La o primă privire, birocraţia îndeplineşte o singură funcţie vitală: execuţia şi impunerea legilor adoptate de către parlament şi a politicilor publice decise de către executiv. În timp ce alte funcţii ale guvernării (cum ar fi reprezentarea, crearea politicilor publice şi articularea intereselor) pot aparţine mai multor instituţii, implementarea politicilor publice se află în responsabilitatea exclusivă a funcţionarilor publici, cu toate că aceştia lucrează sub conducere politică. Din acest punct de vedere, funcţionarii publici sunt doar piese dintr-un angrenaj, administratori eficienţi care lucrează într-o ierarhie fixă, în concordanţă cu reguli clar definite. Realitatea este însă foarte diferită. În ciuda subordonării formale şi a cerutei imparţialităţi, funcţionarii publici exercită o influenţă considerabilă asupra politicilor publice, îndeplinind o serie de funcţii vitale în orice sistem politic. Cele mai importante sunt următoarele:
- administrarea
- consilierea în domeniul politicilor publice
- articularea şi agregarea intereselor
- menţinerea stabilităţii politice
- Administrarea
Principala funcţie a birocraţiei este implementarea şi executarea legilor şi a politicilor publice, adică administrarea problemelor guvernării. Din acest motiv pentru birocraţie se foloseşte şi termenul de administraţie, în timp ce pentru executivul politic se foloseşte cel de guvern. Această distincţie implică o frontieră între rolul de creare a politiclor publice, pe care îl au politicienii, şi rolul de implementare a politicilor publice, pe care îl au birocraţii. La nivel mondial, cea mai mare parte a funcţionarilor publici deţin responsabilităţi administrative în domenii extrem de diverse, care pleacă de la implementarea programelor de protecţie socială la regularizarea economiei, de la oferirea de licenţe la oferirea de informaţii către cetăţeni. Din acest motiv, mărimea birocraţiei este stâns legată de dimensiunile responsabilităţilor guvernamentale. În Marea Britanie, de exemplu, numărul funcţionarilor publici a crescut constant în secolul XX, atingând un vârf de 735000 în anii ’70, dar s-a redus pănă la 499000 în 1996 ca urmare a politicilor neoliberale din anii ’80 şi ’90, pentru ca apoi să crescă din nou, lent. În Statele Unite, administraţia federală s-a dezvoltat semnificativ ca urmare a New Deal-ului din anii ’30 şi a crescut până la 2,5 milioane de persoane, în timp ce în Uniunea Sovietică, sistemul de planificare centralizată solicita aproximativ 20 de milioane de funcţionari.
Cu toate acestea, imaginea birocraţilor văzuţi mai ales ca funcţionari care aplică reguli şi execută ordine, poate fi înşelătoare. În primul rând, multe detalii administrative sunt lăsate pe seama funcţionarilor publici, aceştia bucurându-se de o libertate seminificativă în privinţa implementării politicilor. În al doilea rând, gradul de control politic exercitat asupra administraţiei variază foarte mult de la stat la stat. În timp ce în China funcţionarii publici sunt supervizaţi în mod strict şi continuu de către Partidul Comunist, în Franţa şi în Japonia, statusul lor înalt şi reputaţia de experţi le garantează o largă autonomie. În al treilea rând, în calitatea lor de consilieri în probleme de politici publice, funcţionarii publici au capacitatea de a modela politicile pe care mai târziu le vor administra.
- Consilierea în privinţa politicilor publice
Importanţa politică a birocraţiei provine în special din faptul că este principala sursă de informaţii pentru guvern. Putem distinge astfel între funcţionarii publici de nivel înalt, care intră zilnic în contact cu oamenii politici şi care acţionează ca şi consilieri de politici publice şi funcţionarii publici de nivel mediu şi mic, care au de a face mai mult cu activităţi de rutină. Din acest motiv, dezbaterea despre semnificaţia politică a birocraţiei tinde să se concentreze asupra acestei elite de înalţi funcţionari publici. În teorie poate fi trasată o distincţie clară între responsabilităţile birocraţilor şi cele ale politicienilor. Se presupune că politicienii sunt cei care proiectează şi conduc politicile publice, birocaţii oferind doar consiliere. Astfel, rolul politic al funcţionarilor publici se reduce la două funcţii: sublinierea, către miniştri, a opţiunilor posibile în privinţa politicilor publice şi revizuirea propunerilor legate de acestea pentru a avea un impact favorabil. Influenţa politică a înalţilor funcţionari publici este restricţionată, în plus, de cerinţa de a fi neutri din punct de vedere politic, aşa cum se întâmplă în Marea Britanie, Franţa, Japonia, Australia, sau de faptul că aceştia sunt subiecţii unui sistem de numiri pe criterii politice, ca în SUA.
