Îndeplinirea planului trebuie să presupună nu rigiditate şi formalism, ci flexibilitate, iniţiativă şi creativitate. Un plan bun prevede obiective strategice însoţite de sarcini detaliate pe termene ce pot fi revizuite. Acesta conţine ierarhii limitate, o delegare maximă, dar poate viza şi riscurile asumate. Un adevărat strateg ştie că fiecare plan trebuie să dispună de variante alternative şi de un mare grad de flexibilitate. Or, se pierde mai puţin din cauza hiperplanificării şi rigidităţii, decat prin imprecizie şi tendinţa de a improviza după circumstanţe.
Planificarea trebuie înţeleasă de manager în contextul celorlalte funcţii şi roluri manageriale de bază. Succesul unei planificări bine chibzuite se verifică numai în cazul implementării, organizării şi evaluării optime a proceselor manageriale.
Elaborarea deciziei
- INTRODUCERE
Atunci când apare o problemă este necesar să fie analizate toate variantele de rezolvare ale acesteia. Suntem în situaţia de luare a unei decizii. Pentru fiecare variantă sunt analizate punctele tari şi punctele slabe, resursele alocate, timpul necesar, riscurile. Alegerea unei variante dintre multele opţiuni posibile în urma combinării factorilor de mai sus înseamnă luarea unei decizii.
În teoriile manageriale apar în general patru funcţii ale unui manager:
- Funcţia de planificare (pe termen scurt sau pe termen lung);
- Funcţia de organizare şi conducere efectivă;
- Funcţia de control a activităţii depuse pentru atingerea obiectivelor fixate;
- Luarea deciziilor.
Funcţiile enumerate mai sus se exercită în condiţii de timp limitat, de stres şi presiune.Decizia este un proces de schimbare a realităţii, a resurselor naturale, financiare şi umane de care dispune unitatea, de alegeri raţionale dintre alternative.
În elaborarea deciziei trebuie să avem în vedere:
- acţiunea;
- un rezultat unic cuantificabil;
- un interval de timp
- investiţia maximă pentru atingerea scopului
2.2.
- DEFINIŢIA DECIZIEI
Putem defini decizia astfel: un act social, deliberat, al unei persoane sau al unui grup de persoane, prin care se stabilesc scopul şi obiectivele unei acţiuni, direcţiile şi modalităţile de realizare a acesteia, toate determinate în funcţie de o anumită necesitate, pe baza unui proces de informare, reflecţie şi evaluare a mijloacelor şi a consecinţelor desfăşurării acţiunii respective.
- CONDIŢIILE ELABORĂRII DECIZIILOR
Luarea unei decizii necesită anumite condiţii:
- trebuie să existe unul sau mai multe obiective care trebuie atinse;
- mai multe alternative de acţiune trebuie să fie la îndemâna managerului;
- factorii limitativi economici (bani, timp, muncă), să fie incluşi în planul decizional;
- fundamentarea ştiinţifică a deciziei;
- dublarea autorităţii formale de adoptare a deciziei de către consiliul împuterniciţilor statului
- unitate de decizie şi acţiune;
- încadrarea în perioada decizională optimă;
- formulare clară.
- TIPURI DE DECIZII
Din punct de vedere al conţinutului funcţional, deciziile sunt:
- Decizii de planificare;
- Decizii organizaţionale;
- Decizii de conducere;
- Decizii de stimulare (a angajaţilor, de exemplu);
- Decizii de control.
După nivelul de elaborare a deciziilor :
- Decizii strategice. Sunt deciziile care stabilesc orientările de perspectivă; ele se iau în colectiv, vizează ansamblul activităţii economice a societăţii comerciale.
- Decizii tactice. Acestea se iau pentru o perioadă mai mică de un an şi
vizează o activitate sau o subactivitate a societăţii comerciale. - Decizii operaţionale. Sunt decizii repetative, de rutină şi se referă la perioade scurte, care vizează îndeplinirea obiectivelor specifice şi individuale.
În funcţie de certitudinea atingerii obiectivelor, deciziile pot fi:
- Decizii certe
- Decizii incerte
- Decizii de risc
În raport cu sfera de cuprindere a decidentului deciziile se clasifică astfel:
- Decizii individuale. Ele sunt adoptate de către un singur cadru de conducere.
- Decizii colective – adoptate în grup.
ETAPELE DECIZIEI MANAGERIALE
Elaborarea deciziei manageriale presupune mai multe etape:
- definirea problemei, a domeniului de activitate în care ea a apărut;
- identificarea elementelor necesare pentru soluţionare;
- idei privind posibilele soluţii (care să vină inclusiv din partea angajaţilor);
- adoptarea celei mai bune soluţii (pentru aceasta, este de recomandat organizarea de grupuri de discuţie).
