În legătură cu operaţiile de licitaţii pentru contractarea de maşini-unelte, tehnologii şi construcţii de ansambluri industriale şi civile sunt de examinat: condiţiile de licitaţie, oferta de participare la licitaţie şi încheierea contractului.
Condiţiile de licitaţie sunt stabilite de organizatorul de licitaţie (importatorul) şi sunt difuzat e cu prilejul publicării sau distribuirii invitaţiei de participare la licitaţie (dacă licitaţia este închisă).
Instrucţiunile de participare la licitaţie constituie o parte a Caietului de sarci ni, fiind uneori cuprinse în Condiţiile generale. Ele oferă exportatorului (participant la licitaţie) atât posibilitatea informării generale asupra caracteristicilor licitaţiei, cât şi elementele-cadru de apreciere promptă a posibilităţilor proprii de aliniere la condiţiile anunţate de organizator.
Aceste instrucţiuni au, în general, următoarea structură: descrierea generală a obiectului licitat, date privind forma ofertei, condiţii referitoare la statutul participanţilor, deschiderea ofertelor, evaluarea şi acceptarea acestora, criterii generale de excludere, cerinţe în legătură cu garanţia de participare.
Oferta de participare la licitaţie se elaborează în baza caietului de sarcini (a cărui analiză implică operativitate şi cunoştinţe de specialitate). La analiza caietului de sarcini trebuie să concure atât întreprinderea de comerţ exterior, cât şi producătorul şi proiectantul.
Pe baza analizei şi a ofertei tehnice întocmite de producător şi institutul de proiectare, exportatorul întocmeşte „nota de fundamentare" care este însoţită de fişa de calcul a preţului.
După aprobarea notei de fundamentare, oferta împreună cu toată documentaţia, se transmite organului extern al licitaţiei, cu respectarea obligaţiilor de „constituire a garanţiei" (de regulă, garanţia - depozitul provizoriu - se constituie în favoarea organizatorului). Depozitul poate fi constituit într-una din următoarele forme: cash (inclusiv ordine de plată, cambii sau cecuri acceptate de o bancă apropiată de organizator); scrisoare de garanţie bancară şi acreditiv irevocabil.
Încheierea contractului. După adjudecarea licitaţiei, în termenul indicat de organizator, urmează încheierea contractului.
În cazul în care exportatorul refuză să mai încheie contractul, deşi licitaţia a fost adjudecată în favoarea sa, acesta va pierde depozitul provizoriu sau garan ţia bancară de participare va fi executată.