Potrivit uzanţelor internaţionale o scrisoare oficială are următoarea structură:
- antet;
- număr şi dată;
- referinţele (în stânga-pentru identificarea departamentului, a persoanei);
- adresa destinatarului;
- formula de adresare/salut;
- obiectul scrisorii;
- conţinutul;
- formula de încheiere/salut (la 2-3 rânduri sub text, înaintea semnăturii);
- semnătura;
- ştampila (în formularele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele „LS");
- iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos.
Uşurinţa în redactarea corespondenţei uzuale în prezent, se datorează fie tipizării şi standardizării acestora, fie utilizării „şabloanelor" în programe Word.
În privinţa cererilor simple (personale) adresate de o persoană fizică prin care solicită un drept legal, informaţie, lămuriri, în privinţa formei, redactarea este asemănătoare, formula de apel (adresare), textul, încheierea, semnătura, data, adresarea scrisorii în subsolul paginii.