Informaţia are o anumită formă: articol, mesaj, comunicare, film, pictură, desen tehnic, cântec, model matematic, semnal electronic, undă electromagnetică. Informaţia permanent se găseşte în circulaţie şi trece următoarele etape:
Perceperea informaţiei – este un proces ce constă în acumularea cunoştinţelor despre proprietăţile, structura şi interacţiunea obiectelor sau fenomenelor.
Prelucrarea informaţiei – este un proces ce constă în analiza şi sinteza informaţiilor.
Transmisia informaţiei – este un proces ce constă în transportarea informaţiei de la un emiţător către un receptor.
Prezentarea informaţiei – este un proces ce constă în demonstrarea prin semne convenţionale a caracteristicilor calitative şi cantitative ale informaţiei.
Păstrarea informaţiei – este un proces care constă în stocarea, conservarea informaţiei pe anumite suporturi.
Căutarea informaţiei – reprezintă procesul de examinare, cercetare, care are drept scop obţinerea acesteia.
Informaţia poate fi caracterizată prin următorii parametri:
Autenticitatea;
Plinătatea;
Actualitatea;
Claritatea.
Procesul de transformare a datelor în informatie poate fi privit ca un sistem. În acest caz avem de-a face cu un sistem informational. Procesul de transformare (a datelor în informatie) care se derulează într-un sistem informational constă din patru faze si anume:
a) Faza de intrare. De-a lungul acestei faze datele sunt colectate si transformate într-o formă prelucrabilă (procesabilă).
b) Faza de prelucrare (procesare). În această fază, asupra datelor disponibile din faza anterioară, se actionează cu calcule, clasificări, sortări si elaborarea rapoartelor.
c) Faza de ieșire. Această fază presupune pregătirea informației procesate anterior într-o formă acceptabilă pentru analiză.
d) Faza de stocare. După ce datele au fost prelucrate (procesate) de regulă urmează faza de stocare, adică cea de păstrare.