Societatea de azi a devenit o societate a organizaţiilor, în care cele mai multe dintre serviciile sociale, dacă nu chiar toate, sunt îndeplinite în şi de către organizaţii sau de către instituţii non-profit ale sectorului social.
Prototipul organizaţiei moderne este orchestra simfonică . Fiecare muzician este un specialist de nivel înalt şi, totuşi, doar orchestra, în ansamblu, face muzica. Orchestra „ sună bine" doar pentru că toţi membrii ei au învăţat aceeaşi partitură, membrii orchestrei, cu toţii, subordănându-şi specialitatea unui singur obiectiv. În mod similar, o organizaţie performantă este dependentă de contribuţia fiecăruia dintre membrii săi. În cele mai multe instituţii ale administraţiei publice, fiecare funcţionar are o contribuţie vitală ( cel puţin teoretic) la buna funcţionare a acesteia, fără de care nu pot exista rezultate. În acelaşi timp, niciunul dintre funcţionari nu poate produce rezultatele dorite fără aportul susţinut al celorlalţi. Organizaţiile, ca sisteme sociale complexe, sunt astfel constituite din elemente ce trebuie să acţioneze în mod concerta pentru a obţine eficienţa organizaţională.
Organizaţiile performante din zilele noastre sunt organizaţii inteligente, care se adaptează rapid la schimbările multiple şi rapide ale mediului extern în care activează, flexibile şi anticipative. Sunt organizaţii comunicante . Acestea presupun o corelare între oameni şi scopuri, între oameni şi structuri, Managementul acestor organizaţii concepe comunicarea în strânsă legătură cu politica generală, orientată spre atingerea scopurilor asumate de organizaţie. Prin urmare, comunicarea nu reprezintă un scop în sine. Organizaţia şi comunicarea sunt privite ca instrumente complementare şi nu ca tehnici independente.
O organizaţie care se doreşte comunicantă trebuie să prezinte anumite caracteristici:
- să fie deschisă, pentru a putea comunica cu exteriorul, emiterea, respectiv receptarea de mesaje constituindu-se într-un proces interactiv ;
- să fie evolutivă, adică să nu valorizeze rutina, ci inovaţia ;
- să fie suplă pentru a permite un dozaj oportun al comunicării formale şi informale ;
- să fie orientată explicit spre finalitate, pentru a crea cadrul cel mai potrivit pentru desfăşurarea comunicării formale ;
- să responsabilizeze, pentru a evita acumulările artificiale de putere prin stocarea de informaţii ;
- să fie dinamică, pentru a putea crea prin intermediul informării, specializării şi comunicării potenţialităţii interne şi mijloacele de a le transforma în realitate. Organizaţia comunicantă este organizaţia în care există o interdependenţă între alegerea politicilor, structura organizaţională şi procesul de comunicare.
Există o relaţie fundamentală între constrângerile structurale şi coordonarea problemelor ce trebuie rezolvate. Alegerea aspectelor asupra cărora organizaţia publică trebuie să se concentreze (restructurări, descentralizări) va produce un impact semnificativ nu numai asupra modului în care se va desfăşura procesul de comunicare atât în mediul instituţional intern, cât şi cu exteriorul.
De asemenea, asigurarea coerenţei dintre procedurile, sistemele de informaţii şi de management, mecanismele de coordonare de la nivel organizaţional este realizată prin programe şi instrumente de comunicare. Organizaţiile care nu funcţionează vine sunt cele care primesc informaţiile necesare prea târziu, faţă de momentul când le erau utile. Întârzierile nu sunt legate de hârtii, circuite sau de transmitere, sunt doar probleme legate de structura organizaţională.
Organizaţia comunicantă presupune o organizare a muncii care favorizează implicarea, spiritul de echipă şi un management de tip participativ.
Administraţia publică în ansamblul ei, ca subsistem autonom al sistemului social, dar şi fiecare instituţie administrativă în parte pot fi incluse în categoria organizaţiilor comunicante. Această situaţie are loc atunci când organizaţia publică are ca obiectiv creşterea capacităţii de adaptare la cerinţele externe. Dacă instituţiile administraţiei publice consideră că atât mediul extern şi cel intern, cel puţin pe termen mediu, sunt stabile şi, în consecinţă, nu trebuie să facă eforturi sistematice de adaptare, atunci se vorbeşte de o organizaţie procedurală, normată şi centralizată[1].
O organizaţie comunicantă presupune şi capacitatea de a reacţiona în mod adecvat la influenţele din mediu extern. Din acest punct de vedere, managementul din administraţia publică poate recurge la două abordări în comunicare: abordarea managerială reactivă şi cea anticipativă[2].
Esenţa demersului reactiv în comunicare constă în rămânerea în expectativă faţă de un eveniment previzionat a se produce, răspunsul fiind amânat până după producerea evenimentului, respectiv după ce pierderile operaţionale devin semnificative. Dezavantajul major al acestei abordări îl reprezintă eficienţa utilizării resurselor. Se şi spune că este mult mai greu şi mai costisitor să repari, decât să previi.
Abordarea managerială anticipativă în comunicare porneşte de la identificarea forţelor majore care vor conta în schimbările viitoare ale macro-mediului şi a riscurilor la care organizaţia poate fi supusă pe termen scurt, mediul şi lung şi constă în stabilirea din timp a formelor, metodelor şi mijloacelor ce vor fi folosite în anumite situaţii şi a mesajelor ce vor fi transmise, potrivit unei strategii de comunicare globală, astfel încât să fie nu doar protejate, ci şi promovate interesele şi imaginea instituţiei. Un demers anticipativ înseamnă să fii activ, să comunici înainte de a se întâmpla un eveniment, permanent, ofensiv şi mai ales organizat. Printro abordare anticipativă a comunicării organizaţia reuşeşte să formuleze un răspuns în timp real la cerinţele şi provocările societăţii.
Perspectiva anticipativă a comunicării reflectă necesitatea întocmirii unui plan de comunicare, care, în acelaşi timp, susţine şi demersul strategic global al insituţiei publice. Prin intermediul lui, instituţia administrativă îşi promovează valorile, câştigă simpatia şi încrederea publicului, îşi crează condiţii optime pentru îndeplinirea sarcinilor şi obiectivelor ce îi revin, educă şi nu în ultimul rând oferă o viziune asupra viitorului ( sunt prefigurate problemele cu care se vor confrunta cetăţenii în viitor).
[1] Luminiţa Gabriela Popescu, op.cit., p. 202
[2] Ibidem, p. 197-201