Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lângă de un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funcţiei în cauză. în echipa manager-secretară, o sarcină unică este finalizată prin contribuţia celor două persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplică o rezoluţie pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operaţiunile ce ţin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaţiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de muncă, variază în funcţie de dimensiunea şi complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnică şi nivelul de pregătire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consideră că utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenţială de amplificare a eficacităţii muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat şi competent potenţează munca managerului prin mai multe elemente:
" degrevează managerul de o serie de acţiuni de rutină, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raţională a timpului de lucru de care el dispune;
" creează condiţiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte operative şi eficiente cu persoane din interiorul şi exteriorul organizaţiei;
" asigură vehicularea corespunzătoare a informaţiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire în perimetrul eşalonului superior al acesteia;
" contribuie decisiv la organizarea raţională a activităţii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcţii ce revin secretariatului:
" Funcţia de tratare a informaţiilor;
" Funcţia de documentare;
" Funcţia de „filtru" şi legătură în contactele conducerii; " Funcţia de asistare directă a managerului; " Funcţia de reprezentare.
în continuare, vom aborda activităţile şi atribuţiile specifice pe care le implică fiecare funcţie în parte, metodele şi tehnicile specifice dobândite în practicarea acestei profesiunii, precum şi tendinţele de evoluţie a profesiunii în contextul general al transformărilor economice, tehnice şi sociale. O astfel abordare trebuie privită, însă, doar ca posibilitate de sistematizare teoretică a procesului muncii de secretariat, deoarece, în practică, o serie de activităţi pe care le vom trata distinct în exercitarea unei funcţii, sunt necesare în ansamblul exercitării acestei profesiuni.
[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare în masă. Bucureşti : Editura tehnică, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA,
Babilonul informaţiei: Către o nouă ordine internaţională în domeniul comunicării şi informaţiei - Bucureşti : Editura politică, 1987, 286 p.
[2] în limba română termenul a fost preluat sub forma "grămătic" şi a circulat cu sensul de "secretar" sau "scriitor" într-o cancelarie domnească.[3] Ovidiu^ NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluţia managementului pe plan mondial. în: Management, Bucureşti, Editura economică, 1999, p. 63-74[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol, Bucureşti, Lumina Lex, 2000, p.78-90.
[5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile în management, Bucureşti , Teora, 1998.
[6] Ibidem, p. 83.