În conformitate cu prevederile articolului 1 alineat 1 din Ordonanţa Guvernului nr.84 din 30 august 2001 „serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanei, se organizează la nivelul Consiliilor locale ale comunelor, oraşelor şi municipiilor, precum şi la nivelul Consiliilor judeţene, respectiv al municipiului Bucureşti” prin reorganizarea compartimentelor de stare civilă din aparatul propriu al Consiliilor locale şi a formaţiunilor locale de evidenţă a populaţiei din structura Ministerului Administraţiei şi Internelor. De asemenea, se înfiinţează servicii publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi în cadrul sectoarelor municipiului Bucureşti, prin reorganizarea compartimentelor de stare civilă din aparatul propriu al Consiliilor locale ale sectoarelor municipiului Bucureşti, precum şi activităţii de evidenţă a populaţiei din structura Serviciului de evidenţă informatizată a persoanei al municipiului Bucureşti din structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor.
Serviciile publice comunitare pentru evidenţa persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea, în sistem de ghişeu unic, a actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor de alegător, a listelor electorale permanente, a permiselor de conducere şi a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor, precum şi eliberarea paşapoartelor simple.
Serviciile publice comunitare judeţene şi ale municipiului Bucureşti funcţionează ca instituţii publice de interes judeţean, respectiv municipal, cu personalitate juridică. Ele gestionează, în regim extra-bugetar, veniturile încasate din activităţile de eliberare a documentelor, din valorificarea formularelor utilizate în procesul de eliberare a acestora şi din furnizarea, în condiţiile legii, a datelor referitoare la persoană, precum şi din donaţii şi sponsorizări. În principal, finanţarea cheltuielilor curente şi de capital se asigură din venituri extra-bugetare şi din subvenţii de la bugetele locale, judeţene şi ale municipiului Bucureşti.
Activitatea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor este coordonată de secretarul general al judeţului şi al municipiului Bucureşti, sau de secretarul municipiului, sectorului municipiului Bucureşti, oraşului sau comunei, după caz.
Potrivit prevederilor articolului 2 din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001, însă, coordonarea şi controlul metodologic al serviciilor publice comunitare se asigură în mod unitar de către Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, care este organizat şi funcţionează ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale, cu personalitate juridică, aflat în componenta Ministerului Administraţiei şi Internelor.
Din analiza conţinutului acestor dispoziţii rezultă, fără echivoc, faptul că serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor au o dublă subordonare (atât faţă de autorităţile publice locale, care hotărăsc cu privire la înfiinţarea lor, cât şi faţă de administraţia publică centrală care asigură îndrumarea şi controlul tehnic de specialitate asupra activităţii acestor servicii).
Dubla natură a componentei de subordonare impune lămurirea şi delimitarea competenţei administraţiei publice locale, comparativ cu cea a administraţiei publice centrale. În acest sens, considerăm că administraţia publică locală, printre altele, este competentă: să decidă înfiinţarea lor, să aprobe organigrama şi numărul de personal, să numească şi revoce din funcţie conducerea acestor servicii, să stabilească salariile, să gestioneze celelalte resurse la dispoziţie ş.a. Aceste atribuţii, deşi nu sunt precizate şi de Ordonanţa Guvernului nr.84/2001, pot fi deduse din economia textului Legii administraţiei publice locale nr.215/2001, care, în articolul 38 alineat 1 litera „i” şi în articolul 107 alineat 1 litera „h” stipulează dreptul Consiliilor locale şi judeţene de a înfiinţa instituţii publice, societăţi comerciale şi servicii publice de interes local, respectiv judeţean.
În conformitate cu aceleaşi texte de lege, Consiliile locale si judeţene îndeplinesc şi următoarele atribuţii:
- urmăresc, controlează şi analizează activitatea serviciilor publice înfiinţate;
- instituie, cu respectarea criteriilor generale stabilite prin lege, norme de organizare şi funcţionare pentru aceste servicii publice;
- numesc şi eliberează din funcţie, în condiţiile legii, conducătorii serviciilor publice din subordinea lor;
- aplică sancţiuni disciplinare, în condiţiile legii, persoanelor pe care le-au numit.
Atribuţiile Consiliilor locale şi judeţene se referă şi la serviciile publice comunitare care nu sunt altceva decât o subcategorie a serviciilor publice de interes local sau judeţean, după caz.
In eventualitatea în care unele dintre atribuţii, prevăzute de Legea nr.215/2001, ar putea fi date, prin lege specială, în competenţa administraţiei publice centrale, se va aplica reglementarea specială, potrivit principiului lex specialia generalibus derogat. Este însă necesar ca reglementarea specială să aibă cel puţin aceeaşi forţă juridică cu reglementarea generală, ceea ce nu este cazul pentru Ordonanţa Guvernului nr.84/2001.
