Gestiunea fluxurilor financiare este un element esenţial în managementul financiar la nivel local. El poate fi definit prin activităţi ce au ca scop asigurarea ca resursele disponibile să acopere plăţile curente şi viitoare (şi să prevină pierderile), maximizând soldurile disponibile şi minimizând costurile de capital. Managementul numerarului ţine de managementul eficient al mijloacelor băneşti din momentul în care veniturile au fost încasate până în momentul ce cheltuielile au fost plătite.
Managementul resurselor băneşti permite autorităţilor locale să facă nişte proiecţii financiare ale variaţiilor numerarului care apar pe conturile de venituri şi cheltuieli şi sunt reflectate în bilanţurile intermediare sau temporare.
Managementul numerarului cuprinde trei procese (Capkova S., 1997):
- Gestiunea şi controlul conturilor bancare
- Gestiunea şi controlul numerarului în casierie
- Gestiunea fluxului de numerar.
Conturile bancare. Autorităţile locale au de obicei unul sau mai multe conturi curente pentru încasări şi plăţi şi un număr mai mare de subconturi, unul este un subcont investiţional, restul sunt destinate diverselor subdiviziuni ale administraţie municipale. Organizarea conturilor bancare ale administraţiei locale trebuie privită în regim sistematic pentru a asigura echilibrul corespunzător între necesitatea de a maximiza beneficiile pe cont şi necesitatea de minimiza cheltuielile bancare. Transferurile între conturile bancare sunt efectuate cu scopul maximizării beneficiilor pe soldurile pozitive şi de a minimiza interesul plăţilor în credit.
Evidenţa documentele contabile trebuie dusă pentru toate conturile bancare. Lista extraselor bancare ce certifică plăţile efectuate în cont şi din contul bancar, precum şi soldul estimativ al mijloacelor rămase după realizarea acestor tranzacţii. Extrasele bancare trebuie comparate lunar cu tranzacţiile efectuate şi bilanţul bancar prezentat de bancă.
Numerarul în casierie. Majoritatea tranzacţiilor efectuate de către administraţiile locale au loc prin transferuri bancare, care sunt utilizate pentru achitarea plăţilor conform contractelor, prin cecuri sau alte metode de plată. Doar un număr mic de tranzacţii sunt efectuate contra numerar fizic. Tranzacţiile cu numerar de obicei au loc în casieriile centrale, o casierie locală mică, un oficiu poştal sau o bancă. Totuşi sunt câteva circumstanţe în care numerarul este colectat de către o persoană de exemplu în cazul colectării plăţilor pentru servicii.
Pentru a se proteja faţă de eroarea sau frauda în cadrul casieriilor, administraţiile locale trebuie să ducă evidenţa tuturor tranzacţiilor cu numerar în registru de casă (inclusiv numerarul extras şi plătit în bancă) şi să prognozeze soldul numerarului în cont şi în casierie. Acest lucru se face zilnic pentru a compara înscrierile în registrul de casă şi numerarul fizic în safeu.
Gestiunea fluxuli de numerar. Managementul fluxului de numerar este necesar pentru a asigura corespunderea necesităţilor financiare şi a resurselor disponibile, de a creşte veniturile şi de a micşora costul împrumuturilor. Managerul financiar trebuie să pregătească proiecţiile fluxului de numerar care vor cuprinde anul financiar următor şi monitorizarea fluxurilor de numerar curente faţă de proiecţiile făcute anterior pentru perioada curentă, adică procesul de management al fluxului de numerar cuprinde două elemente – planificare şi control.
Procesul de planificare cuprinde:
- Evaluarea situaţiei financiare curente (suma disponibilă pe total conturi bancare, investiţii financiare şi împrumuturi)
- Prognoza încasărilor şi graficul încasărilor
- Prognoza plăţilor şi graficul plăţilor
- Prognoza situaţiei financiare
- Planificarea acţiunilor pentru îmbunătăţirea situaţiei financiare pentru perioade viitoare: modificarea fluxului de numerar, obţinerea creditelor, realizarea investiţiilor financiare.
