Încheierea tratatului presupune ansamblul de activităţi desfăşurate, proceduri care trebuie îndeplinite şi reguli care trebuie observate pentru ca tratatul să se formeze, să devină obligatoriu pentru părţi, să intre în vigoare.
1. Autorităţile competente să încheie tratate sunt prevăzute de legislaţia fiecărui stat, respectiv, pentru organizaţiile internaţionale, în actele constitutive ale organizaţiilor internaţionale.
În general, puterea executivă (preşedintele şi guvernul) au competenţa pentru negociere şi semnare, iar parlamentele pentru exprimarea consimţământului de a deveni parte la tratat prin ratificare sau aderare.
În cazul încălcării unei norme interne, pentru ca această încălcare să fie considerată viciu de consimţământ, deci cauză de nulitate a tratatului, Convenţia din 1969 prevede două condiţii :
- încălcarea să fie obiectiv evidentă,
- să privească o normă fundamentală a dreptului intern.
2. Etapele încheierii tratatului:
- a) Negocierea - dialogul direct dintre subiecții de drept internațional. Aceasta se desfăşoară între reprezentanţi ai statelor special abilitaţi în acest sens, fie prin funcţiile pe care le deţin în stat, fie prin împuternicirea conferită de deplinele puteri ce le-au fost eliberate.
Conform Convenţiei de la Viena, în prima categorie intră şefii de state, de guverne şi miniştrii afacerilor externe. Ambasadorii şi reprezentanţii permanenţi sunt, de asemenea, împuterniciţi de drept să negocieze şi să adopte textul unui tratat, dar au nevoie de depline puteri pentru semnare.
Deplinele puteri - documentul emis de autoritatea competentă a unui stat, prin care sunt desemnate una sau mai multe persoane împuternicite să reprezinte statul pentru negocierea, adoptarea sau semnarea unui tratat, pentru exprimarea consimţământului de a deveni parte la tratat sau pentru a îndeplini alt act cu privire la acesta.
Depunerea deplinelor puteri are loc mai ales în cadrul conferinţelor internaţionale. Astăzi, deplinele puteri se acordă mai ales pentru semnare.
În cadrul bilateral negocierile se încheie prin convenirea textului.
În cadrul multilateral - prin adoptare, prin consens sau cu majoritate de voturi, de regulă de 2/3.
- b) Autentificarea textului se face prin :
- semnare definitivă - atestare solemnă a faptului că negocierile s-au încheiat şi că textul reprezintă forma definitivă a tratatului, nemaiputând fi modificat unilateral de nici un stat participant. Semnarea atrage obligaţia pentru stat de a se abţine de la orice acte contrare scopului sau obiectului tratatului până la momentul la care nu îşi exprimă clar intenţia de a nu mai deveni parte;
- semnarea ad referendum - autentificare cu caracter provizoriu, care depinde de confirmarea ulterioară a statului, atunci când reprezentantul are împuterniciri să negocieze, dar nu să şi semneze;
- parafarea - înscrierea iniţialelor numelui negociatorului, cu acelaşi efect ca mai sus.
Semnarea ad referendum şi parafarea trebuie urmate de semnarea definitivă.
- c) Exprimarea consimţământului de a deveni parte la tratat se face prin:
- semnare - atunci când ea exprimă nu doar autentificarea, dar şi consimţământul;
- ratificare - act intern de aprobare a parlamentului ce presupune existenţa prealabilă a unei semnături a reprezentantului;
- aderare - act intern prin care statele semnatare, indiferent dacă au luat sau nu parte la negocieri, pot deveni parte la tratat;
- aprobarea - de regulă, act al guvernului;
- acceptarea - uneori echivalentă cu aprobarea, alteori cu aderarea;
- schimbul instrumentelor de ratificare, aprobare, în cazul tratatelor bilaterale;
- depunerea instrumentelor de ratificare, aderare, acceptare, în cazul tratatelor multilaterale;
- notificarea ratificării, aprobării, aderării, acceptării.