Una dintre limitele teoriei weberiene despre birocraţie este faptul că sugerează că, în drumul spre eficienţă şi raţionalitate, structurile birocratice vor fi similare peste tot în lume. Ideal tipul weberian ignoră variatele forme în care birocraţia poate fi organizată, ca şi diferenţele ce pot să apară datorită contextelor politice, sociale şi culturale în care aceasta operează. Organizarea birocraţiei este importantă din două puncte de vedere: ea influenţeză eficienţa administrativă a guvernării şi afectează gradul în care pot fi atinse responsabilitatea publică şi controlul politic. Problema organizării a căpătat o semnificaţie mai profundă mai ales ca urmare a presiunilor privind reducerea cheltuielilor publice din anii ’80 în Statele Unite şi Marea Britanie. Aceasta este, parţial, o consecinţă a dezvoltării ideilor Noii Drepte, dar şi una a globalizării economice. Multe state au încercat să-şi raţionalizeze aparatul administrativ, proces care uneori a fost numit “reinventarea guvernării”. Acest proces a avut consecinţe politice majore şi chiar implicaţii constituţionale.
Toate birocraţiile de stat sunt organizate pe baza scopului urmărit sau a funcţiei ce trebuie îndeplinite. Acest lucru este realizat prin formarea unor departamente, ministere şi agenţii însărcinate cu responsabilitate într-un anumit domeniu: educaţie, construcţia de locuinţe, apărare, impozite, etc. Bineînţeles, numărul unor asemenea departamente şi agenţii variază în funcţie de timp şi de stat, ca şi felul în care responsabilităţile sunt împărţite sau combinate. De exemplu, lărgirea responsabilităţilor guvernamentale în SUA a fost reflectată în crearea Departamentului pentru Sănătate şi Servicii Umane în 1953 şi a celui pentru Construcţia de Locuinţe şi Dezvoltare Urbană în 1965. După atentatele de la 11 septembrie 2001 a fost creată o nouă structură care să grupeze toate organismele cu rol informativ şi de luptă împotriva terorismului – Departamentul Securităţii Interne. În Marea Britanie, în 1995, a fost desfiinţat Departamentul Forţelor de Muncă, în acelaşi timp cu înfiinţarea unui Departament al Educaţiei şi Forţelor de Muncă.
Cea mai importantă trăsătură a birocraţiei definită din punct de vedere funcţional este gradul ei de centralizare sau de descentralizare. Sistemele administrative din ţările comuniste, care se aflau (şi încă se mai află în câteva ţări) sub strictul control al Partidului Comunist, la fiecare nivel, se numără printre cele mai centralizate sisteme birocratice din lume. Cu toate acestea, dimensiunea şi complexitatea birocraţiilor comuniste le-a asigurat acestora atât o arie largă de acţiune cât şi o oarecare independenţă departamentală. În ciuda controlului formal al PCUS, birocraţia sovietică, de exemplu, funcţiona ca un mecanism labirintic de articulare şi agregare a intereselor, constituind, după unii autori, o formă de “pluralism intituţional”. În Marea Britanie, serviciul public a fost în mod tradiţional centralizat. Reformele începute în 1966 au pus un mare accent pe expertiză şi pe cunoştinţele de specialitate, sporind astfel tendinţele spre departamentalism. Departamentalismul reprezintă presiunile centrifuge ale structurilor birocratice, de întărire a identităţii unor departamente sau agenţii, care îşi urmăresc propriul lor interes, rezistând atât controlului politic cât şi disciplinei administrative.
În mod tradiţional, cea mai birocratizată democraţie occidentală a fost considerată Franţa. În vreme ce birocraţiile din Germania şi Marea Britanie s-au dezvoltat print-un proces de reformă şi adaptare, sistemul franţuzesc a fost construit pe baza modelului napoleonian de administraţie. Acesta punea accent pe o puternică centralizare şi pe o structură ierarhizată de experţi tehnici, dedicaţi intereselor pe termen lung ale Franţei. Consiliul de Stat (Conseil d’Etat) este corpul administrativ suprem. El avizează în domeniul legislativ şi administrativ şi acţionează ca cea mai înaltă instanţă administrativă. Ecole Nationale d’Administration şi Ecole Polytechnique reprezintă “pepiniera” funcţionarilor publici, oferind funcţionarilor superiori din administraţie şi experţilor tehnici, aşa zisele grand corps, un prestigiu deosebit. Într-o anumită măsură, acest model de disciplină strictă şi de uniformitate nu a fost atins niciodată în totalitate. Există tendinţa unor scindări între generalişti şi specialişti, între cei consideraţi a fi din grand corps şi funcţionarii publici inferiori, cât şi între diverse birouri şi departamente rivale, în special între ministerul de finanţe şi ministerele care consumă un buget important.
