Sesizat din oficiu sau de către o altă persoană (de obicei şeful ierarhic superior direct al făptuitorului) conducătorul unităţii va dispune efectuarea sau va efectua personal cercetarea disciplinară prealabilă şi obligatorie.
În cursul cercetării se strâng probe privind fapta săvârşită şi caracterul licit sau ilicit al acesteia.
Cu excepţia situaţiei în care se aplică sancţiunea avertismentului scris, este obligatorie (sub sancţiunea nulităţii absolute a deciziei de sancţionare) convocarea în scris a salariatului cu precizarea obiectului, datei, orei şi a locului întrevederii. Astfel este garantat dreptul salariatului la apărare şi, în raport de nota explicativă dată de acesta, se va putea stabili mai corect dacă e vorba de o abatere disciplinară, dacă a fost săvârşită cu vinovăţie, cauzele, împrejurările săvârşirii faptei, eventual ce sancţiune s-ar putea aplica.
Neprezentarea salariatului la convocare fără un motiv obiectiv dă dreptul angajatorului să treacă la aprecierea faptei, individualizarea sancţiunii disciplinare şi emiterea deciziei de sancţionare.
În cursul cercetării salariatul are dreptul să formuleze şi să susţină toate apărările pe care le consideră necesare şi să ofere persoanei delegate să cerceteze toate probele şi motivaţiile corespunzătoare. De asemenea, salariatul are dreptul de a fi asistat la cererea sa de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este.
Organul unipersonal de conducere (care are şi competenţa încheierii sau modificării contractelor de muncă) este competent să stabilească şi să aplice sancţiunea disciplinară.
În raport de gravitatea abaterii disciplinare, la individualizarea sancţiunii se vor avea în vedere următoarele criterii generale:
- împrejurările în care fapta a fost săvârşită;
- gradul de vinovăţie a salariatului;
- consecinţele abaterii disciplinare;
- comportarea generală în serviciu a salariatului;
- eventualele sancţiuni disciplinare suferite anterior de către acesta.
S-a subliniat că numai o corelare justă a sancţiunii cu gravitatea faptei este de natură să asigure realizarea rolului educativ şi preventiv al răspunderii disciplinare. În caz contrar se pune problema exercitării abuzive a prerogativei disciplinare de către angajator, iar decizia de sancţionare contestată ar putea fi anulată de către instanţa de judecată.
Conform legii, angajatorul poate dispune aplicarea oricăreia dintre sancţiunile disciplinare în termenul de prescripţie de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoştinţă de săvârşirea abaterii disciplinare şi 6 luni de la data săvârşirii faptei.