Orice marfă importată sau exportată de către un agent economic trebuie să fie obiectul unei declaraţii vamale, chiar dacă este exceptată de la plata drepturilor de import şi export. Principalul document prin care se efectuează declararea mărfurilor şi mijloacelor de transport şi în care se includ datele necesare pentru scopuri vamale este declaraţia vamală în detaliu.
Declaraţia vamală în detaliu se utilizează pentru îndeplinirea formalităţilor vamale la trecerea mărfurilor peste frontiera vamală a Republicii Moldova, la fel în cazul schimbării regimului vamal a mărfurilor. Rolul şi importanţa declaraţiei vamale în detaliu pentru scopurile vamale este foarte mare. În ea, subiecţii activităţii economice externe expun datele principale despre mărfuri şi alte date necesare pentru perfectarea vamală.
În baza datelor din declaraţia vamală în detaliu se formează statistica comerţului extern, se stabilesc şi se încasează taxele vamale.
Noţiunea legală a declaraţiei vamale în detaliu este următoarea: actul unilateral, prin care o persoană manifestă, în formele şi modalităţile prevăzute de legislaţia vamală, voinţa de a plasa mărfurile într-o procedură vamală. Declaraţia vamală în detaliu este alcătuită dintr-un set ce cuprinde numărul de exemplare corespunzător procedurii vamale şi este format din declaraţia vamală primară şi, după caz, declaraţia(iile) vamală(e) complementară(e).
Prin declaraţie vamală primară înţelegem exemplarele declaraţiei vamale în detaliu utilizate pentru declararea în detaliu a mărfurilor clasificate la un singur cod tarifar; iar prin declaraţia vamală complementară – exemplarele declaraţiei vamale în detaliu utilizate împreună cu exemplarele declaraţiei vamale primare, pentru declararea mărfurilor care se clasifică la coduri tarifare diferite sau care, deşi se clasifică la acelaşi cod tarifar, prezintă caracteristici diferite, în special în ceea ce priveşte originea şi care determină tratamente tarifare preferenţiale diferite.
Declaraţia vamală în detaliu nu se depune pentru:
1) mărfurile importate sau exportate de către persoanele juridice în scopuri necomerciale, a căror valoare în vamă nu depăşeşte o sumă echivalentă cu 100 EURO;
2) mărfurile introduse sau scoase în/din teritoriul vamal de persoanele fizice, cu excepţia subiecţilor antreprenorialului, atunci când la vămuirea acestora se utilizează alt formular;
3) mijloace de plată legale, titluri şi acţiuni;
4) mărfuri în calitate de ajutoare de urgenţă în caz de dezastre şi calamităţi naturale;
5) mărfuri având statut diplomatic sau de rang similar care:
- beneficiază de imunitate diplomatică sau consulară ori de rang similar (valiza diplomatică şi valiza consulară);
- constituie cadouri către conducătorul statului sau către membrii Guvernului sau Parlamentului;
6) următoarele mărfuri pentru care se face dovada că nu fac obiectul unor tranzacţii comerciale:
- decoraţii, distincţii şi premii onorifice, insigne şi medalii comemorative;
- echipament de călătorie, provizii şi alte articole, inclusiv echipament sportiv, pentru uz sau consum personal, care însoţesc, preced sau urmează călătorul;
- trusouri şi articole de nuntă, articole legate de schimbarea locuinţei, amintiri de familie;
- coşciuge, urne funerare, ornamente funerare şi articole pentru întreţinerea mormintelor şi monumentelor funerare;
- material publicitar tipărit, instrucţiuni de folosire, liste de preţuri şi alte articole publicitare;
- produse farmaceutice folosite la evenimente sportive internaţionale, cu excepţia substanţelor care sunt considerate dopante, steroizilor, combinaţiilor de substanţe ce dau efect stupefiant sau halucinogen;
- produse folosite în cadrul măsurilor excepţionale luate pentru protecţia mediului sau a persoanelor;
7) mărfurile folosite ca mediu de transport al informaţiilor (suport informatic) cum ar fi dischete, benzi pentru calculatoare, filme, planuri, casete audio şi video, CD-ROM-uri, care sunt schimbate în scopul furnizării de informaţii, precum şi mărfurile care sunt complementare la o livrare anterioară, cum ar fi actualizările bazelor de date sau programelor informatice transmise gratuit;
8) sateliţii destinaţi lansării:
- la exportul sau importul către locul de lansare în spaţiu;
- în momentul lansării în spaţiu.
9) mărfuri care fac obiectul traficului necomercial între persoane rezidente în zonele de frontieră (traficul de frontieră).
