobandeste prin experienta. In general, cel mai eficient instrument este cel mai simplu instrument care ofera informatii precise si utile.

Interviurile

Exista avantaje clare care fac din interviuri un mod simplu si rapid pentru de a afla opiniile unor grupuri de interes diferite pentru orice situatie data, program sau politica.  Cateva avantaje ale interviurilor sunt acelea ca ele:   

• Se pot realiza imediat utilizandu-se resursele de personal existente.
• Pot fi realizate personal sau la telefon, depinzand de numarul de interviuri care trebuie realizate si de timpul disponibil.
• Sunt flexibile si nu sunt limitate la un set de intrebari date, astfel incat cel care intervieveaza sa fie capabil sa exploateze motivatia si cauzele care au contribuit la formarea punctului de vedere si a opiniei grupurilor de interes.
• Permit celui care intervieveaza sa analizeze forta punctelor de vedere ale grupurilor de interes (intotdeauna informatii valoroase).
• Necesita putina pregatire sau instruire speciala in afara de o buna intelegere a programului si a contextului, dar si o abilitate pentru a conduce un interviu intr-un mod eficient si efectiv.

Cateva dezavantaje pe care le aduc interviurile:

• Poate sa consume din timpul personalului , in special interviurile care se realizeaza fata in fata.
• Nu sunt capabile sa produca rezultate cantitative, asa cum este posibil, de exemplu, in cazul sondajelor de opinie.
• Pot determina diferite rezultate pentru diferite persoane care intervieveaza datorita stilului personal, abilitatea de re-colectare a detaliilor si interactiunii dintre indivizi.
• Produce rezultate la fel de adevarate si corecte asa cum acestea apar in rapoartele celor care realizeaza interviurile.

Oricum, ca un echilibru, nu exista un substitut pentru interviuri ca modalitate de a formula rapid o parere despre cum reactioneaza persoanele si grupurile de interes diferite vis-à-vis de un program, politica sau initiativa particulara.   Daca sunt necesare informatii mai precise, pentru a se realiza acest lucru, sunt disponibile alte instrumente, desi interviurile reprezinta intotdeauna o metoda buna pentru a incepe, chiar si atunci cand acest lucru se realizeaza doar ca o baza limitata.

Cateva instructiuni pentru realizarea  interviurilor

• Asigurati-va ca aveti foarte clar definit scopul pentru care se realizeaza interviurile si ca cei care intervieveaza au inteles foarte bine acest scop.
• Scopul si durata unui interviu (ca durata nu trebuie sa fie mai putin de 30 de minute si nici mai mult de 60 de minute) trebuie clar explicata persoanelor intervievate ca si, de asemenea, utilizarea finala a informatiilor si categoria de oameni care au fost sau vor fi intervievati.
• Cel care realizeaza interviul ar trebui sa fie capabil sa creeze aceluia pe cale il intervieveaza o stare de relaxare si de confort pe toata durata procesului -- sa nu fie intimidat, iar simtul umorului este de asemenea recomandat.
• Trebuie utilizata o tehnica a intrebarilor deschise pentru a-i face pe cei intervievati sa-si exprime punctele lor de vedere. Aceasta inseamna sa nu fie folosite intrebari ale caror raspunsuri sa fie Da / Nu, un simplu numar de clasificare sau nume. Intrebarile care au un raspuns sugerat trebuie, de asemenea, evitate. Cu alte cuvinte nu trebuie "manipulat" intervievatul.
• Cel care intervieveaza ar trebui sa realizeze un raport sumar al interviurilor cat de repede este posibil dupa sesiunea de intervievare si ar trebui sa realizeze acest raport pe baza notitelor luate in timpul interviului ori pe baza inregistrarilor facute (permisiunea de a inregistra interviul trebuie ceruta fiecarui intervievat in parte inainte ca ea sa fie facuta)
• Adresati-va atator grupuri de interes atat cat sa se asigure relevanta opiniilor, cat va permite timpul si resursele de care dispuneti.
• Daca rezultatele sunt facute public, asigurati-va ca veti pastra anonimatul celor intervievati.

