Antreprenorul indiferent de forma organizatorică juridică a întreprinderii sale asigură evidenţa contabilă în modul stabilit de legislaţia în vigoare.
Contabilitatea este principalul instrument de gestiune a patrimoniului întreprinderii şi reprezintă un sistem complex de evidenţă, informare şi gestiune, în baza căruia se determină indicatorii necesari pentru întocmirea declaraţiilor şi a altor documente fiind utilizate în vederea calculării şi achitării impozitelor. Evidenţa contabilă trebuie să asigure:
- Înregistrarea, prelucrarea şi păstrarea informaţiei cu privire la patrimoniu, cheltuieli de fabricare şi circulaţie, decontări, obligaţiuni, drepturile şi rezultatele obţinute atât pentru necesităţile proprii cât şi în relaţiile cu acţionarii, clienţii, furnizorii, băncile şi prganele fiscale.
- Controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate.
- Furnizarea informaţiei necesare determinării patrimoniului naţional.
Organizarea ţinerii evidenţei contabile ţine de obligaţia conducătorului
întreprinderii.
Legea contabilităţii stabileşte 4 etape de ţinere a evidenţei contaile:
- Întocmirea documentelor justificatve;
- Sistematizarea informaţiei şi completarea registrelor contabile;
- Inventarierea;
- Darea de seamă financiară.
Întocmirea documentelor justificatve. Documentele justificative sânt considerate actele normative active întocmite în momentul efectuării operaţiunii economice ori nemijlocit la sfârşitul efectuării ei. Astfel de documente sânt: contractele, facturile de eliberare sau recepţionare a mărfurilor, dispoziţiile de plată, tabelele de evidenţă, ordinele şefului întreprinderii. Penrtu ca documentele justificative să fie valabile ele trebuie să conţină anumite date obligatorii şi să fie semnate de persoane împuternicite. În aceste documente nu se admit corectări.
Sistematizarea informaţiei. Informaţia ce se conţine în documentele justificative este acumulată şi sistematizată în registrele contabile în care se înscriu cronologic operaţiunile economice efectuate de întreprindere. Registrele contabile ajută întreprinderea de a determina starea generală a afacerilor sale, profitul şi pierderile, starea activă şi pasivă a patrimoniului său. La sfârşitul anului financiar pe baza registrelor se întocmeşte bilanţul contabil al întreprinderii.
Inventarierea. Agenţii economici sânt obligaţi să efectueze înventarierea pentru a confirma veridicitatea datelor contabilităţii şi a dărilor de seamă nu mai rar decât o dată pe an. Mai des inventarierea poate avea loc la decizia organelor de conducere sau la decizia organelor de control şi a organelor de drept şi financiar.
Inventarierea va avea loc în caz de schimbare a titlului de proprietate a agentului economic. De asemenea, în caz de reorganizare bazată pe furturi, escrocherii, incendii sau calamităţi naturale.
Darea de seamă financiară. Informaţia din registrele contabile privind operaţiunile economice efectuate într-o anumită perioadă de timp se trece în darea de seamă care este verificată de organul de control al întreprinderii şi se prezintă adunării generale a asociaţilor.