- DECIZIA ADMINISTRATIVĂ
- A) Definiţia deciziei administrative
Decizia administrativă poate fi definită ca un proces complex de alegere a unei variante decizionale din mai multe posibile, în vederea realizării unui obiectiv al administraţiei publice şi care influenţează activitatea a cel puţin unei alte persoane din sistem, a sistemului administrativ în ansamblul lui sau a societăţii, în general.
- B) Particularităţi ale deciziei administrative :
- Rezultă din colaborarea a diferitelor persoane din compartimente diferite;
- Există un volum mare de muncă;
- Avizarea o fac(e) una sau două persoane;
- Responsabilitatea aparţine mai multor persoane – titulare ale unor funcţii publice;
- Presupune derularea unui proces în mai multe etape.
- C) Cerinţe ale deciziei administrative
Orice decizie administrativă trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:
- să fie fundamentată ştiinţific;
- să aibă un caracter realist;
- să intervină în timp util;
- să fie integrată în ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior;
- să fie oportună.
Având în vedere că organele şi instituţiile de la nivel local cunosc cel mai bine nevoile comunităţii este necesar ca acestea să adopte deciziile în legătură cu soluţionarea problemelor locale. Este necesar ca funcţionarii publici din administraţia centrală, respectiv din instituţii locale să aibă o viziune sistemică, asupra realităţilor din sistemul administrativ şi o capacitate ridicată de analiză şi sinteză a informaţiilor provenite de la administraţia locală şi/sau de la cetăţeni.
Rezolvarea situaţiilor din unitatea administrativ-teritorială prin decizii ale organelor administrative centrale, ierarhic superioare, comportă riscul unor soluţii neadecvate, datorită cunoaşterii, nu totdeauna suficiente de către acele organe, a problemelor care privesc colectivităţile locale.
Ierarhizarea din sistemul administrativ impune executarea deciziilor, luate de organele de la nivelurile superioare, de către organele de la nivelurile inferioare. Este important ca rezolvarea problemelor de interes pentru comunităţile locale să se facă din iniţiativa administraţiei locale.
- D) Tipuri de decizii administrative
Există mai multe tipuri de clasificări ale deciziilor administrative:
- După situaţia concretă la care se referă:
- Decizii normative, care se fundamentează în situaţiile cu caracter de generalitate şi se regăsesc în conţinutul diferitelor acte normative integrate în cadrul general al managementului public;
- Decizii individuale, care se fundamentează în situaţii concrete, particulare de către funcţionari publici care au competenţe decizionale în acest sens.
- După nivelul ierarhic pe care se află decidentul:
- Decizii de nivel superior, fundamentate de către preşedinte, parlament, guvern;
- Decizii de nivel mediu, fundamentate de regulă de instituţiile administrative situate pe nivelul mediu al managementului;
- Decizii de nivel inferior, fundamentate în instituţiile publice de funcţionari publici ai instituţiilor şi autorităţilor administraţiei locale situate pe nivelurile inferioare ale structurilor organizatorice din administraţia centrală şi locală.
- După orizontul de timp la care se referă:
- Decizii administrative pe termen nelimitat (deciziile fundamentate la nivel de parlament şi guvern care îmbracă forma decretelor, legilor, ordonanţelor de urgenţă etc.)
- Decizii administrative pe termen lung, (fundamentate la nivelul administraţiei centrale şi locale).
- Decizii administrative pe termen mediu, (fundamentate la nivel de guvern, dar şi la nivelul administraţiei locale).
- Decizii curente, (fundamentate la toate nivelurile sistemului administrativ şi care vizează orizonturi scurte de timp).
- După frecvenţa adoptării:
- Decizii periodice, adoptate la anumite intervale de timp, regulate, de către organele administraţiei de stat. Decizii aleatorii, care se adoptă la intervale neregulate de timp,
- Decizii unice, care au un caracter excepţional, nerepetându-se într-un viitor previzibil.
- După amploarea sferei decizionale a decidentului:
- Decizii integrale, care se adoptă din iniţiativa decidentului, un posibil reprezentant al administraţiei locale, fără a fi necesar avizul unor funcţionari publici de pe nivelul ierarhic superior, respectiv administraţia centrală.
- Decizii avizate, a căror aprobare şi aplicare sunt condiţionate de avizarea de către funcţionarii publici de pe nivelul ierarhic superior. Se adoptă în mod expres la nivelul administraţiei locale, şi la nivelurile medii ale structurii sistemului administrativ.
- După numărul persoanelor participante la procesul de fundamentare:
- Decizii de grup, care se fundamentează atât la nivelul central, cât şi local al administraţiei, la elaborarea acestora participă mai multe persoane reunite în birouri, comisii sau consilii, ministere, guvern, parlament.