Focus group-urile

Focus grupurile sunt intalniri interactive facilitate cu grupuri mici de cetateni. Moderatorul lor conduce participantii la discutii printr-un set de intrebari despre un subiect particular. Sectorul de afaceri particulare a inventat aceasta idee a focus grupurilor – discutiilor in grup – in anii 1950, ca o modalitate noua pentru a afla atitudinile si reactiile clientilor lor pentru o linie specifica de produse, inovatii sau campanii publicitare. Focus grupurile s-au dovedit a fi o modalitate foarte buna pentru a obtine opiniile cetatenilor. De atunci, focus grupurile au devenit larg raspandite in sectorul public, al educatiei, de cercetare si in campaniile politice.

Cetatenii sunt invitati sa ia parte la astfel de discutii in grup, si numai cei invitati pot participa, pentru ca focus grupurile nu sunt intalniri deschise. Initial, sunt 7 – 12 participanti care provin dintr-o anumita categorie sociala sau un grup de interes (ex. profesori, pensionari, membrii ai unor asociatii particulare de proprietari, studenti, tinere mame, etc). Participantii sunt rugati sa ia parte la o discutie care se structureaza pe un set de intrebari - “chestionar”. Moderatorul focus grupului, sau un asistent, face realizeaza o transcriere sau un rezumat scris al intrebarilor. Focus grupul este repetat de cateva ori, folosindu-se acelasi set de intrebari, pana cand acesta nu mai genereaza alte noi raspunsuri. In acel moment, sponsorii focus grupului pot sa fie satisfacuti de faptul ca au informatii complete despre atitudinile si opiniile participantilor referitoare la subiectele dezbatute in cadrul discutiilor de grup.

Focus grupurile reprezinta o modalitate relativ simpla, repede si ieftina de a avea un feedback din partea cetatenilor.  Ele pot fi folosite intr-o varietate de situatii, ca de exemplu:

• Planificarea strategica – pentru a castiga intelegerea aspectelor si a problemelor sau pentru a testarea propunerile sau a solutiilor.
• Necesita o evaluare – pentru a afla nevoile unui grup specific.
• Testarea – noile servicii ale administratiei, programe, manifestari, sloganuri, preturi, rate si taxe, proceduri de facturare, etc.
• Pregatirea serviciilor /satisfacerea clientului - pot fi folosite inainte, in timpul si dupa pregatirea sau prestarea serviciilor.
• Aprofundarea sondajelor – se foloseste pentru testarea chestionarului unui sondaj
• Un mod rapid si eficient de obtinere a feedback-ului – a managerilor, liderilor, politicienilor, etc.

Focus grupurile pot avea multiple utilitati in cadrul unei activitati specifice. De exemplu, in contextul planificarii investitiilor, focus grupurile pot fi folosite pentru:

• A ajuta la conceperea unui chestionarului prin care sa se determine prioritatile cetatenilor, fie la nivel general fie in cadrul unui grup specific de interes;
• A ajuta la determinarea prioritatile in cadrul unui sector specific sau pentru a testa prioritatile propuse de catre administratia locala;
• A testa adoptarile de dinaintea elaborarii unui proiect propus (Sunt grupurile interesate de acord cu adoptarile luate? De ce sunt sau nu de acord?)
• A determina atitudinile care ar putea afecta succesul sau esecul unui proiect (Vor separa cetatenii deseurile astfel incat o noua facilitate de eliminare a noilor deseurilor ar putea fi folosita efectiv?)

Chestionar pentru contractarea unui credit international, Ivano-Frankivsk, Ucraina:

Acesta este un chestionar folosit in orasul  Ivano-Frankivsk, Ucraina.  Administratia a muncit din greu pentru a informa cetatenii despre intentiile ei de a obtine un imprumut international pentru a imbunatatii sistemul de caldura. Dar, se pare ca existau persoane care au auzit despre aceste intentii. Aceasta a creat dificultatii administratiei, deoarece organizatia care ar fi putut acorda imprumutul a insistat ca administratia sa arate ca exista suport public pentru contractarea imprumutului. Primaria a decis sa foloseasca focus grupurile pentru a exploata care este cea mai buna cale de a comunica cu cetatenii despre planul de obtinere a unui imprumut, si in particular cum sa-i incurajeze sa ia parte la o dezbatere publica.

Ce ati auzit de intentiile administratiei de a obtine un imprumut strain pentru a imbunatati serviciile municipale?

Ati auzit despre aceasta intentie?

Credeti ca este vorba despre o lipsa de informare a evenimentelor care au fost planificate?

Cum aflati de obicei despre evenimentele care se desfasoara in oras?

