Pin It
  1. Functia de informare-are drept scop informarea sistematica ,ritmica si completa a puterii politice asupra starii sistemului social in ansamblul sau.

    Se constituie dintr-un instrument de culegere,de prelucrare si de difuzare a informatiilor de la nivelul intregii societati-asigura contactul intre guvernanti si cetateni.

    Functia de pregatire-consta in elaborarea deciziilor politice,a proiectelor de acte normative si proiectelor de acte administrative,precum si de colaborare la doptarea si emiterea acestor acte.

   Documentarea administratisva este legata si de prevedere,precum si de control.

  In realizarea functiilor adm publice,ca si a asarcinilor ce ii revin,presupune o documentare bine organizata,adica un ansamblu de date,de documente de baza si de informatii,pt o alegere a variantei optime.

    Documentarea-actiuvitate administrativa ce are drept scop reasamblarea tuturor datelor posibile,conservarea lor si redarea lor cit mai accesibila si rapida autoritatilor si institutiilor publice.

   Documentarea constituie memoria administratiei pt ca ea trebuie sa contina date ale realitatii vietii sociale,reflectate in rapoarte,studii,informari sau diverse alte materiale intocmite de catre functionarii publici.

  1.   Notiunea de document;definitia documentului

     Documentul-reprezinta orice obiect care cuprinde elemente ale cunoasterii sau tot ceea ce serveste ca sa conserve si sa transmita amintirea unui fapt,intr-o forma utilizabila,indiferent daca a fost conceput sau nu in acest scop.

     Documentarea administrativa este o totalitate a documentelor de baza necesare in functionarea unui serviciu.

     Informatia constata,documentarea cauta si tinde la actiune.

     Izvoare-atit documentele,ca surse primare,cit si mijloacele prin care urmeaza sa le descoperi,precum si surse secundare,formate din organisme si instrumente.

     Documentarea se defineste prin documente

     Termenul de documentare administrattiva are o tripla acceptiune:de cantitate(volumul),a documentelor adunate;actiunea insasi de documentare;o disciplina stiintifica

     Documentarea administrativa-disciplina auxiliara a stiintei administratiei cu principii si metode tehnice proprii,avind ca obiect identificarea,colectarea,conservarea si difuzarea documentelor necesare pt a fi utilizate in cadrul autorittilor publice,in special,in scopul infaptuirii unei activitati rationale si eficiente.

  1. Etapele documentarii administrative

      Activitatea de documentare administrativa implica parcurgerea anumitor etape si faze tehnice necesare care trebuie sa-i asigure rapiditatea,precizia,exhaustivitatea,supletea si eficienta.

  1. Rapiditatea-tinerea la zi a documentarii administrative pt a raspunde modificarilor aparute in realitatea sociala in care actioneaza si isi desfasoara activitatea administratia publica.
  2. Precizia si exhaustivitatea-garanreaza specializarea,coordonarea si obiectivitatea.
  3. Supletea-trebuie sa permita punerea problemelor care fac obiectul actiunii administrative si adaptarea la documentele purtatoare de informatii.
  4. Eficienta-satisface exigentele autoritatilor si institutiilor din sfera adm publice.

Etape:

  1. identificarea si colectarea documentelor-etapa in care se impune cunoasterea si valorificarea tuturor resurselor existente referitoare,la problemele ce fac obiectul activitatii administrative.
  2. conservarea-consta in procedee si mijloace materiale,cu rolul de a asigura pastrarea si clasificarea
  3. difuzarea-consta in aducerea la cunostinta cu documentul material,fie prin multiplicare,fie prin informare asupra existentei lui.
  4. folosirea documentarii administrative-scopul acestei activitati.

     Indiferent de gruparea lor,etapele documentarii administrative urmaresc realizarea finalitatii sale,adica utilizarea documentelor.

     Criterii de clasificare in functie de:continut,forma,alfabet,data,limba,etc.

     Practic,sunt clasificate in doua categorii:

  1. documente folosite permanent(de functionari publici)
  2. documente folosite rar

      O alta clasificare:

  1. a) codificarea juridica-studierea pe baza principiilor moderne a nomenclaturii si -clasificarii reglementarilor si consta in alcatuirea de coduri,culegeri de texte in vigoare,grupate pe diverse domenii legislative,colectii de monitoare oficiale,pe materii,editarea unor culegeri de legi de importanta speciala
  2. b) clasificare alfabetica
  3. c) clasificare sistematica
  4. Mijloacele documentarii administrative

       Sunt constituite,in principal din: personal;rentabilitatea si randamentul;documuntarea si tratarea mecanica a documentelor.

  1. Personalul-sa fie specializat in documentare care sa aiba cunostinte de: arhivistica,bibliotecononie,bibliografie,precum si de tehnica documentara.
  2. Rentabilitatea si randamentul-are in vedere rentabilitatea resurselor umane,materiale si financiare folosite pt realizarea sa.Randamentul documentarii administrative este determinat de volumul de cunostinte de explorat,de mijloacele de investigatie,de complexitatea relatiilor si de actiunile intreprinse.

       Pt a obtine un randament maxim ,documentarea adm trebuie sa realizeze,concomitent,doua conditii:

         -sa corespunda scopului pt care a fost creata

         -sa prezinte o solutie economica

  1. c) Documentarea si tratarea mecanica si informatizata a documentelor-are in vedere documentarea si cibernetica administrativa,studiul aprofundat al sistemelor de comunicare si controlul cibernetic si cel al sistemelor informatice(internet-furnizor de informatii).Tratarea mecanica a informatiilor-aprofundarea tehnicilor moderne.

    Finalitatea documentarii adm are ratiune si eficienta in prezent,dar are si o functie prospectiva(asigura trecerea de la continutul documentului la gindire si se la gindire la actiune)