Prin control se urmăreşte realizarea cât mai aproape de scopul şi finalitatea lor, a prevederilor actului decizional.
Pentru aceasta el trebuie să aibă o eficienţă maximă care poate fi atinsă prin îndeplinirea mai multor condiţii:
- Controlul să fie efectuat de specialişti în domeniul respectiv, bine pregătiţi profesional, care să cunoască în detaliu activitatea celui controlat precum şi modul cum ar putea şi cum ar trebui să se realizeze această activitate fără greşeli.
Cei ce controlează trebuie să cunoască bine legislaţia în domeniu, astfel încât să aibă posibilitatea să sesizeze cu uşurinţă eventualele erori în activitatea celui controlat, să poată răspunde prompt şi la obiect la întrebările şi nelă-muririle acestuia, să ştie să arate cum trebuie acţionat.
Vorbind de specialişti care efectuează controlul, nu trebuie să înţelegem că activitatea de control trebuie desfăşurată numai de oameni superdotaţi, cunos-cători ai tuturor domeniilor de activitate. Ar fi o eroare să se creadă că un om ar putea avea o competenţă aleasă în domenii total diferite precum al construc- ţiilor, sănătăţii, învăţământ etc., reuşind să consolideze orice activitate, fie ea cât de diversă.
Controlul specialistului se referă în primul rând la capacitatea de a constata şi aprecia o anumită activitate, de a înţelege şi interpreta corespunzător complexitatea şi diversitatea situaţiilor de fapt şi de drept în care este pus să acţioneze.
În acest context, e de dorit ca acest control să fie efectuat de specialişti atestaţi de o diplomă sau de o anumită calificare.
Controlorii trebuie să fie oameni oneşti, cinstiţi, exigenţi, să nu fie dispuşi spre compromisuri din cauza unor tentaţii de ordin material, moral etc. Numai aşa ei au tăria morală să descopere şi să sancţioneze erorile şi greşelile adoptând cele mai pertinente măsuri pentru îndreptarea lucrurilor şi desfăşurarea unei munci corespunzătoare.
De asemenea, controlorii trebuie să aibă tact, receptivitate, capacitatea de înţelegere faţă de greutăţile inerente în care-şi desfăşoară activitatea cel controlat. Tonul dur, intransigent, până la limita timorării nu fac decât să-l inhibe pe cel controlat care nu va mai „colabora” în derularea acţiunii de control, împietând asupra obiectivităţii şi operativităţii controlului şi a măsurilor corespunzătoare a fi luate.
În această situaţie chiar dacă, pentru moment şi în aparenţă controlul şi-a atins scopul, concluziile vor fi netemeinice şi nerealiste, iar neajunsurile vor persista.
Din aceste considerente rezultă că se impune imperios necesitatea ca în practica organelor de stat în general şi a celor de administraţie publică în special se pune un accent din ce în ce mai mare pe munca de pregătire şi formare a controlorilor, îndeosebi la organele care au atribuţii de control, astfel încât acesta să devină cu adevărat un control calificat, prestat de oameni cu un bogat bagaj de cunoştinţe profesionale, competenţă, pasiune, talent, curaj, cinste şi corectitudine.
În acest sens, controlorii înşişi au datoria să-şi ridice necontenit calificarea profesională, nivelul de cunoştinţe tehnico-ştiinţifice şi cel de cultură generală, să
urmeze şi să absolve cursurile de perfecţionare organizate sau recomandate de organele din care fac parte.
Dar, pregătirea şi formarea controlorilor nu trebuie lăsată la voia întâmplării. Această acţiune, de o deosebită importanţă pentru eficientizarea muncii în administraţie trebuie să fie abordată multilateral, interdisciplinar astfel încât să beneficieze de o organizare ştiinţifică bine gândită şi condusă.
- Eficienţa controlului este determinată şi de proporţia, ponderea pe care o are acesta în totalul activităţii celui controlat.
Am arătat că, activitatea de control nu e un scop în sine. Pentru ca ea să-şi atingă ţelul propus trebuie efectuată în limitele necesarului.