Ati auzit despre audierea publica care a fost planificata pentru 2 aprilie?

Care ar fi cea mai buna metoda de informare a cetatenilor despre evenimentele administratiei, ca de exemplu audieri publice?

Veti participa la audierea publica?

Ce ar trebui facut pentru ca cetatenii sa fie informati si sa participe la audieri publice?

Raporturile focus grupurilor realizate au aratat ca oamenii nu arau bine informati despre intentia de a contracta un imprumut sau despre audieri publice, dar erau foarte interesati in ambele cazuri. Au fost exprimate idei despre alte modalitati mai eficiente de furnizare a informatiilor.

Lista urmatoare revizuieste principalele caracteristici ale unui focus grup:

• Participantii provin dintr-un grup particular de interes.
• Grupul ar trebui sa fie destul de mic pentru ca sa se poata permite schimbul de pareri si destul de mare pentru ca aceste opinii sa fie cat mai diverse. Numarul participantilor ar trebui sa fie de  7 – 12 persoane.
• Ca timp de desfasurare un focus grup nu ar trebui sa dureze mai mult de 1 ½ si 2 ore.
• Discutiile purtate ar trebui sa fie conduse de catre un moderator instruit, care sa adreseaze participantilor o serie de "intrebari de chestionar” (o serie predeterminata de 5-10 intrebari deschise care sa corespunda scopului sponsorului proiectului).
• Moderatorii focus grupurilor ar trebui instruiti pentru a facilita (si nu a conduce) discutiile de grup.
• Moderatorul este ajutat de un asistent care are grija de partea de logistica a sesiunii de discutii si care sa ia notite, ori are in grija inregistrarea discutiilor.
• Costurile angajate pentru realizarea focus grupurilor includ taxe pentru angajarea unui moderator profesionist, pentru inchirierea spatiului de desfasurare a discutiilor si pentru o mica gustare. Exista un obicei de a plati un onorariu participantilor sau de a le darui un mic cadou.
• Focus grupurile ar trebui sa se desfasoare intr-un spatiu neutru si confortabil (intr-o scoala, biblioteca, sala de sedinte publice, sau sediul unei universitati). Acesta contribuie la relaxarea discutiilor si nu ar trebui sa se desfasoare in incinta primariei.
• Formatul unui focus grup este flexibil si informal si acesta permite moderatorului sa descopere motive, credinte si valori care subliniaza atitudini. Acesta permite sa se descopere zone neasteptate de preocupari.
• Focus grupurile trebuie repetate de 2 – 4 ori cu grupuri diferite de participanti din cadrul aceluiasi grup de interes (stakeholders) pentru a produce rezultate valabile – acesta pentru a fi sigur ca toate ideile relevante au fost consemnate iar un nou grup nu face altceva decat sa repete ideile deja furnizate de grupurile anterioare.
• Rezultatele focus grupurilor sunt de obicei consemnate intr-un raport. Moderatorul scrie raportul bazandu-se pe revizuirea notitelor luate in timpul sesiunii de catre asistent, suplimentar si de inregistrarile facute. O transcriere totala sau partiala a inregistrarii sesiunii este folositoare dar nu si esentiala. Vezi anexa acestui capitol pentru a vedea un exemplu de raport de focus grup.
• Un feedback imediat poate fi obtinut de catre sponsor (ex. reprezentantul administratiei) printr-o observare directa a focus grupului prin intermediul unei inregistrari video in direct ori printr-o oglinda.

Sondajele de opinie publica (sondarea cetatenilor)

Aproape oricine este familiarizat cu conceptul de sondaj al opiniei publice. Sondajele sunt folosite pentru a descoperi realitatile (incluzand atitudini si pareri) despre membrii unei categorii a populatiei. Exista trei feluri de sondaje, dezbatute in continuare. 

1. a) Sondaje pentru intregul grup

Cand managerii sondajului doresc sa descopere realitatea unui grup mai mic, ei realizeaza un sondaj care se adreseaza fiecarui membru in parte. De exemplu, sa presupunem ca reprezentantii administratiei doresc sa stie ce conditii  ar trebui sa intruneasca o intalnire publica pentru ca o persoana sa participe. Ei putea realiza un chestionar la intalnire prin care sa intrebe daca momentele cuprinse au fost indeajuns de detaliate, daca participantii au simtit o oportunitate in a adresa intrebari, daca au fost satisfacuti cu propunerile facute la intalnire, etc. Aceste raspunsuri vor furniza informatii doar despre opiniile acelora care participa la intalnire. Organizatorii sondajului care se bazeaza pe acest lucru nu vor fi capabili sa faca o declaratie despre opiniile generale ale populatiei ca un intreg. 

