Prezentările se fac sub diverse forme şi au multe scopuri, dar indiferent de motiv şi situaţie (informarea membrilor echipei, demonstrarea şi prezentarea unor materiale etc.), principiile de bază pentru a le face eficiente sunt aceleaşi. E necesară pregătirea şi susţinerea unui subiect ales, într-o formă logică şi condensată, astfel încât să rezulte eficienţa aşteptată. Pentru a preciza ceea ce dorim să realizăm, în faza de pregătire e bine să ştim:
- Care este rezultatul dorit sau efectul asupra audienţei? Fără o idee clară nu putem reuşi.
- Ce informaţie trebuie să comunic pentru a obţine rezultatul dorit? La început e nevoie de o vedere de ansamblu, detaliile apărând mai târziu; reţinem importanţa calităţii şi a cantităţii, ştiind că prea mult este la fel de rău cu prea puţin.
- Cum poate fi această informaţie mai pe înţelesul audienţei? Aceasta este analiza structurii şi logicii materialului, construit pe baza mijloacelor şi tehnicilor de prezentare folosite
Putem opta pentru o prezentare convingătoare, explicativă, instructivă, informare orală sau o combinaţie a acestora.
Pregătirea
O pregătire bună implică atenţie la detaliu şi aplicarea unei metode corecte, ce poate fi defalcată în etapele:
- Stabilirea obiectivelor
- Trebuie să se reflecte în efectele scontate asupra audienţei, să fie realiste şi realizabile. Concentrarea asupra scopului, cunoştinţelor asistenţei, capacităţii asistenţei de a acţiona, a ceea ce se poate realiza în mod rezonabil, este esenţială.
- Analizarea asistenţei
- Concentrarea pe nevoile ei necesită informaţii despre ce doreşte asistenţa să obţină de la prezentare, care este nivelul de pregătire, cât este de familiarizată cu subiectul şi terminologia, ce idei preconcepute are, cum ar primi informaţia mai uşor, ce prezentări tehnice trebuie evitate.
- Pregătirea planului preliminar al prezentării
- Titlul de prezentare - un titlu simplu, obiectivele, caracteristicile asistenţei, ideile importante - nu mai mult de cinci, dovezile principale în sprijinul fiecărei idei importante, logistica.
- Selectarea şi structurarea materialului în vederea prezentării
- Materialul reţinut va fi apreciat pe o scală de referinţă esenţial/important/folositor.
- Exersarea în avans
- Ajută la evitarea unor situaţii ca: vorbele rostite să nu sune la fel cu cele scrise pe hârtie, logica celor spuse să devină mai puţin clară, gesturile pe care le faceţi în timpul prezentării să nu fie sincronizate cu discursul, să vă daţi seama că în anumite domenii conoştinţele dvs. nu sunt la fel de solide cum aţi crezut, să nu mai fiţi sigur de sunetul propriei voci, încadrarea în timp să fie complet greşită. Modul cel mai simplu este să faceţi prezentarea în faţa oglinzii; este utilă înregistrarea audio sau video şi evaluarea critică a ceea ce a rezultat.
Prezentarea discursului
Introducerea - aveţi ocazia să câştigaţi auditorii de partea dvs. dacă spuneţi ce aveţi de gând să le spuneţi, de ce au nevoie să ştie, de ce dvs. sunteţi cel care le spuneţi. Puteţi utiliza următoarele tehnici:
- anunţarea directă a subiectului şi de ce este acesta important;
- o deschidere indirectă, legând interesul specific al asistenţei pentru subiect, cu ilustrarea relevanţei sale;
- un exemplu viu, relativ la experienţa lor şi legat de subiect;
- un citat important, care să aibă înţeles şi să asigure pătrunderea subiectului;
- statistici importante, care să demonstreze importanţa subiectului;
- o anecdotă sau mai degrabă o povestire scurtă şi relevantă, care să exemplifice subiectul.