Partea cea mai complicată a procesului de planificare este prognozarea sumei încasărilor şi plăţilor, precum şi a graficului de încasări şi plăţi. Obligaţiile legate de valoarea şi graficul încasărilor şi plăţilor pot fi legate de date cunoscute din timp (de exemplu, plăţile salariale), de experienţa anterioară, sau o proporţie stabilită prin bugetul anual.
Procesul de planificare trebuie să aibă ca rezultat un plan pe termen lung, începând cu anul financiar viitor. Acest plan trebuie să arate poziţia financiară şi cea a fluxului de numerar la sfârşitul fiecărei luni şi planul operaţional care cuprinde viitorul apropiat.
Procesul de control cuprinde:
- Compararea prognozei fluxului de numerar cu fluxurile de numerar zilnice
- Revizuirea prognozelor fluxurilor viitoare
- Acţiuni de îmbunătăţire a situaţiei fluxului de numerar, de exemplu întârzierea plăţilor (credite furnizor), obţinerea creditelor pe termen scurt (credit client).
Funcţiile managementului fluxului de numerar ţin de investiţiile pe termen scurt. Planificarea şi monitorizarea fluxului de numerar este baza gestiunii mijloacelor disponibile pe conturile bancare. Aceste mijloace pot fi investite atât pe o perioadă scurtă de timp, cât şi sau pentru a achita dividendele sau dobânzile. Prognoza fluxului de numerar este de asemenea necesară pentru acoperirea deficit6elor temporare de casă. Estimarea nivelului şi duratei deficitului temporar de casă este importantă în sensul negocierii condiţiilor de overdraft.
În ultimii ani guvernele conştientizează din ce în ce mai mult importanţa gestiunii fluxului de numerar. Au apărut două responsabilităţi de bază în managementul fluxului de numerar:
- Evidenţa contabilă care precizează operaţiile în numerar care sunt disponibile şi care pot fi confirmate prin audit
- Accelerarea încasării mijloacelor, astfel încât mijloacele financiare sunt disponibile investiţiilor.
Într-o abordare mai simplă managementul fluxului de numerar conţine următoarele elemente:
- Mobilizarea numerarului: intrarea rapidă a numerarului în casierie.
- Mobilizarea numerarului în procesul de transformare a pretenţiilor financiare în numerar.
- Controlul rambursării: eliberarea numerarului la momentul cel mai târziu posibil. Rambursările premature au ca rezultat pierderi ale beneficiului. Multe administraţii publice locale au implementat tehnici de rambursare a mijloacelor „just in time”. O atenţie deosebită se atrage sumelor mari de rambursat, aşa ca plata serviciilor. Astfel este necesară o prioritizare a eliberărilor de numerar la o dată anumită.
- Programul investiţional: utilizarea numerarul între timp. Un program investiţional prudent poare ajuta administraţiile locale să genereze profit suplimentar din resursele lor de numerar.
Pentru a pregăti o prognoză a fluxului de numerar este nevoie de elaborarea unui buget financiar. El este completat lunar utilizând proiecţiile încasărilor şi plăţilor pentru fiecare grupă, nu doar pentru a efectua nişte posibile investiţii, ci şi pentru a menţine solvabilitatea administraţiei locale. În anumite cazuri un model exact de colectare sau utilizare a resurselor pe parcursul anului poate fi aplicat. El poate fi aplicat pentru plata salariului sau de pentru serviciul datorie, colectarea plăţilor de arendă pentru clădiri. Totuşi, în multe cazuri aşa modele sunt ori sezoniere, ori să vină în acelaşi timp. Plăţile anuale sau multianuale aşa ca asigurarea pot duce la cheltuieli destul de importante în anumite luni. Procesul de management al fluxului monetar poate fi monitorizat cu succes dacă anumite iregularităţi în veniturile şi cheltuielile aşteptate sunt planificate şi fluxurile băneşti de intrare/ieşire pentru fiecare perioadă viitoare sunt proiectate. Analiza cronologică şi crearea unor dosare pot ajuta în prognozarea eficientă şi exactă.
Progresul rapid al sistemelor informaţionale de procesare a bazelor de date dau posibilitatea autorităţilor locale să facă rezerve, să restabilească şi să analizeze date istorice privind fluxul de numerar, utilizând softul bazelor de date tabelare.