1. b) Sondaje mostra - realizate pe un esantion intamplator.

In general, un sondaj este folosit pentru a descoperi realitatea si opiniile unui grup mai larg, ca de exemplu intreaga populatie a unei comunitati, ori a unei parti insemnate a acesteia. Pentru a descoperi realitatea si opiniile unui grup larg, un sondaj este de obicei realizat pe un grup intamplator, o mostra reprezentativa a populatiei, si nu pe fiecare persoana a populatiei in parte. Atunci, informatiile colectate de la o parte a populatiei sunt folosita pentru a face referire la intreaga populatie. Aceasta discutie se va axa pe un sondaje mostra realizate pe un esantion intamplator, care reprezinta un instrument important de participare cetateneasca. Cateva aspecte importante despre sondaje mostra realizate pe un esantion intamplator sunt:

• Un sondaj de opinie bine realizat poate furniza date reale si importante despre grupul sondat.
• Pentru obtinerea acestui rezultat sondajul trebuie sa fie realizat intr-un mod sigur. Sondajul mostra trebuie definit, in concordanta cu principiile matematice de esantionare statistica, astfel incat sa includa un numar sigur de persoane pentru fiecare grup in cadrul sondarii populatiei.
• Sondajele sunt de obicei scump de realizat.
• Un grup profesionist specializat in realizarea de sondaje, de exemplu ar trebui angajate o universitate, o firma de consultanta pentru a controla realizarea si analiza sondajului.
• In afara de costurile antrenate pentru realizarea unui sondaj profesional, costurile unui sondaj implica si consum de personal si timp de voluntariat.
• Rezultatele sondajului trebuie facute publice.
• Rezultatele sondajului ar trebui sa constituie ghidul actiunilor reprezentantilor administratiei, dar un sondaj nu trebuie efectua ca si cum s-ar realiza in interesul unei singure vointe politice.

Una dintre caracteristicile sondajului de opinie, care are o importanta particulara, este aceea ca sondajul poate castiga intru totul comunitatea. Multe dintre instrumentele discutate in acest manual – interviurile, focus grupurile, intalnirile publice – se adreseaza doar unora dintre membrii unei comunitati. Multe dintre acestea se adreseaza acelor cetateni care au interes fata de politicile administratiei publice locale. Dar un sondaj are o acoperire mai larga. El se adreseaza oricui – bogat sau sarac, tanar sau batran, acelor angajati ai societatii civile si acelora care sunt indiferenti fata de societatea civila. Dar in mod diferit, - un sondaj castiga fiecare vot potential. In mod consecvent, un sondaj bine realizat poate spune cu exactitate administratiei locale care este opinia intregului electorat fata de o problema particulara. Aceasta caracteristica unica a sondajelor de opinie ofera un statut important in randul instrumentelor de participare cetateneasca.

1. c) Sondaje la intamplare

Pentru a obtine rezultate reale, putem spune ca un sondaj trebuie sa fie distribuit unei majoritati semnificative, unui esantion intamplator a populatiei sondate. Opusul unui sondaj care se realizeaza pe un  esantion intamplator este un sondaj care se distribuie oricui il solicita. Astfel de sondaje se mai numesc cateodata si “sondaje la intamplare”. Rezultatele unor astfel de sondaje pot fi interesante, dar nu constituie o baza reala pentru prezicerea comportamentului unei mari majoritati a populatiei. Chiar daca 50% dintre cetatenii orasului raspunde acestui sondaj, acest 50% din esantionul de populatie nu ne anunta in mod real despre opiniile celeilalte parti de 50% care nu raspunde la acest sondaj. 