Totuşi, sunt motive de a crede că rolul funcţionarilor publici este mult mai semnificativ decât se sugerează mai sus. De exemplu: nu există o distincţie clară între a proiecta o politică publică şi a oferi consiliere în privinţa unei politici publice – deciziile sunt luate pe baza informaţiilor disponibile, aceasta însemnând că decizia este structurată de către consilierea oferită. Mai mult, ca principală sursă de informaţii a politicienilor, birocraţii controlează efectiv fluxul informaţional: oamenii politici ştiu ceea ce personalul administrativ le spune. Informaţia poate fi astfel anulată sau modelată, pentru a fi în concordanţă cu preferinţele celor din serviciul public. Principala sursă a puterii birocratice o constituie expertiza şi cunoştinţele de specialitate care sunt acumulate de către cei care lucrează în administraţia publică. Cu cât responsabilităţile guvernului se extind şi politicile publice devin mai complexe, cu atât politicienii „amatori” devin mai dependenţi de consilierii lor „profesionişti”, funcţionarii publici.
- Articularea intereselor
În procesul de implementare a politicilor publice, birocraţia vine în contact cu diverse grupuri de interes, acelaşi fenomen petrecându-se şi datorită implicării birocraţiei în formularea politicilor publice şi în consilierea politicienilor. Aceste contacte au sporit ca urmare a tendinţelor corporatiste, care au estompat separarea dintre grupurile organizate de interes şi agenţiile guvernamentale. Grupuri ca oamenii de afaceri, profesorii, medicii, agricultorii, au devenit „grupuri client” servite de către organismele administrative şi care, la rândul lor, servesc acestor grupuri ca surse de informare şi consiliere.
Acest clientelism poate fi în beneficiul sistemului politic atât timp cât ajută la menţinerea consensului. Având acces la formularea politicilor publice, se poate presupune că interesele organizate vor coopera cu guvernul. Pe de altă parte, clientelismul poate interfera cu responsabilităţile şi îndatoririle funcţionarilor publici. Acest fenomen se poate întâmpla, de exemplu, atunci când o agenţie guvernamentală care trebuie să controleze un anumit sector, o anumită industrie, este de fapt controlată de aceasta. Când interesele grupurilor coincid cu cele ale birocraţiei, se poate crea o legătură pe care oamenii politici democraţi o pot destăma extrem de greu.
- Stabilitatea politică
Ultima funcţie a birocraţiei este de a asigura stabilitatea şi continuitatea unui sistem politic. Acest lucru este considerat ca important în special pentru ţările în curs de dezvoltare, unde existenţa unui corp antrenat de funcţionari publici poate fi singura garanţie că guvernarea se desfăşoară de o manieră ordonată. Acestă stabilitate depinde foarte mult de statusul birocraţilor ca funcţionari publici profesionişti şi permanenţi, spre deosebire de miniştrii care vin şi pleacă. Chiar şi în Statele Unite, unde înalţii funcţionari publici sunt numiţi pe criterii politice prin aşa numitul spoil system, masa funcţionarilor federali este reprezentată de cei de carieră.
Totuşi, continuitatea poate avea şi dezavantaje. În absenţa unui control public şi a responsabilităţii, ea poate conduce la corupţie. În alte cazuri, permanenţa poate conduce la un sentiment de aroganţă şi de izolare a funcţionarilor publici sau la prejudecăţi din partea acestora în privinţa conservării situaţiei existente. Funcţionarii publici de carieră pot ajunge să creadă că sunt mult mai capabili în definirea binelui public sau a voinţei generale decât sunt politicienii aleşi. Astfel ei îşi justifică poziţia de rezistenţă faţă de tendinţele politice reformiste, privindu-se pe ei înşişi ca apărători ai intereselor statului.