- Decizii individuale sunt fundamentate cu precădere la nivelul administraţiei locale.
- Din punct de vedere al conţinutului şi al modificărilor pe care le aduc în ordinea juridică se disting:
- Decizii generale, ce cuprind reglementări, care contribuie la stabilirea unui cadru juridic corespunzător desfăşurării proceselor de management şi de execuţie din instituţiile publice.
- Decizii specifice, care statuează o persoană, un funcţionar public nominal desemnat pentru a se implica în procesul de realizare a obiectivelor compartimentului şi/sau instituţiei publice în ansamblu.
- Decizii determinate de cererea de servicii publice. Acestea creează, în beneficiul particularilor, drepturi şi facilităţi, de exemplu decizia de eliberare a autorizaţiilor administrative.
- Decizii determinate de schimbările în structura unei instituţii publice şi care conferă funcţionarilor publici un statut în care coexistă drepturi şi obligaţii. De exemplu, numirea funcţionarilor publici.
- Din punct de vedere al competenţei decidentului:
- Decizii executorii, care au caracter practic şi sunt fundamentate numai de autorităţile administrative.
- Decizii de administrare, care au caracter teoretic pentru că urmăresc procesul de management, prin desfăşurarea unor activităţi de planificare, organizare, coordonare, gestionare, control şi prin modul de aplicare a conţinutului deciziilor în procesul de realizare a obiectivelor managementului public.
- E) Fundamentarea deciziei administrative
Orice decizie administrativă este dependentă de sistemul legislativ în vigoare. Calitatea deciziei depinde de respectarea legilor şi de cunoaşterea corectă a acestora de către funcţionarii publici.
Fundamentarea juridică a deciziilor administrative constituie o condiţie hotărâtoare pentru aplicarea lor.
Decizia administrativă este rezultatul unei strânse colaborări între diferitele compartimente din cadrul unui organ al administraţiei de stat, între organe diferite ale administraţiei de stat sau, între organe ale administraţiei de stat, pe de o parte, alte organe de stat, organizaţii nestatale, cetăţeni, pe de altă parte. (vezi figura de mai jos)
În situaţii urgente este posibil ca adoptarea unei decizii să se facă de o singură persoană.
Putem delimita două categorii de participanţi la fundamentarea şi adoptarea deciziilor administrative, în funcţie de:
- Modul de implicare;
- Nivelul administrativ – poziţia în structura organizatorică.
- După modul de implicare în procesul decizional sunt:
- Funcţionarii publici implicaţi direct;
- Funcţionarii publici implicaţi indirect;
- Cetăţenii consultaţi şi/sau specialişti implicaţi direct şi/sau indirect.
Funcţionarii publici se pot afla în trei contexte:
- de decizie;
- de consultanţă;
- de decizie,
În raport cu situaţia în care se află, gradul de răspundere este diferit. Pentru luarea unor decizii optime este necesară consultarea cetăţenilor din comunităţile interesate.
În funcţie de nivelul administrativ pe care se situează în structură, funcţionarii publici pot fi grupaţi în două categorii:
- funcţionari publici din administraţia centrală;
- funcţionari publici din administraţia locală.
O primă categorie o formează conducătorii organelor respective, precum şi alte persoane care deţin funcţii de conducere în structura de la acest nivel. (persoanele cu drept de decizie, care adoptă efectiv deciziile administrative)
Adaptarea deciziilor administrative este dependentă şi de participarea cetăţenilor:
- în organele de conducere colectivă;
- cu sugestii şi propuneri pentru rezolvarea problemelor comunităţii.
Procesul de fundamentare a deciziei administrative este complex şi presupune derularea a opt etape succesive în care sunt implicate mai multe persoane:
- iniţiere decizie;
- definire obiectiv decizional;
- documentarea;
- selectare / analiza informaţiei;
- conturarea şi analiza alternativelor decizionale;
- adoptare decizie;
- urmărire aplicare decizie;
- formulare concluzii.
- F) Abordarea managerială a procesului decizional
Fundamentarea deciziilor raţionale înseamnă:
- permanenta raţionalizare;
- eficienţă şi eficacitate – ca reguli;
- sistem coerent de corelaţii;
- alternative decizionale reduse;
- considerarea ierarhiei;
- atragerea unor persoane cu anumite calităţi şi aptitudini;
- stimulare, formare cultură, organizaţie publică; etc.
Limitele de competenţă ale funcţionarilor publici sunt dependente de poziţia în ierarhie.
