- a) Elementele sistemului de control
Indiferent de nivelul la care se exercită şi de obiectivele urmărite, controlul se compune din trei trepte distincte, între care se stabilesc conexiuni. Aceste trepte sunt:
- compararea situaţiei care trebuie să existe cu situaţia de fapt (reală);
- analiza şi evaluarea rezultatelor şi a abaterilor;
- valorificarea constatărilor.
Intrările în sistemul de control se compun din date şi informaţii necesare comparaţiei (situaţia ideală şi situaţia de fapt).
Situaţia ideală se stabileşte pe baza prescripţiilor şi restricţiilor sistemului legislativ; deciziilor şi hotărârilor conducerii la diferite nivele; programelor de activitate, bugetelor de venituri şi cheltuieli. Ea reprezintă baza legală de referinţă a controlului.
În funcţie de modalitatea controlului distingem controalele de conformitate, de pilotaj şi adaptive.
Situaţia reală se stabileşte pe baza: observaţiilor faptice la faţa locului; inventarierilor de control; verificărilor documentare; analizelor de laborator; expertizelor; explicaţiilor obţinute de la cei controlaţi.
Momentul esenţial al procesului de control îl constituie comparaţia. Orice operaţie sau activitate economico-financiară se cercetează în raport cu un criteriu, cu o bază de comparaţie. Criteriile de comparare determină şi natura controlului:
- comparaţia în funcţie de un criteriu prestabilit (normă, scopuri, prognoze, sarcini, standarde, etc.);
- comparaţii cu caracter special (între variante de eficienţă a unor măsuri sau soluţii pentru alegerea celei optime);
- comparaţii în spaţiu (exemplu: între unele servicii publice);
- comparaţii în timp (între activitatea programată sau efectivă din perioada controlată, cu cea din perioada precedentă).
Comparaţia de control prezintă aspecte specifice, în funcţie de natura activităţilor şi obligaţiilor economico-financiare controlate, de metodologia de calcul şi sistemul de evidenţă.
Operaţiile sau activităţile comparate trebuie să fie omogene, calculate şi exprimate după un criteriu de referinţă.
Pe baza rezultatelor la care s-a ajuns în urma comparării, se trece la analiza şi evaluarea rezultatelor sau abaterilor, delimitarea factorilor de influenţă şi a cauzelor, determinarea consecinţelor şi a responsabilităţilor.
Valorificarea constatărilor este etapa finală a procesului de control. În funcţie de concluziile la care s-a ajuns în etapele precedente ale controlului, în cadrul acestei etape se definitivează şi se pun în mişcare un ansamblu de măsuri care să ducă la influenţarea activităţilor controlate.
Finalizarea controlului presupune măsuri operative luate în timpul controlului pentru redresarea situaţiei şi îmbunătăţirea activităţii; sancţionarea vinovaţilor; dispoziţii obligatorii date celor controlaţi; rapoarte şi informări către organele de conducere care au dispus controlul; propuneri pentru îmbunătăţirea fundamentării deciziilor.
- b) Sistemul metodologic de control financiar
Prin acţiunea de control se stabileşte dacă activitatea economică şi financiară este organizată şi se desfăşoară conform unui criteriu de referinţă (norme, principii sau reguli stabilite). Cunoaşterea şi perfecţionarea activităţii economico-financiare presupune un sistem metodologic, cu ajutorul căruia să se reflecte realitatea, legalitatea şi eficienţa.
Metodologic, controlul este un proces de cunoaştere care impune mai multe momente: cunoaşterea situaţiei stabilite, cunoaşterea situaţiei reale, cunoaşterea abaterilor prin compararea situaţiei reale cu cea stabilită, concluzii, propuneri şi măsuri.[1]
Metodologia de control, privită ca proces structurat pe momentele enumerate presupune (figura 2.5.):
- formularea obiectivelor controlului;
- delimitarea obiectivelor pe forme de control financiar (preventiv, operativ, ulterior);
- organele sau compartimentele competente legal să efectueze controlul asupra obiectivelor stabilite;
- sursele de informare pentru control (documente primare, evidenţa tehnico-operativă şi contabilă);
- aplicarea procedeelor şi tehnicilor de control cu ajutorul cărora se realizează cunoaşterea activităţii controlate.
- stabilirea deficienţelor, lipsurilor şi abaterilor;
- întocmirea actelor de control în care se înscriu constatările;
- modalităţi de finalizare şi valorificare a acţiunii de control;
- stabilirea eficienţei controlului.
Ca sistem, metodologia de control este o împletire a procedeelor şi modalităţilor, principiilor şi mijloacelor care fac posibilă acţiunea de control.
Ca ansamblu de instrumente metodologice, organic structurate, se utilizează diferenţiat, în funcţie de: natura activităţii controlate, formele de control financiar, sursele de informare pentru control, natura abaterilor existente.
Metodologia de control, utilizează căi şi modalităţi proprii de cercetare, precum şi instrumente metodologice ale altor discipline ştiinţifice (matematica, dreptul, managementul, informatică etc.).
Componenta principală a metodologiei de control o constituie ansamblul procedeelor de cercetare, cunoaştere şi perfecţionare a activităţii economico-financiare: studiul general prealabil asupra activităţii ce urmează a fi controlată; controlul documentar contabil; controlul faptic; analiza economico-financiară; controlul total şi prin sondaj; valorificarea constatărilor.
[1] Ştefan Crăciun - „Control şi audit financiar. Expertiză contabilă", Ed. Economică, Bucureşti, 2002, p.152-155
48