Pe de altă parte, atribuţiile principale ale administraţiei publice centrale (Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor) cu privire la serviciile publice comunitare locale sunt prevăzute în articolul 14 din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001, acestea fiind următoarele:
- asigurarea punerii în aplicare unitară a reglementărilor legale în domeniul evidenţei persoanelor, a stării civile şi a schimbării pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice;
- elaborarea normelor şi metodologiilor de lucru utilizate de serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor;
- administrarea Registrului naţional de evidenţă a persoanelor care conţine datele de identificare şi adresele tuturor cetăţenilor români, precum şi imaginile posesorilor de cărţi de identitate;
- furnizarea, în condiţiile legii, a datelor de identificare a persoanei solicitate de autorităţi şi instituţii publice, agenţi economici şi de alte persoane juridice, pentru derularea unor acţiuni de interes general reglementate prin acte normative;
- asigurarea compatibilităţii sistemelor informaţionale care stochează şi prelucrează date referitoare la persoană;
- punerea în aplicare, împreună cu celelalte instituţii abilitate, a reglementărilor privind confidenţialitatea şi protecţia datelor referitoare la persoană;
- gestionarea sistemului informatic de evidenţă a persoanelor;
- asigurarea dotării serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, precum şi furnizarea registrelor de stare civilă şi a materialelor necesare emiterii cărţilor de identitate, a cărţilor de alegător şi a certificatelor de stare civilă;
- colaborarea cu celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale pentru constituirea unor registre permanente, potrivit legii.
Va trebui să mai reţinem şi că Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor îndeplineşte şi funcţiile de:
- a) strategie: presupune fundamentarea direcţiilor de dezvoltare pentru optimizarea fluxului de actualizare şi de valorificare a datelor referitoare la persoană, creşterea calităţii serviciilor prestate pentru cetăţean şi perfecţionarea mijloacelor utilizate pentru stocarea şi prelucrarea datelor;
- b) reglementare: asigură elaborarea, printre altele, de acte normative necesare pentru armonizarea cu legislaţia comunitară, precum şi a actelor normative cu caracter intern - instrucţiuni, norme şi metodologii de lucru - pentru serviciile publice comunitare;
- c) autoritate de stat: urmăreşte aplicarea şi respectarea reglementărilor legale în domeniul eliberării actelor de stare civilă, a actelor de identitate, a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi întocmirea listelor electorale permanente;
- d) sprijin, îndrumare şi control a activităţii serviciilor publice comunitare.
Serviciile publice comunitare asigură atât întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor de alegător şi a listelor electorale, cât şi primirea cererilor de eliberare a paşapoartelor simple, a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a vehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare în sistem de ghişeu unic.
Astfel, potrivit articolului 5 din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001, serviciile publice comunitare locale au următoarele atribuţii:
- eliberează, în sistem de ghişeu unic, certificatele de stare civilă, cărţile de identitate, cărţile de alegător, paşapoartele simple, permisele de conducere şi certificatele de înmatriculare a autovehiculelor;
- înregistrează actele şi faptele de stare civilă , precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii;
- întocmesc şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii;
- întocmesc, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum şi orice menţiuni făcute pe actele de stare civilă şi pe actele de identitate, în condiţiile legii;
- constituie, actualizează şi administrează Registrul local de evidenţă a persoanei, care conţine datele de identificare şi de adresă ale cetăţenilor având domiciliul în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar local respectiv;
- furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economice şi către cetăţeni;
- întocmesc listele electorale permanente;
- constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii
- primesc cererile şi documentele necesare în vederea eliberării paşapoartelor simple, permiselor de conducere şi certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi le înaintează, după caz, serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor, respectiv serviciilor abilitate cu evidenţa şi producerea permiselor de conducere şi a certificatelor de înmatriculare;
- primesc paşapoartele simple, permisele de conducere şi certificatele de înmatriculare a autovehiculelor, întocmite de serviciile publice comunitare judeţene, respectiv ale municipiului Bucureşti, pe care le eliberează solicitanţilor;
- ţin registre de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate.
Serviciile publice comunitare judeţene, respectiv ale municipiului Bucureşti îndeplinesc următoarele atribuţii principale:
- constituie, actualizează şi valorifică Registrul judeţean de evidenţă a persoanei şi Registrul judeţean de evidenţă a permiselor de conducere şi certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor;
- coordonează şi controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare;
- controlează modul de gestionare şi de întocmire a registrelor de stare civilă şi a listelor electorale permanente de alegător;
- asigură producerea şi emiterea certificatelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a permiselor de conducere şi a certificatelor de înmatriculare, a autovehiculelor, precum şi a cărţilor de alegător;
- monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării datelor referitoare la persoană;
- gestionează resursele materiale şi de dotare necesare activităţii proprii;
- ţin evidenţa şi păstrează registrele de stare civilă (exemplarul 2) şi efectuează menţiuni pe acestea, conform comunicărilor primite.