De la început, trebuie făcută distincţie între persoane care decid şi persoane care sunt doar consultate atunci când se adoptă o decizie. Întrucât factorii de decizie, în mod firesc, nu pot să cuprindă în sfera cunoştinţelor lor multitudinea de probleme implicate în adoptarea unei decizii, acest fapt impune în mod obligatoriu şi necesar consultarea şi a altor persoane, a unor specialişti.
Chiar dacă nu au participat în mod direct la adoptarea deciziei, persoanele consultate, după părerea noastră, nu trebuie exonerate de răspundere în ceea ce priveşte decizia respectivă. Răspunderea care trebuie să revină acestor persoane se întemeiază pe faptul că este posibil ca defectuozitatea unei decizii să fie rezultatul avizelor şi propunerilor eronate ale persoanelor consultate. Răspunderea trebuie să revină tuturor persoanelor care, într-un fel sau altul, au luat parte la adoptarea unei decizii administrative. Evident, gradul de răspundere trebuie să fie diferit, de la caz la caz, în raport cu partea de vină a fiecărei persoane la săvârşirea erorii.
Fiind decizii ale organelor administraţiei publice, la adoptarea acestora trebuie să participe, ca o consecinţă firească, persoane din cadrul acestor organe. O primă categorie o formează conducătorii acestora, precum şi alte persoane care deţin funcţii de conducere. Categoria menţionată cuprinde persoanele cu drept de decizie, adică persoanele care efectiv decid, care adoptă deciziile administrative.
Minzberg (1980) descrie zece roluri ale managerului, valabile şi pentru conducătorul din administraţia publică, prin care acesta îşi îndeplineşte munca. Rolurile sunt grupate în trei categorii dupa cum urmează:
- Rolurile interpersonale, care privesc interacţiunile managerului cu alte persoane din interiorul sau din afara organizaţiei, sunt:
- a) figura centrală (pentru realizarea sarcinilor de reprezentare a organizaţiei prin semnarea unor documente cu valoare juridică, participarea la ceremonii, sau la evenimente sociale),
- b) leader (pentru motivarea şi activarea subordonaţilor prin acţiuni de recrutare, instruire, repartizare de lucrări, promovare şi încurajare),
c)persoană de legătură (prin construirea unei reţele de relaţii cu persoane din mediul în care organizaţia îşi desfăşoară activitatea).
- Rolurile informaţionale, care se referă la dobândirea şi transmiterea de informaţii, sunt: a) monitor (prin care managerul obtine informaţii privind organizaţia şi mediul său, devenind un fel de “centru nervos” din punct de vedere informaţional),
- b) diseminator al informaţiilor dobândite (sub forma brută, sau interpretată şi prelucrată) către subordonaţi,
c)purtător de cuvânt (adresându-se mediului organizaţiei) şi expert în domeniul de activitate al organizaţiei.
- Rolurile decizionale sunt:
- a) întreprinzator, sau planificator (prin desfăşurarea de activităţi de căutare a oportunităţilor, de orientare a mersului organizaţiei pentru îndeplinirea menirii sale şi de supervizare a proiectelor cele mai importante),
- b) compensator al perturbaţiilor, sau coordonator (prin luarea măsurilor corective pentru ca organizaţia să poată face faţă cu succes la apariţia unor evenimente neaşteptate),
c)alocator de resurse sau organizator,
d)negociator (în situaţiile de importanţă majoră pentru organizaţie).
Întrucât de voinţa şi gândirea acestora depind deciziile care vor fi adoptate, trebuie ca persoanele cu drept de decizie să posede o logică desăvârşită, un puternic spirit de discernământ şi responsabilitate, o deplină şi exactă cunoaştere a realităţilor sociale, a cerintelor actuale şi de persectivă, a posiblităţilor de satisfacere a acestora.
Toate aceste calităţi trebuie să fie însă completate cu temeinice cunoştinţe în problemele în care intervin deciziile administrative. Este deci, recomandabil, pe cât posibil, ca persoanele cu drept de decizie să fie specialişti, să posede cunoştinţe de specialitate în domeniile în care intervin deciziile administrative. De aceea, din colectivele care adoptă deciziile este indicat să facă parte şi specialişti.
Aceasta deoarece, fără o pregătire de specialitate, cel puţin a unora dintre factorii de decizie, nu este exclusă posibilitatea ca deciziile adoptate să nu poată oferi cea mai adecvată rezolvare a problemelor în cauză. Numai o pregătire de specialitate temeinică şi la curent cu cele mai noi cuceriri în domeniul respectiv poate asigura ca deciziile administrative să conţină soluţii realiste, eficiente, de natură să contribuie la satisfacerea, în condicţii tot mai bune, a cerinţelor sociale.
Elaborarea unei decizii administrative este un proces complex, amplu, uneori de durată, care necesită un mare volum de muncă, activităţi numeroase, multiple, cercetări pe teren, o vastă şi profundă documentare tehnico-ştiinţifică şi socială etc.
Persoanele care decid, prin însăşi natura funcţiilor lor de conducere, nu au timpul necesar pentru a desfăşura întreaga gamă a lucrărilor, în urma cărora este adoptată o decizie administrativă.
Aceste persoane nu au posibilitatea decât să se pronunţe asupra unui material care le este prezentat, asupra propunerilor care le sunt făcute pentru adoptarea deciziei. Situaţia relevată impune cu necesitate ca la adoptarea deciziilor administrative să participe şi persoane de specialitate care nu au drept de decizie, persoane care deţin funcţii medii.
Se poate aprecia că, în ultimă instanţă, valoarea unei decizii administrative este condiţionată, în mare măsură, de competenţa, conştiinciozitatea profesională, corectitudinea şi spiritul de răspundere al acestor persoane. Ele sunt acelea care efectuează toate lucrările pregătitoare pentru adoptarea unei decizii, cercetează problemele implicate şi prezintă organului de decizie propunerile pentru adoptarea deciziei.
Evident, decidentul studiază cu toată atenţa materialul ce i-a fost prezentat, apreciază soluţiile propuse, dar nu întotdeauna are posibilitatea să verifice exactitatea tuturor datelor prezentate.
În general, decidentul se mărgineşte doar să cerceteze materialul ce a fost prezentat şi să aleagă una dintre soluţiile propuse, eventual să recurgă la o soluţie proprie, dar tot pe baza documentelor prezentate de persoanele fără drept de decizie.
Din aceasta rezultă marea însemnătate şi, totodată, marea răspundere care revine persoanelor fără drept de decizie, adică a celor care studiază în concret problemele ce trebuie rezolvate şi propun soluţii pentru rezolvarea acestora, prin adoptarea unei decizii.