Prin contrast, Statele Unite reprezintă un exemplu de birocraţie descentralizată. Administraţia federală operează sub autoritatea formală a preşedintelui, care este şeful acesteia. Totuşi, această autoritate este atât de difuză şi de fragmentată încât toţi preşedinţii trebuie să lupte pentru a coordona şi direcţiona toate activităţile administrative. Unul dintre motivele acestei fragmentări este acela că responsabilităţile guvernului federal se suprapun peste cele ale statelor şi ale autorităţilor locale, a căror cooperare este necesară pentru a asigura eficacitatea implementării. Un al doilea motiv îl reprezintă impactul separaţiei puterilor. În timp ce departamentele şi agenţiile executive acţionează sub autoritatea prezidenţială, sub conducerea directă a secretarilor de stat, membri în guvern, sau a directorilor, Congresul a creat şi finanţează un număr impresionant de comisii independente, cu rol regulator. Deşi preşedintele SUA este cel care îi numeşte pe membrii acestor comisii, el nu poate să îi demită sau să le modifice responsabilităţile trasate de către Congres. Un al treilea motiv îl reprezintă tensiunea dintre funcţionarii publici permanenţi, care sunt numiţi prin intermediul unui examen şi funcţionarii numiţi pe criterii politice, care sunt totuşi într-un număr mult mai mic. În timp ce pentru ultimii este de aşteptat ca să facă din loialitatea faţă de administraţia care i-a numit o prioritate, funcţionarii permanenţi vor fi mai preocupaţi de dezvoltara birourilor, de continuitatea serviciilor şi a programelor pe care le administrează.
Structura administraţie guvernamentale a intrat în atenţia opiniei publice, în SUA, încă din anii ’70. Ideea era de a lăsa guvernul să facă ceea ce ştie mai bine, şi anume crearea de politici publice, lăsând implementarea acestor politici şi livrarea serviciilor către populaţie pe seama altor organisme. În teorie, o asemenea perspectivă nu este neapărat legată de restrângerea responsabilităţilor statului, însă cei mai entuziaşti adepţi ai săi proveneau dinspre Noua Dreaptă, care o integrau în atacul mai larg împotriva guvernelor “mari”.
Aceste idei au avut o puternică influenţă în Statele Unite şi în alte ţări occidentale, însă construcţia “statului scheletic” a debutat în Marea Britanie, prin reformele serviciului civil introduse de guvernele Thatcher şi Major. “Noua administraţie publică” se bazează în mare parte pe utilizarea în guvernare a tehnicilor de management specifice sectorului privat şi pe transferul unor funcţii guvernamentale către unele organizţii private. Cea mai radicală încercare de a restrânge atribuţiile statului a constituit-o politica de privatizare, prin care domenii economice cum ar fi telecomunicaţiile, electricitatea, gazul, apa, industria siderurgică, industria carboniferă, au fost transferate unor firme private.
Lupta guvernelor pentru a ţine sub control cheltuielile publice a devenit un lucru comun. Totuşi, subţierea administraţiei, promovarea eficienţei şi reducerea cheltuielilor implică nişte costuri politice. Cel mai evident cost este slăbirea responsabilităţii publice şi apariţia unui „deficit democratic”. Unul dintre avantajele majore ale unui serviciu public unic la nivelul unei ţări este că susţine responsabilitatea ministerială. Prin intermediul acesteia, funcţionarii numiţi răspund în faţa politicienilor aleşi şi, prin intermediul acestora, în faţa contribuabililor. Crearea unor agenţii executive semiindependente şi mai ales a aşa numitelor quangos (acronimul de la quasi-autonomous nongouvernamental organisations) înseamnă că miniştrii nu mai sunt responsabili de activităţile administrative de rutină.
O a doua problemă este aceea că introducerea tehnicilor de management, a structurilor şi chiar a personalului din sectorul privat poate slăbi ethosul serviciului public (acolo unde el există), pe care diverse state au încercat să îl dezvolte pe parcursul istoriei. Cultura serviciului public din state atât de diferite precum Japonia, India, Franţa, Germania, Marea Britanie, poate fi criticată pentru aroganţa ei, dar este legată mai curând de interesul naţional decât de cel privat. Se consideră că această cultură a serviciului public a ajutat la menţinerea corupţiei la un nivel coborât în cazul celor mai multe democraţii pluraliste.
Un ultim dezavantaj este acela că, deşi toate aceste transformări şi reorganizări sunt asociate cu diminuarea atribuţiilor statului, în practică ele pot conduce la o centralizare sporită şi la creşterea controlului guvernamental. Aceasta pentru că transferând responsabilităţile directe în livrarea diverselor servicii, guvernul trebuie să creeze o serie de alte organisme care să asigure finanţarea şi funcţiile regulatorii.