Autoritatea jurisdicţională şi autoritatea managerială, sunt limitate de specializarea instituţiilor publice, respectiv de ierarhia acestora. Îndeplinirea sarcinilor şi realizarea obiectivelor impun creşterea competenţei funcţionarilor publici.
- G) Modelul raţional – comprehensiv
Pornind de la necesitatea realizării unor decizii eficiente şi a unei raţionalităţi maxime într-o instituţie publică, a fost conceput modelul raţional- comprehensiv caracterizat prin:
- Derulare proces decizional în etape:
- Determinarea obiectivelor
- Formularea alternative decizionale
- Alegerea alternativei maxime
- Maximizare eficienţă / eficacitate;
- Criterii de bază : eficienţă – eficacitate – raţionalitate;
- Specializare accentuată a funcţionarilor implicaţi;
- Costul total; etc.
- H) Abordarea politică a procesului decizional
Caracteristici:
- Considerarea obiectivelor politicii;
- Existenţa coaliţiei politice;
- Existenţa pachetelor de probleme;
- Considerare cost;
- Derulare în etape:
- redefinirea obiectivelor şi modalităţilor de realizare,
- obţinere consens,
- fundamentarea deciziei acceptabile.
Într-o societate cu politică pluralistă obiectivele politicii din administraţia publică sunt generale contribuind la operaţionalizarea programelor administrative.
Modelul creşterii stabileşte trei etape pentru elaborarea deciziilor administrative:
- definirea ţelurilor, a obiectivelor şi a modalităţilor de realizare a acestora.
- ajungerea la un consens.
- fundamentarea unei decizii satisfăcătoare, acceptabile.
- I) Abordarea legală a procesului decizional
Abordarea legală privind fundamentarea deciziilor administrative impune luarea în considerare a interesului public pe termen (crearea unui pachet de legi care să permită cunoaşterea şi satisfacerea interesului public).
Caracteristici:
- Procedura specială de adjudecare;
- Identificarea factorilor situaţionali;
- Considerarea intereselor partidelor din Opoziţie;
- Corelarea intereselor politice cu legislaţia;
- Orientarea către satisfacerea interesului politic;
- Considerarea interesului public pe termen lung;
- Crearea pachetelor de legi; etc.
- METODE ŞI TEHNICI UTILIZATE ÎN MANAGEMENTUL PUBLIC
În funcţie de obiectivele urmărite, metodele aplicabile în administraţia de stat se pot grupa în trei categorii:
|
METODA |
CLASIFICĂRI |
|
1. EXECUTARE |
|
|
2. ORGANIZARE şi FUNCŢIONARE |
|
|
3 . CERCETARE |
|
- A) Metode de executare
Pentru a motiva funcţionarii publici şi cetăţenii, statul poate acorda recompense materiale pentru realizări deosebite în propria activitate cu ajutorul unor sisteme de indicatori pentru sensibilizarea angajaţilor instituţiilor publice faţă de realizarea intereselor publice generale.
Pentru determinarea cetăţenilor să respecte şi să execute deciziile administrative, statele democratice pot oferi condiţii: politice, juridice, economice, sociale, în concordanţă cu normele statului de drept (metoda cointeresării şi convingerii) sau metoda constrângerii când este cazul. În prezentarea politicilor economice şi sociale sunt necesare campaniile de informare.
- B) Metodele de organizare şi funcţionare
Considerăm că este util să facem o prezentare sumară a cinci metode de organizare folosite în administraţia de stat:
- metoda organizării raţionale a activităţilor administrative;
- metoda şedinţei;
- metoda conducerii eficiente;
- metoda valorificării experienţei în muncă;
- metoda structurării corespunzătoare a programului funcţionarilor publici.
Menţionăm că metoda şedinţei se foloseşte şi la nivelul administraţiei locale ori de câte ori este necesar (durata şedinţei poate varia de la 15 minute la 2-4 ore în raport de problemele dezbătute; numărul participanţilor depinde de metoda utilizată şi tipul deciziilor adoptate).
Calitatea deciziilor depinde de acurateţea utilizării metodelor. Pentru desfăşurarea unor activităţi eficiente de către administratorii publici aceştia trebuie să cunoască foarte bine:
- activitatea pe care o desfăşoară;
- realitatea socială;
- interesele sociale;
- legile specifice;
- oamenii cu care colaborează.
Metoda structurării programului funcţionarilor publici conduce la sporirea eficacităţii muncii lor prin confort,
- climat organizaţional deschis,
- dotare tehnică adecvată,
- etc.
- C) Metodele de cercetare
Impun analiza – diagnostic prin :
- documentare / investigare domeniu care e abordat,
- analiză cauzală date / informaţii folosindu-se diagrama cauză-efect,
- identificare deficienţe şi aspecte pozitive,
formulare propuneri de perfecţionare.