Iata cateva de exemple de astfel de sondaje de opinie:

• Un sondaj este distribuit fiecarui cetatean al orasului. Persoanele care primesc sondajul sunt rugati sa-l returneze. Si 10% dintre acestia chiar fac acest lucru. Sondajul se va adresa unui esantion care-i include pe aceia care dispun de timp si acorda atentie problemelor societatii civile.
• Un sondaj care se realizeaza pe un esantion ales din lista de numere de telefon ori pe baza inregistrarilor auto. Acest sondaj se va adresa unei populatii cu o situatie economica ridicata.
• Un sondaj care este realizat de catre voluntari pe strada si se adreseaza acelora care doresc sa-l completeze. Chiar daca sute de oameni returneaza sondajul, aceasta va furniza informati care sunt influentate in mod neasteptate. Cel putin, sondajul nu va include pe aceia care rareori isi parasesc locuintele ca, de exemplu persoane batrane si persoane suferinde.
• Un sondaj realizat de catre un ziar, revista sau un site: un sondaj ne-completat va fi publicat astfel incat orice doreste sa-l returneze poate sa o faca. Sondajul se adreseaza acelora care impartasesc acelasi punct de vedere cu cel care publica.

Astfel de sondaje nu e adreseaza unui esantion intamplator si nu pot furniza fapte reale si informatii despre intreaga populatie. Acestea costa bani pentru prepararea, distribuirea, colectarea si compararea rezultatelor. Atat timp cat ei nu furnizeaza informatii reale, aceasta reprezinta o risipa de resurse. Va recomandam in cazul in care  administratia planifica organizarea unui sondaj pentru a afla realitatea si opiniile unui grup mai mare, ca de exemplu intreaga populatie a comunitatii, sa se realizeze un sondaj stiintific bazat pe un esantion intamplator.

Cand se foloseste un sondaj de opinie

Unei administratii locale care doreste sa realizeze un sondaj de opinie ar trebui sa i se adreseze urmatoarele intrebari:

• De ce fel de informatii aveti nevoie?
• Sondajul este cel mai bun mod de a obtine informatii?
• Odata ce am obtinut informatiile, cum avem de gand sa le folosim?

Un sondaj este mult mai util atunci cand realizatorii lui solicita raspunsuri simple la intrebarile directe – intrebari la care se poate raspunde cu “Da” sau “Nu” sau prin alegerea unui raspuns dintre mai multe raspunsuri alternative date.  Un sondaj ar trebui sa fie folosit numai cand realizatorii lor  asteapta si intentioneaza sa foloseasca rezultatele si doresc sa le faca publice.  In mod consecvent, un sondaj ar trebui sa ofere intrebari serioase si nu sa ofere optiuni care nu sunt acceptabile din punct de vedere politic sau care nu sunt fezabile.

Sondajele pot fi folosite ca instrumente importante in planificarea bugetelor administratiei, investitii si dezvoltare economica. De exemplu, un sondaj poate sa intreaba cetatenii despre nivelul lor de satisfactie fata de serviciile administratiei, ca de exemplu repararea strazilor, curatarea strazilor, iluminatul public, locurile publice, colectarea deseurilor, indepartarea zapezii, supravegherea cainilor vagabonzi, transportul public, etc. Unele sondaje pot intreba cetatenii care este nivelul de importanta pe care il acorda fiecaruia dintre aceste servicii.

• Presupunem ca 70% dintre cei care au raspuns nu sunt foarte satisfacuti de iluminatul stradal, iar 30% considera ca iluminatul public este foarte important.  Administratia publica poate doreste sa afle ce este necesar a se face repede pentru a se imbunatatii serviciul de iluminat public, printr-o crestere a alocatiilor de buget care sa permita o mai buna intretinere, sau printr-un proiect de investitii care sa asigure o mai buna iluminare.
• Or, presupunem ca 40% dintre cetateni nu sunt foarte multumiti de conditia parcurilor din oras, iar 45% considera parcurile ca fiind foarte importante. Administratia locala poate dori sa imbine suportul unei cresteri bugetare pentru parcurile mai mici cu un proiect de dezvoltare economica pentru imbunatatirea serviciilor parcului central.

Sondajele de acest fel – uneori denumite sondaje pentru satisfacerea cetateneasca – pot fi folositoare intr-un mod particular, daca sunt repetate la intervale regulate de timp, astfel incat ele sa consemneze tendintele aparute.  Urmand exemplul de mai sus, daca administratia actioneaza pentru imbunatatirea iluminatului public, atunci repetati sondajul doi ani mai tarziu, astfel incat administratia ar putea sa se astepte la descoperirea  unui nivel crescut de satisfactie pentru iluminatul orasului. Aceasta ar putea sa confirme ca administratia a actionat corect in solutionarea problemei iluminatului public.