În raport cu activitatea principală a organului administraţiei publice aceea de executare şi de organizare a executării legii, activitatea de control este subsidiară fiind practic subordonată scopului activităţii principale.
De aceea acţiunile de control trebuie să nu răpească prea mult din timpul productiv al organelor controlate şi să nu deregleze activitatea acestora printr-o permanentă continuitate a controlului care n-ar face decât să scadă din eficienţa şi operativitatea celui controlat.
În condiţiile creşterii exigenţei faţă de activitatea administraţiei publice există tendinţa parţial obiectivă ca numărul organelor de control şi al aparatului lor să crească.
Şi din considerente economice, activitatea de control trebuie să absoarbă cât mai puţine resurse. Numărul prea mare de organe cu atribuţii de control neproductive grevează direct bugetul statului.
Pe de altă parte însă, numărul prea mic de organe de control, exercitarea sporadică a acestuia determină ca ele să nu poată cuprinde întreaga activitate a organelor administraţiei publice, sub toate aspectele.
Rezultă că între cele două activităţii, cea principală, de executare şi de organizare a executării în concret a legii, şi cea subsidiară de control trebuie găsit un echilibru optim care să asigure o eficienţă corespunzătoare a controlului.
O cale posibilă de urmat ar fi aceea a sporirii rolului şi atribuţiilor organelor care exercită controlul intern, care nu necesită cheltuieli suplimentare deoarece nu implică sustragerea de la activitatea productivă a celor controlaţi.
În plus, nimeni nu cunoaşte mai bine situaţia dintr-un organ al administraţiei publice decât proprii salariaţi care sunt chemaţi să desfăşoare activitatea de control. Oricât de mari ar fi însă avantajele controlului intern, acesta nu poate fi un panaceu, având în mod obiectiv sau subiectiv anumite limite.
Astfel, fiind salariaţi permanenţi ai unui organ al administraţiei publice ei se obişnuiesc cu anumite lipsuri şi erori pe care nu la mai depistează cu uşurinţă sau nu le mai dau importanţa cuvenită. Mai mult, între cei ce efectuează controlul intern şi cei ce controlează se nasc, în virtutea raporturilor normale de serviciu, relaţii de colaborare, chiar amiciţie, care exclud, adeseori, exercitarea unui control exigent, fără resentimente.
Sub acest aspect, astfel de inconveniente sunt eliminate prin exercitarea controlului extern ceea ce face să sporească rolul şi eficienţa acestuia. Deşi recomandabil, el este costisitor, iar adesea, exercitându-se în domenii diferite- financiar, sanitar, administrativ etc.- poate avea un mare inconvenient şi anume ca organul controlat să se afle aproape în permanenţă sub „tirul” organelor de control, aspect care îl lipseşte de timpul necesar pentru desfăşurarea activităţii propriu-zise, munca sa pierzând din operativitate şi eficienţă.
Pentru a evita un astfel de fenomen negativ e necesar ca organele de control exterioare să-şi coordoneze planurile de activitate, în aşa fel încât, pe cât posibil, să fie controlate deodată, de mai multe ori toate aspectele activităţii organului controlat. O asemenea practică, pe lângă faptul că asigură economia de timp a organului controlat, oferă şi posibilitatea unei vederi de ansamblu asupra activităţii acestuia.
- Eficienţa controlului este determinată şi de forma de control adoptată, de adaptarea modalităţii de control la obiectivul urmărit.
Astfel, dacă prin activitatea de control se urmăreşte, în primul rând surprin-derea unor nereguli, a unor deficienţe, controlul va avea caracter inopinat. Aşa de exemplu, verificarea gestionării bunurilor materiale se face de regulă, fără ca organul controlat să fie în prealabil încunoştinţat despre data şi obiectivele controlului, pentru a nu-şi lua măsurile necesare în vederea acoperirii minusurilor.