Declaraţia vamală în detaliu se compune, de regulă, dintr-un set de 8 exemplare consecutive, de la 1 la 8. În cazul folosirii procedeelor informatice se utilizează formularele alcătuite din seturi a câte patru exemplare având fiecare dublă utilizare, respectiv exemplarele 1/6, 2/7, 3/8 şi 4/5.
Exemplarele declaraţiei vamale în detaliu pot fi utilizate :
- a) în set complet.
- b) în set fracţionat
Setul complet se utilizează numai în situaţia în care legislaţia permite ca pentru toate etapele unei operaţiuni complete (expediere de mărfuri din ţara de plecare, tranzit, introducere de mărfuri în ţara de destinaţie), să fie completate de la expediere toate exemplarele declaraţiei vamale în detaliu necesare acestor operaţiuni.
Setul fracţionat se utilizează atunci când pentru fiecare din etapele unei operaţiuni complete (expediere de mărfuri, tranzit, introducere de mărfuri) se depun separat seturile de exemplare ale declaraţiilor vamale aferente fiecărei etape.
Exemplarele declaraţiei vamale în detaliu au următoarea destinaţie :
- a) exemplarul 1 se păstrează de biroul vamal de expediţie sau export;
- b) exemplarul 2 serveşte la colectarea informaţiilor statistice privind exportul;
- c) exemplarul 3 revine expeditorului sau exportatorului, după acordarea liberului de vamă;
- d) exemplarul 4 însoţeşte mărfurile expediate sub regimul de tranzit şi este reţinut de biroul vamal de destinaţie;
- e) exemplarul 5 însoţeşte mărfurile aflate în tranzit până la biroul vamal de destinaţie şi este retrimis biroului vamal de plecare pentru confirmarea încheierii regimului de tranzit;
- f) exemplarul 6 este păstrat de biroul vamal de import;
- g) exemplarul 7 este destinat pentru colectarea informaţiilor statistice privind importul;
- h) exemplarul 8 revine titularului, după acordarea liberului de vamă.
Datele se înscriu în declaraţia vamală în detaliu în limba de stat. Completarea declaraţiei vamale se poate face:
- în procedură manuală, prin utilizarea unui procedeu de dactilografiere, mecanografic sau similar, cu completarea de mână, cu condiţia ca datele să fie înscrise în mod lizibil, cu cerneală, folosind majuscule;
- în procedură informatică, pe baza metodologiei de prelucrare a declaraţiei vamale prin procedee informatice.
Semnătura olografă a declarantului sau a reprezentantului acestuia aplicată pe declaraţia vamală în detaliu atestată cu ştampila acestuia - conferă documentului caracterul original şi autentic. Semnătura olografă trebuie să figureze pe exemplarul declaraţiei vamale destinat biroului vamal.
Exemplarele declaraţiei vamale în detaliu depuse şi înregistrate la biroul vamal nu trebuie să conţină date ilizibile, ştersături sau rescrieri.
Este interzis colaboratorilor vamali să participe la redactarea sau completarea rubricilor din declaraţiile vamale în detaliu, altele decât cele destinate uzului oficial al autorităţii vamale.
În vederea simplificării procedurilor vamale aferente exportului şi importului de mărfuri, reducerii timpului de vămuire şi numărului de acte necesare pentru realizarea exportului şi importului în Republica Moldova este implementată procedura vămuirii electronice.
Declaraţia vamală electronică este declaraţia vamală în detaliu sub formă de informaţie electronică, având formatul şi structura stabilite de Normele tehnice privind imprimarea, utilizarea şi completarea declaraţiei vamale în detaliu, care este creată, structurată, prelucrată, păstrată şi transmisă de către utilizatorul sistemului informaţional vamal către organul vamal prin procedee informaţionale (fără suport de hârtie) şi pe care este aplicată semnătura digitală emisă în conformitate cu legislaţia.
La declaraţia vamală electronică se anexează copiile scanate ale documentelor însoţitoare (comerciale, de transport, acte permisive, prevăzute în Nomenclatorul actelor permisive eliberate de autorităţile emitente persoanelor fizice şi persoanelor juridice pentru practicarea activităţii de întreprinzător, aprobat prin Legea nr. 160 din 22 iulie 2011 privind reglementarea prin autorizare a activităţii de întreprinzător), în baza cărora este întocmită declaraţia vamală respective.
După completarea declaraţiei vamale electronice, aceasta se stochează pe serverul Serviciului Vamal în SIIV „ASYCUDA World” pe numele postului vamal electronic.