Un alt exemplu din domeniul investitiilor: presupunem ca administratia publica are de prezentat un potential creditor astfel incat administratia sa obtina sprijinul public in contractarea unui imprumut, propus pentru reabilitarea sistemului de alimentare cu apa. A fost deja realizata o campanie de educare a opiniei publice in acest sens.  Acum administratia planifica sa realizeze un sondaj de opinie. Sondajul este necesar pentru a arata celui care va acorda imprumutul ca o mare majoritate a populatiei (1) simte ca administratia trebuie sa furnizeze un serviciu  sigur de alimentare cu apa  si (2)  cu o intelegere relativa a implicatiilor, favorizeaza de asemenea, imprumutarea banilor in vederea realizarii scopului propus. Doar un sondaj bine realizat poate sa furnizeze informatiile solicitate de catre cel care va acorda imprumutul. 

Iata cateva exemple de subiecte ale sondajului:

• Cati salariati sau someri are comunitatea? Cati anume provin din diferite categorii sociale (ex., Cati dintre acestia au intre 20 si 30?  Cati dintre acestia au pregatire medie si cati - superioara?  Cati sunt barbati si cati sunt femei?)
• Ce practici de conservare a apei sau energiei sunt necesare? Pe care dintre acestea sunt dispusi oamenii sa le accepte?
• Ce modalitate de transport folosesc oamenii pentru a merge la scoala sau la serviciu? Cat de departe calatoresc?  Cat de satisfacuti sunt de optiunile oferite de transportul public in comun?
• Cati oameni au acces la pietele publice? Cum ar putea fi pietele amenajate pentru a deveni mai accesibile, eficiente si convenabile ?
• Care este cererea comunitatii pentru cursurile de educarea adultilor pe teme variate de ex. calificarea noilor angajati, o calificare superioara a celor mai vechi, cultura si recreare)?
• Cati oameni au acces la diferitele parcuri, cati si-ar dori sa aiba acces, ce modificari (ce de exemplu noi facilitati) ori imbunatatiri (pentru o mai buna mentinere) le-ar placea oamenilor sa observe in parcurile la care au acces?

Intalnirile Publice, Audierile si Dezbaterile

Definitii

“Intalnirile publice”,  “audierile publice” si “dezbaterile publice” sunt intalniri care faciliteaza schimbul de informatii intre reprezentantii administratiei si cetatenii interesati. Urmatoarele definitii explica cum sunt folositi acesti trei termeni in manual. Dar lucrul cel mai important care ar trebui amintit este ca schimburile de informatii pot lua infinitate de forme variate. Reprezentantii administratiei ar trebui sa realizeze aceste intalniri intr-un mod creativ si ar trebui ales sau conceput un format prin care cea mai buna forma sa corespunda scopului intalnirii si nevoilor cetatenilor.

Intalnirile publice sunt cele mai flexibile si mai informale modalitati in realizarea schimbului de informatii intre administratia locala si cetateni. O intalnire publica este caracterizata printr-un  schimb activ de idei. Cateva dintre motivele pentru care se realizeaza astfel de intalniri sunt prezentate in continuare:

Pentru a discuta o problema si solutiile posibile de rezolvare ale acesteia,

Pentru a informa cetatenii despre un scop sau un plan si pentru a oferi posibilitatea unor discutii si a schimbului de opinii,

Ca si parte a campaniilor publicitare publice de informare, pentru a explica opiniile si pentru a raspunde intrebarilor referitoare la planurile administratiei.

Audierile publice sunt de obicei mult mai formale decat intalnirile publice. O audiere publica este caracterizata prin ascultarea atenta a oficialilor alesi. O audiere publica este de obicei organizata atunci cand administratia are un plan, se ocupa de campania de informare publica si intentioneaza sa faca un angajament. Aceasta ar trebui sa fie organizata inainte ca administratia sa semneze o aprobare pentru o constructie noua, sau inainte ca primaria sa admita un buget propus spre aprobare consiliului local. In acest context, o audiere publica permite cetatenilor interesati sa-si exprime punctele de vedere asupra planurilor aproape finalizate si permite reprezentantilor administratiei sa auda punctele acestora de vedere si sa considere daca planul necesita modificari de ultim moment.

