- Forma contractului individual de muncă
Conform art. 16 din Codul muncii, contractul individual de muncă se încheie în baza consimţământului părţilor, în formă scrisă şi în limba română. Obligaţia de a încheia contractul în formă scrisă revine angajatorului. Forma scrisă nu este o condiţie ad validitatem, ci una adprobationem. În situaţia în care contractul nu a fost încheiat în formă scrisă, se prezumă că a fost încheiat pe perioadă nedeterminată, iar părţile pot face dovada prevederilor contractului şi a prestaţiilor efectuate prin orice mijloc de probă.
Dată fiind importanţa înscrisului preconstituit ca mijloc de probă pentru dovedirea conţinutului real al raportului juridic de muncă, neîndeplinirea obligaţiei angajatorului de întocmire a acestui înscris constituie contravenţie.
Pentru întocmirea formei scrise, în practică se folosesc modele tipizate, stabilite prin ordin al ministrului muncii sau prin diverse contracte colective aplicabile. Aceste modele sunt orientative, conţinând elementele sau clauzele minimale, specifice şi obligatorii, asupra cărora părţile trebuie să convină.
În ceea ce priveşte formalitatea multiplului exemplar, contractul fiind sinalagmatic trebuie încheiat în cel puţin două exemplare. Contractul încheiat într-un singur exemplar constituie început de dovadă scrisă şi este susceptibil de a fi completat cu orice mijloc de probă, inclusiv prezumţii.
Contractul semnat de o singură parte face dovadă împotriva acesteia.
- Înregistrarea şi evidenţa contractului individual de muncă
Contractul individual de muncă se înregistrează la Inspectoratul Teritorial de
Muncă, în termen de 20 zile de la data încheierii lui, atunci când sunt angajatori: persoane fizice, societăţi comerciale cu capital privat, asociaţii cooperatiste sau familiale, asociaţii, fundaţii, organizaţii sindicale, patronale şi altele.
Conform art. 34 din Codul muncii şi dispoziţiilor H.G. nr. 247/2003 privind întocmirea şi completarea Registrului general de evidenţă a salariaţilor, fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa acest registru. Acest document se întocmeşte în regim tipizat şi devine oficial de la data înregistrării la Inspectoratul Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are, după caz, sediul sau domiciliul. În condiţiile legii acest registru poate fi ţinut şi în format electronic. În toate cazurile registrul este păstrat la sediul sau la domiciliul angajatorului care are obligaţia completării acestuia în ordinea încheierii contractelor individuale de muncă.
Registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează în ordinea angajării şi cuprinde, în afara elementelor de identificare a angajatorului, elemente de identificare a tuturor salariaţilor, data angajării, funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative, tipul contractului individual de muncă şi data încetării contractului individual de muncă.
Toate completările din registru se fac în baza actelor sau datelor din dosarul de personal al salariatului întocmit de angajator, dosar care trebuie să conţină următoarele: actele necesare angajării; contractul de muncă (din care să rezulte salariul şi elementele constitutive ale acestuia); actele adiţionale; celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului de muncă şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completărilor din registru.
De regulă, actele necesare angajării sunt:
- buletinul sau cartea de identitate (se face dovada numelui, prenumelui, vârstei, domiciliului şi eventual a cetăţeniei române);
- carnetul de muncă (sau un alt document eliberat în baza registrului general de evidenţă prin care să se ateste activitatea desfăşurată anterior);
- acte privind existenţa studiilor şi calificărilor necesare ocupării postului;
- avizul sau certificatul medical la încadrare;
- curriculum vitae;
- fişa sau nota de lichidare (o adeverinţă privind situaţia debitelor faţă de angajatorul la care s-a lucrat anterior);
- certificat de cazier judiciar;
- eventual, recomandare de la ultimul loc de muncă.
La solicitarea salariatului, angajatorul are obligaţia de a-i elibera o copie a dosarului personal, precum şi a filei din registru, care cuprinde menţiuni referitoare la acel salariat.
În vederea efectuării controlului, registrul trebuie pus la dispoziţia inspectorului de muncă sau a altor autorităţi publice, la solicitarea acestora, cu toate documentele justificative ale completării.
După încetarea activităţii angajatorului, în termen de 15 zile lucrătoare, registrul trebuie depus la Inspectoratul Teritorial de Muncă la care a fost înregistrat, completat la zi.
Înfiinţarea acestui registru se justifică prin necesitatea unei evidenţe centralizate şi detaliate a existenţei şi evoluţiei raporturilor juridice de muncă. Registrul constituie o sursă de informaţii pentru organul de control specializat şi eventual pentru instanţa de judecată, şi preia funcţia probatorie a carnetului de muncă, care urmează să înceteze a mai constitui o modalitate de evidenţă a raporturilor juridice de muncă începând cu 1 ianuarie 2009 (la această dată se abrogă dispoziţiile Decretului nr. 92/1976 privind carnetul de muncă).