Esenţa subiectului - lungimea acestuia trebuie limitată la cea necesară realizării obiectivelor şi nu mai mult. Instrumentele pe care le puteţi folosi sunt: repetarea şi sintetizarea punctelor-cheie şi a ideilor, exemple care ilustrează şi accentuează mesajul, comparaţii şi analogii care ajută înţelegerea, statistici care dovedesc punctul dvs. de vedere, afirmaţii ale unor experţi care confirmă opiniile dvs., mijloace vizuale care clarifică şi accentuează.
Concluzii - atenţia asistenţei creşte la sfârşitul discursului. Asistenţa nu va fi ofensată de repetiţia punctelor cheie, dacă este făcută pe scurt şi logic. Exemple "Acum să revedem ceea ce am prezentat", "În concluzie", "Pentru a recapitula".
Modalităţi de ajutor în timpul discursului - un discurs complet pe care să-l citiţi (sigură, dar plicticoasă), notiţe pe care să le folosiţi ca ghid (cartonaşe de mărimea unor vederi, numerotate) sau nimic (notiţe pregătite, dar evitaţi folosirea lor).
Folosirea mijloacelor vizuale. S-a estimat că oamenii reţin 30% din ceea ce li se spune şi 20% din ceea ce văd. Memorarea creşte la 50% pentru mesajul auzit şi văzut în acelaşi timp. Mijloacele vizuale trebuie: să se integreze cu prezentarea, să arate profesional, să fie în cadru competenţei dvs. tehnice.
Sugestii pentru folosirea mijloacelor vizuale: priviţi asistenţa şi nu ecranul, dezvăluiţi informaţiile gradat, asiguraţi-vă că toată lumea poate vedea ecranul, asiguraţi-vă că scrisul este suficient de mare pentru a fi citit, probaţi aparatura înainte de prezentare, asiguraţi-vă că materialele sunt în ordinea corectă. Când folosiţi tabla sau caietul de prezentare verificaţi ca markerele să nu fie uscate şi puneţi capacele când nu le folosiţi, nu staţi cu spatele la asistenţă când aţi terminat de scris, pe caietul de prezentare scrieţi uşor cu creionul astfel încât să îngroşaţi doar în momentul prezentării.
Tehnici de susţinere
Instalarea - puteţi veni înainte de începerea prezentării pentru ca să vă familiarizaţi cu încăperea şi dispunerea locurilor celor prezenţi, să fiţi sigur că ştiţi de unde se aprinde lumina şi că tot echipamentul pe care intenţionaţi să-l folosiţi funcţionează normal, să aranjaţi mesele şi scaunele în poziţia dorită, să puneţi un pahar cu apă la locul de unde veţi vorbi.
Resurse interne - temperamentul, experienţa, energia şi stilul. Încercaţi să vă arătaţi în ipostaza cea mai avantajoasă. Dacă v-aţi pregătit temeinic trebuie să credeţi în ceea ce spuneţi, astfel încât să adăugaţi încredere şi forţă cuvântului dvs.; asistenţa va aprecia acest lucru.
Învingerea emoţiilor - folosirea unei înregistrări audio sau video pentru repetiţie duce la creşterea încrederii. Vă puteţi ţine emoţiile sub control folosind energia lor în avantajul dvs. astfel: respiraţi adânc înainte de începerea discursului (pentru calmare şi încetinirea bătăilor inimii), relaxaţi-vă, concentraţi-vă asupra discursului şi a obiectivelor, fiţi încrezător, canalizaţi-vă energia spre un sentiment de putere şi prezenţă de spirit, vorbiţi (începeţi cu ceva cu care nu puteţi greşi, apoi experienţa îşi va spune cuvântul).
Înfăţişarea - profesională şi îngrijită.
Tonul adecvat - folosirea alternanţelor de tonalitate şi volum menţin discursul interesant. Vorbiţi clar şi distinct. Încetiniţi ritmul când aveţi ceva de accentuat. Este acceptabil să faceţi o pauză de câteva secunde pentru a mai consulta notiţele sau să începeţi o idee nouă.