Termenul de dezbatere publica a fost folosit in Romania pentru a descrie o intalnire publica care ofera  o oportunitate formala pentru schimbul de informatii.  De exemplu, dezbaterile publice au oferit o oportunitate pentru un schimb de informatii pe tema bugetelor  planificate ale primariei. Impartasind cateva dintre caracteristicile intalnirilor si audierilor publice, dezbaterile publice sunt intr-o oarecare masura,  un format unic in Romania care se dovedeste a servi foarte bine nevoilor comunitatilor in acest timp.

De ce se organizeaza intalniri, audieri si dezbateri publice?

Intalnirile, audierile si dezbaterile publice sunt un instrument fundamental si schimbator pentru realizarea comunicarii intre administratie si cetateni. Oricum, aceste evenimente nu sunt scutite de cheltuieli. Acestea implica cheltuieli materiale si de personal, ele incetinesc procesul decizional si furnizeaza motive de critica dar si de lauda. Atunci, de ce  este necesar ca orice administratie locala sa organizeze astfel de evenimente? Deoarece Romania a ales calea democratiei iar fundamentarea acesteia se realizeaza prin participarea publica in procesul de guvernare – care sa se infaptuiasca cu, pentru si, prin cetateni. O dezbatere sau o intalnire este o evidenta concreta pentru electoratul care isi alege reprezentantii, dar si pentru  aceia desemnati  care doresc sa auda parerile cetatenilor.

Oamenii se opun adesea intalnirilor publice, dupa cum spun ei, guvernarea administratiei locale este sarcina reprezentantilor locali alesi sau numiti, asteptandu-se ca ei sa-si indeplineasca sarcinile ce le revin. Absolut corect! Dar, alegeri locale au loc o data la patru ani. Conditiile, oportunitatile, problemele si asteptarile se schimba semnificativ intr-o perioada mult mai scurta de timp. Este necesar pentru liderii politici si responsabilii oficiali sa fie in legatura permanenta cu oamenii si intre perioadele electorale si sa le ofere posibilitatea de a-si face cunoscute punctele de vedere.

Un alt motiv pentru care unii oameni se opun intalnirilor publice: ei spun ca sunt foarte ocupati, au de rezolvat propriile lor probleme mai intai si nu au timp suficient sau energie pentru a se ocupa de problemele comunitatii. Desigur, este adevarat ca multi oameni din Romania sau din SUA si de oriunde din lume sunt foarte ocupati. Dar, daca oamenii au posibilitatea de a participa, daca sunt tratati cu respect, si daca vad ca ideile lor conteaza, atunci ei vor dori sa participe.

Intalnirile, audierile si dezbaterile publice sunt instrumente importante ale administratiei locale. Astfel de evenimente – in special intalnirile publice – ar trebui sa fie organizate adesea de catre fiecare departament al administratiei publice care furnizeaza servicii si are legatura directa cu publicul. Astfel de evenimente ajuta la stabilirea increderii intre oameni si administratie, lucru care este foarte important de realizat intr-o democratie.

Grupurile Consultative Cetatenesti

Intr-un sistem democratic, administratiile locale folosesc comitetele consultative cetatenesti si grupurile operative pentru a furniza consiliilor locale / judetene si primariilor opinii de dezvoltare legate pe aspecte cat mai diferite. Ne vom referi tocmai la aceste grupuri ca Grupuri Consultative Cetatenesti sau GCC. Acestea sunt o modalitate importanta folosita de catre administratia locala de a angaja cetatenii in procesul de guvernare si de a-i informa in permanenta despre schimbarile nevoilor publice dintre perioadele de alegeri electorale. Exista primarii care au cate un GCC care asista fiecare departament al administratiei.

GCC-ul nu exista fara anumite costuri. O administratie consuma timp si resurse pentru a infiinta un GCC, dar si mai mult timp si resurse pentru a colabora cu acesta. O intrebare care se dovedeste a fi oportuna ar fi de ce administratiile locale de oriunde cred ca aceste GCC sunt atat de importante? Exista cateva argumente:

• pentru o administratie care se doreste transparenta si complet democratica, ele reprezinta o modalitate concreta si foarte vizibila pentru a demonstra angajamentul fata de comunitate.
• ele reprezinta un mecanism de a aduce expertiza tehnica si opiniile comunitatii in rezolvarea problemelor administratiei locale.
• ele realizeaza un for pentru oameni cu diverse domenii de activitate si cu opinii diferite, si, in acest fel, sporeste dialogul despre aspectele relevante si rezolva conflictele.
• sporesc comunicarea dintre legislativ si executiv, dintre administratie si comunitate si in cadrul administratiei.
• nu in ultimul rand, in comunitatile care au diviziuni politice, sociale si etnice puternice, GCC-urile care au o larga reprezentare a intregii comunitati pot ajuta la diminuarea tensiunilor si la de-politizarea procesului de guvernare.

