Agenda de protocol este un concept organizatoric şi un instrument managerial care reflectă nevoia de ordonare a activităţii, dozare a resurselor şi realizare a unei hărţi a planului de evenimente (publice sau nu). Ca instrument de lucru ea este utilizată pentru:
- planificarea calendarului intern
- cuprinde evenimentele organizate din iniţiativă proprie şi cele tradiţionale care au o repetativitate ciclică
- are o anexă care cuprinde: proiectul de manifestare, corespondenţa purtată, desfăşurătorul acţiunii, referatele de necesitate, schiţe sau copii ale materialelor tipărite, listele de participanţi, defalcările pe activităţi, lista colectivului de organizare şi responsabilităţile fiecăruia etc.
- agenda anuală foloseşte la fundamentarea resurselor, calendarul intern trimestrial conţine mai multe amănunte
- estimarea participării la cel extern
- are rolul de asistenţă de secretariat şi protocol
- se compune din faxuri de invitare la diferite manifestări, invitaţii scrise trimise de diferite organizaţii, agenda agenţiilor de presă, lista de evenimente redactată de compartimentul propriu de protocol
- utilitate la realizarea agendei proprii de protocol, la evaluarea impactului media al acţiunilor proprii, la crearea unei baze de date despre acţiunile de gen
- perspectiva temporală
- în funcţie de imaginea dorită selectarea evenimentului în funcţie de spaţiul temporal în care este plasat ţine seama că:
- nu se va alege organizarea de manifestări în perioade de criză, aflare temporară în "con de umbră", perioada marilor sărbători religioase.
- perspectiva spaţială
- permite analizarea evenimentelor omonime (cu temă şi scop identic), convergente (prilejuite de aceleaşi date calendaristice), majore politice sau economice.
Desfăşurătorul de protocol
Este un instrument de programare şi control care cuprinde în structură: organizarea (filmul concret al evenimentului, redactarea documentaţiei tehnice, alte informaţii - invitaţii, adrese, comunicate media etc.)
Acţiunile de protocol
Scrisoarea de invitaţie - este adresată de un omolog al celui invitat. Este tipărită; poate fi precedată de un fax pentru operativitate, însă transmiterea invitaţiei oficiale este obligatorie. Poartă antetul instituţiei. Începe cu o frază de politeţe care să exprime bucuria de a comunica cu adresantul. Conţine invitaţia concretă: perioada, locul, scopul propus. Finalul este o frază de politeţe, în aşteptarea unui răspuns.
Primirile oficiale
Modul de primire creează prima impresie. Contează locul (la aeroport, la sediul organizaţiei), salutul, poza de presă etc.