Contactul vizual - vorbitorul trebuie să se adreseze asistenţei şi să se uite la aceasta în timpul vorbirii, evitând focalizarea unei anumite persoane. Evitarea contactului vizual este percepută ca semn al unei posibile lipse de siguranţă sau onestitate.
Limbajul corpului - folosiţi limbajul corpului pentru a vă consolida mesajul. Controlaţi orice ticuri nervoase (legănatul în timpul discursului, jocul cu monedele din buzunar, agitarea notiţelor, scărpinatul etc.), eventual prin repetiţii în faţa oglinzii. Limbajul corpului trebuie să fie calm şi deliberat, creând impresia de încredere relaxată. Un accesoriu folositor este un pupitru care dă un sentiment de siguranţă, asigură locul pentru notiţe şi poate fi folosit pentru sprijin. Dacă nu aveţi un pupitru, alegeţi ceva care să fie confortabil şi natural: puneţi o mână în buzunar, ţineţi notiţele în cealaltă, sau ţineţi mâinile în faţă sau la spate. Cel mai bun lucru este să zâmbiţi, pentru a părea mai relaxat, mai vesel.
Folosirea notiţelor - folosirea notiţelor, chiar ocazională, necesită schimbarea lor pe măsură ce discursul avansează, astfel încât să ştiţi mereu la ce punct al expunerii vă aflaţi. Dacă folosiţi un mijloc vizual lăsaţi deliberat notiţele jos, într-un loc pregătit, şi luaţi-le din nou după ce aţi terminat.
Folosirea mijloacelor vizuale - trebuie să lăsaţi o pauză suficient de lungă pentru ca asistenţa să aibă timp să citească şi să aprofundeze informaţia afişată, iar când aţi terminat opriţi afişarea pentru ca asistenţa să nu fie tentată să acorde atenţie acesteia.
Implicarea auditoriului - este folositoare dacă simţiţi că "aţi pierdut" atenţia asistenţei sau aveţi nevoie de o pauză pentru a vă aduna gândurile. Veţi fi surprins de influenţa acestui instrument simplu.
Manevrarea întrebărilor. Folosirea întrebărilor nu trebuie să fie un procedeu dificil, dacă sunteţi bine pregătit. Este normal să comunicaţi asistenţei să aştepte până la sfârşitul discursului, când va avea ocazia să pună întrebări şi să primească răspunsuri. În unele cazuri sesiunea de întrebări poate avea loc înainte de rezumatul final pentru a putea determina domeniile care trebuie accentuate. E bine să abordaţi întrebările ca o ocazie de implicare a asistenţei şi de demonstrare a competenţei în privinţa subiectului, să nu vă fie teamă să admiteţi că nu cunoaşteţi eventual răspunsul la o anumită întrebare, să răspundeţi separat la o întrebare individuală dacă aceasta nu este relevantă pentru restul asistenţei (fără să evitaţi răspunsul dacă şi alţi membri ai asistenţei sunt interesaţi), să nu vă fie teamă să-i cereţi persoanei care a pus întrebarea să o reformuleze mai clar (cu tact), să nu refuzaţi răspunsul la o întrebare considerând că aţi mai răspuns la ea (reformulaţi răspunsul pe scurt şi asiguraţi-vă că s-a înţeles problema), nu vă fie teamă să puneţi întrebări deschise întregii asistenţe, nu încercaţi să ţineţi minte toate părţile unei întrebări multiple în timp ce încercaţi să formulaţi răspunsul (după ce trataţi prima parte cereţi persoanei care a pus întrebarea să formuleze restul întrebării).
Lista de verificare personală - poate fi formulată pornind de la următoarele idei: "Trebuie să reuşeşti! Respiră! Verifică-ţi echipamentul! Verifică-ţi părul, cravat, buzunarele! Claritate, nu dezordine! Realizează contactul cu audienţa! Pasiune şi angajament! Va fi bine! Uită-te la asistenţă! Zâmbeşte mai mult! Pauze! Respiră!!(16)