Cum functioneaza GCC-urile

Un GCC poate fi infiintat oricand administratia are o sarcina de indeplinit care va beneficia de consultarea cetatenilor. Administratia trebuie sa defineasca sarcinile pe care le vor indeplini GCC-ul, cati membrii va avea, cum vor fi selectati acestia si pentru cat timp (de obicei intre 1 an si 5) si cateodata alte aspecte, ca de exemplu cat de des sa va intalni GCC-ul. Administratia publica furnizeaza suportul logistic GCC-ului, ca de exemplu locul unde acesta se va intruni, personalul care il va asista pentru a pregati intalnirea, pentru a intocmi agenda, procesele verbale si pentru a facilita accesul la  informatiile administratiei.

Membrii GCC-ului sunt voluntari. Ei ar putea fi selectati de catre administratie, alesi de catre electorat sau dupa caz, numiti dintre membrii unui ONG (ca de exemplu un grup pe mediu). Cateodata, membrii se inscrie singuri intr-un astfel de comitet - ei contacteaza administratia ca raspuns la un anunt al acesteia pentru un loc vacant sau pentru a-si declara dorinta de a servi. Oricum sunt alesi, membrii trebuie sa fie confirmati de catre administratie printr-un angajament formal.

GCC-urile diferite vor avea feluri de programe si sarcini de munca diferite. De exemplu, un GCC care furnizeaza sugestii pe tema bugetului administratiei se va intalni lunar pe durata perioadei de pregatire bugetara, dar este posibil sa se intalneasca saptamanal pe parcursul unei perioade intensive in care bugetul este finalizat de catre administratie, prezentat, revizuit si aprobat de catre consiliul local. Alte GCC-uri (de exemplu, un Grupul Consultativ pentru PUG) s-ar putea intalni in fiecare faza a proiectului, dar membrii ei pot sa lucreze si in afara acestor intalniri.

GCC temporare si permanente

Cateva GCC-uri sunt permanente si au responsabilitati care se continua de la un an la altul. Alte GCC-uri au un angajament specific, limitat in timp. 

Cateva exemple de GCC-uri permanente:

• Comisia de planificare
• Comisia de buget
• Consiliul pentru recreere si parcuri
• Comisia de dezvoltare economica
• Consiliul pentru transport
• Comisia de sanatate
• Comisia de proprietari
• Comisia pentru pastrarea cartierelor

Cateva exemple de GCC temporare: 

• Comitete consultative pe proiecte specifice (dezvoltarea cartierului sau planul de transport local)
• Grup operativ pentru crearea de oportunitati pentru tineri
• Comitetul pentru studiul atragerii de noi afaceri
• Comitetul pentru studiul refacerii cartei orasului
• Comitete speciale specifice (liste de experti voluntari selectati pentru activitati foarte specifice si de obicei foarte tehnice, ca de exemplu Dezvoltarea Sanatatii Publice)

GCC-le temporare vor primi o sarcina specifica, clar definita in scris si pe un timp limitat pentru realizarea acelei sarcini. Ei isi finalizeaza activitatea cu un raport scris in care isi includ recomandarile.

Cateodata activitatea unui GCC temporar poate conduce la stabilirea unui GCC permanent. De exemplu, un GCC infiintat temporar pentru dezvoltarea cartierului recomanda in raportul lui ca administratia  sa acorde alocatii  anuale speciale pentru "iarba de pe marginea strazilor" - una dintre  propunerile de infrumusetare a cartierului. Administratia accepta recomandarile si infiinteaza un GCC permanent a carui sarcina este revizuirea propunerilor si recomandarea celor mai bune propuneri pentru alocarea de  fonduri in fiecare an. Astfel de alegeri, facute deschis si pe baza criteriului publicarii, ajuta la asigurarea cetatenilor ca programul se desfasoara corect, transparent si fara partinire.