Dacă însă prin activitatea de control se urmăreşte constatarea realizării actelor decizionale, anunţarea controlului este cea mai potrivită modalitate, asigurând o eficienţă sporită. O asemenea metodă dă posibilitatea organului controlat să-şi pregătească din timp întreaga documentaţie necesară organului de control, sporind eficienţa şi operativitatea acestuia. Mai mult, metoda de a anunţa din vreme efectuarea controlului înlătură atmosfera de îngrijorare, timorare şi chiar intimidare a celui controlat, asigurând o conlucrare deosebită, sinceră şi binevenită cu organul de control în vederea descoperirii cauzelor profunde ale deficienţelor existente şi a stabilirii unor măsuri practice, eficiente pentru eliminarea neajunsurilor şi îmbunătăţirea activităţii.
Dar, în practică, indiferent dacă se recunoaşte sau nu, este destul de des întâlnită concepţia potrivit căreia organul de control „trebuie” să găsească greşeli cu orice preţ.
Nu rareori controlorii sunt apreciaţi după numărul de greşeli pe care le „vânează” şi le sancţionează cu duritate. Prin aceasta cei ce controlează scapă din vedere ceea ce este esenţial în activitatea controlată, cauzele reale ale unor deficienţe, iar cel controlat îşi manifestă, într-un fel sau altul, reticenţa sau chiar aversiunea faţă de controlor.
- În sfârşit, eficienţa controlului depinde în mare măsură de modul în care organul de control valorifică constatările făcute.
Orice activitate de control se încheie cu anumite concluzii, desprinse în urma verificărilor complexe asupra activităţilor şi acţiunilor materiale, a discuţiilor şi conlucrării permanente cu cel controlat.
Cu ocazia formulării şi dezbaterii concluziilor trebuie să se pună accentul pe desprinderea cauzelor şi a condiţiilor concrete care au generat lipsurile reţinute. Numai cunoscându-se profund şi temeinic cauzele care favorizează apariţia unor fenomene negative se pot stabili măsuri concrete şi eficiente pentru înlăturarea deficienţelor constate.
De asemenea, e necesar ca aceste concluzii să fie dezbătute cu factorii de răspundere ai organului controlat ori cu întregul colectiv al acestuia. Prin aceasta se creează posibilitatea formulării unor explicaţii suplimentare sau eventuale obiecţii privind concluziile şi propunerile de soluţii ale celui ce controlează, dezbaterea în sine putând fi productivă pentru lichidarea neajun-surilor şi prevenirea altora.
Cadrul creat prin dezbaterea concluziilor împreună cu organul controlat asigură conlucrarea acestuia cu organul de control pentru stabilirea celor mai corespunzătoare măsuri de stimulare a activităţii verificate.
Pentru aceasta este nevoie ca dezbaterea concluziilor şi a măsurilor ce se impun pentru eliminarea neajunsurilor şi îmbunătăţirea activităţii, să fie pe cât posibil, cât mai apropiată de data încheierii controlului.
Dezbaterea concluziilor şi a soluţiilor propuse se poate face fie cu întreg personalul unităţii controlate, fie pe sectoare de activitate. Aceasta se poate stabili şi în funcţie de mărimea unităţii controlate, a tematicii de control, a ariei de investigaţie etc. Oricum, analiza pe unele domenii sau sfere de activitate are avantajul că asigură o clarificare profundă, la obiect cu cei direct implicaţi, a cauzelor şi condiţiilor ce au favorizat neajunsurile semnalate şi o eficacitate sporită a măsurilor de remediere propuse.
Pentru a asigura sporirea responsabilităţii atât a organului de control cât şi a celui controlat este recomandabil ca atât concluziile, cât şi măsurile să fie formulate în scris pentru ca ele să fie clar înţelese şi mai uşor de urmărit.
Desigur, valorificarea concluziilor, a constatărilor făcute şi a măsurilor propuse nu se rezumă numai la dezbaterea acestora împreună cu organul controlat, ci presupune şi preocuparea organului de control pentru valorificarea generală, în exterior, a acestor concluzii şi măsuri.
Diverse schimburi de experienţă, instruiri, simpozioane, articole în reviste de specialitate, propuneri de lege ferenda pentru îmbunătăţirea activităţii din domeniile supuse controlului, sunt numai câteva din modalităţile la care se poate apela pentru valorificarea cât mai eficentă a acţiunilor de control asigu-rându-se realizarea funcţiilor acestuia de reglator al vieţii sociale.