Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici administrează evidenţa naţională a funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, pe baza datelor transmise de autorităţile şi instituţiile publice.
În scopul asigurării gestionării eficiente a resurselor umane, precum şi pentru urmărirea carierei funcţionarului public, autorităţile şi instituţiile publice întocmesc dosarul profesional pentru fiecare funcţionar public în parte. Formatul standard al evidenţei funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, precum şi conţinutul dosarului profesional se stabilesc prin hotărâre a Guvernului, la propunerea Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici.
Dosarul profesional al fiecărui funcţionar public se întocmeşte într-un singur exemplar, în termen de 10 zile de la intrarea acestuia în corpul funcţionarilor publici şi conţine date cu caracter personal şi date cu caracter profesional care evidenţiază cariera funcţionarilor publici.
Datele cu caracter personal se referă la: nume şi prenume; data şi locul naşterii; codul numeric personal; domiciliul şi/sau reşedinţa; numerele de telefon; numele persoanei de contact pentru situaţii de urgenţă; numele şi prenumele soţului/soţiei şi ale copiilor minori ai funcţionarului public; situaţia serviciului militar ş.a.
Datele cu caracter profesional se referă la:
- pregătirea profesională;
- experienţa în muncă;
- activitatea desfăşurată în cadrul autorităţii sau instituţiei publice;
- situaţia disciplinară;
- activitatea desfăşurată în afara autorităţii sau instituţiei publice
Dosarul profesional cuprinde, în mod obligatoriu, următoarele documente:
- copie de pe cartea de identitate sau buletin;
- copii de pe actele de stare civilă;
- copie de pe livretul militar, dacă este cazul;
- adeverinţa medicală care să ateste o stare de sănătate corespunzătoare exercitării funcţiei publice;
- copii de pe actele de studii;
- copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfecţionare;
- copie de pe carnetul de muncă şi/sau copie de pe fila din registrul general de evidenţă a salariaţilor şi/sau copie de pe fila sau filele din registrul de evidenţă a funcţionarilor publici;
- recomandări de la locurile de muncă anterioare;
- cazierul administrativ, dacă este cazul;
- cazierul judiciar;
- actul administrativ de numire şi documentul care atestă depunerea jurământului;
- fişa postului;
- actul administrativ prin care a fost modificat raportul de serviciu;
- cererile de suspendare a raportului de serviciu, actul administrativ de aprobare/constatare a suspendării, actul administrativ prin care se dispune reluarea activităţii;
- actele administrative care atestă modificările salariale;
- actele administrative de desemnare în comisii, colective de lucru mixte;
- actul administrativ prin care se stabileşte participarea la activităţi în cadrul unor proiecte/programe;
- actul administrativ de încetare a raportului de serviciu;
- declaraţie pe propria răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică, astfel cum sunt definite de lege;
- raportul de evaluare pentru ultimii 5 ani;
- declaraţia de avere, actualizată în condiţiile legii;
- declaraţia de interese, actualizată în condiţiile legii.
Fiecare autoritate sau instituţie publică întocmeşte un registru de evidenţă a funcţionarilor publici, care are un format standard, pe suport de hârtie şi în format electronic, şi cuprinde, pe prima pagină, elementele de identificare a autorităţii sau instituţiei publice şi numărul de înregistrare la Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
Registrul se numerotează, poartă ştampila Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, devine document oficial de la data înregistrării şi se păstrează la sediul autorităţii sau instituţiei publice.
Registrul de evidenţă a funcţionarilor publici cuprinde elementele de identificare a funcţionarilor, data numirii în funcţia publică, data şi temeiul legal al modificării, suspendării, încetării suspendării şi, respectiv, încetării raporturilor de serviciu, drepturile salariale, numele şi prenumele, funcţia deţinută şi semnătura persoanei care a făcut înregistrarea.
Registrul se completează în ordinea numerelor de referinţă.
Pentru fiecare funcţionar public se completează o filă din registru. În cazul în care pentru o nouă înregistrare nu mai există numere curente pe fila iniţială, funcţionarului public i se alocă o nouă filă cu acelaşi număr de referinţă însoţit de câte un indice cifric în ordine crescătoare. Ultimul număr curent din fila completată va face trimitere la pagina din registru unde sunt continuate înregistrările privind funcţionarul public în cauză.
Funcţionarii publici au acces la datele cu caracter personal şi profesional înscrise în dosarul personal şi pot solicita, în scris, compartimentului de resurse umane, eliberarea unor copii de pe documentele din dosarul profesional sau eliberarea unor adeverinţe prin care se certifică informaţii cuprinse în acesta ori eliberarea unor copii de pe fila sau filele personale din registru.
Mai au acces la dosarul profesional şi pot solicita motivat o certificarea adatelor cuprinse în acesta o serie de persoane din autorităţile şi instituţiile publice, astfel:
- conducătorul autorităţii sau instituţiei publice;
- conducătorul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public sau, după caz, alt funcţionar public care are calitatea de evaluator al funcţionarului public;
- persoanele împuternicite ale unor autorităţi sau instituţii publice cu atribuţii de control;
- preşedintele şi/sau membrii comisiei de disciplină;
- consilierii juridici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public titular al dosarului profesional, în situaţia în care autoritatea sau instituţia publică este parte într-un proces cu acesta, iar datele prezentate sunt relevante pentru soluţionarea cauzei;
- funcţionarii publici din cadrul compartimentului de resurse umane care au atribuţii în acest sens;
- instanţele judecătoreşti şi organele de cercetare penală.
În vederea păstrării dosarelor profesionale şi a registrului în bune condiţii, conducătorii autorităţilor sau instituţiilor publice sunt obligaţi să ia măsuri pentru organizarea în mod special a locului unde se păstrează aceste documente. Locul trebuie să îndeplinească condiţiile necesare pentru păstrarea corespunzătoare, în condiţii de siguranţă.
În cazurile de transfer sau de încetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau instituţia publică va păstra o copie de pe dosarul profesional şi va înmâna dosarul profesional, pe bază de semnătură, funcţionarului public.
Funcţionarul public are obligaţia să predea originalul dosarului profesional autorităţii sau instituţiei în care se transferă, în termen de 5 zile de la realizarea transferului.
În cazul detaşării funcţionarului public, dosarul profesional se păstrează de către autoritatea sau instituţia publică de la care funcţionarul public este detaşat. Eventualele completări intervenite pe perioada detaşării sunt transmise sub semnătura conducătorului autorităţii sau instituţiei publice la care funcţionarul public a fost detaşat.
În cazurile de transfer sau de încetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau instituţia publică va înmâna o copie de pe fila/filele personale din registru.
Copiile dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici ale căror raporturi de serviciu cu o autoritate sau instituţie publică încetează se arhivează, în condiţiile legii.
Documentele prevăzute la articolul 5 alineat 5 literele „s-t” se arhivează în cadrul autorităţii sau instituţiei publice, după 5 ani de la întocmirea lor.
Autorităţile şi instituţiile publice răspund de întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi asigură păstrarea acestora în condiţii de siguranţă.
Autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia de a comunica Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, în termen de 10 zile lucrătoare, orice modificare intervenită în situaţia funcţionarilor publici